藥店應(yīng)收應(yīng)付管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范藥店應(yīng)收應(yīng)付賬款的管理，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，確保資金的正常流轉(zhuǎn)，提高資金使用效率，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障藥店的穩(wěn)健運(yùn)營。2.適用范圍本制度適用于藥店所有涉及應(yīng)收應(yīng)付賬款的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括藥品采購、銷售、醫(yī)保結(jié)算、供應(yīng)商往來等。3.職責(zé)分工財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)應(yīng)收應(yīng)付賬款的核算、記錄和分析，定期編制相關(guān)報(bào)表。審核應(yīng)收應(yīng)付賬款的相關(guān)憑證，確保賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商和客戶進(jìn)行賬款核對，跟蹤賬款回收和支付情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。制定應(yīng)收應(yīng)付賬款的催收和付款計(jì)劃，并監(jiān)督執(zhí)行。采購部門負(fù)責(zé)藥品及其他物資的采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同。及時(shí)了解供應(yīng)商的付款要求和政策，確保采購合同中付款條款的合理性和合規(guī)性。配合財(cái)務(wù)部門進(jìn)行應(yīng)付賬款的核對和支付工作，提供相關(guān)采購信息。銷售部門負(fù)責(zé)藥品及其他商品的銷售工作，與客戶簽訂銷售合同或協(xié)議，明確收款方式和期限。跟蹤客戶的銷售情況，及時(shí)了解客戶的付款能力和信用狀況，協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行應(yīng)收賬款的催收工作。對客戶的信用進(jìn)行評估和管理，提出信用額度調(diào)整建議。倉庫部門負(fù)責(zé)藥品及其他物資的驗(yàn)收入庫、保管和出庫工作，確保庫存數(shù)量的準(zhǔn)確性。配合財(cái)務(wù)部門進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，提供庫存數(shù)據(jù)，協(xié)助核對與采購、銷售相關(guān)的賬款。店長全面負(fù)責(zé)藥店的運(yùn)營管理，對應(yīng)收應(yīng)付賬款管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。協(xié)調(diào)各部門之間的工作，確保應(yīng)收應(yīng)付賬款管理工作的順利開展。對重大應(yīng)收應(yīng)付賬款問題進(jìn)行決策，保障藥店資金安全。二、應(yīng)收賬款管理1.信用政策制定銷售部門應(yīng)根據(jù)客戶的經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、信用記錄等因素，對客戶進(jìn)行信用評估，劃分信用等級。針對不同信用等級的客戶，制定相應(yīng)的信用政策，包括信用額度、信用期限、收款方式等。信用額度應(yīng)根據(jù)客戶的信用狀況和銷售潛力合理確定，信用期限一般不超過[X]天，特殊情況需經(jīng)店長批準(zhǔn)。信用政策應(yīng)定期進(jìn)行評估和調(diào)整，以適應(yīng)市場變化和客戶情況的變動(dòng)。2.銷售合同管理銷售部門與客戶簽訂銷售合同或協(xié)議時(shí)，應(yīng)明確約定收款方式、收款期限、違約責(zé)任等條款。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和公司利益，確保賬款回收的合法性和可操作性。銷售合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給財(cái)務(wù)部門備案，財(cái)務(wù)部門據(jù)此進(jìn)行賬務(wù)處理和跟蹤管理。銷售部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)了解客戶的付款進(jìn)度，如發(fā)現(xiàn)客戶有逾期付款跡象，應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門，并采取相應(yīng)措施催收賬款。3.應(yīng)收賬款核算與記錄財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)制度的要求，對應(yīng)收賬款進(jìn)行準(zhǔn)確的核算和記錄。每筆銷售業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，應(yīng)及時(shí)開具發(fā)票，并在應(yīng)收賬款明細(xì)賬中詳細(xì)記錄客戶名稱、銷售金額、收款期限等信息。應(yīng)收賬款的入賬金額應(yīng)按照實(shí)際發(fā)生的交易金額確定，包括銷售商品的價(jià)款、增值稅銷項(xiàng)稅額以及代購貨方墊付的運(yùn)雜費(fèi)等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，編制賬齡分析表，清晰反映應(yīng)收賬款的賬齡結(jié)構(gòu)和逾期情況，為賬款催收提供依據(jù)。4.賬款催收管理財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)應(yīng)收賬款的賬齡和逾期情況，制定合理的催收計(jì)劃。對于逾期賬款，應(yīng)及時(shí)發(fā)出催款通知，明確告知客戶逾期金額、逾期期限和還款要求。催款通知可采用電話、郵件、信函等方式發(fā)出，必要時(shí)可上門催收。催收過程中應(yīng)注意方式方法，保持與客戶的良好溝通，避免引起客戶反感。