電商公司合同管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司合同管理流程，加強合同風險防范，保障公司合法權益，促進公司業(yè)務的健康發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于公司及各部門在經營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應符合國家法律法規(guī)及相關政策的規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方的合法權益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理職責1.合同管理部門及職責法務部負責合同文本的合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。參與重大合同的談判、起草和簽訂工作，提供法律意見和建議。負責合同糾紛的處理，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。業(yè)務部門負責合同的前期調研、談判、起草工作，確保合同內容符合業(yè)務需求。負責合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。負責向法務部提交合同文本及相關資料，配合法務部進行合同審查。財務部負責審核合同的財務條款，確保合同的財務風險可控。參與合同的付款審核，監(jiān)督合同款項的支付情況。負責合同執(zhí)行情況的財務分析，為公司決策提供財務依據(jù)。行政部負責合同的歸檔管理，建立合同檔案，確保合同資料的完整和安全。負責合同專用章的保管和使用，按照規(guī)定辦理合同蓋章手續(xù)。2.合同承辦人職責合同承辦人是指具體負責合同簽訂、履行、變更、解除等事宜的人員。其職責如下：負責合同的前期調研、談判、起草工作，確保合同內容真實、準確、完整。及時向公司相關部門匯報合同簽訂、履行過程中的重大事項，協(xié)調解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。負責合同文本的整理、歸檔工作，確保合同資料的完整和安全。配合公司相關部門處理合同糾紛，提供必要的協(xié)助和支持。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程立項：業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，明確合同的基本信息、簽訂背景、主要條款等內容。調研：業(yè)務部門對立項合同進行前期調研，收集相關資料，了解對方當事人的主體資格、經營狀況、信用情況等，評估合同風險。談判：業(yè)務部門與對方當事人就合同條款進行談判，明確雙方的權利義務，達成一致意見。談判過程中應做好記錄，形成《合同談判記錄》。起草：業(yè)務部門根據(jù)談判結果起草合同文本，合同文本應使用公司統(tǒng)一的格式和模板，確保合同條款清晰、準確、完整。審核：合同文本起草完成后，業(yè)務部門應將合同文本及相關資料提交法務部、財務部等相關部門進行審核。審核部門應在規(guī)定的時間內完成審核工作，并出具審核意見。簽訂：經審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司合同專用章。合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本分發(fā)給相關部門存檔。2.合同主體資格審查業(yè)務部門在簽訂合同前，應對對方當事人的主體資格進行審查，確保對方具有簽訂合同的合法資格。審查內容包括：對方當事人的營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證等證照是否齊全、有效。對方當事人的法定代表人或授權代表的身份證明是否真實、有效。對方當事人是否具有相應的經營范圍和履約能力。對于涉及重大項目或金額較大的合同，業(yè)務部門應要求對方當事人提供相關的資質證明文件、業(yè)績證明材料等，以進一步核實對方的主體資格和履約能力。3.合同條款審查法務部負責對合同條款的合法性進行審查，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求。審查內容包括：合同的標的、數(shù)量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式等條款是否明確、具體。合同的違約責任、爭議解決方式等條款是否合理、合法。合同中是否存在免除己方責任、加重對方責任、排除對方主要權利等顯失公平的條款。財務部負責對合同的財務條款進行審查，確保合同的財務風險可控。審查內容包括：合同的付款方式、付款期限、付款條件等條款是否明確、合理。合同的價格條款是否符合市場行情，是否存在價格風險。