票據(jù)憑證傳遞管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司票據(jù)憑證傳遞的管理，規(guī)范傳遞流程，確保票據(jù)憑證的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)傳遞，提高公司財(cái)務(wù)管理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類票據(jù)憑證的傳遞管理，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、合同文件等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：傳遞的票據(jù)憑證信息必須準(zhǔn)確無(wú)誤，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。2.及時(shí)性原則：票據(jù)憑證應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)傳遞，不得延誤，以保證財(cái)務(wù)工作的正常進(jìn)行。3.安全性原則：在傳遞過(guò)程中，要確保票據(jù)憑證的安全，防止丟失、損壞或泄露。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和職責(zé)，確保傳遞過(guò)程中的問(wèn)題能夠及時(shí)追溯和解決。二、票據(jù)憑證的分類及定義（一）發(fā)票指在購(gòu)銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，開(kāi)具、收取的收付款憑證。（二）收據(jù)用于證明收到款項(xiàng)或物品的書(shū)面憑證。（三）報(bào)銷單員工因公務(wù)支出需要報(bào)銷時(shí)填寫(xiě)的單據(jù)，包括費(fèi)用明細(xì)、金額、報(bào)銷事由等。（四）合同文件公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議等文件，是確認(rèn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)關(guān)系的重要依據(jù)。三、票據(jù)憑證傳遞流程（一）業(yè)務(wù)發(fā)生環(huán)節(jié)1.員工在開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，取得相關(guān)票據(jù)憑證后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行初步整理。確保票據(jù)憑證的真實(shí)性、完整性，包括發(fā)票的開(kāi)票日期、發(fā)票號(hào)碼、購(gòu)買方信息、銷售方信息、商品或服務(wù)名稱、金額、稅率、稅額等信息清晰準(zhǔn)確；收據(jù)要注明收款日期、交款人、收款人、金額、收款事由等；合同文件要包含合同雙方名稱、合同標(biāo)的、金額、付款方式、履行期限等關(guān)鍵條款。2.將整理好的票據(jù)憑證按照業(yè)務(wù)性質(zhì)和類別進(jìn)行分類，并附上相應(yīng)的說(shuō)明或?qū)徟募＠?，?bào)銷業(yè)務(wù)要附上出差審批單、費(fèi)用申請(qǐng)單等；采購(gòu)業(yè)務(wù)要附上采購(gòu)訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（二）部門內(nèi)部流轉(zhuǎn)1.員工將整理好的票據(jù)憑證提交給所在部門負(fù)責(zé)人。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)票據(jù)憑證的真實(shí)性、合理性以及與業(yè)務(wù)的相關(guān)性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生、費(fèi)用是否符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和范圍、審批手續(xù)是否齊全等。2.如部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)，在票據(jù)憑證上簽字確認(rèn)，并注明審核意見(jiàn)。然后將其轉(zhuǎn)交給部門內(nèi)負(fù)責(zé)相關(guān)事務(wù)的人員，如財(cái)務(wù)對(duì)接人或行政助理等，以便進(jìn)一步流轉(zhuǎn)。3.若部門負(fù)責(zé)人審核不通過(guò)，應(yīng)及時(shí)與員工溝通，說(shuō)明原因，并要求員工補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。待員工重新整理并提交審核通過(guò)后，再進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（三）財(cái)務(wù)部門接收1.部門內(nèi)負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)的人員將票據(jù)憑證及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門設(shè)立專門的票據(jù)憑證接收崗位，負(fù)責(zé)接收各類傳遞過(guò)來(lái)的票據(jù)憑證。2.接收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)票據(jù)憑證的數(shù)量、種類、金額等信息，與傳遞清單進(jìn)行逐一比對(duì)，確保交接準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與傳遞部門溝通核實(shí)。