設備政府采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司設備政府采購行為，加強對政府采購活動的管理和監(jiān)督，提高采購資金的使用效益，保證所采購設備符合公司實際需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因工作需要進行的設備政府采購活動，包括但不限于辦公設備、生產(chǎn)設備、科研設備等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家有關政府采購的法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。2.效益性原則：在滿足公司業(yè)務需求的前提下，充分考慮采購成本和效益，力求以合理的價格獲取優(yōu)質的設備。3.公開、公平、公正原則：采購活動應公開透明，所有參與采購的供應商享有平等的機會，確保采購過程公正無私。4.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、性能穩(wěn)定、售后服務良好的設備，以保障公司正常運營和業(yè)務發(fā)展。二、采購預算管理（一）預算編制1.各部門應根據(jù)本部門業(yè)務發(fā)展規(guī)劃和實際工作需要，提前編制設備采購預算。預算內(nèi)容應包括設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額等詳細信息。2.采購預算應結合公司年度財務預算進行編制，確保采購資金的合理性和可行性。對于重大設備采購項目，應進行專項預算編制，并提交詳細的項目可行性分析報告。（二）預算審批1.部門編制的采購預算需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至公司財務部門進行預算合規(guī)性審查。2.財務部門根據(jù)公司財務狀況和資金安排，對采購預算進行審核，并提出意見。審核通過后的預算提交公司管理層審批。3.公司管理層根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和實際情況，對采購預算進行最終審批。審批通過后的預算作為設備政府采購的依據(jù)。（三）預算調(diào)整1.在采購執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調(diào)整采購預算，采購部門應及時填寫預算調(diào)整申請表，詳細說明調(diào)整原因和調(diào)整金額。2.預算調(diào)整申請表經(jīng)部門負責人審核、財務部門審查、公司管理層審批后，方可進行預算調(diào)整。未經(jīng)批準，不得擅自調(diào)整采購預算。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)實際工作需要，填寫設備采購申請表。申請表應包括設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術參數(shù)、采購預算、申請理由等內(nèi)容。2.采購申請表經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至公司采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對申請內(nèi)容進行初步審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、預算的合規(guī)性等。2.對于金額較小的采購項目（具體金額標準由公司根據(jù)實際情況確定），采購部門審核通過后，可直接進行采購操作。對于金額較大的采購項目，采購部門應組織相關部門進行聯(lián)合評審。3.聯(lián)合評審小組由采購部門、使用部門、財務部門、技術部門等相關人員組成。評審小組對采購項目的技術方案、商務條款、預算安排等進行全面評審，并形成評審意見。4.采購項目經(jīng)聯(lián)合評審通過后，提交公司管理層審批。公司管理層根據(jù)評審意見和公司實際情況，做出最終審批決定。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，制定采購計劃。采購計劃應包括采購方式、采購時間安排、供應商選擇標準等內(nèi)容。2.根據(jù)采購計劃，采購部門選擇合適的采購方式進行采購。常用的采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。3.對于公開招標和邀請招標方式，采購部門應按照相關法律法規(guī)和政策要求，發(fā)布招標公告或投標邀請書，組織開標、評標、定標等活動。4.在采購過程中，采購部門應與供應商保持密切溝通，及時了解采購進展情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。5.采購部門應要求供應商按照合同約定的時間、地點和方式交付設備，并對設備的質量、數(shù)量、規(guī)格等進行驗收。（四）采購驗收1.設備到貨后，采購部門應及時通知使用部門和質量檢驗部門進行驗收。2.使用部門負責對設備的性能、功能等進行實際操作測試，檢查設備是否滿足業(yè)務需求。