銷售部門應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬款催收工作，利用與客戶的業(yè)務(wù)關(guān)系，了解客戶的付款困難和原因，協(xié)助制定解決方案。對于長期拖欠賬款的客戶，銷售部門應(yīng)及時(shí)向店長匯報(bào)，并采取必要的法律措施維護(hù)公司權(quán)益。建立應(yīng)收賬款催收責(zé)任制度，將催收責(zé)任落實(shí)到具體人員。對催收工作成績顯著的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對催收不力導(dǎo)致賬款損失的人員進(jìn)行相應(yīng)處罰。5.壞賬管理對于確實(shí)無法收回的應(yīng)收賬款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司規(guī)定的壞賬確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)和審批程序進(jìn)行壞賬核銷。壞賬確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確、合理，一般包括客戶破產(chǎn)、死亡、失蹤，或逾期[X]年以上且有確鑿證據(jù)表明無法收回等情況。壞賬核銷申請應(yīng)提交詳細(xì)的說明材料，包括客戶基本情況、應(yīng)收賬款形成原因、催收過程、壞賬確認(rèn)依據(jù)等，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核、店長批準(zhǔn)后進(jìn)行賬務(wù)處理。已核銷的壞賬應(yīng)進(jìn)行備查登記，如日后發(fā)現(xiàn)客戶有還款能力或有收回可能，應(yīng)及時(shí)恢復(fù)應(yīng)收賬款，并繼續(xù)進(jìn)行催收。三、應(yīng)付賬款管理1.供應(yīng)商選擇與評估采購部門應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、供貨及時(shí)的供應(yīng)商建立合作關(guān)系。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)對其資質(zhì)、信用狀況、生產(chǎn)能力、售后服務(wù)等方面進(jìn)行全面評估。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整合作策略。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予適當(dāng)?shù)膬?yōu)惠政策；對于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲、價(jià)格不合理等情況的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)與其溝通協(xié)商，要求其限期整改，情節(jié)嚴(yán)重的可終止合作。2.采購合同管理采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同或協(xié)議時(shí)，應(yīng)明確約定付款方式、付款期限、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和公司利益，確保公司在采購過程中的合法權(quán)益。采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給財(cái)務(wù)部門備案，財(cái)務(wù)部門據(jù)此進(jìn)行賬務(wù)處理和付款安排。采購部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的交貨進(jìn)度，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有逾期交貨或質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門，并與供應(yīng)商協(xié)商解決，確保公司利益不受損失。3.應(yīng)付賬款核算與記錄財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)制度的要求，對應(yīng)付賬款進(jìn)行準(zhǔn)確的核算和記錄。每筆采購業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，應(yīng)及時(shí)取得供應(yīng)商開具的發(fā)票，并在應(yīng)付賬款明細(xì)賬中詳細(xì)記錄供應(yīng)商名稱、采購金額、付款期限等信息。應(yīng)付賬款的入賬金額應(yīng)按照實(shí)際發(fā)生的交易金額確定，包括采購商品的價(jià)款、增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額以及應(yīng)付的運(yùn)雜費(fèi)等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對應(yīng)付賬款進(jìn)行核對，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。如有差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。4.付款審批管理應(yīng)付賬款的支付應(yīng)嚴(yán)格按照公司的付款審批流程進(jìn)行。采購部門應(yīng)在付款期限前[X]天提交付款申請，附上采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證。財(cái)務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核憑證的真實(shí)性、完整性、合規(guī)性以及付款金額是否準(zhǔn)確。審核無誤后，提交財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，再提交店長審批。店長根據(jù)公司資金狀況和業(yè)務(wù)需求進(jìn)行最終審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門安排資金支付。