診所通知形式管理制度總則目的為了規(guī)范診所的通知形式管理，確保各類(lèi)信息能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地傳達(dá)給相關(guān)人員，提高診所的工作效率和管理水平，特制定本制度。適用范圍本制度適用于診所全體員工、患者及其他與診所相關(guān)的人員?；驹瓌t1.準(zhǔn)確性原則：通知內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)歧義或錯(cuò)誤信息。2.及時(shí)性原則：根據(jù)信息的重要程度和緊急程度，及時(shí)發(fā)布通知，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)了解。3.規(guī)范性原則：通知的格式、語(yǔ)言表達(dá)等應(yīng)符合規(guī)范要求，保持一致性和嚴(yán)肅性。4.可追溯性原則：所有通知應(yīng)進(jìn)行記錄，以便于查詢(xún)和追溯。通知形式分類(lèi)及要求書(shū)面通知1.適用情況：重要政策、制度的發(fā)布。涉及員工薪資調(diào)整、績(jī)效評(píng)估等重要人事變動(dòng)。與患者或合作單位簽訂的重要協(xié)議、合同等。2.格式要求：標(biāo)題：應(yīng)簡(jiǎn)潔明了地概括通知的主要內(nèi)容，字體一般為二號(hào)黑體，加粗，居中。編號(hào)：如有需要，可對(duì)通知進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)一般為[年份][序號(hào)]，如[2023]01號(hào)，位于標(biāo)題右下方，字體為小四號(hào)宋體。正文：內(nèi)容應(yīng)條理清晰，分段表述，字體一般為四號(hào)宋體，行距為1.5倍。開(kāi)頭應(yīng)明確通知的對(duì)象，結(jié)尾應(yīng)注明發(fā)布部門(mén)和發(fā)布日期。附件：如有附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱(chēng)及數(shù)量，并按照順序編號(hào)，附件內(nèi)容應(yīng)與正文相關(guān)，格式應(yīng)規(guī)范。落款：發(fā)布部門(mén)應(yīng)加蓋公章，發(fā)布日期應(yīng)明確到具體年月日，位于正文右下方。3.審批流程：起草人完成書(shū)面通知初稿后，交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，如需相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，提交至相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批后的通知，由起草人負(fù)責(zé)按照格式要求進(jìn)行排版和發(fā)布。電子通知1.適用情況：一般性工作安排、事項(xiàng)提醒等。面向全員的通知，如診所活動(dòng)通知、節(jié)假日放假通知等。緊急情況下需要快速傳達(dá)的信息。2.渠道及要求：診所內(nèi)部辦公系統(tǒng)：標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括通知主要內(nèi)容，字體一般為加粗的小四宋體。正文內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了，字體為小四宋體，行距為1.2倍。通知發(fā)布應(yīng)選擇合適的板塊，并明確通知的對(duì)象范圍。如有附件，可直接上傳至辦公系統(tǒng)，在正文中注明附件名稱(chēng)及下載路徑。電子郵件：郵件主題應(yīng)簡(jiǎn)潔準(zhǔn)確，體現(xiàn)通知核心內(nèi)容，例如“關(guān)于[具體事項(xiàng)]的通知”，字體為宋體加粗小四。正文開(kāi)頭應(yīng)明確稱(chēng)呼收件人，內(nèi)容表述清晰，語(yǔ)言規(guī)范，字體為宋體小四，行距為1.2倍。結(jié)尾注明發(fā)件人姓名和部門(mén)。如有附件，按照附件命名規(guī)范上傳，并在正文中說(shuō)明附件內(nèi)容。即時(shí)通訊工具（如微信工作群等）：通知內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔，避免長(zhǎng)篇大論。重要通知需再次強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵信息，確保接收人員理解。發(fā)送通知時(shí)應(yīng)@相關(guān)人員，確保其知曉。對(duì)于一些重要信息，可要求接收人員回復(fù)確認(rèn)收到。3.審批流程：起草人在相應(yīng)電子平臺(tái)起草電子通知后，交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人如無(wú)修改意見(jiàn)，確認(rèn)發(fā)布；如有修改，反饋給起草人修改后再次審核，審核通過(guò)后發(fā)布?？陬^通知1.適用情況：在工作現(xiàn)場(chǎng)需要及時(shí)傳達(dá)的簡(jiǎn)單信息，如某項(xiàng)工作的臨時(shí)調(diào)整、患者的緊急需求等。