石材企業(yè)采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司石材采購管理工作，確保采購活動的合規(guī)、高效、有序進行，保障公司生產經營所需石材的質量和供應，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及石材采購的部門和人員，包括但不限于采購部、生產部、工程部、質量部等。3.基本原則合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、符合公司要求的石材供應商，確保所采購石材滿足生產、工程等需求。成本效益原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受公司內部監(jiān)督。合作共贏原則：與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，實現(xiàn)互利共贏。二、采購組織與職責1.采購部負責制定采購計劃和預算：根據(jù)公司生產經營計劃，結合庫存情況，制定年度、季度、月度石材采購計劃，并編制相應的采購預算。供應商開發(fā)與管理：通過多種渠道開發(fā)合格的石材供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和考核，維護良好的合作關系。采購執(zhí)行：按照采購計劃和審批流程，負責具體的石材采購工作，包括詢價、比價、議價、簽訂采購合同、跟進訂單執(zhí)行等。采購成本控制：通過與供應商談判、優(yōu)化采購批量、選擇合適的運輸方式等措施，降低采購成本。采購信息管理：及時收集、整理、分析采購相關信息，為公司決策提供支持。2.需求部門提出采購需求：根據(jù)生產、工程等實際需要，準確、及時地向采購部提交石材采購申請，明確采購石材的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求、交貨時間等。參與供應商評估：協(xié)助采購部對供應商進行評估，提供相關意見和建議。驗收采購物資：負責對采購回來的石材進行驗收，確保質量符合要求，并及時反饋驗收結果。3.質量部制定質量標準：根據(jù)公司產品要求和行業(yè)標準，制定石材的質量驗收標準。參與供應商評估：從質量角度對供應商進行評估，提出質量方面的意見和建議。檢驗采購物資：對采購的石材進行質量檢驗，確保其符合質量標準，對不合格品提出處理意見。4.財務部審核采購預算：對采購部編制的采購預算進行審核，確保預算合理、準確。資金安排：根據(jù)采購計劃和資金狀況，合理安排采購資金，確保采購活動順利進行。賬務處理：負責采購業(yè)務的賬務處理，確保賬目清晰、準確。成本核算與分析：參與采購成本的核算與分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)生產、工程等實際需要，填寫《石材采購申請表》，詳細注明采購石材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求、預計交貨時間、用途等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人對采購申請進行審核，確認需求的合理性和必要性，簽字后提交采購部。2.采購計劃制定采購部收到采購申請后，結合庫存情況、市場供應情況等，制定詳細的采購計劃，明確采購石材的品種、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預計到貨時間等，并報部門負責人審批。采購計劃經采購部負責人審批后，下達給采購人員執(zhí)行。3.供應商選擇與詢價采購人員根據(jù)采購計劃，通過多種渠道選擇潛在的石材供應商，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商目錄等。向選定的供應商發(fā)送詢價函，詳細說明采購石材的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求、交貨時間、交貨地點等信息，要求供應商在規(guī)定時間內報價。收集供應商的報價單，進行整理和分析，比較不同供應商的價格、質量、交貨期等因素。4.比價與議價采購人員對至少三家供應商的報價進行比價，綜合考慮價格、質量、信譽、售后服務等因素，選擇最優(yōu)供應商。與選定的供應商進行議價，爭取更有利的采購價格、付款方式、交貨期等條款。在議價過程中，采購人員應保持客觀、公正的態(tài)度，維護公司利益。5.采購合同簽訂經比價和議價確定供應商后，采購人員起草采購合同，明確雙方的權利和義務，包括石材的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。將采購合同提交采購部負責人審核，審核通過后，報公司分管領導審批。采購合同經公司分管領導審批后，由采購人員與供應商簽訂正式合同，并加蓋公司合同專用章。6.采購訂單下達采購人員根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單，明確訂單編號、采購石材的具體信息、交貨時間、交貨地點等要求。采購訂單下達后，及時將訂單副本發(fā)送給需求部門、質量部、財務部等相關部門，以便各部門做好相應的準備工作。7.訂單跟蹤與催貨采購人員負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通，了解生產進度、發(fā)貨情況等信息。根據(jù)合同約定的交貨時間，提前提醒供應商按時交貨。如發(fā)現(xiàn)供應商可能無法按時交貨，應及時與供應商協(xié)商解決，并向采購部負責人匯報。對于延遲交貨的供應商，按照合同約定追究其違約責任。8.到貨驗收石材到貨前，采購人員通知需求部門和質量部做好驗收準備工作。石材到貨時，由需求部門和質量部共同進行驗收。驗收內容包括石材的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量、外觀等是否符合合同要求。