綠城公司合同管理制度一、總則1.目的：為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于綠城公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、建設(shè)工程合同等。3.基本原則：依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，不得強(qiáng)迫或欺詐對方。公平公正原則：合同內(nèi)容應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同文本的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規(guī)及政策規(guī)定提出法律意見。參與重大合同的談判、起草工作，提供法律支持。負(fù)責(zé)處理合同糾紛，代表公司參加訴訟、仲裁等法律程序。建立合同法律檔案，對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查。2.業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同的談判、起草、簽訂工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求和公司利益。負(fù)責(zé)合同的履行，及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題。定期向法務(wù)部門通報合同履行情況，配合法務(wù)部門處理合同糾紛。負(fù)責(zé)建立本部門的合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核合同的付款條款，確保付款方式、付款時間等符合公司財務(wù)規(guī)定。對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督，及時與業(yè)務(wù)部門核對賬目。根據(jù)合同付款條款，辦理款項支付手續(xù)。參與合同糾紛的處理，提供財務(wù)方面的支持和建議。4.審計部門：負(fù)責(zé)對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查合同管理的規(guī)范性和有效性。對重大合同進(jìn)行專項審計，防范合同風(fēng)險。對合同糾紛的處理情況進(jìn)行審計，監(jiān)督糾紛處理結(jié)果的執(zhí)行情況。三、合同簽訂管理1.合同談判：業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)進(jìn)行充分的市場調(diào)研和分析，了解對方的資信狀況、經(jīng)營能力、合同履行能力等情況。與對方進(jìn)行合同條款的談判時，應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、地點(diǎn)、方式等主要條款。談判過程中應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括談判時間、地點(diǎn)、參加人員、談判內(nèi)容等，談判記錄由業(yè)務(wù)部門妥善保管。2.合同起草：合同一般由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，起草合同應(yīng)參照公司制定的合同示范文本，結(jié)合具體業(yè)務(wù)情況進(jìn)行修改和完善。合同內(nèi)容應(yīng)明確、具體、完整，避免使用模糊、歧義的語言表述。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)及政策規(guī)定，不得損害公司利益。合同中應(yīng)約定違約責(zé)任、爭議解決方式等條款，以保障公司在合同履行過程中的合法權(quán)益。3.合同審核：起草完成的合同應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，法務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法務(wù)部門的審查意見對合同進(jìn)行修改完善，如雙方對審查意見有異議，應(yīng)及時溝通協(xié)商解決。涉及重大合同或金額較大的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)會同財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門進(jìn)行會審，會審?fù)ㄟ^后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.合同審批：合同經(jīng)審核無誤后，應(yīng)按照公司的審批流程進(jìn)行審批。審批流程一般為：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核→法務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核→財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審批→總經(jīng)理審批。各級審批人員應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，簽署審批意見。如審批通過，合同方可蓋章簽訂；如審批不通過，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審批意見對合同進(jìn)行修改完善后重新提交審批。5.合同簽訂：合同由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。簽字蓋章應(yīng)齊全、清晰，不得遺漏或模糊不清。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本原件一份交法務(wù)部門存檔，一份交財務(wù)部門備案，一份由業(yè)務(wù)部門留存，并負(fù)責(zé)跟蹤合同的履行情況。四、合同履行管理1.履行通知：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本送達(dá)對方，并要求對方簽收確認(rèn)。在合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、解除等情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時書面通知對方，并要求對方簽收確認(rèn)。2.履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺賬，對合同的履行情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括合同標(biāo)的交付情況、款項支付情況、質(zhì)量驗收情況等。定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)對方未按照合同約定履行義務(wù)，應(yīng)及時采取措施督促對方履行，并保留相關(guān)證據(jù)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)在每月末將合同履行情況匯總上報公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。3.款項支付：財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式、付款時間等條款，及時辦理款項支付手續(xù)。付款前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提交付款申請，并附上合同副本、發(fā)票等相關(guān)資料。財務(wù)部門應(yīng)對付款申請進(jìn)行審核，審核無誤后按照公司財務(wù)管理制度辦理付款。如發(fā)現(xiàn)付款申請不符合合同約定或存在其他問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)商解決?？铐椫Ц逗?，財務(wù)部門應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，并將付款憑證交業(yè)務(wù)部門存檔。4.