社區(qū)物品采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范社區(qū)物品采購流程，加強采購管理，確保采購物品符合社區(qū)需求，提高采購效率，降低采購成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于社區(qū)內所有物品的采購活動，包括但不限于辦公用品、維修材料、活動用品等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據社區(qū)實際需求進行采購，避免盲目采購和浪費。2.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商提供的產品。3.價格合理原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購方式和談判技巧，爭取最優(yōu)價格。4.公開透明原則：采購過程應公開、透明，接受社區(qū)成員的監(jiān)督。二、采購流程（一）需求申請1.社區(qū)各部門或個人根據工作需要，填寫《社區(qū)物品采購申請表》，詳細注明所需物品的名稱、規(guī)格、數量、用途等信息。2.申請表需經部門負責人審核簽字后，提交至社區(qū)采購管理部門。（二）采購審批1.采購管理部門收到《社區(qū)物品采購申請表》后，對申請內容進行初審，核實需求的合理性和必要性。2.對于金額較大或涉及重要物資的采購申請，需提交社區(qū)管理層進行審批。審批通過后方可進行采購。（三）供應商選擇與采購1.采購人員根據審批后的采購申請，通過多種渠道選擇合適的供應商，如網絡搜索、供應商推薦、行業(yè)協會推薦等。2.對潛在供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格水平、售后服務等。3.與選定的供應商進行談判，明確采購物品的規(guī)格、數量、價格、交貨期、售后服務等條款，并簽訂采購合同。4.采購人員按照合同要求，及時跟進采購進度，確保供應商按時、按質、按量交貨。（四）驗收與入庫1.采購物品到貨后，由社區(qū)指定的驗收人員進行驗收。驗收內容包括物品的規(guī)格、數量、質量等是否與合同一致。2.驗收合格的物品，驗收人員在《物品驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。入庫時應按照物品的類別、規(guī)格進行分類存放，便于管理和查詢。3.驗收不合格的物品，應及時與供應商溝通協商解決，如退貨、換貨等。（五）付款結算1.采購人員根據合同約定和驗收情況，填寫《付款申請單》，附上采購合同、發(fā)票、驗收單等相關資料，提交至財務部門審核。2.財務部門對付款申請進行審核，確認無誤后，按照財務管理制度辦理付款手續(xù)。三、采購預算管理（一）預算編制1.每年末，社區(qū)采購管理部門應根據社區(qū)下一年度的工作計劃和目標，編制采購預算草案。2.采購預算草案應包括各項采購物品的名稱、規(guī)格、數量、預計價格、采購時間等信息，并明確預算總金額。3.采購預算草案需經社區(qū)管理層審核批準后，作為下一年度采購工作的依據。（二）預算執(zhí)行與控制1.采購人員應嚴格按照采購預算進行采購活動，不得超預算采購。2.如因特殊情況需要調整采購預算，應按照預算編制程序進行申請和審批。3.財務部門應定期對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現問題并采取措施加以解決。四、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購人員在選定供應商并談判達成一致后，應及時簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物品的規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。3.合同簽訂前，應提交社區(qū)法律顧問進行審核，確保合同的合法性和有效性。（二）合同執(zhí)行與跟蹤1.采購人員應負責監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。2.如發(fā)現供應商存在違約行為，應及時與供應商溝通協商，要求其采取措施予以糾正。如協商不成，可根據合同約定追究供應商的違約責任。3.采購人員應定期對合同執(zhí)行情況進行總結和分析，及時發(fā)現問題并采取措施加以改進。（三）合同變更與解除1.在合同履行過程中，如因特殊情況需要變更合同條款，應經雙方協商一致，并簽訂書面變更協議。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，應按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關手續(xù)。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購管理部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險等。2.對于識別出的風險，應進行詳細的分析和評估，確定風險的等級和影響程度。（二）風險應對措施1.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施，如選擇多家供應商、簽訂質量保證協議、加強合同管理等。2.采購人員應密切關注市場動態(tài)，及時調整采購策略，降低市場風險。3.加強對供應商的管理和監(jiān)督，定期對供應商進行評估和考核，確保供應商的信譽和實力。4.嚴格執(zhí)行采購驗收制度，加強對采購物品質量的控制，降低質量風險。六、監(jiān)督與考核（一）內部監(jiān)督1.社區(qū)審計部門應對采購活動進行定期審計和監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)，采購合同是否履行，采購預算是否執(zhí)行等。2.社區(qū)成員有權對采購活動進行監(jiān)督，如發(fā)現問題可向采購管理部門或社區(qū)管理層反映。（二）考核評價1.建立采購人員考核評價機制，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、廉潔自律等方面進行考核評價。2.考核評價結果與采購人員的薪酬、