酒店商品采購流程規(guī)定

酒店商品采購流程規(guī)定一、總則1.目的本規(guī)定旨在建立一套科學(xué)、規(guī)范、高效的酒店商品采購流程，確保酒店所需商品的及時供應(yīng)，保證商品質(zhì)量，控制采購成本，提高酒店運營效益，同時規(guī)范采購人員行為，防止采購過程中的違規(guī)操作和腐敗現(xiàn)象發(fā)生。2.適用范圍本規(guī)定適用于酒店所有商品的采購活動，包括但不限于食品、飲品、客房用品、餐飲用品、清潔用品、辦公用品、工程維修材料、設(shè)備及相關(guān)配件等。3.基本原則-合法性原則：采購活動必須符合國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。-質(zhì)量優(yōu)先原則：在滿足酒店經(jīng)營需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的商品。-成本效益原則：通過合理的采購策略和談判技巧，在保證質(zhì)量的基礎(chǔ)上，降低采購成本，提高采購效益。-公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)保持公開透明，確保所有供應(yīng)商機會均等，公平競爭，公正對待每一個供應(yīng)商和采購項目。-及時性原則：根據(jù)酒店的需求計劃，及時采購商品，確保酒店運營不受影響。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門-負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行酒店的采購計劃：根據(jù)各部門提交的采購申請，結(jié)合酒店庫存情況，制定詳細(xì)的采購計劃，并組織實施。-供應(yīng)商開發(fā)與管理：積極開發(fā)新的供應(yīng)商，建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，淘汰不合格供應(yīng)商，與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。-采購談判與合同簽訂：負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款的談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合酒店利益。-采購訂單的下達(dá)與跟蹤：根據(jù)采購計劃和合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保商品按時、按質(zhì)、按量到貨。-采購成本控制：通過市場調(diào)研、招標(biāo)采購、批量采購等方式，降低采購成本，對采購價格進(jìn)行監(jiān)控和分析，定期向管理層匯報采購成本控制情況。-采購文件與檔案管理：整理、保存采購過程中的各類文件和資料，包括采購申請、報價單、采購合同、驗收報告等，建立完善的采購檔案。2.需求部門-提出采購申請：根據(jù)工作需要和實際消耗情況，定期或不定期向采購部門提交采購申請，明確采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計使用時間等信息。-協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和評估：提供與采購商品相關(guān)的專業(yè)意見和建議，參與供應(yīng)商的實地考察和評估工作。-參與采購合同的審核：對采購合同中涉及商品技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行審核，確保合同條款符合部門使用要求。-負(fù)責(zé)商品的驗收工作：按照合同要求和驗收標(biāo)準(zhǔn)，對采購到貨的商品進(jìn)行驗收，填寫驗收報告，如發(fā)現(xiàn)商品質(zhì)量、數(shù)量等問題，及時與采購部門溝通處理。3.財務(wù)部門-參與采購預(yù)算的編制：根據(jù)酒店經(jīng)營計劃和歷史采購數(shù)據(jù)，協(xié)助采購部門編制采購預(yù)算，合理安排采購資金。-審核采購合同和付款申請：對采購合同的財務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同中的付款方式、付款期限等符合酒店財務(wù)規(guī)定；審核采購付款申請，核對發(fā)票、驗收報告等相關(guān)憑證，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。-監(jiān)督采購成本控制：對采購價格和成本進(jìn)行監(jiān)控和分析，協(xié)助采購部門采取措施降低采購成本，定期對采購資金的使用情況進(jìn)行審計，防范財務(wù)風(fēng)險。4.質(zhì)量管理部門（如有）-制定商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)酒店的經(jīng)營要求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定各類采購商品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范，為采購和驗收工作提供依據(jù)。-參與供應(yīng)商評估：從質(zhì)量管理的角度對供應(yīng)商進(jìn)行評估，審查供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品檢測報告等，確保供應(yīng)商具備提供合格產(chǎn)品的能力。-監(jiān)督商品驗收過程：對商品驗收工作進(jìn)行監(jiān)督，確保驗收人員按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范進(jìn)行驗收，對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題進(jìn)行調(diào)查和處理，提出改進(jìn)措施和建議。