為規(guī)范公章管理制度總則目的為加強(qiáng)公司公章管理，規(guī)范公章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，公司所有部門和員工在涉及公章使用的相關(guān)活動(dòng)中均須遵守本制度。定義1.公章：指公司正式對外使用的具有法律效力的印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等。2.用章申請：指公司內(nèi)部人員因工作需要使用公章，按照規(guī)定填寫的申請表格。3.審批流程：指用章申請?zhí)峤缓螅凑展疽?guī)定的層級和權(quán)限進(jìn)行審核批準(zhǔn)的過程。公章的刻制與啟用公章刻制1.公司公章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際需要，選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。2.刻制公章時(shí)，行政部門應(yīng)向印章制作單位提供公司營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明等相關(guān)資料，并明確印章的種類、規(guī)格、材質(zhì)等要求。3.印章制作完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收，檢查印章的外觀、尺寸、文字等是否符合要求，并留存印章印模備案。公章啟用1.新刻制的公章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《公章啟用申請表》，詳細(xì)注明公章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并提交公司法定代表人審批。2.經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，行政部門應(yīng)將公章啟用的相關(guān)信息在公司內(nèi)部進(jìn)行公告，并通知各部門和分支機(jī)構(gòu)。3.公章啟用后，行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，并建立公章使用登記臺賬，詳細(xì)記錄公章的使用情況。公章的保管保管原則1.公司公章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，確保公章的安全存放和正確使用。2.公章保管人員不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在空白紙張、合同等文件上加蓋公章。3.公章保管人員應(yīng)妥善保管公章存放的鑰匙和密碼，確保公章存放地點(diǎn)的安全。保管地點(diǎn)1.公司公章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并放置在公司指定的保管地點(diǎn)。2.保管地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全設(shè)施，確保公章的安全存放。保管人員變更1.公章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理公章交接手續(xù)。2.公章交接時(shí)，原保管人員應(yīng)將公章、印章使用登記臺賬、鑰匙、密碼等相關(guān)物品移交給新保管人員，并填寫《公章交接清單》，雙方簽字確認(rèn)。3.行政部門應(yīng)及時(shí)對公章保管人員的變更情況進(jìn)行備案，并通知各部門和分支機(jī)構(gòu)。公章的使用使用范圍1.公司公章主要用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件等具有法律效力的事項(xiàng)，以及公司內(nèi)部需要加蓋公章的各類文件、報(bào)表、證明等。2.合同專用章主要用于公司對外簽訂各類合同，不得用于其他非合同類文件的加蓋。3.財(cái)務(wù)專用章主要用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等相關(guān)財(cái)務(wù)事項(xiàng)，不得用于其他非財(cái)務(wù)類文件的加蓋。4.法定代表人章主要用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)事項(xiàng)，如簽署合同、文件等，不得用于其他非法定代表人授權(quán)的事項(xiàng)。使用流程1.用章申請公司內(nèi)部人員因工作需要使用公章，應(yīng)填寫《用章申請表》，詳細(xì)注明用章事項(xiàng)、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章日期等信息，并簽字確認(rèn)。用章申請應(yīng)根據(jù)用章事項(xiàng)的性質(zhì)和審批權(quán)限，提交給相應(yīng)的審批人進(jìn)行審核批準(zhǔn)。2.審批流程一般事項(xiàng)用章申請，由部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要事項(xiàng)用章申請，由部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，再報(bào)公司法定代表人審批。涉及財(cái)務(wù)、合同等重大事項(xiàng)用章申請，除按照上述流程審批外，還需經(jīng)財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門審核。3.用章登記經(jīng)審批同意使用公章的，公章保管人員應(yīng)在《公章使用登記臺賬》上詳細(xì)記錄用章日期、用章事項(xiàng)、用章文件名稱、用章份數(shù)、審批人等信息，并要求用章人簽字確認(rèn)。用章登記臺賬應(yīng)妥善保存，以備查閱。4.蓋章操作公章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的用章申請內(nèi)容進(jìn)行蓋章操作，確保蓋章位置準(zhǔn)確、清晰，不得隨意更改用章內(nèi)容。蓋章完成后，公章保管人員應(yīng)將用章文件原件與《用章申請表》、《公章使用登記臺賬》進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后，將用章文件原件返還給用章人。特殊情況用章1.因緊急情況需要使用公章，但無法按照正常審批流程進(jìn)行申請的，用章人應(yīng)及時(shí)向公司法定代表人或分管領(lǐng)導(dǎo)電話請示，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.補(bǔ)辦審批手續(xù)時(shí)，用章人應(yīng)填寫《緊急用章申請表》，詳細(xì)說明緊急情況的原因、用章事項(xiàng)、用章文件名稱等信息，并提交相關(guān)證明材料。3.經(jīng)公司法定代表人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，公章保管人員方可按照規(guī)定進(jìn)行蓋章操作，并在《公章使用登記臺賬》上注明“緊急用章”字樣及批準(zhǔn)人姓名。公章的停用與銷毀停用原因1.公司名稱變更、經(jīng)營范圍調(diào)整等原因，需要更換公章的，原公章應(yīng)予以停用。2.公章?lián)p壞、遺失等原因，無法繼續(xù)使用的，應(yīng)及時(shí)停用。3.因其他原因需要停用公章的，由行政部門提出申請，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后執(zhí)行。停用程序1.公章停用前，行政部門應(yīng)填寫《公章停用申請表》，詳細(xì)注明公章名稱、停用日期、停用原因等信息，并提交公司法定代表人審批。2.經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，行政部門應(yīng)將公章停用的相關(guān)信息在公司內(nèi)部進(jìn)行公告，并通知各部門和分支機(jī)構(gòu)。3.公章停用后，行政部門應(yīng)及時(shí)將公章收回，并妥善保管，防止公章被盜用或?yàn)E用。銷毀程序1.對于需要銷毀的公章，行政部門應(yīng)填寫《公章銷毀申請表》，詳細(xì)注明公章名稱、銷毀原因、銷毀方式等信息，并提交公司法定代表人審批。2.經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，行政部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)的銷毀單位進(jìn)行公章銷毀，并在銷毀過程中進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督。3.公章銷毀完成后，行政部門應(yīng)要求銷毀單位出具《公章銷毀證明》，并將證明文件與《公章銷毀申請表》一并存檔。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對公章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保公章使用的規(guī)范、安全。檢查內(nèi)容1.公章保管情況，包括保管人員是否符合要求、保管地點(diǎn)是否安全、保管設(shè)施是否完善等。2.公章使用情況，包括用章申請是否規(guī)范、審批流程是否嚴(yán)格、用章登記是否完整等。3.公章停用與銷毀情況，包括停用程序是否合規(guī)、銷毀過程是否監(jiān)督等。檢查方式1.定期檢查，行政部門應(yīng)定期對公章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，一般每季度進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報(bào)告。2.不定期抽查，行政部門可根據(jù)工作需要，不定期對公章使用情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。違規(guī)處理1.對于違反公章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因違反公章