購車合同保存管理制度一、總則1.目的為加強公司購車合同的規(guī)范化管理，確保購車合同的妥善保存，維護公司合法權益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及購車合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的部門和人員。3.基本原則購車合同的保存管理應遵循及時、完整、安全、保密的原則，確保合同信息的真實性、準確性和完整性，防止合同丟失、損壞、泄露等情況的發(fā)生。二、職責分工1.合同簽訂部門負責購車合同的起草、審核、簽訂，并在合同簽訂后及時將合同原件及相關附件提交給合同管理部門。2.合同管理部門（1）負責購車合同的統一編號、登記、歸檔和保管，建立合同臺賬，定期對合同進行清查和核對。（2）對合同的履行情況進行跟蹤和監(jiān)督，及時提醒相關部門和人員履行合同義務，處理合同履行過程中的問題和糾紛。（3）負責合同檔案的借閱、查閱管理，按照規(guī)定辦理借閱、查閱手續(xù)，確保合同檔案的安全。3.財務部門負責根據購車合同的約定，審核合同款項的支付申請，確保支付款項符合合同規(guī)定，并及時記錄合同款項的收付情況。4.法務部門負責對購車合同的合法性、合規(guī)性進行審查，提供法律意見和建議，處理合同糾紛的法律事務。5.其他相關部門在各自職責范圍內，配合合同管理部門做好購車合同的保存管理工作，如提供合同履行過程中的相關資料和信息等。三、購車合同的簽訂與審核1.合同簽訂流程（1）購車業(yè)務發(fā)起部門根據業(yè)務需求，起草購車合同初稿，明確合同雙方的權利義務、車輛信息、價格、付款方式、交付時間、違約責任等主要條款。（2）合同初稿提交給合同簽訂部門負責人審核，審核內容包括合同條款的完整性、準確性、合法性、合規(guī)性等。審核通過后，由合同簽訂部門負責人簽字確認。（3）合同初稿經合同簽訂部門負責人審核通過后，提交給法務部門進行合法性審查。法務部門應在[X]個工作日內完成審查，并出具審查意見。如審查發(fā)現問題，應及時與合同簽訂部門溝通修改。（4）合同簽訂部門根據法務部門的審查意見，對合同初稿進行修改完善后，提交給公司分管領導審批。公司分管領導應在[X]個工作日內完成審批，并簽字確認。（5）合同經公司分管領導審批通過后，由合同簽訂部門負責與對方當事人簽訂正式合同。簽訂合同時，應確保合同雙方當事人的簽字（蓋章）齊全、有效，合同文本內容與審批通過的合同文本一致。2.合同審核要點（1）合法性審核：合同內容應符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反法律法規(guī)的強制性規(guī)定。（2）合規(guī)性審核：合同內容應符合公司內部規(guī)章制度的要求，不得損害公司利益。（3）完整性審核：合同條款應完整、明確，避免出現模糊不清、歧義或遺漏的情況。（4）準確性審核：合同中的車輛信息、價格、付款方式、交付時間等關鍵條款應準確無誤，避免出現錯誤或誤差。（5）違約責任審核：合同應明確約定雙方的違約責任，確保在一方違約時，另一方能夠通過法律途徑維護自身權益。四、購車合同的編號與登記1.合同編號規(guī)則購車合同應按照統一的編號規(guī)則進行編號，編號應具有唯一性和系統性。合同編號格式為：[年份][月份][部門代碼][流水號]。其中，年份為合同簽訂年份的后兩位數字，月份為合同簽訂月份的兩位數字，部門代碼為合同簽訂部門的代碼，流水號為合同的順序號。例如，2023年5月銷售部門簽訂的第10份購車合同，編號為：2305XS010。2.合同登記合同簽訂部門在合同簽訂后，應及時將合同編號、合同名稱、合同雙方當事人、合同簽訂時間、合同金額、車輛信息、付款方式、交付時間等基本信息錄入合同管理系統，并提交給合同管理部門。合同管理部門應在收到合同簽訂部門提交的合同信息后，及時進行審核和登記，建立合同臺賬。合同臺賬應包括合同編號、合同名稱、合同雙方當事人、合同簽訂時間、合同金額、車輛信息、付款方式、交付時間、履行情況、備注等內容。五、購車合同的歸檔與保管1.歸檔要求（1）合同管理部門應在合同簽訂后[X]個工作日內，將合同原件及相關附件進行歸檔。歸檔的合同應包括合同正本、副本、補充協議、變更協議、終止協議等相關文件。（2）歸檔的合同應按照合同編號順序進行排列，同一合同編號的合同應將合同原件、副本及相關附件放在一起。（3）歸檔的合同應使用標準的檔案盒或文件夾進行裝訂，并在檔案盒或文件夾上標明合同編號、合同名稱、合同雙方當事人、合同簽訂時間等信息。2.保管方式（1）購車合同應采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行保管。紙質檔案應存放在專門的檔案庫房內，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。（2）電子檔案應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數據應存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。（3）合同管理部門應建立合同檔案借閱登記制度，對合同檔案的借閱情況進行詳細記錄。借閱登記制度應包括借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱合同編號、歸還時間等內容。3.保管期限購車合同的保管期限應根據國家法律法規(guī)和公司內部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，購車合同的保管期限為自合同履行完畢之日起[X]年。