3.在接收票據(jù)憑證時(shí)，接收人員要對(duì)其進(jìn)行再次整理和編號(hào)，以便后續(xù)的查閱和管理。編號(hào)可采用年份+月份+流水號(hào)的方式，例如202305001，表示2023年5月的第1號(hào)票據(jù)憑證。（四）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)審核人員按照財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對(duì)接收的票據(jù)憑證進(jìn)行詳細(xì)審核。審核內(nèi)容包括票據(jù)的真實(shí)性（可通過(guò)稅務(wù)網(wǎng)站查詢發(fā)票真?zhèn)蔚确绞剑?、合?guī)性（如發(fā)票是否符合規(guī)定的格式、蓋章是否齊全等）、報(bào)銷金額的準(zhǔn)確性（與業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生金額是否相符）以及審批流程的完整性（是否有各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的簽字審批）等。2.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，財(cái)務(wù)審核人員應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通。屬于票據(jù)憑證本身問(wèn)題的，要求補(bǔ)充或更換正確的票據(jù)憑證；屬于報(bào)銷金額或?qū)徟鞒虇?wèn)題的，與員工或?qū)徟I(lǐng)導(dǎo)協(xié)商解決。3.審核通過(guò)的票據(jù)憑證，財(cái)務(wù)審核人員在上面簽字確認(rèn)，并注明審核日期。然后將其按照業(yè)務(wù)類型和性質(zhì)進(jìn)行分類整理，登記入賬或進(jìn)行后續(xù)的報(bào)銷處理。（五）報(bào)銷支付1.對(duì)于符合報(bào)銷規(guī)定的費(fèi)用類票據(jù)憑證，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司的資金安排和審批流程進(jìn)行報(bào)銷支付。報(bào)銷支付方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金支付等，具體按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.在進(jìn)行報(bào)銷支付時(shí)，財(cái)務(wù)人員要確保支付信息的準(zhǔn)確無(wú)誤，包括收款方名稱、賬號(hào)、開(kāi)戶行等。同時(shí)，要及時(shí)記錄報(bào)銷支付的日期、金額、支付方式等信息，以便進(jìn)行賬務(wù)處理和資金管理。3.對(duì)于大額報(bào)銷或重要的支付業(yè)務(wù)，應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)膹?fù)核和審批，確保資金安全和支付的準(zhǔn)確性。（六）檔案歸檔1.完成報(bào)銷支付等相關(guān)財(cái)務(wù)處理后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將票據(jù)憑證進(jìn)行整理歸檔。歸檔的票據(jù)憑證應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行排列，并編制詳細(xì)的檔案目錄。2.檔案管理人員要將歸檔的票據(jù)憑證妥善保管，存放于專門的檔案柜中。檔案柜要具備防火、防潮、防蟲(chóng)等功能，以確保票據(jù)憑證的安全保存。3.根據(jù)公司檔案管理規(guī)定，確定票據(jù)憑證的保管期限。在保管期限內(nèi)，要保證檔案的完整性和可查閱性。保管期限屆滿后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀或存檔處理。四、票據(jù)憑證傳遞的時(shí)間要求（一）日常業(yè)務(wù)1.對(duì)于日常發(fā)生的業(yè)務(wù)，員工應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將取得的票據(jù)憑證整理并提交給所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在收到票據(jù)憑證后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并轉(zhuǎn)交給部門內(nèi)負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)的人員。3.部門內(nèi)負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)的人員應(yīng)在收到審核通過(guò)的票據(jù)憑證后的[X]個(gè)工作日內(nèi)傳遞給財(cái)務(wù)部門。4.財(cái)務(wù)部門接收人員應(yīng)在收到票據(jù)憑證后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成核對(duì)、編號(hào)等初步處理，并提交給財(cái)務(wù)審核人員。5.財(cái)務(wù)審核人員應(yīng)在收到票據(jù)憑證后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核。