科研項(xiàng)目采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司科研項(xiàng)目采購管理工作，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)、公平公正、高效有序，保障科研項(xiàng)目順利實(shí)施，提高資金使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部開展的各類科研項(xiàng)目采購活動(dòng)，包括但不限于設(shè)備采購、物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，保障所有潛在供應(yīng)商平等參與競(jìng)爭，不得偏袒任何一方。3.效益原則：在滿足科研項(xiàng)目需求的前提下，充分考慮采購成本、質(zhì)量、交貨期等因素，實(shí)現(xiàn)采購效益最大化。4.誠信原則：采購各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，不得提供虛假信息或進(jìn)行不正當(dāng)競(jìng)爭。二、采購管理職責(zé)分工（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立科研項(xiàng)目采購決策小組，由公司高層管理人員、科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員等組成。負(fù)責(zé)審議科研項(xiàng)目采購計(jì)劃、采購預(yù)算、采購方式、采購合同等重大事項(xiàng)，做出采購決策。（二）采購執(zhí)行部門公司采購部門負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目采購的具體執(zhí)行工作，包括采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇與管理、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。（三）科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提出科研項(xiàng)目采購需求，參與采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、采購合同評(píng)審等工作，對(duì)采購物資和服務(wù)的質(zhì)量、性能、適用性等負(fù)責(zé)。（四）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核科研項(xiàng)目采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金使用，參與采購合同評(píng)審，負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付與結(jié)算。（五）質(zhì)量部門質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對(duì)采購物資和服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保其符合科研項(xiàng)目要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。三、采購計(jì)劃管理（一）采購計(jì)劃編制依據(jù)1.科研項(xiàng)目任務(wù)書和實(shí)施方案，明確采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求等。2.科研項(xiàng)目進(jìn)度安排，確定采購時(shí)間節(jié)點(diǎn)和交貨期要求。3.現(xiàn)有庫存情況，避免重復(fù)采購。（二）采購計(jì)劃編制流程1.科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)項(xiàng)目需求，填寫《科研項(xiàng)目采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并提交至采購部門。2.采購部門收到《科研項(xiàng)目采購申請(qǐng)表》后，對(duì)采購需求進(jìn)行審核，核實(shí)需求的合理性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，結(jié)合現(xiàn)有庫存情況，對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行初步評(píng)估。3.采購部門根據(jù)審核結(jié)果，編制《科研項(xiàng)目采購計(jì)劃》，明確采購項(xiàng)目名稱、采購內(nèi)容、采購預(yù)算、采購方式、采購時(shí)間安排等，并提交至采購決策小組審議。4.采購決策小組對(duì)《科研項(xiàng)目采購計(jì)劃》進(jìn)行審議，如有必要，可組織相關(guān)人員進(jìn)行論證。審議通過后，《科研項(xiàng)目采購計(jì)劃》正式生效。（三）采購計(jì)劃調(diào)整科研項(xiàng)目實(shí)施過程中，如因項(xiàng)目需求變更、技術(shù)要求調(diào)整、市場(chǎng)供應(yīng)變化等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃的，科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)填寫《科研項(xiàng)目采購計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，并按照采購計(jì)劃編制流程提交至采購部門和采購決策小組審批。采購決策小組審批通過后，采購部門負(fù)責(zé)對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，并及時(shí)通知相關(guān)部門和人員。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)1.具有合法有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)資質(zhì)證書。2.具有良好的商業(yè)信譽(yù)和財(cái)務(wù)狀況，無不良記錄。3.具備與采購項(xiàng)目相適應(yīng)的生產(chǎn)、經(jīng)營能力和技術(shù)水平，能夠提供符合質(zhì)量要求的物資和服務(wù)。4.具有完善的售后服務(wù)體系，能夠及時(shí)響應(yīng)并解決客戶問題。5.能夠提供合理的價(jià)格和優(yōu)惠條件。（二）供應(yīng)商選擇流程1.采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目需求，通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。2.采購部門對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，篩選出符合條件的供應(yīng)商，并向其發(fā)出《供應(yīng)商邀請(qǐng)書》，邀請(qǐng)其參與采購項(xiàng)目投標(biāo)或報(bào)價(jià)。3.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交投標(biāo)文件或報(bào)價(jià)單，包括公司簡介、資質(zhì)證明文件、產(chǎn)品樣本、報(bào)價(jià)明細(xì)、售后服務(wù)承諾等內(nèi)容。4.采購部門組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商提交的投標(biāo)文件或報(bào)價(jià)單進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審內(nèi)容包括技術(shù)方案、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)審結(jié)果，確定入圍供應(yīng)商名單。5.采購決策小組對(duì)入圍供應(yīng)商名單進(jìn)行審議，最終確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.采購部門定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估，填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》。2.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)采取警告、暫停合作、終止合作等措施。3.建立供應(yīng)商考核檔案，記錄供應(yīng)商的評(píng)估與考核情況，作為今后供應(yīng)商選擇和合作的重要依據(jù)。五、采購方式選擇（一）公開招標(biāo)1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的科研項(xiàng)目采購。2.招標(biāo)程序：采購部門編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。在指定媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商報(bào)名參加投標(biāo)。采購部門對(duì)報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，確定投標(biāo)人名單。組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)會(huì)議，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)候選人。采購決策小組對(duì)中標(biāo)候選人進(jìn)行審議，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向其發(fā)出中標(biāo)通知書。（二）邀請(qǐng)招標(biāo)1.適用范圍：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的科研項(xiàng)目采購；或采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占科研項(xiàng)目采購總價(jià)值的比例過大的情況。2.招標(biāo)程序：采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目需求，從供應(yīng)商信息庫中選擇若干家潛在供應(yīng)商，向其發(fā)出《投標(biāo)邀請(qǐng)書》。潛在供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交投標(biāo)文件，采購部門組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)會(huì)議，確定中標(biāo)候選人。采購決策小組對(duì)中標(biāo)候選人進(jìn)行審議，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向其發(fā)出中標(biāo)通知書。