監(jiān)理公司臺帳管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司臺帳管理，規(guī)范臺帳的建立、使用和保存，確保公司各項工作的有序開展，提高工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項目監(jiān)理部。（三）定義臺帳是指公司在經(jīng)營管理活動中，為記錄和反映各項工作情況而建立的各種帳冊、表格、文檔等資料的統(tǒng)稱。（四）管理原則1.真實性原則：臺帳記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整地反映公司各項工作的實際情況。2.規(guī)范性原則：臺帳的格式、內(nèi)容、填寫要求等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定，確保臺帳的規(guī)范性和一致性。3.及時性原則：臺帳應(yīng)及時記錄、更新，保證信息的時效性。4.保密性原則：涉及公司機(jī)密的臺帳資料應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、臺帳分類及內(nèi)容（一）行政辦公類1.文件收發(fā)臺帳記錄公司內(nèi)外文件的收發(fā)日期、文號、標(biāo)題、來文單位、份數(shù)、傳閱情況等信息。便于跟蹤文件的流轉(zhuǎn)過程，確保文件及時傳達(dá)和處理。2.辦公用品臺帳登記辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購入日期、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門及人員等。掌握辦公用品的庫存情況，合理安排采購，避免浪費(fèi)。3.固定資產(chǎn)臺帳詳細(xì)記錄公司固定資產(chǎn)的名稱、型號、購置日期、原值、折舊情況、使用部門、存放地點等。為固定資產(chǎn)的管理、清查、核算提供依據(jù)。（二）人力資源類1.員工檔案臺帳包含員工個人基本信息、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核情況、獎懲記錄等。全面反映員工的綜合素質(zhì)和工作表現(xiàn)，為員工的晉升、調(diào)薪、辭退等提供參考。2.考勤臺帳記錄員工的出勤情況，包括正常出勤、遲到、早退、曠工、請假等信息。作為計算員工工資、獎金及進(jìn)行績效考核的依據(jù)。3.培訓(xùn)臺帳登記員工參加培訓(xùn)的課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)效果評估等。跟蹤員工培訓(xùn)情況，評估培訓(xùn)效果，為制定后續(xù)培訓(xùn)計劃提供參考。（三）財務(wù)類1.費(fèi)用報銷臺帳記錄公司各項費(fèi)用報銷的日期、報銷人、報銷事由、金額、審批情況等。便于對費(fèi)用支出進(jìn)行統(tǒng)計分析，控制費(fèi)用成本。2.工資發(fā)放臺帳詳細(xì)記載員工工資的發(fā)放月份、應(yīng)發(fā)工資、實發(fā)工資、扣除項目等信息。確保工資發(fā)放的準(zhǔn)確性和及時性，為財務(wù)核算提供依據(jù)。3.財務(wù)報表臺帳匯總公司各類財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。便于財務(wù)分析和決策，同時滿足公司內(nèi)部管理和外部審計的需要。（四）項目監(jiān)理類1.項目監(jiān)理臺帳針對每個監(jiān)理項目，記錄項目名稱、項目地點、建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理合同簽訂日期、監(jiān)理范圍、監(jiān)理期限、項目總監(jiān)等基本信息。跟蹤項目監(jiān)理工作的進(jìn)展情況，包括監(jiān)理工作月報、季報、總結(jié)報告等的編制和報送情況。2.監(jiān)理日志臺帳由各項目監(jiān)理人員每日填寫，記錄當(dāng)天施工現(xiàn)場的工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全等情況，以及監(jiān)理工作的開展情況。為項目監(jiān)理工作的總結(jié)和評價提供原始資料。3.旁站監(jiān)理臺帳詳細(xì)記錄旁站監(jiān)理的部位、時間、旁站監(jiān)理人員、旁站情況等。確保旁站監(jiān)理工作的規(guī)范執(zhí)行，保證工程質(zhì)量。4.工程質(zhì)量驗收臺帳記錄各分項工程、分部工程的驗收日期、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果、驗收人員等信息。作為工程質(zhì)量評定和竣工驗收的重要依據(jù)。5.安全檢查臺帳記載安全檢查的時間、檢查人員、檢查部位、發(fā)現(xiàn)的安全隱患及整改情況等。督促施工單位及時消除安全隱患，確保施工現(xiàn)場的安全生產(chǎn)。三、臺帳的建立與填寫（一）臺帳建立1.各部門、各項目監(jiān)理部應(yīng)根據(jù)工作需要，按照本制度規(guī)定的臺帳分類及內(nèi)容，建立相應(yīng)的臺帳。2.臺帳應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，確保數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。電子臺帳應(yīng)定期進(jìn)行備份。（二）臺帳填寫要求1.填寫臺帳應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水，字跡工整、清晰，不得涂改。如有錯誤，應(yīng)采用劃線更正法，并由經(jīng)手人在更正處簽名或蓋章。2.臺帳內(nèi)容應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫完整，不得遺漏重要信息。3.對于需要簽字確認(rèn)的臺帳，相關(guān)人員應(yīng)及時簽字，確保責(zé)任明確。四、臺帳的使用與保管（一）臺帳使用1.各部門、各項目監(jiān)理部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)臺帳的管理和使用，確保臺帳的正常流轉(zhuǎn)和有效利用。2.臺帳使用人員應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限查閱和使用臺帳資料，不得擅自修改、刪除或泄露臺帳信息。3.因工作需要借閱臺帳資料的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。借閱人員不得轉(zhuǎn)借他人。（二）臺帳保管1.臺帳應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或被盜。紙質(zhì)臺帳應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，電子臺帳應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和存儲介質(zhì)的保管。2.臺帳的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定。一般情況下，行政辦公類臺帳保管期限為[X]年，人力資源類臺帳保管期限為[X]年，財務(wù)類臺帳保管期限為[X]年，項目監(jiān)理類臺帳保管期限為工程竣工驗收合格后[X]年。3.超過保管期限的臺帳，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀臺帳時，應(yīng)填寫《臺帳銷毀清單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字確認(rèn)。五、臺帳的審核與監(jiān)督（一）臺帳審核1.各部門、各項目監(jiān)理部應(yīng)定期對本部門的臺帳進(jìn)行自查，確保臺帳記錄的準(zhǔn)確性和完整性。2.公司將不定期對各部門的臺帳進(jìn)行抽查審核，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.對于涉及重要事項或金額較大的臺帳，應(yīng)進(jìn)行專項審核，確保相關(guān)工作的合規(guī)性和有效性。（二）臺帳監(jiān)督1.公司設(shè)立臺帳管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對臺帳管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對臺帳管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時糾正，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。3.員工有權(quán)對臺帳管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報，公司將對舉報情況進(jìn)行調(diào)查核實，對經(jīng)查實的違規(guī)行為嚴(yán)肅處理。六、獎懲措施（一）獎勵1.對于臺帳管理工作表現(xiàn)突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽(yù)證書、獎金、晉升等，具體獎勵標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)實際情況確定。（二）懲罰1.對于違反臺帳管