設(shè)備信息資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)備信息資料的管理，確保設(shè)備信息資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高設(shè)備管理的效率和水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有設(shè)備信息資料的管理，包括設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備技術(shù)文件、設(shè)備操作手冊(cè)、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備維修檔案等。（三）管理原則1.集中管理原則：設(shè)備信息資料由公司指定的部門(mén)或?qū)Ｈ诉M(jìn)行集中管理，確保資料的統(tǒng)一收集、整理、存儲(chǔ)和使用。2.分類(lèi)管理原則：根據(jù)設(shè)備信息資料的性質(zhì)、用途和來(lái)源，進(jìn)行分類(lèi)管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：加強(qiáng)設(shè)備信息資料的安全保密工作，防止資料泄露、丟失或損壞。4.動(dòng)態(tài)管理原則：設(shè)備信息資料應(yīng)隨著設(shè)備的使用、維護(hù)、改造等情況及時(shí)更新和完善，確保資料的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。二、管理職責(zé)（一）設(shè)備管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善設(shè)備信息資料管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備技術(shù)文件等資料的收集、整理、審核和歸檔。3.負(fù)責(zé)建立設(shè)備信息管理系統(tǒng)，錄入和維護(hù)設(shè)備基本信息、技術(shù)參數(shù)、運(yùn)行狀況等資料。4.負(fù)責(zé)定期對(duì)設(shè)備信息資料進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。5.負(fù)責(zé)向其他部門(mén)提供設(shè)備信息資料的查詢(xún)和借閱服務(wù)。（二）使用部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)設(shè)備操作手冊(cè)、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備維修檔案等資料的收集、整理和保管。2.負(fù)責(zé)及時(shí)向設(shè)備管理部門(mén)反饋設(shè)備的運(yùn)行狀況、故障情況等信息，協(xié)助設(shè)備管理部門(mén)更新設(shè)備信息資料。3.負(fù)責(zé)按照設(shè)備管理部門(mén)的要求，正確使用和維護(hù)設(shè)備，并做好相關(guān)記錄。4.負(fù)責(zé)在設(shè)備報(bào)廢、轉(zhuǎn)讓等情況下，及時(shí)將相關(guān)資料移交設(shè)備管理部門(mén)。（三）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)在設(shè)備采購(gòu)過(guò)程中，收集和整理設(shè)備采購(gòu)合同、技術(shù)協(xié)議等資料，并及時(shí)移交設(shè)備管理部門(mén)。2.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保設(shè)備技術(shù)文件、操作手冊(cè)等資料的及時(shí)提供和完整性。（四）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備信息資料進(jìn)行統(tǒng)一歸檔管理，確保資料的安全和完整。2.負(fù)責(zé)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)設(shè)備信息資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作。3.負(fù)責(zé)提供設(shè)備信息資料的檔案查閱和借閱服務(wù)。（五）其他部門(mén)1.按照本制度的要求，配合設(shè)備管理部門(mén)做好設(shè)備信息資料的管理工作。2.在工作中需要使用設(shè)備信息資料時(shí)，按照規(guī)定辦理查詢(xún)和借閱手續(xù)。三、設(shè)備信息資料的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.設(shè)備采購(gòu)合同類(lèi)：包括設(shè)備采購(gòu)合同、技術(shù)協(xié)議、招投標(biāo)文件等。2.設(shè)備技術(shù)文件類(lèi)：包括設(shè)備說(shuō)明書(shū)、圖紙、技術(shù)規(guī)格書(shū)、操作手冊(cè)等。3.設(shè)備維護(hù)記錄類(lèi)：包括設(shè)備日常維護(hù)記錄、定期維護(hù)記錄、巡檢記錄等。4.設(shè)備維修檔案類(lèi)：包括設(shè)備維修申請(qǐng)單、維修記錄、更換零部件清單等。5.設(shè)備運(yùn)行數(shù)據(jù)類(lèi)：包括設(shè)備運(yùn)行參數(shù)、故障記錄、能耗數(shù)據(jù)等。6.其他相關(guān)資料類(lèi)：如設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備改造方案、設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)等。（二）編號(hào)1.設(shè)備采購(gòu)合同編號(hào)：按照公司合同編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制，格式為“合同年份+合同順序號(hào)”，例如“2023001”。2.設(shè)備技術(shù)文件編號(hào)：采用“設(shè)備類(lèi)別代碼+設(shè)備型號(hào)+版本號(hào)+順序號(hào)”的格式，例如“JZ0101V1.0001”，其中“JZ”為設(shè)備類(lèi)別代碼，“01”為設(shè)備型號(hào)，“V1.0”為版本號(hào)，“001”為順序號(hào)。3.設(shè)備維護(hù)記錄編號(hào)：按照“設(shè)備編號(hào)+年份+月份+順序號(hào)”的格式編制，例如“001202301001”，其中“001”為設(shè)備編號(hào)，“202301”為年份和月份，“001”為順序號(hào)。4.設(shè)備維修檔案編號(hào)：采用“設(shè)備編號(hào)+維修年份+維修順序號(hào)”的格式，例如“0012023001”，其中“001”為設(shè)備編號(hào)，“2023”為維修年份，“001”為維修順序號(hào)。5.設(shè)備運(yùn)行數(shù)據(jù)編號(hào)：按照“設(shè)備編號(hào)+記錄日期+順序號(hào)”的格式編制，例如“00120230101001”，其中“001”為設(shè)備編號(hào)，“20230101”為記錄日期，“001”為順序號(hào)。6.其他相關(guān)資料編號(hào)：根據(jù)資料的性質(zhì)和用途，參照上述編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制。