質(zhì)量驗收：對于涉及貨物采購、工程建設(shè)等需要進(jìn)行質(zhì)量驗收的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同約定的驗收期限內(nèi)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收合格后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)出具驗收報告，并由雙方簽字確認(rèn)。驗收報告應(yīng)包括合同標(biāo)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收結(jié)果等內(nèi)容。如驗收不合格，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方溝通協(xié)商解決，要求對方采取整改措施或承擔(dān)違約責(zé)任。整改完成后，應(yīng)重新組織驗收，直至驗收合格為止。五、合同變更與解除管理1.變更條件：合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要變更合同內(nèi)容的，經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以簽訂合同變更協(xié)議。一方當(dāng)事人要求變更合同的，應(yīng)提前[X]日書面通知對方，并經(jīng)對方書面同意后方可變更。2.變更程序：合同變更由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草變更協(xié)議，變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、雙方的權(quán)利義務(wù)等條款。變更協(xié)議起草完成后，應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，審查通過后按照公司的審批流程進(jìn)行審批。審批通過后，變更協(xié)議由雙方簽字蓋章生效，并作為原合同的補(bǔ)充文件存檔。3.解除條件：合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因致使合同目的不能實現(xiàn)的，或者一方當(dāng)事人嚴(yán)重違反合同約定，致使合同無法繼續(xù)履行的，另一方當(dāng)事人可以解除合同。一方當(dāng)事人要求解除合同的，應(yīng)提前[X]日書面通知對方，并經(jīng)對方書面同意后方可解除。4.解除程序：合同解除由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草解除協(xié)議，解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、雙方的權(quán)利義務(wù)、善后處理等條款。解除協(xié)議起草完成后，應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，審查通過后按照公司的審批流程進(jìn)行審批。審批通過后，解除協(xié)議由雙方簽字蓋章生效，并作為原合同的終止文件存檔。5.善后處理：合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時清理相關(guān)債權(quán)債務(wù)，處理合同履行過程中遺留的問題。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同變更或解除協(xié)議，調(diào)整相關(guān)賬務(wù)處理。法務(wù)部門應(yīng)跟蹤合同變更或解除后的執(zhí)行情況，確保公司合法權(quán)益得到保障。六、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防：加強(qiáng)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行等行為，從源頭上預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。定期組織合同管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高合同管理水平和風(fēng)險防范意識。加強(qiáng)與合同對方的溝通協(xié)調(diào)，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化。2.糾紛處理：合同履行過程中發(fā)生糾紛的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向法務(wù)部門報告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。法務(wù)部門應(yīng)會同業(yè)務(wù)部門等相關(guān)部門對糾紛進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。根據(jù)糾紛處理方案，法務(wù)部門應(yīng)代表公司與對方進(jìn)行協(xié)商、調(diào)解或參與訴訟、仲裁等法律程序。在糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.結(jié)果執(zhí)行：合同糾紛處理結(jié)果生效后，公司各部門應(yīng)嚴(yán)格按照處理結(jié)果執(zhí)行，確保公司合法權(quán)益得到實現(xiàn)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時跟蹤落實糾紛處理結(jié)果的執(zhí)行情況，并將執(zhí)行情況反饋給法務(wù)部門。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)糾紛處理結(jié)果調(diào)整相關(guān)賬務(wù)處理，確保公司財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。七、合同檔案管理1.檔案建立：法務(wù)部門負(fù)責(zé)建立合同法律檔案，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄和歸檔保存。合同檔案應(yīng)包括合同文本原件、合同審查意見、審批文件、履行記錄、變更協(xié)議、解除協(xié)議、糾紛處理文件等相關(guān)資料。合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.檔案保管：合同檔案應(yīng)妥善保管，存放地點(diǎn)應(yīng)安全、保密，防止檔案資料丟失、損壞或泄露。合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。保管期限屆滿后，如需銷毀，應(yīng)按照公司檔案管理制度辦理銷毀手續(xù)。3.檔案查閱：因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到法務(wù)部門查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、銷毀檔案資料。如需復(fù)印相關(guān)資料，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還法務(wù)部門，并在《合同檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查：審計部門負(fù)責(zé)對公司合同管理情況進(jìn)行定期審計監(jiān)督，檢查合同管理的規(guī)范性和有效性。審計部門應(yīng)每年至少開展一次合同管理專項審計，并出具審計報告。審計報告應(yīng)包括合同管理的基本情況、存在的問題及改進(jìn)建議等內(nèi)容。法務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)并督促業(yè)務(wù)部門解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.考核評價：公司建立合同管理考核評價制度，對各部門的合同管理工作進(jìn)行考核評價?？己嗽u價指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的及時性、合同糾紛的處理情況、合同檔案的管理情