員工檔案管理規(guī)定

員工檔案管理規(guī)定一、總則1.目的為加強本酒店員工檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高員工管理的科學性和規(guī)范性，為酒店的人力資源決策提供準確依據(jù)，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于酒店全體員工檔案的管理工作，包括檔案的建立、收集、整理、保管、查閱、借閱及轉遞等環(huán)節(jié)。3.管理原則-真實性原則：確保員工檔案內容真實可靠，如實反映員工的個人信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等情況。-完整性原則：保證檔案資料齊全完整，涵蓋員工從入職到離職整個過程的重要信息。-保密性原則：嚴格保密員工檔案信息，防止檔案內容泄露給無關人員。-動態(tài)管理原則：隨著員工的職務變動、培訓學習、考核獎懲等情況的變化，及時更新檔案內容。二、管理職責1.人力資源部門-負責制定和完善員工檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。-統(tǒng)籌員工檔案的建立、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱及轉遞等工作。-對各部門提交的員工檔案材料進行審核，確保檔案內容的真實性、完整性和規(guī)范性。-負責與外部檔案管理機構（如人才市場等）的溝通協(xié)調，辦理員工檔案的托管、調轉等相關事宜。2.各部門-負責及時收集、整理本部門員工的各類檔案材料，并定期移交至人力資源部門。-協(xié)助人力資源部門完成員工檔案信息的更新工作，如員工崗位變動、績效評估結果等信息的反饋。-在人力資源部門的指導下，參與員工檔案管理工作，確保本部門員工檔案的妥善管理。三、檔案內容與分類1.檔案內容-基本信息類：包括員工個人簡歷、身份證復印件、學歷學位證書復印件、專業(yè)技術資格證書復印件、職業(yè)資格證書復印件等，用于記錄員工的基本個人情況和教育背景、專業(yè)技能等信息。-入職材料類：員工入職申請表、面試評估表、背景調查資料、體檢報告、勞動合同等，反映員工入職酒店的相關情況和手續(xù)。-培訓資料類：員工參加酒店內部培訓、外部培訓的記錄，包括培訓申請表、培訓課程記錄、培訓考核成績、培訓結業(yè)證書等，體現(xiàn)員工的培訓經(jīng)歷和學習成果。-工作經(jīng)歷類：員工的崗位變動記錄、工作調動審批表、晉升審批表、掛職鍛煉記錄等，展示員工在酒店內的職業(yè)發(fā)展軌跡。-績效考核類：各年度、各季度的績效考核評估表、績效反饋記錄等，客觀反映員工的工作業(yè)績和表現(xiàn)。-獎勵處罰類：員工獲得的各類獎勵證書、表彰文件、榮譽稱號相關資料，以及受到的違紀處罰記錄、處分決定等，記錄員工在工作中的獎懲情況。-薪資福利類：員工的薪資調整記錄、獎金發(fā)放記錄、社保繳納記錄、公積金繳納記錄等，涉及員工的經(jīng)濟待遇方面的信息。-黨團材料類：員工的入黨申請書、入黨志愿書、轉正申請書、黨員關系介紹信、團組織關系材料等，體現(xiàn)員工的政治身份和黨團關系。-其他材料類：其他與員工個人發(fā)展和酒店管理相關的重要材料，如員工提出的合理化建議及采納情況記錄、特殊貢獻證明材料等。2.檔案分類-按照員工類別進行分類，如管理人員檔案、技術人員檔案、服務人員檔案等，以便于管理和查找。-在每類員工檔案下，再按照檔案內容的性質進一步細分，如基本信息、入職材料等不同類別進行存放。四、檔案的建立與收集1.檔案建立-新員工入職時，人力資源部門應在員工辦理入職手續(xù)后一周內，為其建立個人檔案。檔案建立時，應確保檔案袋的完整性，并在檔案袋上標注員工姓名、部門、入職時間等基本信息。-檔案建立初期，應將員工入職過程中提交的各類基本材料，如入職申請表、身份證復印件、學歷證書復印件等，按照分類要求進行整理并放入檔案袋。2.檔案收集-人力資源部門應定期（每月）向各部門收集員工檔案材料。各部門應在規(guī)定時間內將本部門員工新產(chǎn)生的檔案材料，如培訓記錄、績效評估表等，整理后移交至人力資源部門。-對于員工個人提交的檔案材料，如獲得的新的專業(yè)資格證書、獎勵證書等，應及時交至人力資源部門，由人力資源部門審核后進行歸檔。-人力資源部門在收集檔案材料時，應進行初步審核，檢查材料的真實性、完整性和規(guī)范性。對于不符合要求的材料，應及時通知相關部門或員工進行補充或修正。五、檔案的整理與歸檔1.檔案整理-人力資源部門收到各部門移交或員工個人提交的檔案材料后，應及時進行整理。整理工作包括對材料進行分類、編號、編目等。-分類應按照檔案內容的類別進行，確保同一類別的材料集中存放。編號應按照一定的規(guī)則進行，以便于查找和管理。編目則需制作檔案材料目錄，詳細記錄每份材料的名稱、日期、來源等信息。-對于紙張大小不一致的檔案材料，應進行必要的折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。對于破損或褪色的材料，應進行修復或復制。2.檔案歸檔-整理后的檔案材料應及時進行歸檔。歸檔時，應按照檔案分類的要求，將不同類別的檔案材料放入相應的檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標注清晰的類別標識。-同時，應建立電子檔案目錄，對檔案的存放位置、內容等信息進行記錄，便于快速查詢和管理。電子檔案目錄應定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的保管1.