與個(gè)別員工進(jìn)行工作溝通、任務(wù)安排等。2.要求：傳達(dá)人應(yīng)確?？陬^通知內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰，避免模糊或歧義表述。對(duì)于重要的口頭通知，接收人可要求傳達(dá)人進(jìn)行重復(fù)或記錄，以確保信息準(zhǔn)確接收。涉及多人的口頭通知，可先集中傳達(dá)，再進(jìn)行個(gè)別溝通，確保每個(gè)人都清楚了解通知內(nèi)容。通知發(fā)布流程起草1.相關(guān)部門(mén)或人員根據(jù)工作需要，確定通知內(nèi)容，明確通知的目的、對(duì)象、事項(xiàng)等關(guān)鍵要素。2.按照通知形式的要求進(jìn)行起草，確保內(nèi)容詳實(shí)、語(yǔ)言規(guī)范。對(duì)于重要通知，起草人應(yīng)進(jìn)行充分調(diào)研和溝通，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。審核1.書(shū)面通知和電子通知起草完成后，交由部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核通知內(nèi)容是否符合診所政策、制度，是否與其他相關(guān)工作協(xié)調(diào)一致，語(yǔ)言表達(dá)是否清晰準(zhǔn)確等。對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的通知，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審，確保通知內(nèi)容全面、合理，避免出現(xiàn)矛盾或遺漏。2.在審核過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)與起草人溝通，提出修改意見(jiàn)，起草人應(yīng)根據(jù)意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。審批（如需）1.對(duì)于重要的書(shū)面通知或涉及重大事項(xiàng)的通知，在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，需提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從診所整體利益出發(fā)，對(duì)通知內(nèi)容進(jìn)行全面審查，包括是否符合診所發(fā)展戰(zhàn)略、是否會(huì)對(duì)診所運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生重大影響等。領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，通知方可進(jìn)入發(fā)布環(huán)節(jié)；如審批未通過(guò)，起草人應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)進(jìn)行修改，重新提交審核和審批。發(fā)布1.書(shū)面通知：經(jīng)審批后的書(shū)面通知，由起草人按照規(guī)定格式進(jìn)行排版、打印。根據(jù)通知對(duì)象的范圍，通過(guò)張貼公告欄、發(fā)放給相關(guān)人員等方式進(jìn)行發(fā)布，并做好發(fā)放記錄。2.電子通知：起草人在相應(yīng)電子平臺(tái)（辦公系統(tǒng)、電子郵件、即時(shí)通訊工具等）按照要求發(fā)布通知。在發(fā)布即時(shí)通訊工具通知時(shí)，應(yīng)注意選擇合適的群組或人員進(jìn)行發(fā)送，避免誤發(fā)或不必要的干擾。發(fā)布后，可通過(guò)查看已讀回執(zhí)、詢(xún)問(wèn)接收人員等方式確認(rèn)通知是否被有效接收。通知接收與反饋接收要求1.員工、患者及其他相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)關(guān)注診所發(fā)布的各類(lèi)通知，通過(guò)指定的渠道（書(shū)面公告欄、辦公系統(tǒng)、電子郵件、即時(shí)通訊工具等）獲取通知信息。2.對(duì)于重要通知，接收人員應(yīng)認(rèn)真閱讀通知內(nèi)容，理解其含義和要求，如有疑問(wèn)應(yīng)及時(shí)向發(fā)布部門(mén)或相關(guān)負(fù)責(zé)人咨詢(xún)。反饋機(jī)制1.針對(duì)員工：對(duì)于涉及員工個(gè)人權(quán)益、工作任務(wù)等方面的通知，員工如有意見(jiàn)或建議，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)以書(shū)面形式反饋給部門(mén)負(fù)責(zé)人或人力資源部門(mén)。在工作安排類(lèi)通知中，如員工因特殊情況無(wú)法執(zhí)行通知要求，應(yīng)提前向直屬上級(jí)說(shuō)明原因，并提出合理的替代方案或建議，經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)后方可調(diào)整工作安排。2.