四、設(shè)備信息資料的收集與整理（一）收集1.設(shè)備采購(gòu)合同類(lèi)資料由采購(gòu)部門(mén)在簽訂合同后及時(shí)收集，并移交設(shè)備管理部門(mén)。2.設(shè)備技術(shù)文件類(lèi)資料由供應(yīng)商在設(shè)備到貨時(shí)提供，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)收集并移交設(shè)備管理部門(mén)。對(duì)于進(jìn)口設(shè)備，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)確保技術(shù)文件的中文翻譯件的準(zhǔn)確性和完整性。3.設(shè)備維護(hù)記錄類(lèi)資料由使用部門(mén)負(fù)責(zé)填寫(xiě)和收集，按照規(guī)定的時(shí)間和格式要求，定期移交設(shè)備管理部門(mén)。4.設(shè)備維修檔案類(lèi)資料由維修部門(mén)在維修工作完成后及時(shí)整理，并移交設(shè)備管理部門(mén)。5.設(shè)備運(yùn)行數(shù)據(jù)類(lèi)資料由使用部門(mén)負(fù)責(zé)記錄和收集，按照規(guī)定的時(shí)間和格式要求，定期移交設(shè)備管理部門(mén)。6.其他相關(guān)資料類(lèi)由各部門(mén)在工作過(guò)程中產(chǎn)生后，及時(shí)移交設(shè)備管理部門(mén)。（二）整理1.設(shè)備管理部門(mén)收到設(shè)備信息資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)要求進(jìn)行分類(lèi)、裝訂，并建立目錄索引。對(duì)于電子資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，并建立電子文檔索引。2.整理過(guò)程中，應(yīng)檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)于缺失或錯(cuò)誤的資料，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或人員溝通補(bǔ)充或更正。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的設(shè)備信息資料，設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門(mén)進(jìn)行資料的整合和統(tǒng)一管理。五、設(shè)備信息資料的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)設(shè)備信息資料應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，按照分類(lèi)和編號(hào)順序排列，便于查找和使用。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)等功能。2.電子設(shè)備信息資料應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，按照分類(lèi)和編號(hào)建立文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的設(shè)備信息資料，如設(shè)備采購(gòu)合同、關(guān)鍵設(shè)備技術(shù)文件等，應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)和電子雙重備份，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。（二）保管要求1.設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)設(shè)備信息資料的保管工作，確保資料的安全和完整。2.保管人員應(yīng)定期對(duì)設(shè)備信息資料進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)資料的數(shù)量、完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.設(shè)備信息資料的保管期限應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定執(zhí)行。對(duì)于超過(guò)保管期限的資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀或存檔處理。4.嚴(yán)格限制設(shè)備信息資料的查閱和借閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱或復(fù)制設(shè)備信息資料。如因工作需要查閱或借閱資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。六、設(shè)備信息資料的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱設(shè)備信息資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《設(shè)備信息資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的資料名稱(chēng)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交設(shè)備管理部門(mén)。2.設(shè)備管理部門(mén)收到查閱申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于符合查閱條件的申請(qǐng)，應(yīng)安排專(zhuān)人陪同查閱，并在查閱過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、損壞或帶走資料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《設(shè)備信息資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱設(shè)備信息資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《設(shè)備信息資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的資料名稱(chēng)、借閱目的、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交設(shè)備管理部門(mén)。2.設(shè)備管理部門(mén)收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于符合借閱條件的申請(qǐng)，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)《設(shè)備信息資料借閱登記表》，注明借閱資料的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間、借閱人等信息，并收取相應(yīng)的押金（如有需要）。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的設(shè)備信息資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如因特殊情況需要延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)提前向設(shè)備管理部門(mén)提出申請(qǐng)，并辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還借閱的設(shè)備信息資料。