合同及檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同及檔案管理，規(guī)范合同簽訂、履行及檔案整理、保管、利用等工作，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同以及相關(guān)檔案資料的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同簽訂與履行及檔案管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.全面管理原則：涵蓋合同從起草、審核、簽訂、履行到終止的全過程以及檔案的收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)。3.職責(zé)明確原則：明確各部門及人員在合同及檔案管理中的職責(zé)，確保工作有序開展。4.保密原則：對合同及檔案中涉及的商業(yè)秘密、公司機(jī)密等信息嚴(yán)格保密。二、合同管理（一）合同簽訂流程1.合同發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《合同發(fā)起審批表》，詳細(xì)說明合同的基本情況，包括合同名稱、對方當(dāng)事人信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任等條款內(nèi)容。附上與合同相關(guān)的背景資料、可行性分析報告等必要文件。2.部門審核業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對合同發(fā)起內(nèi)容進(jìn)行初步審核，重點審核合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求，風(fēng)險是否可控，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)實際情況。財務(wù)部門對合同涉及的價款、支付方式、結(jié)算條件等財務(wù)條款進(jìn)行審核，評估合同對公司財務(wù)狀況的影響，確保公司利益不受損害。法務(wù)部門對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險，提出法律意見和建議。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各部門審核意見，對合同進(jìn)行全面審批，綜合考慮業(yè)務(wù)合理性、風(fēng)險程度、公司戰(zhàn)略等因素，做出審批決定。4.合同簽訂經(jīng)審批通過的合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致后，按照公司規(guī)定的合同簽訂權(quán)限和流程，由授權(quán)代表簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，如因特殊情況需要使用自制合同文本的，須經(jīng)法務(wù)部門審核同意。合同簽訂過程中，應(yīng)確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整，雙方簽字（蓋章）齊全，合同一式多份，分別由公司相關(guān)部門留存。（二）合同履行1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體履行工作，應(yīng)按照合同約定的條款和時間要求，全面履行合同義務(wù)，確保合同目標(biāo)的實現(xiàn)。2.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人有違約行為或可能影響合同履行的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時采取措施，收集相關(guān)證據(jù)，并向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門報告，協(xié)商解決方案，必要時通過法律途徑維護(hù)公司權(quán)益。3.涉及合同變更、解除、終止等事項的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照公司規(guī)定的流程，填寫相關(guān)審批表，經(jīng)審核批準(zhǔn)后，與對方當(dāng)事人協(xié)商簽訂變更、解除、終止協(xié)議，并及時通知相關(guān)部門。（三）合同監(jiān)督與檢查1.建立合同監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和評估。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的合法性、合規(guī)性執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正合同履行過程中的違法違規(guī)行為。3.審計部門負(fù)責(zé)對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行審計監(jiān)督，審查合同管理的內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況，防范經(jīng)營風(fēng)險。4.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報合同履行情況，對合同履行過程中出現(xiàn)的問題及時提出解決方案和建議。（四）合同糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)資料，分析糾紛原因，提出處理意見和建議。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員對合同糾紛進(jìn)行研究和分析，制定糾紛解決方案，必要時代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。3.在處理合同糾紛過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司規(guī)定，維護(hù)公司合法權(quán)益，同時注重與對方當(dāng)事人的溝通協(xié)商，盡量通過友好方式解決糾紛。三、檔案管理（一）檔案分類1.合同檔案：包括各類合同文本、合同審批表、相關(guān)背景資料、變更協(xié)議、解除協(xié)議、終止協(xié)議、糾紛處理文件等。2.人事檔案：員工個人檔案，包括入職登記表、勞動合同、薪資待遇文件、考核評價記錄、培訓(xùn)記錄、獎懲記錄等。3.行政檔案：公司行政文件、會議記錄、規(guī)章制度、證照文件、資質(zhì)證書等。4.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。5.業(yè)務(wù)檔案：業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件、資料、報告、客戶信息等。（二）檔案收集1.各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成的檔案資料的收集工作，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.在合同簽訂、履行過程中產(chǎn)生的各類文件資料，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集整理，移交至檔案管理部門。3.人事部門負(fù)責(zé)員工人事檔案的收集、整理和更新工作，確保人事檔案資料真實、完整、有效。4.行政部門負(fù)責(zé)公司行政檔案的收集、整理和歸檔工作，定期對行政文件進(jìn)行清理和分類。5.財務(wù)部門負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的收集、整理和保管工作，按照財務(wù)檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。（三）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、編目。2.合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時間順序進(jìn)行排列，每份合同單獨裝訂成冊，并編制目錄清單。3.人事檔案應(yīng)按照員工個人信息、勞動合同、薪資待遇、考核評價、培訓(xùn)記錄、獎懲記錄等類別進(jìn)行分類整理，建立員工檔案索引。4.行政檔案應(yīng)按照文件類別、時間順序進(jìn)行整理，編制行政檔案目錄。5.財務(wù)檔案應(yīng)按照會計憑證、賬簿、報表等類別進(jìn)行整理，按照財務(wù)檔案管理要求進(jìn)行裝訂和編號。（四）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，采用電子存儲或異地存儲等方式，防止檔案丟失或損壞。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。（五）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照審批內(nèi)容提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等。3.如需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失，按期歸還。5.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，確保機(jī)密信息不泄露。四、責(zé)任追究（一）在合同簽訂、履行及檔案管理過程中，如因故意或重大過失導(dǎo)致公司利益受損的，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（二）責(zé)任追究方