pac文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司PAC文件的管理，確保文件的安全、完整、有效，便于文件的合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部PAC文件的管理，包括文件的制定、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修訂、廢止、存檔等全過(guò)程。（三）定義1.PAC文件：指公司在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)政策（Policy）、流程（Procedure）、規(guī)范（Criterion）文件，是公司各項(xiàng)工作開(kāi)展的依據(jù)和準(zhǔn)則。2.歸口管理部門(mén)：指負(fù)責(zé)對(duì)PAC文件進(jìn)行分類(lèi)、審核、指導(dǎo)和監(jiān)督等管理工作的部門(mén)。不同類(lèi)型的PAC文件由相應(yīng)的歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)管理，具體劃分如下：人力資源相關(guān)文件由人力資源部歸口管理；財(cái)務(wù)相關(guān)文件由財(cái)務(wù)部歸口管理；業(yè)務(wù)流程相關(guān)文件由各業(yè)務(wù)部門(mén)歸口管理，涉及多個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)流程文件由主導(dǎo)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)牽頭管理；行政后勤相關(guān)文件由行政部歸口管理；其他綜合性文件由總經(jīng)理辦公室歸口管理。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司PAC文件實(shí)行統(tǒng)一歸口管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分類(lèi)管理原則：根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容和用途，對(duì)PAC文件進(jìn)行分類(lèi)管理，便于查找和使用。3.受控原則：所有PAC文件均需進(jìn)行受控管理，確保文件的現(xiàn)行有效版本得到正確使用。4.動(dòng)態(tài)管理原則：隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和環(huán)境變化，及時(shí)對(duì)PAC文件進(jìn)行修訂、廢止等動(dòng)態(tài)管理，確保文件的適用性和有效性。二、文件制定（一）制定需求提出1.各部門(mén)在工作過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有文件不能滿(mǎn)足工作需要、業(yè)務(wù)流程發(fā)生重大變化或國(guó)家法律法規(guī)政策調(diào)整等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)提出制定新文件或修訂現(xiàn)有文件的需求。2.需求提出部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《PAC文件制定/修訂申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明文件制定或修訂的原因、目的、主要內(nèi)容以及對(duì)公司現(xiàn)有工作的影響等，并提交給歸口管理部門(mén)。（二）起草1.歸口管理部門(mén)接到《PAC文件制定/修訂申請(qǐng)表》后，根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的起草工作。2.起草人員應(yīng)深入了解文件制定或修訂的背景和目的，收集相關(guān)資料，進(jìn)行充分的調(diào)研和分析，確保文件內(nèi)容的科學(xué)性、合理性和可操作性。3.文件起草應(yīng)遵循公司的管理理念和風(fēng)格，語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、規(guī)范，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和語(yǔ)句。4.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的文件，起草部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合起草，充分征求各方意見(jiàn)，確保文件內(nèi)容能夠得到各相關(guān)部門(mén)的認(rèn)可和配合。（三）審核1.文件起草完成后，起草人員應(yīng)將文件初稿提交給歸口管理部門(mén)進(jìn)行審核。2.歸口管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員對(duì)文件初稿進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審核文件的內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)政策要求、是否與公司現(xiàn)有制度相協(xié)調(diào)、是否具有可操作性等。3.審核人員應(yīng)提出明確的審核意見(jiàn)，對(duì)于不符合要求的地方，起草人員應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行修改完善，直至審核通過(guò)。（四）審批1.經(jīng)歸口管理部門(mén)審核通過(guò)的文件，由歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署審核意見(jiàn)后，提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文件的重要性和涉及范圍，對(duì)文件進(jìn)行認(rèn)真審批，簽署審批意見(jiàn)。