質量檢驗部門負責對設備的質量、規(guī)格、數(shù)量等進行檢驗，確保設備符合合同要求。3.驗收合格后，驗收人員應填寫設備驗收報告，并簽字確認。驗收報告應包括設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應商、驗收日期、驗收結論等內(nèi)容。4.如發(fā)現(xiàn)設備存在質量問題或與合同約定不符的情況，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取相應的解決措施。如供應商未能及時解決問題，采購部門可根據(jù)合同約定追究供應商的違約責任。（五）采購付款1.設備驗收合格后，采購部門應根據(jù)合同約定，及時辦理付款手續(xù)。付款申請應附設備驗收報告、發(fā)票等相關資料。2.財務部門對付款申請進行審核，審核內(nèi)容包括合同條款、驗收情況、發(fā)票真實性等。審核通過后，按照公司財務管理制度進行付款。3.對于分期付款的采購項目，財務部門應按照合同約定的付款期限和金額進行付款管理，確保公司資金安全。四、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立供應商信息庫，收集、整理供應商的基本信息、資質證明、業(yè)績情況、產(chǎn)品質量等資料。2.在選擇供應商時，采購部門應根據(jù)采購項目的需求和特點，制定供應商選擇標準。選擇標準應包括供應商的信譽、產(chǎn)品質量、價格、售后服務等方面。3.采購部門通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等方式，從供應商信息庫中選擇合適的供應商參與采購項目。對于新的供應商，采購部門應進行實地考察和資質審核，確保其具備良好的商業(yè)信譽和供應能力。（二）供應商評估1.采購部門應定期對供應商的供貨情況、產(chǎn)品質量、售后服務等進行評估。評估方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等多種形式。2.根據(jù)評估結果，采購部門對供應商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，可給予優(yōu)先合作機會；對于表現(xiàn)不佳的供應商，應及時采取警告、暫停合作、終止合作等措施。3.采購部門應建立供應商評估檔案，記錄供應商的評估結果和改進情況，為后續(xù)的供應商選擇和管理提供參考依據(jù)。（三）供應商激勵與約束1.為鼓勵供應商提供優(yōu)質的產(chǎn)品和服務，采購部門可建立供應商激勵機制。激勵方式包括給予價格優(yōu)惠、增加訂單量、頒發(fā)榮譽證書等。2.同時，采購部門應建立供應商約束機制，明確供應商的違約責任。對于違反合同約定的供應商，采購部門應按照合同條款追究其違約責任，如扣除貨款、要求賠償損失等。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對設備政府采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素。風險因素包括政策風險、市場風險、供應商風險、合同風險、驗收風險、付款風險等。2.針對識別出的風險因素，采購部門應制定相應的風險應對措施，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風險應對1.政策風險應對：密切關注國家有關政府采購的法律法規(guī)和政策變化，及時調(diào)整采購策略和方法，確保采購活動符合政策要求。2.市場風險應對：加強市場調(diào)研，及時了解市場動態(tài)和價格走勢，合理安排采購時間和數(shù)量，降低市場波動對采購成本的影響。3.供應商風險應對：建立嚴格的供應商選擇和評估機制，加強對供應商的管理和監(jiān)督，降低供應商違約風險。4.合同風險應對：在簽訂采購合同前，仔細審查合同條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、明確具體，避免合同糾紛。5.驗收風險應對：建立完善的驗收制度，加強驗收環(huán)節(jié)的管理和監(jiān)督，確保設備質量符合合同要求。6.付款風險應對：嚴格按照合同約定辦理付款手續(xù)，加強對付款環(huán)節(jié)的審核和監(jiān)控，防范付款風險。（三）風險監(jiān)控1.采購部門應建立風險監(jiān)控機制，定期對采購活動中的風險進行監(jiān)控和評估。2.如發(fā)現(xiàn)風險因素發(fā)生變化或出現(xiàn)新的風險因素，采購部門應及時調(diào)整風險應對措施，確保采購活動的順利進行。六、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對設備政府采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購行為是否規(guī)范、采購資金使用是否合理等。2.審計部門應根據(jù)審計結果，提出審計意見和建議，督促采購部門及時整改存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.公司應積極配合政府有關部門的監(jiān)督