質量部按照制定的質量標準對石材進行檢驗，如發(fā)現(xiàn)質量問題，及時通知采購人員與供應商協(xié)商解決。驗收合格后，需求部門在《石材到貨驗收單》上簽字確認，采購人員將驗收單提交財務部作為付款依據(jù)。9.付款結算財務部根據(jù)采購合同和驗收單，審核付款申請，確保付款金額準確無誤。按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)，支付貨款給供應商。采購人員負責收集供應商開具的發(fā)票等相關憑證，及時提交給財務部進行賬務處理。四、供應商管理1.供應商開發(fā)采購部定期通過多種渠道收集石材供應商信息，如行業(yè)展會、網絡平臺、供應商推薦等。對收集到的供應商信息進行初步篩選，選擇符合公司基本要求的供應商進行實地考察。實地考察內容包括供應商的生產能力、質量控制體系、環(huán)保措施、信譽狀況、價格水平等方面。根據(jù)實地考察結果，建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、考察情況、評估結果等，并將合格供應商納入公司供應商名錄。2.供應商評估與考核采購部定期（每年至少一次）對供應商進行評估和考核，評估內容包括質量、交貨期、價格、服務、環(huán)保等方面。質量方面主要考核供應商提供的石材是否符合質量標準，不合格品率等指標；交貨期方面考核供應商是否按時交貨，交貨準時率等；價格方面比較供應商的報價與市場平均價格水平；服務方面評估供應商的售后服務質量，響應速度等；環(huán)保方面考察供應商的環(huán)保措施是否符合要求。根據(jù)評估結果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優(yōu)秀供應商給予一定的獎勵和優(yōu)先合作機會；對于不合格供應商，及時采取整改措施或終止合作關系。3.供應商激勵與約束激勵措施：對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，公司給予一定的物質獎勵，如獎金、禮品等；在采購訂單分配上給予優(yōu)先考慮；與供應商共同開展技術研發(fā)、質量改進等合作項目，實現(xiàn)互利共贏。約束措施：在采購合同中明確約定雙方的權利和義務，以及違約責任；對于供應商的違約行為，按照合同約定追究其責任，如扣除貨款、要求賠償損失等；對多次違約或嚴重違反公司規(guī)定的供應商，終止合作關系，并在公司內部進行通報。五、采購風險管理1.市場風險關注石材市場價格波動情況，定期收集市場價格信息，分析價格走勢，制定相應的采購策略，如套期保值、簽訂長期合同等，以降低市場價格波動對公司采購成本的影響。建立市場風險預警機制，當市場價格出現(xiàn)異常波動時，及時調整采購計劃和預算，采取相應的應對措施。2.質量風險加強對供應商質量控制體系的審核和評估，確保供應商具備穩(wěn)定的質量保證能力。在采購合同中明確質量標準和驗收方法，加強到貨驗收環(huán)節(jié)的管理，嚴格按照質量標準進行檢驗，對不合格品及時處理，避免因質量問題給公司帶來損失。定期對采購的石材進行質量抽檢，發(fā)現(xiàn)質量隱患及時與供應商溝通解決，并對質量問題進行分析總結，采取改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。3.供應商風險對供應商進行全面的盡職調查，了解供應商的經營狀況、信譽狀況、財務狀況等，降低因供應商經營不善或信譽問題導致的采購風險。與重要供應商簽訂長期合作合同，明確雙方的權利和義務，建立穩(wěn)定的合作關系，減少因供應商更換帶來的風險。定期對供應商進行評估和考核，及時發(fā)現(xiàn)供應商存在的問題，并采取相應的措施加以解決，避免供應商風險擴大化。4.合同風險采購合同應嚴格按照法律法規(guī)和公司合同管理制度的要求簽訂，確保合同條款合法、合規(guī)、完整、明確。在簽訂合同前，對合同條款進行仔細審核，避免出現(xiàn)模糊不清、容易引起歧義的條款。加強合同執(zhí)行過程的管理，跟蹤合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同順利履行。定期對合同進行清理和歸檔，妥善保管合同相關資料，以備查閱。六、采購信息管理1.建立采購信息數(shù)據(jù)庫采購部負責建立采購信息數(shù)據(jù)庫，收集、整理、存儲與采購相關的各類信息，包括供應商信息、采購合同、采購訂單、采購價格、質量檢驗報告等。采購信息數(shù)據(jù)庫應具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，方便公司內部各部門查詢和使用采購信息。2.信息共享與溝通采購部應及時將采購相關信息在公司內部進行共享，通過內部辦公系統(tǒng)、郵件等方式向需求部門、質量部、財務部等相關部門發(fā)布采購計劃、訂單執(zhí)行情況、到貨信息、質量檢驗結果等。需求部門、質量部、財務部等部門應及時將與采購相關的信息反饋給采購部，如需求變更、質量問題、付款申請等，確保信息溝通順暢。3.采購數(shù)據(jù)分析與利用采購部定期對采購信息進行分析，如采購成本分析、供應商績效分析、采購趨勢分析等，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。通過采購數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題和不足，及時采取改進措施，優(yōu)化采購流程，提高采購管理水平。七、監(jiān)督與檢查1.內部審計監(jiān)督公司內部審計部門定期對采購業(yè)務進行審計，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，采購流程是否規(guī)范，采購合同是否有效，采購成本是否合理等。對審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.紀檢監(jiān)察監(jiān)督