針對(duì)患者：對(duì)于與患者相關(guān)的通知，如就診時(shí)間變更、醫(yī)療服務(wù)調(diào)整等，患者如有疑問(wèn)或意見(jiàn)，可通過(guò)電話(huà)、現(xiàn)場(chǎng)咨詢(xún)等方式向診所客服部門(mén)或相關(guān)科室反饋。診所應(yīng)及時(shí)回復(fù)患者的反饋，解答疑問(wèn)，并根據(jù)患者意見(jiàn)對(duì)通知內(nèi)容或相關(guān)工作進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。3.反饋處理流程：接收反饋信息的部門(mén)或人員應(yīng)及時(shí)對(duì)反饋內(nèi)容進(jìn)行記錄，并進(jìn)行整理分析。對(duì)于一般性反饋，能當(dāng)場(chǎng)答復(fù)的應(yīng)立即答復(fù)；不能當(dāng)場(chǎng)答復(fù)的，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日）給予回復(fù)。對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)或重大事項(xiàng)的反饋，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)題研究，共同商討解決方案，并及時(shí)向反饋人反饋處理結(jié)果。通知存檔與查詢(xún)存檔1.對(duì)于所有發(fā)布的書(shū)面通知，應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)存檔。存檔文件應(yīng)按照通知編號(hào)或發(fā)布時(shí)間順序進(jìn)行整理，妥善保管在診所的文件檔案室。2.電子通知應(yīng)在相應(yīng)的電子平臺(tái)進(jìn)行備份存檔。辦公系統(tǒng)中的通知應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份；電子郵件應(yīng)按照郵件主題、日期等分類(lèi)進(jìn)行歸檔保存；即時(shí)通訊工具中的重要通知記錄可進(jìn)行截圖保存，并整理成文檔進(jìn)行存檔。3.存檔內(nèi)容應(yīng)包括通知的原件（書(shū)面通知）、發(fā)布記錄（如電子平臺(tái)的發(fā)送記錄等）、反饋記錄（如有）等相關(guān)資料，確保通知的完整性和可追溯性。查詢(xún)1.員工因工作需要查詢(xún)相關(guān)通知時(shí)，可向所在部門(mén)的綜合管理員提出申請(qǐng)，綜合管理員根據(jù)權(quán)限在相應(yīng)的存檔資料中進(jìn)行查找，并提供給員工查閱。2.對(duì)于涉及患者的通知查詢(xún)，患者或其家屬可向診所客服部門(mén)提出申請(qǐng)，客服部門(mén)核實(shí)身份后，按照規(guī)定流程協(xié)助查詢(xún)相關(guān)通知信息。3.診所內(nèi)部審計(jì)、檢查等工作需要查詢(xún)通知存檔資料時(shí)，相關(guān)部門(mén)或人員應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后可查閱所需通知文件。查閱過(guò)程應(yīng)做好記錄，確保存檔資料的安全和完整。通知的變更與撤銷(xiāo)變更1.如通知發(fā)布后，因客觀情況發(fā)生變化需要對(duì)通知內(nèi)容進(jìn)行變更，發(fā)布部門(mén)應(yīng)及時(shí)起草變更通知。2.變更通知的起草、審核、審批、發(fā)布流程與原通知相同，但應(yīng)在變更通知中明確說(shuō)明變更的原因及具體變更內(nèi)容，并標(biāo)注原通知的相關(guān)信息。3.發(fā)布變更通知后，應(yīng)及時(shí)通過(guò)適當(dāng)方式告知所有原通知接收人員，確保其了解通知內(nèi)容的變更情況。撤銷(xiāo)1.在某些情況下，如通知內(nèi)容錯(cuò)誤、工作安排調(diào)整不再需要執(zhí)行等，發(fā)布部門(mén)應(yīng)及時(shí)起草撤銷(xiāo)通知。2.撤銷(xiāo)通知的起草應(yīng)明確說(shuō)明撤銷(xiāo)的通知名稱(chēng)、編號(hào)及撤銷(xiāo)原因，審核、審批、發(fā)布流程與原通知一致。3.撤銷(xiāo)通知發(fā)布后，應(yīng)告知所有原通知接收人員該通知已被撤銷(xiāo)，避免造成誤解或錯(cuò)誤執(zhí)行。違規(guī)處理對(duì)于通知發(fā)布部門(mén)1.如因通知起草人疏忽導(dǎo)致通知內(nèi)容錯(cuò)誤、關(guān)鍵信息遺漏等，給診所工作造成不良影響或損失的，視情節(jié)輕重給予起草人批評(píng)教育、績(jī)效扣分等處理。2.未經(jīng)審核、審批擅自發(fā)布通知的，責(zé)令發(fā)布部門(mén)立即糾正，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予警告處分；造成嚴(yán)重后果的，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。對(duì)于通知接收人員1.員工無(wú)故不關(guān)注診所發(fā)布的通知，導(dǎo)致