（三）競(jìng)爭性談判1.適用范圍：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足科研項(xiàng)目緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的科研項(xiàng)目采購。2.談判程序：采購部門成立談判小組，由采購代表、技術(shù)專家、財(cái)務(wù)人員等組成。談判小組制定談判文件，明確談判項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、談判程序等內(nèi)容。談判小組邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行談判，供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交談判響應(yīng)文件。談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、價(jià)格等內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商。根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并向其發(fā)出成交通知書。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的科研項(xiàng)目采購。2.采購程序：采購部門填寫《單一來源采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、采購內(nèi)容、采購預(yù)算、單一來源采購理由等內(nèi)容，并提交至采購決策小組審批。采購決策小組對(duì)《單一來源采購申請(qǐng)表》進(jìn)行審議，如審議通過，采購部門與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購合同。（五）詢價(jià)1.適用范圍：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的科研項(xiàng)目采購。2.詢價(jià)程序：采購部門向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)單，采購部門對(duì)報(bào)價(jià)單進(jìn)行比較，選擇報(bào)價(jià)最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商，并向其發(fā)出成交通知書。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門在確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商后，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交至科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審，各部門應(yīng)根據(jù)職責(zé)對(duì)合同條款進(jìn)行審核，提出修改意見。采購部門根據(jù)評(píng)審意見對(duì)合同草案進(jìn)行修改完善后，提交至采購決策小組審批。3.采購決策小組審批通過后，采購部門與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門。（二）合同執(zhí)行1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的供貨進(jìn)度、質(zhì)量狀況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未按照合同約定履行義務(wù)，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取措施解決問題。2.科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)配合采購部門做好采購合同的執(zhí)行工作，及時(shí)提供項(xiàng)目需求變更等信息，確保采購合同的順利執(zhí)行。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)按照采購合同約定支付采購款項(xiàng)，審核付款申請(qǐng)時(shí)應(yīng)確保合同執(zhí)行情況與付款條件相符。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因項(xiàng)目需求變更、不可抗力等原因需要變更合同條款的，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原采購合同的補(bǔ)充文件，與原采購合同具有同等法律效力。2.如因供應(yīng)商違約、項(xiàng)目終止等原因需要解除采購合同的，采購部門應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，與供應(yīng)商協(xié)商解除合同事宜，并辦理相關(guān)手續(xù)。解除采購合同后，采購部門應(yīng)及時(shí)清理合同執(zhí)行情況，收回已支付的款項(xiàng)，處理剩余物資等。七、采購驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.采購合同中約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求、規(guī)格型號(hào)等條款。2.國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。3.科研項(xiàng)目任務(wù)書和實(shí)施方案中明確的采購要求。（二）驗(yàn)收流程1.采購物資和服務(wù)到貨前，采購部門應(yīng)通知科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、質(zhì)量部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.采購物資和服務(wù)到貨后，采購部門組織科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、質(zhì)量部門等相關(guān)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀等方面，以及服務(wù)的內(nèi)容、質(zhì)量、效果等方面。3.驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《科研項(xiàng)目采購驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收項(xiàng)目、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收結(jié)果等內(nèi)容。驗(yàn)收合格的，驗(yàn)收人員應(yīng)簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)注明不合格原因，并要求供應(yīng)商限期整改或退換貨。4.質(zhì)量部門對(duì)驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行審核，如審核通過，采購部門將驗(yàn)收情況反饋給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果和采購合同約定支付采購款項(xiàng)。（三）驗(yàn)收問題處理1.如驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)采購物資和服務(wù)存在質(zhì)量問題或其他不符合合同約定的情況，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取措施解決問題。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)問題進(jìn)行整改或退換貨，直至驗(yàn)收合格。2.如供應(yīng)商未能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)解決驗(yàn)收問題，采購部門可按照合同約定扣除相應(yīng)的貨款或采取其他違約責(zé)任追究措施。3.對(duì)于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的重大質(zhì)量問題或其他嚴(yán)重影響科研項(xiàng)目實(shí)施的問題，采購部門應(yīng)及時(shí)向采購決策小組報(bào)告，采購決策小組應(yīng)研究制定解決方案，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。八、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部門應(yīng)定期對(duì)科研項(xiàng)目采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類和分級(jí)，確定風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重程度和影響范圍。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同類型和級(jí)別的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。如對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)供應(yīng)商管理，簽訂詳細(xì)的采購合同，明確違約責(zé)任；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾等。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和預(yù)警潛在的風(fēng)險(xiǎn)。如通過定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估、跟蹤采購合同執(zhí)行情況等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)跡象，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.加強(qiáng)采購人員的風(fēng)險(xiǎn)管理培訓(xùn)，提高其風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和應(yīng)對(duì)能力，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。九、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)科研項(xiàng)目采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購活動(dòng)是否符合法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，采購程序是否