三、采購流程1.采購申請-定期采購申請：各部門根據(jù)歷史消耗數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，每月（或每季度）編制本部門的采購需求計劃，填寫《采購申請單》，詳細(xì)列出所需采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后提交給采購部門。-臨時采購申請：在日常工作中，如因特殊情況需要臨時采購商品，需求部門應(yīng)填寫《臨時采購申請單》，說明采購原因、緊急程度、商品詳細(xì)信息等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，立即提交給采購部門。-采購申請審核：采購部門收到各部門提交的采購申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，主要審核采購申請是否符合酒店的采購政策和預(yù)算安排，商品需求是否合理，規(guī)格型號是否明確等。對于不符合要求的采購申請，采購部門應(yīng)及時與需求部門溝通，要求其進(jìn)行修改或補充說明。2.采購計劃制定-庫存分析：采購部門在收到采購申請后，首先對酒店現(xiàn)有庫存進(jìn)行分析，確定實際需要采購的商品數(shù)量。對于庫存充足的商品，采購部門應(yīng)及時通知需求部門，避免重復(fù)采購造成積壓。-采購計劃編制：根據(jù)采購申請和庫存分析結(jié)果，采購部門結(jié)合市場供應(yīng)情況和酒店資金狀況，制定詳細(xì)的采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間、預(yù)算金額、供應(yīng)商選擇范圍等內(nèi)容，并報采購經(jīng)理審核，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.供應(yīng)商選擇與評估-供應(yīng)商信息收集：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、實地考察等，建立供應(yīng)商信息庫。供應(yīng)商信息應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的內(nèi)容。-初步篩選：根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商信息庫，采購部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，選擇符合酒店采購要求的供應(yīng)商。篩選標(biāo)準(zhǔn)主要包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。-實地考察（必要時）：對于重要商品或首次合作的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員（如需求部門、質(zhì)量管理部門等）對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察。實地考察內(nèi)容主要包括供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、員工素質(zhì)等方面，以全面了解供應(yīng)商的實際情況和供貨能力。-供應(yīng)商評估：采購部門根據(jù)初步篩選和實地考察結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，填寫《供應(yīng)商評估表》。評估指標(biāo)包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)、環(huán)保要求等方面，每個指標(biāo)設(shè)定相應(yīng)的權(quán)重，根據(jù)評估結(jié)果確定供應(yīng)商的等級。-供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。對于重要商品或大額采購項目，應(yīng)選擇至少兩家以上供應(yīng)商進(jìn)行比較和談判，以獲取更優(yōu)惠的采購條件。同時，采購部門應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.采購談判與合同簽訂-采購談判：采購部門與選定的供應(yīng)商就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判。談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解市場行情和供應(yīng)商的底線，運用談判技巧，爭取最有利的采購條件。談判結(jié)束后，采購人員應(yīng)填寫《采購談判記錄》，記錄談判的主要內(nèi)容和結(jié)果。-合同起草：根據(jù)談判結(jié)果，采購部門起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式，采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)、違約責(zé)任等條款，確保合同條款清晰、明確、完整，符合法律法規(guī)和酒店利益。-合同審核：采購合同起草完成后，采購部門應(yīng)將合同草案提交給財務(wù)部門、需求部門、法務(wù)部門（如有）等相關(guān)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門重點審核合同的付款方式、付款期限等財務(wù)條款；需求部門審核合同中涉及商品技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款是否符合部門使用要求；法務(wù)部門審核合同的合法性、合規(guī)性，防范法律風(fēng)險。