美容公司行政管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政管理工作，提高行政工作效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.規(guī)范化原則：各項(xiàng)行政工作流程和標(biāo)準(zhǔn)明確、規(guī)范。3.高效性原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)。4.服務(wù)性原則：行政部門要樹立服務(wù)意識，為公司各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、行政管理架構(gòu)及職責(zé)（一）行政管理架構(gòu)公司行政管理架構(gòu)包括行政總監(jiān)、行政經(jīng)理、行政專員等崗位。（二）各崗位職責(zé)1.行政總監(jiān)全面負(fù)責(zé)公司行政管理工作，制定行政管理戰(zhàn)略和規(guī)劃。組織、協(xié)調(diào)公司各項(xiàng)行政工作，確保行政工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。負(fù)責(zé)與外部相關(guān)部門的溝通與協(xié)調(diào)，維護(hù)公司良好形象。監(jiān)督行政管理制度的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。2.行政經(jīng)理協(xié)助行政總監(jiān)制定和完善行政管理制度，并負(fù)責(zé)具體實(shí)施。負(fù)責(zé)公司辦公環(huán)境的管理，包括辦公區(qū)域的規(guī)劃、設(shè)施設(shè)備的維護(hù)等。組織公司各類會議、活動的策劃與實(shí)施，做好會議記錄和活動總結(jié)。負(fù)責(zé)公司文件、檔案的管理，確保文件資料的安全與完整。負(fù)責(zé)公司辦公用品、固定資產(chǎn)的采購、管理與發(fā)放。協(xié)助行政總監(jiān)做好對外聯(lián)絡(luò)工作。3.行政專員在行政經(jīng)理的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)公司日常行政事務(wù)的處理，如接聽電話、接待來訪等。負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清潔工作，保持辦公環(huán)境整潔。協(xié)助組織公司會議、活動，做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。負(fù)責(zé)公司文件的收發(fā)、傳閱、歸檔等工作。按照規(guī)定做好辦公用品的領(lǐng)用、發(fā)放登記工作。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性行政工作任務(wù)。三、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域規(guī)劃1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理規(guī)劃辦公區(qū)域，明確各部門的辦公位置。2.辦公區(qū)域應(yīng)劃分出辦公區(qū)、會議室、接待區(qū)、休息區(qū)等不同功能區(qū)域。（二）辦公設(shè)施設(shè)備管理1.辦公設(shè)施設(shè)備包括辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。2.行政部門負(fù)責(zé)辦公設(shè)施設(shè)備的采購、配置和維修保養(yǎng)工作。3.員工應(yīng)愛護(hù)辦公設(shè)施設(shè)備，如因個人原因造成損壞，需照價賠償。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.辦公區(qū)域?qū)嵭卸ㄆ谇鍧嵵贫?，由行政專員負(fù)責(zé)組織實(shí)施。2.各部門應(yīng)保持本部門辦公區(qū)域的整潔，不得隨意丟棄垃圾。3.公司定期組織環(huán)境衛(wèi)生檢查，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰，對不符合要求的部門提出整改意見。（四）安全管理1.加強(qiáng)辦公區(qū)域的安全防范工作，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如監(jiān)控攝像頭、消防器材等。2.員工應(yīng)增強(qiáng)安全意識，遵守安全規(guī)定，不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、使用明火等。3.行政部門定期組織安全檢查，及時消除安全隱患，確保公司辦公環(huán)境的安全。四、會議管理（一）會議分類公司會議分為公司例會、部門會議、專題會議等。（二）會議組織1.公司例會由行政經(jīng)理負(fù)責(zé)組織，每周[X]舉行一次，參加人員為公司全體員工。2.部門會議由各部門自行組織，每周[X]召開，會議內(nèi)容主要為部門工作匯報、問題討論及工作安排等。3.專題會議根據(jù)工作需要由相關(guān)部門或行政部門組織召開，參會人員根據(jù)會議主題確定。（三）會議通知1.會議組織部門應(yīng)提前[X]天發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點(diǎn)、主題、參會人員等信息。