合同的稅務條款是否符合國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定。業(yè)務部門應根據(jù)合同的具體情況，對合同條款進行全面審查，確保合同條款符合業(yè)務需求，避免出現(xiàn)漏洞和風險。四、合同履行管理1.合同履行跟蹤合同簽訂后，業(yè)務部門應指定專人負責合同的履行跟蹤，及時了解合同履行情況，確保合同雙方按照合同約定履行各自的義務。合同履行跟蹤人員應定期向業(yè)務部門負責人匯報合同履行情況，對于合同履行過程中出現(xiàn)的問題，應及時提出解決方案，并采取有效措施加以解決。2.合同變更管理在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務部門應及時與對方當事人協(xié)商，達成一致意見后簽訂《合同變更協(xié)議》。《合同變更協(xié)議》應明確變更的內容、變更的原因、變更后的權利義務等條款，并按照合同簽訂流程進行審核、簽訂。3.合同解除管理在合同履行過程中，如因一方當事人違約或其他原因需要解除合同的，業(yè)務部門應及時與對方當事人協(xié)商，達成一致意見后簽訂《合同解除協(xié)議》?！逗贤獬齾f(xié)議》應明確解除合同的原因、解除的時間、雙方的權利義務等條款，并按照合同簽訂流程進行審核、簽訂。合同解除后，業(yè)務部門應及時清理合同履行過程中的相關資料，辦理結算手續(xù)，確保雙方的權利義務得到妥善處理。五、合同糾紛管理1.糾紛處理原則合同糾紛發(fā)生后，公司應遵循合法、公正、及時的原則，積極采取措施解決糾紛，維護公司的合法權益。在處理合同糾紛過程中，公司應充分聽取業(yè)務部門、法務部等相關部門的意見，綜合考慮各種因素，制定合理的解決方案。2.糾紛處理流程糾紛報告：合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務部門應及時向公司相關部門報告，并提交《合同糾紛報告》，詳細說明糾紛的發(fā)生原因、經過、現(xiàn)狀及處理建議等內容。糾紛調查：法務部會同業(yè)務部門等相關部門對合同糾紛進行調查，收集相關證據(jù)材料，了解糾紛的真實情況。糾紛協(xié)商：在糾紛調查清楚后，公司應積極與對方當事人協(xié)商，尋求解決方案。協(xié)商過程中應做好記錄，形成《合同糾紛協(xié)商記錄》。糾紛訴訟或仲裁：如協(xié)商不成，公司應根據(jù)合同約定或相關法律法規(guī)的規(guī)定，及時向人民法院提起訴訟或向仲裁機構申請仲裁。在訴訟或仲裁過程中，公司應積極配合法務部等相關部門，提供必要的證據(jù)材料和支持，確保訴訟或仲裁的順利進行。3.糾紛處理結果跟蹤合同糾紛處理完畢后，業(yè)務部門應及時跟蹤糾紛處理結果的執(zhí)行情況，確保公司的合法權益得到有效維護。對于因合同糾紛給公司造成損失的，公司應按照相關規(guī)定追究相關人員的責任。六、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本及相關資料提交行政部存檔。提交的資料包括但不限于合同立項申請表、合同談判記錄、合同文本、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來函件、糾紛處理文件等。行政部應指定專人負責合同檔案的收集工作，確保合同檔案資料的完整和準確。2.檔案整理行政部收到合同檔案資料后，應及時進行整理，按照合同類別、簽訂時間等進行分類編號，建立合同檔案目錄。合同檔案資料應按照順序裝訂成冊，確保檔案資料的整齊和美觀。3.檔案保管行政部應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全和完整。合同檔案應按照國家檔案管理的有關規(guī)定進行保管，保管期限根據(jù)合同的性質和重要程度確定。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，查閱人員應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到行政部辦理查閱手續(xù)。行政部應指定專人負責合同檔案的查閱工作，查閱人員應在指定的地點查閱合同檔案，不得擅自將合同檔案帶出檔案室。查閱人員應愛護合同檔案，不得在合同檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞等。查閱完畢后，應及時將合同檔案歸還行政部。七、合同專用章管理1.印章保管公司合同專用章由行政部指定專人保管，保管人員應妥善保管合同專用章，不得擅自將印章轉借他人或帶出公司。合同專用章應存放在保險柜等安全設備中，確保印章的安全。2.印章使用使用合同專用章時，應填寫《合同專用章使用申請表》，經公司法定代表人或其授權代表批準后，方可使用。合同專用章使用時，應在合同文本上加蓋清晰、完整的印章，不得模糊不清或加蓋在空白處。合同專用章使用完畢后，保管人員應及時將印章收回，并做好使用記錄。3.印章停用因公司名稱變更、業(yè)務調整等原因需要停用合同