各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并提出修改意見。-合同簽訂：采購合同經(jīng)各部門審核通過后，由采購經(jīng)理簽字確認(rèn)，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給財務(wù)部門、需求部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。5.采購訂單下達(dá)-采購訂單編制：采購合同簽訂后，采購部門根據(jù)合同內(nèi)容編制采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨日期、交貨地點、運輸方式等信息，并注明采購合同編號。采購訂單應(yīng)一式多份，分別發(fā)送給供應(yīng)商、財務(wù)部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門。-采購訂單審核與發(fā)送：采購訂單編制完成后，采購人員應(yīng)進(jìn)行自查，確保訂單信息準(zhǔn)確無誤。然后提交給采購經(jīng)理審核，審核通過后及時發(fā)送給供應(yīng)商。同時，采購部門應(yīng)留存采購訂單的電子和紙質(zhì)文檔，作為采購跟蹤和結(jié)算的依據(jù)。6.采購跟蹤與催貨-采購跟蹤：采購部門應(yīng)建立采購訂單跟蹤機制，定期與供應(yīng)商溝通，了解訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按照合同約定的時間、質(zhì)量、數(shù)量等要求履行交貨義務(wù)。采購人員可以通過電話、郵件、傳真等方式與供應(yīng)商聯(lián)系，記錄每次溝通的情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。-催貨：如果供應(yīng)商未能按照合同約定的交貨期交貨，采購部門應(yīng)及時向供應(yīng)商發(fā)出催貨通知，要求供應(yīng)商說明原因，并盡快安排交貨。對于可能影響酒店正常運營的緊急情況，采購部門應(yīng)采取緊急措施，如尋找替代供應(yīng)商、調(diào)整采購計劃等，確保酒店經(jīng)營不受影響。同時，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定，追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。7.商品驗收-驗收準(zhǔn)備：在商品到貨前，采購部門應(yīng)及時通知需求部門、倉庫管理部門、質(zhì)量管理部門（如有）等相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)對商品的技術(shù)規(guī)格、性能等方面進(jìn)行驗收；倉庫管理部門應(yīng)準(zhǔn)備好驗收場地、設(shè)備和人員，負(fù)責(zé)對商品的數(shù)量、外觀等進(jìn)行驗收；質(zhì)量管理部門（如有）應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范，準(zhǔn)備好檢測工具和方法，對商品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗。-到貨驗收：商品到貨后，倉庫管理部門首先核對送貨單與采購訂單的一致性，包括商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。然后對商品的數(shù)量、外觀進(jìn)行初步檢查，如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺、包裝破損等問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，并在送貨單上注明情況。-質(zhì)量檢驗：需求部門和質(zhì)量管理部門（如有）按照合同要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對商品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗。對于需要進(jìn)行檢測的商品，應(yīng)使用專業(yè)檢測設(shè)備和方法進(jìn)行檢測，確保商品質(zhì)量符合要求。對于重要商品或批量采購的商品，應(yīng)按照一定比例進(jìn)行抽樣檢驗。-驗收報告填寫：驗收完成后，驗收人員應(yīng)填寫《驗收報告》，詳細(xì)記錄驗收情況，包括商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收結(jié)論等內(nèi)容。驗收報告應(yīng)由驗收人員簽字確認(rèn)，如驗收合格，需求部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)；如驗收不合格，驗收人員應(yīng)注明不合格原因，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取退貨、換貨、補貨等措施進(jìn)行處理。8.采購付款-付款申請?zhí)峤唬荷唐夫炇蘸细袢霂旌?，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《采購付款申請單》，注明采購合同編號、商品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、總價、已付金額、本次申請付款金額等信息，并附上發(fā)票、驗收報告等相關(guān)憑證，提交給財務(wù)部門審核。