保管設施-酒店應設立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案保管環(huán)境安全、適宜。-檔案保管室應保持清潔、通風良好，溫度和濕度應控制在適宜范圍內，防止檔案材料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.保管制度-檔案保管人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整性和安全性。檢查周期為每季度一次，清點時應核對檔案數(shù)量、檔案內容是否完整等。-嚴格執(zhí)行檔案保管的保密制度，檔案保管人員不得擅自泄露檔案內容。非檔案保管人員未經(jīng)許可不得進入檔案保管室。-對檔案保管情況應進行記錄，包括檔案的入庫、出庫、檢查、清點等情況，記錄應保存至少五年。七、檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定-因工作需要查閱員工檔案的，須填寫《員工檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，報人力資源部門負責人批準。申請表應注明查閱目的、查閱人員姓名、查閱檔案的員工姓名等信息。-查閱檔案應在人力資源部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點。查閱過程中，應保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。-查閱人員對檔案內容負有保密義務，不得向無關人員泄露檔案信息。查閱完畢后，查閱人員應在《員工檔案查閱登記表》上簽字確認。2.借閱規(guī)定-因特殊工作需要借閱員工檔案的，須填寫《員工檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批、人力資源部門負責人審核后，報酒店總經(jīng)理批準。申請表應詳細說明借閱原因、借閱期限、借閱人員姓名等信息。-檔案借閱期限一般不超過兩周，如需延長借閱期限，應在借閱期滿前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管所借檔案，不得轉借他人，不得在檔案上進行任何標記或涂改。-借閱人員歸還檔案時，檔案保管人員應認真檢查檔案的完整性和真實性，確認無誤后在《員工檔案借閱登記表》上注明歸還日期。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。八、檔案的轉遞1.內部轉遞-當員工在酒店內部發(fā)生部門調動或崗位變動時，人力資源部門應及時辦理檔案的內部轉遞手續(xù)。轉遞時，應填寫《員工檔案內部轉遞通知單》，注明檔案轉遞的原因、轉遞前后的部門信息等。-檔案轉遞過程中，應確保檔案的安全和完整，由專人負責交接，并在轉遞通知單上簽字確認。接收部門應在收到檔案后進行核對，如有問題應及時與人力資源部門溝通。2.外部轉遞-員工離職或因其他原因需要將檔案轉出酒店時，人力資源部門應按照國家有關規(guī)定和接收單位的要求，及時辦理檔案轉遞手續(xù)。-辦理檔案外部轉遞時，應填寫《員工檔案轉遞通知單》，并密封檔案，在封口處加蓋人力資源部門公章。轉遞通知單應詳細注明檔案轉遞的原因、接收單位名稱、地址、聯(lián)系電話等信息。-檔案應通過機要交通或專人送取的方式進行轉遞，嚴禁個人自帶檔案轉遞。人力資源部門應跟蹤檔案的轉遞情況，確保檔案按時、準確送達接收單位。收到接收單位的回執(zhí)后，應將回執(zhí)存入員工檔案。九、檔案的信息化管理1.建立電子檔案系統(tǒng)-酒店應建立員工檔案信息化管理系統(tǒng)，將員工檔案的基本信息、檔案材料等進行電子化錄入和存儲。電子檔案系統(tǒng)應具備信息查詢、統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)備份等功能，提高檔案管理的效率和便捷性。-檔案管理人員應定期將新收集和整理的檔案材料進行電子化掃描和錄入，確保電子檔案與紙質檔案內容一致。同時，應對電子檔案進行分類管理，方便查詢和使用。2.信息安全與維護-電子檔案系統(tǒng)應設置嚴格的權限管理，不同級別的管理人員和使用人員應具有不同的操作權限，防止信息被非法訪問和修改。-定期對電子檔案系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全的介質上，并異地保存，以防止因系統(tǒng)故障、自然災害等原因導致數(shù)據(jù)丟失。-安排專人負責電子檔案系統(tǒng)的維護和更新，及時處理系統(tǒng)出現(xiàn)的問題，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。同時，應關注信息技術的發(fā)展，適時對電子檔案系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化。十、監(jiān)督與檢查1.定期檢查-人力資源部門應定期對員工檔案管理工作進行檢查，檢查周期為每半年一次。檢查內容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案材料的完整性和準確性、檔案保管的安全性等方面。-在檢查過程中，應填寫《員工檔案管理檢查記錄表》，詳細記錄檢查發(fā)現(xiàn)的問題和整改建議。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時通知相關部門或人員進行整改。2.違規(guī)處理-對于違反本規(guī)定，在檔案管理工作中存在弄虛作假、擅自