審核通過(guò)的，按照規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷支付或歸檔處理；審核不通過(guò)的，及時(shí)與相關(guān)人員溝通處理，處理時(shí)間視具體情況而定，但不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（二）緊急業(yè)務(wù)對(duì)于緊急業(yè)務(wù)涉及的票據(jù)憑證傳遞，各環(huán)節(jié)應(yīng)優(yōu)先處理，確保在要求的緊急時(shí)間內(nèi)完成傳遞和相關(guān)處理工作。例如，因重大項(xiàng)目需要緊急支付款項(xiàng)的票據(jù)憑證，從員工提交到完成支付的時(shí)間應(yīng)控制在[X]個(gè)工作日內(nèi)。具體緊急業(yè)務(wù)的時(shí)間要求根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況由相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)另行確定，并通知財(cái)務(wù)部門。（三）定期匯總業(yè)務(wù)對(duì)于一些定期發(fā)生的業(yè)務(wù)，如月度費(fèi)用報(bào)銷、季度報(bào)表申報(bào)等，相關(guān)票據(jù)憑證應(yīng)在規(guī)定的周期內(nèi)統(tǒng)一傳遞和處理。例如，月度費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)在次月的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成所有票據(jù)憑證的收集、審核、報(bào)銷支付和歸檔工作。五、票據(jù)憑證傳遞的責(zé)任分工（一）員工責(zé)任1.負(fù)責(zé)取得真實(shí)、完整、合規(guī)的票據(jù)憑證，并按照公司規(guī)定進(jìn)行初步整理和分類。2.確保票據(jù)憑證所反映的業(yè)務(wù)真實(shí)發(fā)生，且符合公司的相關(guān)政策和規(guī)定。3.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的票據(jù)憑證提交給所在部門負(fù)責(zé)人，并配合部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核和溝通。（二）部門負(fù)責(zé)人責(zé)任1.對(duì)本部門員工提交的票據(jù)憑證進(jìn)行真實(shí)性、合理性和相關(guān)性審核。2.確保票據(jù)憑證所涉及的業(yè)務(wù)符合公司業(yè)務(wù)流程和規(guī)定，審批手續(xù)齊全。3.對(duì)審核通過(guò)的票據(jù)憑證簽字確認(rèn)，并及時(shí)安排流轉(zhuǎn)，對(duì)審核不通過(guò)的票據(jù)憑證負(fù)責(zé)與員工溝通處理。（三）部門內(nèi)流轉(zhuǎn)人員責(zé)任1.負(fù)責(zé)將部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)的票據(jù)憑證及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門，并與財(cái)務(wù)部門做好交接工作。2.協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行相關(guān)信息的查詢和核對(duì)，確保票據(jù)憑證傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（四）財(cái)務(wù)部門責(zé)任1.設(shè)立專門崗位負(fù)責(zé)接收、核對(duì)、編號(hào)和保管票據(jù)憑證。2.按照財(cái)務(wù)制度和規(guī)定對(duì)票據(jù)憑證進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和合規(guī)。3.及時(shí)進(jìn)行報(bào)銷支付和檔案歸檔工作，保證財(cái)務(wù)工作的正常開(kāi)展。4.對(duì)票據(jù)憑證傳遞過(guò)程中的問(wèn)題進(jìn)行協(xié)調(diào)和處理，定期向公司管理層匯報(bào)票據(jù)憑證管理情況。六、票據(jù)憑證傳遞過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)防范（一）丟失風(fēng)險(xiǎn)1.各環(huán)節(jié)在傳遞票據(jù)憑證時(shí)，應(yīng)使用專門的文件袋或信封進(jìn)行封裝，并在封口處注明傳遞日期、傳遞人、接收人等信息。2.對(duì)于重要的票據(jù)憑證，如大額發(fā)票、重要合同文件等，應(yīng)采用郵寄掛號(hào)信或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)的方式進(jìn)行傳遞，并要求對(duì)方簽收確認(rèn)。3.建立票據(jù)憑證傳遞臺(tái)賬，記錄每一次傳遞的時(shí)間、地點(diǎn)、傳遞人、接收人、票據(jù)憑證名稱和數(shù)量等信息，以便跟蹤查詢。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)憑證丟失，能夠及時(shí)追溯到傳遞環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（二）信息錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，提高其對(duì)票據(jù)憑證填寫(xiě)和整理的準(zhǔn)確性認(rèn)識(shí)。在填寫(xiě)票據(jù)憑證時(shí)，要仔細(xì)核對(duì)各項(xiàng)信息，確保字跡清晰、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。2.財(cái)務(wù)部門在審核票據(jù)憑證時(shí)，要認(rèn)真比對(duì)各項(xiàng)信息與業(yè)務(wù)實(shí)際情況是否相符，對(duì)于存在疑問(wèn)的信息及時(shí)與相關(guān)人員核實(shí)。