藥店公章備案管理制度總則目的為加強(qiáng)藥店公章的使用管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)藥店的正常經(jīng)營(yíng)秩序，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于藥店內(nèi)所有涉及公章使用的部門和人員?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：公章的使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.審批規(guī)范原則：公章使用應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保使用事由合法合規(guī)。3.安全保密原則：妥善保管公章，防止公章被盜用、冒用或遺失，對(duì)涉及的商業(yè)秘密和敏感信息嚴(yán)格保密。公章的種類及保管公章種類1.藥店公章：用于藥店對(duì)外的正式文件、合同、協(xié)議等重要文書的簽署。2.財(cái)務(wù)專用章：用于藥店財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。3.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。4.法人章：代表藥店法定代表人行使職權(quán)，用于特定的文件簽署或財(cái)務(wù)事項(xiàng)。保管職責(zé)1.公章保管人負(fù)責(zé)公章的日常保管，確保公章存放安全，防止丟失、損壞。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將公章帶出辦公區(qū)域。嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和審批程序使用公章，并做好使用登記。2.保管要求公章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全的保管設(shè)施內(nèi)，鑰匙由保管人妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)交他人。如遇公章保管人請(qǐng)假、出差等情況，應(yīng)提前辦理公章交接手續(xù)，確保公章安全。公章的使用審批使用流程1.填寫申請(qǐng)表：使用公章時(shí)，需填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明使用事由、使用部門、使用人、使用時(shí)間、文件名稱及份數(shù)等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批：申請(qǐng)表經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)使用事由真實(shí)、合理。3.相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)使用事項(xiàng)的重要程度和性質(zhì)，按照規(guī)定權(quán)限報(bào)藥店總經(jīng)理或其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公章保管人審核：公章保管人對(duì)申請(qǐng)表及審批意見進(jìn)行審核，確認(rèn)手續(xù)齊全后，方可蓋章。審批權(quán)限1.一般性文件、資料的蓋章：由部門負(fù)責(zé)人審批后，公章保管人即可蓋章。2.合同、協(xié)議等重要文件的蓋章：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)藥店總經(jīng)理審批后，方可蓋章。3.涉及重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)、法律事務(wù)等文件的蓋章：除上述審批流程外，還需法律顧問審核把關(guān)后，由總經(jīng)理審批蓋章。公章的使用登記登記內(nèi)容每次使用公章時(shí)，公章保管人應(yīng)認(rèn)真填寫《公章使用登記表》，詳細(xì)記錄以下信息：1.使用日期：記錄公章使用的具體年月日。2.使用部門：注明使用公章的部門名稱。3.使用人：填寫實(shí)際使用公章的人員姓名。4.文件名稱及份數(shù)：登記所蓋章文件的具體名稱和份數(shù)。5.使用事由：簡(jiǎn)要說明蓋章的原因和用途。6.審批意見：記錄各級(jí)審批人的意見和簽字。登記要求1.及時(shí)登記：公章使用完畢后，應(yīng)立即進(jìn)行登記，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。2.妥善保管：《公章使用登記表》應(yīng)妥善保存，以備查閱和審計(jì)。保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。公章的停用與銷毀停用情形1.藥店名稱變更：因藥店名稱發(fā)生變更，原公章不再適用。2.公章?lián)p壞：公章出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p壞，無法正常使用。3.其他原因：根據(jù)公司決定或相關(guān)法律法規(guī)要求，需要停用公章的其他情形。停用程序1.申請(qǐng)停用：由相關(guān)部門或人員提出公章停用申請(qǐng)，說明停用原因，并提交給藥店總經(jīng)理審批。2.審批通過：總經(jīng)理審批同意后，正式下達(dá)公章停用通知。3.封存保管：公章保管人接到停用通知后，立即將公章封存，并妥善保管，防止丟失或誤用。銷毀程序1.提出申請(qǐng)：對(duì)于需要銷毀的公章，由公章保管人提出銷毀申請(qǐng)，說明銷毀原因和公章情況。2.審核批準(zhǔn)：申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施：在總經(jīng)理指定的監(jiān)督人員監(jiān)督下，由專人負(fù)責(zé)將公章銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息。4.銷毀記錄存檔：銷毀記錄應(yīng)作為重要檔案資料保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：藥店定期對(duì)公章的使用和保管情況進(jìn)行檢查，確保制度執(zhí)行到位。2.不定期抽查：人事部門會(huì)同相關(guān)部門不定期對(duì)公章使用登記情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度使用公章的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育，責(zé)令改正，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行內(nèi)部通報(bào)。情節(jié)嚴(yán)重的，造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，除責(zé)令賠償損失外，還將按照公司規(guī)定給予紀(jì)律處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法移交司法機(jī)關(guān)處理。2.因保管不善導(dǎo)致公章丟失、被盜用或冒用的，公章保管人應(yīng)立即報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施如給藥店造成損失的，由保管人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；同時(shí)，根據(jù)情節(jié)輕重給予保管人相應(yīng)的紀(jì)律處分。附則解釋權(quán)本制度由藥店