對于涉及重要事項或法律糾紛的合同，保管期限應適當延長。六、購車合同的借閱與查閱1.借閱權限（1）因工作需要借閱購車合同的，應填寫《購車合同借閱申請表》，注明借閱合同編號、借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱原因等信息，并提交給合同管理部門負責人審批。（2）合同管理部門負責人應根據借閱人的借閱原因和工作需要，對借閱申請進行審核。審核通過后，在《購車合同借閱申請表》上簽字批準，并將申請表交還給借閱人。（3）借閱人憑批準后的《購車合同借閱申請表》到合同管理部門辦理借閱手續(xù)。合同管理部門應在核對申請表信息無誤后，將借閱的合同原件及相關附件交給借閱人，并在合同臺賬上注明借閱情況。2.查閱權限（1）因工作需要查閱購車合同的，應填寫《購車合同查閱申請表》，注明查閱合同編號、查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱原因等信息，并提交給合同管理部門負責人審批。（2）合同管理部門負責人應根據查閱人的查閱原因和工作需要，對查閱申請進行審核。審核通過后，在《購車合同查閱申請表》上簽字批準，并將申請表交還給查閱人。（3）查閱人憑批準后的《購車合同查閱申請表》到合同管理部門辦理查閱手續(xù)。合同管理部門應在核對申請表信息無誤后，安排查閱人在指定的地點查閱合同，并在合同臺賬上注明查閱情況。查閱人不得將合同原件及相關附件帶出合同管理部門指定的查閱地點。3.借閱與查閱期限借閱人應在借閱期限內歸還所借閱的合同原件及相關附件。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向合同管理部門提出申請，并經合同管理部門負責人批準。查閱人應在查閱期限內完成查閱工作，并將查閱情況反饋給合同管理部門。查閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長查閱期限的，應提前向合同管理部門提出申請，并經合同管理部門負責人批準。4.歸還要求借閱人或查閱人歸還所借閱或查閱的合同原件及相關附件時，合同管理部門應進行認真核對，確保歸還的合同原件及相關附件完整、無損，與借出時的情況一致。如發(fā)現合同原件及相關附件有損壞、丟失等情況，借閱人或查閱人應承擔相應的賠償責任。七、購車合同的變更與終止1.變更程序（1）購車合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內容的，合同雙方當事人應協商一致，并簽訂書面的變更協議。（2）變更協議簽訂后，合同簽訂部門應及時將變更協議原件及相關附件提交給合同管理部門。合同管理部門應在收到變更協議后，及時進行編號、登記、歸檔，并對合同臺賬進行更新。2.終止程序（1）購車合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，合同雙方當事人應簽訂書面的終止協議。（2）終止協議簽訂后，合同簽訂部門應及時將終止協議原件及相關附件提交給合同管理部門。合同管理部門應在收到終止協議后，及時進行編號、登記、歸檔，并對合同臺賬進行更新。同時，合同管理部門應將合同原件及相關附件從檔案庫房中取出，進行單獨存放，以備后續(xù)查閱。八、購車合同的清查與核對1.清查頻率合同管理部門應定期對購車合同進行清查和核對，清查頻率一般為每年一次。清查時間應安排在每年的[具體時間]進行。2.清查內容（1）核對合同臺賬與合同檔案是否一致，包括合同編號、合同名稱、合同雙方當事人、合同簽訂時間、合同金額、車輛信息、付款方式、交付時間、履行情況、備注等內容。（2）檢查合同檔案的完整性和準確性，包括合同原件及相關附件是否齊全、合同文本內容是否清晰、合同簽字（蓋章）是否有效等。（3）核實合同的履行情況，包括合同款項的收付情況、車輛的交付情況、售后服務情況等。3.清查結果處理（1）如清查發(fā)現合同臺賬與合同檔案不一致的情況，合同管理部門應及時查明原因，并進行調整和更正。（2）如清查發(fā)現合同檔案存在完整性或準確性問題的，合同管理部門應及時采取措施進行補充或更正。（3）如清查發(fā)現合同履行過程中存在問題或糾紛的，合同管理部門應及時與相關部門和人員溝通協調，采取措施解決問題或糾紛，并將處理情況記錄在案。九、購車合同的保密管理1.保密范圍購車合同涉及公司的商業(yè)秘密和客戶信息，合同管理部門及相關人員應嚴格遵守公司的保密制度，對合同內容及相關信息予以保密。保密范圍包括合同雙方當事人的名稱、地址、聯系方式、車輛信息、價格、付款方式、交付時間、違約責任等合同條款，以及合同履行過程中涉及的商業(yè)秘密和客戶信息。2.保密措施（1）合同管理部門應將合同檔案存放在專門的檔案庫房內，檔案庫房應具備保密設施，如門禁系統、監(jiān)控系統等，防止無關人員進入檔案庫房。（2）合同管理部門及相關人員在處理合同事務時，應嚴格遵守公司的保密制度，不得將合同內容及相關信息泄露給無關人員。（3）合同管理部門及相關人員在使用合同檔案時，應采取必要的保密措施，如限制查閱范圍、使用加密存儲設備等，防止合同內容及相關信息被泄露。（4）合同管理部門及相關人員在離職或調動工作時，應將所保管的合同檔案及相關信息移交給公司指定的人員，并辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應包括交接清單、交接時間、交接人簽字等內容。十、違約責任1.合同簽訂部門、合同管理部門及其他相關部門和人員應嚴格遵守本管理制度的規(guī)定，認真履行各自的職責。如因違反本管理制度的規(guī)定，導致購車合同丟失、損壞、泄露等