對(duì)于涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)或影響范圍較廣的文件，需經(jīng)總經(jīng)理審批。3.文件審批通過(guò)后，方可進(jìn)入發(fā)布環(huán)節(jié)。三、文件發(fā)布（一）編號(hào)1.公司PAC文件實(shí)行統(tǒng)一編號(hào)管理，編號(hào)規(guī)則如下：[歸口管理部門(mén)代碼（2位）][文件類(lèi)別代碼（2位）][年份（4位）][順序號(hào)（3位）]例如：人力資源部歸口管理的政策文件，編號(hào)為HRZC2023001；財(cái)務(wù)部歸口管理的流程文件，編號(hào)為CWLL2023002。歸口管理部門(mén)代碼和文件類(lèi)別代碼對(duì)照表如下：|歸口管理部門(mén)|代碼|文件類(lèi)別|代碼|||||||人力資源部|HR|政策|ZC||人力資源部|HR|流程|LL||人力資源部|HR|規(guī)范|GF||財(cái)務(wù)部|CW|政策|ZC||財(cái)務(wù)部|CW|流程|LL||財(cái)務(wù)部|CW|規(guī)范|GF||業(yè)務(wù)部門(mén)1|YB1|政策|ZC||業(yè)務(wù)部門(mén)1|YB1|流程|LL||業(yè)務(wù)部門(mén)1|YB1|規(guī)范|GF||行政部|XZ|政策|ZC||行政部|XZ|流程|LL||行政部|XZ|規(guī)范|GF||總經(jīng)理辦公室|ZB|政策|ZC||總經(jīng)理辦公室|ZB|流程|LL||總經(jīng)理辦公室|ZB|規(guī)范|GF|2.編號(hào)由歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)編制和管理，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。（二）發(fā)布形式1.文件發(fā)布采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式。電子文檔發(fā)布在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的文件管理系統(tǒng)中，方便員工查閱和下載；紙質(zhì)文檔根據(jù)文件的性質(zhì)和發(fā)放范圍，由歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)印刷和發(fā)放。2.對(duì)于涉及公司核心機(jī)密或重要業(yè)務(wù)的文件，應(yīng)采取加密、授權(quán)訪問(wèn)等安全措施，確保文件的保密性和安全性。（三）發(fā)放范圍1.文件發(fā)放范圍應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容和用途確定，確保相關(guān)部門(mén)和人員能夠及時(shí)獲取和使用文件。一般情況下，文件發(fā)放范圍包括：文件涉及的相關(guān)部門(mén)；文件執(zhí)行過(guò)程中需要參考的其他部門(mén)；公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)管理人員。2.歸口管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《PAC文件發(fā)放登記表》，詳細(xì)記錄文件的發(fā)放對(duì)象、發(fā)放日期、文件編號(hào)、文件名稱(chēng)等信息，并由發(fā)放對(duì)象簽字確認(rèn)。四、文件執(zhí)行（一）培訓(xùn)與宣貫1.文件發(fā)布后，歸口管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行培訓(xùn)與宣貫，確保文件的內(nèi)容得到準(zhǔn)確理解和執(zhí)行。2.培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)講解等多種形式，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括文件的背景、目的、主要內(nèi)容、執(zhí)行要求等。3.培訓(xùn)結(jié)束后，歸口管理部門(mén)應(yīng)組織對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估，收集員工的意見(jiàn)和建議，以便對(duì)文件進(jìn)行進(jìn)一步完善。（二）執(zhí)行監(jiān)督1.各部門(mén)應(yīng)按照文件要求認(rèn)真組織實(shí)施，確保文件的各項(xiàng)規(guī)定得到有效執(zhí)行。歸口管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專(zhuān)項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行，檢查內(nèi)容包括文件的執(zhí)行情況、工作流程的合規(guī)性、相關(guān)記錄的完整性等。3.對(duì)于違反文件規(guī)定的行為，歸口管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)出整改通知，責(zé)令相關(guān)部門(mén)和人員限期整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查。（三）溝通與反饋1.在文件執(zhí)行過(guò)程中，各部門(mén)如有疑問(wèn)或發(fā)現(xiàn)文件存在不合理之處，應(yīng)及時(shí)與歸口管理部門(mén)溝通反饋。歸口管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行解答和處理，對(duì)于確實(shí)需要修訂的文件，應(yīng)按照文件修訂程序進(jìn)行修訂。2.