3.在票據(jù)憑證傳遞過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)信息錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)退回更正。更正后的票據(jù)憑證需重新按照傳遞流程進(jìn)行審核和傳遞。（三）虛假票據(jù)風(fēng)險(xiǎn)1.財(cái)務(wù)部門加強(qiáng)對(duì)票據(jù)真?zhèn)蔚膶徍肆Χ?，通過(guò)稅務(wù)網(wǎng)站、電話查詢、專業(yè)鑒別工具等多種方式核實(shí)發(fā)票的真實(shí)性。對(duì)于可疑的票據(jù)，可要求提供其他相關(guān)證明材料進(jìn)行佐證。2.建立與供應(yīng)商、客戶等相關(guān)方的溝通機(jī)制，定期核對(duì)業(yè)務(wù)往來(lái)中的票據(jù)憑證信息，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)解決，防范虛假票據(jù)的發(fā)生。3.對(duì)涉及虛假票據(jù)的行為，按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、票據(jù)憑證的保管與銷毀（一）保管1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的票據(jù)憑證保管區(qū)域，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、保險(xiǎn)柜等，確保票據(jù)憑證的安全存放。2.按照檔案管理的要求，對(duì)票據(jù)憑證進(jìn)行分類存放，并建立詳細(xì)的檔案索引和目錄。檔案索引和目錄應(yīng)包括票據(jù)憑證的類別、年份、月份、編號(hào)、名稱、金額、保管期限等信息，以便快速查詢和檢索。3.定期對(duì)票據(jù)憑證進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)憑證有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（二）銷毀1.票據(jù)憑證保管期限屆滿后，由財(cái)務(wù)部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《票據(jù)憑證銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀票據(jù)憑證的類別、年份、月份、數(shù)量、金額等信息，并說(shuō)明銷毀原因。2.《票據(jù)憑證銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司管理層審批。公司管理層審批通過(guò)后，方可進(jìn)行銷毀處理。3.銷毀票據(jù)憑證時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并確保銷毀過(guò)程符合相關(guān)規(guī)定和要求。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方法，確保票據(jù)憑證的信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀完成后，監(jiān)銷人員和申請(qǐng)銷毀人員應(yīng)在《票據(jù)憑證銷毀記錄單》上簽字確認(rèn)，記錄銷毀的日期、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等信息，并將《票據(jù)憑證銷毀記錄單》與《票據(jù)憑證銷毀申請(qǐng)表》一同歸檔保存。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)票據(jù)憑證傳遞管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查。審計(jì)內(nèi)容包括票據(jù)憑證傳遞流程是否合規(guī)、各環(huán)節(jié)責(zé)任是否落實(shí)、時(shí)間要求是否遵守、風(fēng)險(xiǎn)防范措施是否有效等。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。整改責(zé)任部門應(yīng)按照要求制定整改措施，明確整改期限，確保問(wèn)題得到有效解決。（二）財(cái)務(wù)部門自查財(cái)務(wù)部門每月對(duì)票據(jù)憑證傳遞情況進(jìn)行自查，檢查傳遞流程是否順暢、審核工作是否嚴(yán)格、檔案管理是否規(guī)范等。對(duì)于自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行總結(jié)分析，制定改進(jìn)措施，并在部門內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)，以提高財(cái)務(wù)人員對(duì)票據(jù)憑證傳遞管理工作的重視程度和業(yè)務(wù)水平。（三）考核評(píng)價(jià)公司將票據(jù)憑證傳遞管理工作納入相關(guān)部門和人員的績(jī)效考核體系。對(duì)在票據(jù)憑證傳遞過(guò)程中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反制度規(guī)定、導(dǎo)致工作失誤或造成不良影響的，進(jìn)行相應(yīng)的處罰?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)可包括票據(jù)憑證傳遞的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)