對于金額較大的應(yīng)付賬款支付，應(yīng)實(shí)行集體決策制度，必要時(shí)可組織相關(guān)部門進(jìn)行專題討論，確保付款決策的科學(xué)性和合理性。5.供應(yīng)商對賬管理財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進(jìn)行對賬，一般每月或每季度進(jìn)行一次。對賬內(nèi)容包括應(yīng)付賬款余額、已付款金額、未付款金額、發(fā)票開具情況等。對賬方式可采用函證、面對面核對等方式進(jìn)行。如發(fā)現(xiàn)雙方賬目存在差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。對于因發(fā)票傳遞、入賬時(shí)間等原因?qū)е碌牟町?，?yīng)及時(shí)溝通協(xié)調(diào)解決；對于因業(yè)務(wù)糾紛等原因?qū)е碌牟町悾瑧?yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，明確責(zé)任，妥善處理。與供應(yīng)商對賬后，應(yīng)形成對賬記錄，并由雙方簽字確認(rèn)。對賬記錄作為應(yīng)付賬款管理的重要資料，應(yīng)妥善保存。四、票據(jù)管理1.發(fā)票管理財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)的要求，建立健全發(fā)票管理制度。負(fù)責(zé)發(fā)票的領(lǐng)購、開具、保管、繳銷等工作。銷售部門在銷售藥品及其他商品時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與實(shí)際交易相符。開具發(fā)票后，應(yīng)妥善保管發(fā)票存根聯(lián)，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查。采購部門在取得供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系更換或重開。審核無誤的發(fā)票應(yīng)及時(shí)提交給財(cái)務(wù)部門入賬。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對發(fā)票的使用情況進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保發(fā)票的安全。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、被盜等情況，應(yīng)及時(shí)向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.其他票據(jù)管理藥店在經(jīng)營活動(dòng)中涉及的其他票據(jù)，如支票、匯票、本票等，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的要求進(jìn)行管理。財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)票據(jù)的保管和使用，建立票據(jù)登記簿，詳細(xì)記錄票據(jù)的種類、號碼、出票日期、金額、用途、領(lǐng)用情況等信息。票據(jù)的開具、背書、轉(zhuǎn)讓等應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保票據(jù)的真實(shí)性和有效性。使用票據(jù)時(shí)應(yīng)注意防范票據(jù)風(fēng)險(xiǎn)，如支票的簽發(fā)應(yīng)嚴(yán)格控制，確保資金安全。票據(jù)到期后，應(yīng)及時(shí)辦理結(jié)算手續(xù)。如因特殊原因需要延期支付或貼現(xiàn)的，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請和辦理。五、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對應(yīng)收應(yīng)付賬款管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況、賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性、賬款催收和支付的及時(shí)性等。審計(jì)部門應(yīng)制定詳細(xì)的審計(jì)計(jì)劃，明確審計(jì)范圍、內(nèi)容、方法和時(shí)間安排。審計(jì)過程中應(yīng)收集充分的審計(jì)證據(jù)，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行深入分析，提出審計(jì)意見和建議。被審計(jì)部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對于審計(jì)提出的問題，應(yīng)及時(shí)整改落實(shí)，并將整改情況反饋給審計(jì)部門。2.財(cái)務(wù)檢查財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對自身的應(yīng)收應(yīng)付賬款管理工作進(jìn)行自查，檢查賬務(wù)處理是否規(guī)范、賬款核對是否及時(shí)準(zhǔn)確、催收和付款計(jì)劃是否執(zhí)行到位等。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識，確保應(yīng)收應(yīng)付賬款管理工作的質(zhì)量。財(cái)務(wù)檢查應(yīng)形成檢查報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善應(yīng)收應(yīng)付賬款管理制度。3.績效考核將應(yīng)收應(yīng)付賬款管理工作納入相關(guān)部門和人員的績效考核體系，制定明確的考核指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)?？己酥笜?biāo)應(yīng)包括賬款回收率、逾期賬款控制率、付款準(zhǔn)