各部門(mén)應(yīng)定期向歸口管理部門(mén)匯報(bào)文件執(zhí)行情況，及時(shí)反饋執(zhí)行過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，以便歸口管理部門(mén)對(duì)文件進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理和優(yōu)化。五、文件修訂（一）修訂申請(qǐng)1.在文件執(zhí)行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在以下情況之一，相關(guān)部門(mén)或人員應(yīng)及時(shí)提出修訂申請(qǐng)：文件內(nèi)容與國(guó)家法律法規(guī)政策相抵觸；文件規(guī)定與公司實(shí)際情況不符，影響工作正常開(kāi)展；文件存在漏洞或缺陷，導(dǎo)致執(zhí)行困難或出現(xiàn)錯(cuò)誤；公司業(yè)務(wù)發(fā)生重大變化，需要對(duì)文件進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。2.修訂申請(qǐng)應(yīng)填寫(xiě)《PAC文件制定/修訂申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明文件修訂的原因、具體修訂內(nèi)容等，并提交給歸口管理部門(mén)。（二）修訂流程1.歸口管理部門(mén)接到修訂申請(qǐng)后，按照文件制定流程進(jìn)行審核、起草、審核、審批等工作，確保修訂后的文件符合公司管理要求和實(shí)際工作需要。2.文件修訂后，應(yīng)及時(shí)發(fā)布新的版本，并收回舊版本，確保所有相關(guān)部門(mén)和人員使用的是現(xiàn)行有效版本。3.歸口管理部門(mén)應(yīng)記錄文件修訂的過(guò)程和結(jié)果，包括修訂日期、修訂內(nèi)容、審批意見(jiàn)等，并存檔備案。六、文件廢止（一）廢止情形1.文件所依據(jù)的法律法規(guī)政策已廢止或修訂，導(dǎo)致文件失去效力；2.文件規(guī)定的業(yè)務(wù)已停止或不再開(kāi)展，文件已無(wú)使用價(jià)值；3.經(jīng)評(píng)估，文件內(nèi)容存在嚴(yán)重問(wèn)題，已不適應(yīng)公司發(fā)展需要；4.新制定的文件替代了原有的文件，原文件不再適用。（二）廢止流程1.歸口管理部門(mén)在確定文件需要廢止后，應(yīng)填寫(xiě)《PAC文件廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明文件廢止的原因，并提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，歸口管理部門(mén)應(yīng)在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的文件管理系統(tǒng)中發(fā)布文件廢止通知，同時(shí)收回紙質(zhì)文件，并進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。3.歸口管理部門(mén)應(yīng)記錄文件廢止的過(guò)程和結(jié)果，并存檔備案。七、文件存檔（一）存檔要求1.公司PAC文件應(yīng)按照分類(lèi)管理的原則進(jìn)行存檔，確保文件的完整性和可檢索性。2.歸檔文件應(yīng)包括文件的紙質(zhì)文檔和電子文檔，電子文檔應(yīng)與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。3.歸檔文件應(yīng)按照文件編號(hào)順序進(jìn)行排列，編制文件目錄，注明文件名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限等信息，便于查找和使用。（二）存檔期限1.PAC文件的存檔期限根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度確定，一般分為長(zhǎng)期存檔和短期存檔。長(zhǎng)期存檔文件：主要包括涉及公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策、重要業(yè)務(wù)、法律法規(guī)政策等方面的文件，存檔期限為永久。短期存檔文件：主要包括一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性的工作安排等，存檔期限為35年。2.存檔期限屆滿(mǎn)后，歸口管理部門(mén)應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定，對(duì)文件進(jìn)行鑒定和處置，對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的文件，可予以銷(xiāo)毀。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱PAC文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《PAC文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到歸口管理部門(mén)查閱。2.涉及公司核心機(jī)密或重要業(yè)務(wù)的文件，查閱人員需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在歸口管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱，查閱過(guò)程中不得擅自復(fù)印、拍照或帶出文件。3.公司外部人員因工作需要查閱PAC文件時(shí)，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行查閱。4.員工因工作需要借閱PAC文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《PAC文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)10個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人