如逾期未還，設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)催還，并按照規(guī)定收取逾期費(fèi)用（如有需要）。對(duì)于無(wú)故不還的借閱人員，設(shè)備管理部門(mén)有權(quán)暫停其借閱權(quán)限，并追究其相關(guān)責(zé)任。七、設(shè)備信息資料的更新與維護(hù)（一）更新1.設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)設(shè)備信息資料進(jìn)行更新，確保資料的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。更新內(nèi)容包括設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、運(yùn)行狀況、維護(hù)記錄、維修檔案等。2.當(dāng)設(shè)備發(fā)生改造、升級(jí)、更換零部件等情況時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知設(shè)備管理部門(mén)，設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)設(shè)備信息資料進(jìn)行相應(yīng)的更新。3.對(duì)于設(shè)備信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行備份，并及時(shí)更新系統(tǒng)中的設(shè)備信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際設(shè)備情況一致。（二）維護(hù)1.設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)建立設(shè)備信息資料維護(hù)機(jī)制，定期對(duì)資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保資料的完整性和可讀性。2.對(duì)于紙質(zhì)設(shè)備信息資料，如發(fā)現(xiàn)有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換。對(duì)于電子設(shè)備信息資料，應(yīng)定期進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)清理，確保數(shù)據(jù)的安全和正常運(yùn)行。3.設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司的發(fā)展和設(shè)備管理的需要，不斷完善設(shè)備信息資料的管理內(nèi)容和方式，提高設(shè)備信息資料的管理水平。八、設(shè)備信息資料的安全與保密（一）安全管理1.加強(qiáng)設(shè)備信息資料存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備，確保資料的安全。2.對(duì)設(shè)備信息資料的訪(fǎng)問(wèn)進(jìn)行權(quán)限控制，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪(fǎng)問(wèn)相應(yīng)的資料。定期對(duì)系統(tǒng)用戶(hù)的權(quán)限進(jìn)行審查和調(diào)整，確保權(quán)限的合理性和安全性。3.建立設(shè)備信息資料的備份與恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)資料進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的地點(diǎn)。同時(shí)，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下能夠及時(shí)恢復(fù)。（二）保密管理1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的設(shè)備信息資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的保密制度進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、限制訪(fǎng)問(wèn)等措施，防止信息泄露。2.與設(shè)備信息資料管理相關(guān)的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。對(duì)違反保密協(xié)議的行為，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。3.在設(shè)備信息資料的查閱、借閱、使用等過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將資料泄露給無(wú)關(guān)人員。對(duì)于不再使用或涉及保密信息的資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀或妥善處理。九、設(shè)備信息資料的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.設(shè)備信息資料已超過(guò)保管期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.設(shè)備信息資料因損壞、丟失等原因無(wú)法使用，且已無(wú)修復(fù)或補(bǔ)充可能的。3.公司因業(yè)務(wù)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因，需要對(duì)設(shè)備信息資料進(jìn)行清理銷(xiāo)毀的。（二）銷(xiāo)毀程序1.由設(shè)備管理部門(mén)提出設(shè)備信息資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《設(shè)備信息資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀資料的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因、銷(xiāo)毀時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)收到銷(xiāo)毀申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于符合銷(xiāo)毀條件的申請(qǐng)，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)擬銷(xiāo)毀的資料進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.審核通過(guò)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)制定銷(xiāo)毀方案，明確銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀地點(diǎn)等信息，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見(jiàn)，檔案管