自費藥品采購管理制度一、總則1.目的為加強公司自費藥品采購管理，規(guī)范采購行為，確保藥品質(zhì)量，保障員工用藥安全，控制采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有自費藥品的采購活動，包括但不限于日常醫(yī)療用藥、急救藥品等。3.基本原則質(zhì)量第一原則：嚴格把控藥品質(zhì)量，確保所采購藥品符合國家藥品標準和相關法律法規(guī)要求。合規(guī)合法原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購過程合法合規(guī)。成本效益原則：在保證藥品質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購資金使用效益。公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購計劃與預算1.需求預測各部門應定期對員工的自費藥品需求進行預測，結(jié)合歷史用藥數(shù)據(jù)、季節(jié)變化、員工健康狀況等因素，填寫《自費藥品需求預測表》。人力資源部門負責收集、匯總各部門的需求預測表，并進行初步分析，形成年度自費藥品需求預測報告。2.采購計劃制定根據(jù)需求預測報告，采購部門制定年度自費藥品采購計劃，明確采購藥品的品種、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等。采購計劃應報公司分管領導審核批準后實施。如遇特殊情況需要調(diào)整采購計劃，應及時提交書面申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容，經(jīng)審批后執(zhí)行。3.采購預算編制財務部門根據(jù)采購計劃編制年度自費藥品采購預算，明確采購資金的來源和使用安排。采購預算應納入公司年度預算管理體系，嚴格控制預算執(zhí)行，確保采購資金合理使用。三、供應商管理1.供應商選擇采購部門負責建立自費藥品供應商數(shù)據(jù)庫，通過多種渠道收集供應商信息，包括但不限于網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商進行資質(zhì)審核，審核內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、藥品經(jīng)營許可證、藥品生產(chǎn)許可證、質(zhì)量管理體系認證、藥品注冊批件等相關資質(zhì)文件。采購部門組織相關人員對審核合格的供應商進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、供應能力、信譽等方面情況。根據(jù)考察結(jié)果，綜合考慮供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務等因素，選擇合適的供應商建立合作關系，并簽訂《自費藥品采購合同》。2.供應商評估與考核采購部門定期對供應商進行評估與考核，評估內(nèi)容包括藥品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。每季度末，采購部門填寫《供應商評估考核表》，對供應商進行綜合評價，評價結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于評估考核結(jié)果為不合格的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應終止合作關系。3.供應商信息管理采購部門負責建立供應商信息檔案，詳細記錄供應商的基本信息、資質(zhì)文件、合作歷史、評估考核結(jié)果等內(nèi)容。定期更新供應商信息檔案，確保信息的準確性和完整性。如供應商信息發(fā)生變更，應及時通知采購部門進行更新。四、采購流程1.采購申請各部門因工作需要采購自費藥品時，應填寫《自費藥品采購申請表》，詳細注明藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。《自費藥品采購申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對采購申請進行初審，審核內(nèi)容包括采購申請的合理性、必要性、是否在采購計劃范圍內(nèi)等。初審通過后，采購申請表提交至公司分管領導進行審批。如采購金額較大或涉及特殊藥品采購，需提交公司總經(jīng)理審批。3.采購實施采購部門根據(jù)審批通過的采購申請表，選擇合適的供應商進行采購。如遇緊急情況需要采購藥品，可先電話通知供應商發(fā)貨，但事后應及時補辦采購申請和審批手續(xù)。采購人員與供應商簽訂采購合同或采購訂單，明確藥品的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。采購人員跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保藥品按時、按質(zhì)、按量供應。4.驗收入庫藥品到貨后，采購部門通知質(zhì)量驗收部門進行驗收。質(zhì)量驗收人員按照國家藥品標準和合同約定的質(zhì)量標準對藥品進行驗收，驗收內(nèi)容包括藥品的外觀、包裝、標簽、說明書、有效期、質(zhì)量檢驗報告等。驗收合格的藥品辦理入庫手續(xù)，填寫《自費藥品入庫單》，注明藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商名稱等信息。入庫單一式三聯(lián)，分別由采購部門、倉庫保管部門、財務部門留存。驗收不合格的藥品，采購部門應及時與供應商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。如因特殊原因無法退換貨，應填寫《不合格藥品處理報告》，說明原因和處理意見，經(jīng)審批后進行相應處理。五、藥品質(zhì)量控制1.質(zhì)量標準采購的自費藥品必須符合國家藥品標準和相關法律法規(guī)要求，有明確的質(zhì)量標準和檢驗方法。采購部門應要求供應商提供藥品的質(zhì)量標準文件和質(zhì)量檢驗報告，并在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收方法。2.驗收管理質(zhì)量驗收部門應嚴格按照質(zhì)量標準和驗收程序?qū)Σ少彽乃幤愤M行驗收，確保入庫藥品質(zhì)量合格。驗收過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，應及時記錄并報告采購部門和相關領導，采購部門負責與供應商協(xié)商解決。3.儲存與養(yǎng)護倉庫保管部門應按照藥品的儲存條件要求，對入庫藥品進行分類存放，確保藥品儲存環(huán)境符合規(guī)定。定期對庫存藥品進行盤點和養(yǎng)護，檢查藥品的質(zhì)量狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)藥品有變質(zhì)、損壞等情況，應填寫《藥品報損單》，經(jīng)審批后進行報損處理。六、價格管理1.價格調(diào)研采購部門定期對市場上自費藥品的價格進行調(diào)研，了解不同供應商的價格水平和價格波動情況。關注藥品原材料價格變化、市場供求關系等因素對藥品價格的影響，為采購決策提供參考依據(jù)。2.價格談判在采購過程中，采購人員應與供應商進行價格談判，爭取合理的采購價格。價格談判應遵循公平、公正、公開的原則，確保采購價格具有競爭力。對于采購金額較大的藥品，可采用招標采購等方式確定采購價格，以降低采購成本。3.價格調(diào)整如遇藥品價格發(fā)生重大變化或市場價格波動較大時，采購部門應及時與供應商協(xié)商調(diào)整采購價格，并簽訂補充協(xié)議。采購部門應定期對采購價格進行分析和評估，總結(jié)價格管理經(jīng)驗，不斷優(yōu)化采購價格。七、付款管理1.付款申請采購部門在收到供應商的發(fā)票和送貨清單后，核對無誤后填寫《自費藥品付款申請表》，注明采購訂單號、藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、付款方式等信息?！蹲再M藥品付款申請表》經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。2.付款審批財務部門對付款申請表進行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實性和合法性、付款金額是否準確等。審核通過后，付款申請表提交至公司分管領導進行審批。如付款金額較大，需提交公司總經(jīng)理審批。3.付款執(zhí)行財務部門根據(jù)審批通過的付款申請表，按照合同約定的付款方式和付款期限進行付款。付款后，財務部門應及時登記付款臺賬，記錄付款日期、付款金額、供應商名稱等信息，確保付款信息準確無誤。八、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對自費藥品采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、藥品質(zhì)量是否合格、采購價格是否合理等。審計部門應及時發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題，并提出改進建議和處理意見，督促相關部門進行整改。2.投訴處理