-財務(wù)審核：財務(wù)部門收到采購付款申請后，對申請內(nèi)容和相關(guān)憑證進(jìn)行審核。主要審核采購合同的付款條款、發(fā)票的真實性和合法性、驗收報告的完整性等。審核無誤后，財務(wù)部門在《采購付款申請單》上簽字確認(rèn)，并報財務(wù)負(fù)責(zé)人審批。-付款審批與執(zhí)行：《采購付款申請單》經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人審批后，提交給酒店總經(jīng)理（或授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)）進(jìn)行最終審批。審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和付款期限，辦理付款手續(xù)。付款完成后，財務(wù)部門應(yīng)將付款憑證復(fù)印件反饋給采購部門，以便采購部門進(jìn)行采購結(jié)算和檔案管理。9.采購結(jié)算與檔案管理-采購結(jié)算：采購部門定期與財務(wù)部門核對采購付款情況，確保采購資金的支付準(zhǔn)確無誤。同時，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同、采購訂單、驗收報告、發(fā)票、付款憑證等相關(guān)資料，對每一筆采購業(yè)務(wù)進(jìn)行結(jié)算，統(tǒng)計采購成本，分析采購效益，為酒店的成本控制和經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支持。-檔案管理：采購部門負(fù)責(zé)整理、保存采購過程中的各類文件和資料，包括采購申請、采購計劃、供應(yīng)商評估表、采購談判記錄、采購合同、采購訂單、驗收報告、發(fā)票、付款憑證等。采購檔案應(yīng)按照項目或時間順序進(jìn)行分類歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，便于查詢和管理。采購檔案的保存期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和酒店的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、緊急采購流程1.緊急采購申請：當(dāng)酒店因突發(fā)事件、業(yè)務(wù)緊急需求等原因需要進(jìn)行緊急采購時，需求部門應(yīng)立即填寫《緊急采購申請單》，詳細(xì)說明采購原因、緊急程度、所需商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交給采購部門。2.緊急采購實施：采購部門收到緊急采購申請后，應(yīng)優(yōu)先處理緊急采購任務(wù)。根據(jù)緊急程度和市場供應(yīng)情況，采購人員可以通過電話、網(wǎng)絡(luò)等方式迅速聯(lián)系供應(yīng)商，選擇能夠最快提供商品的供應(yīng)商進(jìn)行采購。在采購過程中，采購人員應(yīng)盡量爭取合理的采購價格和交貨條件，但在緊急情況下，應(yīng)以滿足酒店需求為首要目標(biāo)。3.合同簽訂與手續(xù)補辦：對于緊急采購的商品，如采購金額較大或需要簽訂合同的，采購部門應(yīng)在采購?fù)瓿珊蟊M快與供應(yīng)商補簽采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。同時，采購部門應(yīng)按照正常采購流程補辦相關(guān)手續(xù)，包括填寫采購訂單、組織驗收、提交付款申請等，確保采購活動的合規(guī)性。五、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督-建立采購監(jiān)督機制：酒店應(yīng)建立健全采購監(jiān)督機制，明確監(jiān)督部門和監(jiān)督職責(zé)。采購監(jiān)督可以由酒店的審計部門、紀(jì)檢部門（如有）等相關(guān)部門負(fù)責(zé)，對采購活動的全過程進(jìn)行監(jiān)督，確保采購活動合法、合規(guī)、公正、透明。-定期檢查與不定期抽查：監(jiān)督部門應(yīng)定期對采購部門的工作進(jìn)行檢查，包括采購流程的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購成本控制等方面。同時，不定期對采購項目進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中存在的問題。-投訴處理：酒店應(yīng)設(shè)立投訴渠道，接受內(nèi)部員工和供應(yīng)商的投訴。對于投訴內(nèi)容，監(jiān)督部門應(yīng)認(rèn)真調(diào)查核實，如發(fā)現(xiàn)采購人員存在違規(guī)違紀(jì)行為，應(yīng)按照酒店的相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理，并及時向酒店管理層匯報處理結(jié)果。2.審計監(jiān)督-定期審計：酒店審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計，審計內(nèi)容包括采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購成本的合理性、采購合同的簽訂與執(zhí)行等方面。審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，提出改進(jìn)建議和意見，促進(jìn)采購管理水平的提高。-專項審計：對于重大采購項目或采購過程中發(fā)現(xiàn)的突出問題，審計部門應(yīng)進(jìn)行專項審計。專項審計應(yīng)深入調(diào)查問題的原因和影響