2.會議通知可通過公司內(nèi)部郵件、公告欄等方式發(fā)布。（四）會議記錄1.行政專員負(fù)責(zé)公司例會及重要專題會議的記錄工作。2.會議記錄應(yīng)包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、會議內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。3.會議記錄應(yīng)及時整理歸檔，以便查閱。（五）會議決議執(zhí)行1.會議決議形成后，相關(guān)部門和人員應(yīng)按照決議要求認(rèn)真執(zhí)行。2.行政部門負(fù)責(zé)對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和督促，確保決議事項(xiàng)得到有效落實(shí)。五、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件分類：公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件等。2.文件起草：文件起草部門應(yīng)按照公司文件格式要求進(jìn)行起草，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范。3.文件審核：文件起草完成后，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，重要文件還需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。4.文件編號與印發(fā)：行政部門負(fù)責(zé)對審核通過的文件進(jìn)行編號、印發(fā)，并做好文件發(fā)放登記工作。5.文件傳閱：文件印發(fā)后，行政部門應(yīng)及時將文件傳閱給相關(guān)人員，并做好傳閱記錄。6.文件保管：文件傳閱完畢后，行政專員應(yīng)及時將文件收回，進(jìn)行整理歸檔保管。（二）檔案管理1.檔案分類：公司檔案分為人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等。2.檔案收集：各部門應(yīng)定期將本部門形成的檔案資料移交至行政部門。3.檔案整理：行政部門對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理、編號、裝訂。4.檔案保管：檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，確保檔案的安全與完整。5.檔案查閱：因工作需要查閱檔案的，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時應(yīng)在行政專員的陪同下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。六、辦公用品與固定資產(chǎn)管理（一）辦公用品管理1.辦公用品采購：行政部門根據(jù)公司辦公用品使用情況，定期編制辦公用品采購計劃，經(jīng)審批后進(jìn)行采購。2.辦公用品發(fā)放：行政專員負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放工作，員工應(yīng)按照規(guī)定填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后領(lǐng)取。3.辦公用品使用監(jiān)督：行政部門定期對辦公用品的使用情況進(jìn)行檢查，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。（二）固定資產(chǎn)管理1.固定資產(chǎn)采購：固定資產(chǎn)采購由行政部門按照公司固定資產(chǎn)采購流程進(jìn)行，采購前需填寫固定資產(chǎn)采購申請表，經(jīng)審批后實(shí)施采購。2.固定資產(chǎn)登記：行政部門對采購的固定資產(chǎn)進(jìn)行登記，建立固定資產(chǎn)臺賬，記錄固定資產(chǎn)的名稱、型號、規(guī)格、購置時間、使用部門等信息。3.固定資產(chǎn)折舊與盤點(diǎn)：按照財務(wù)制度規(guī)定對固定資產(chǎn)進(jìn)行折舊計提，行政部門定期組織固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，確保固定資產(chǎn)賬實(shí)相符。4.固定資產(chǎn)處置：固定資產(chǎn)因損壞、報廢等原因需要處置的，由使用部門提出申請，經(jīng)行政部門和財務(wù)部門審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行處置。七、車輛管理（一）車輛配置公司根據(jù)工作需要配置公務(wù)車輛，車輛由行政部門統(tǒng)一管理和調(diào)度。（二）車輛使用1.員工因工作需要使用公務(wù)車輛的，需提前填寫車輛使用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政經(jīng)理批準(zhǔn)后，到行政部門辦理派車手續(xù)。2.駕駛員應(yīng)按照派車單指定的時間、地點(diǎn)接送乘車人員，不得擅自改變行車路線。3.車輛使用過程中，駕駛員應(yīng)遵守交通規(guī)則，確保行車安全。如因駕駛員原因造成交通事故，由駕駛員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）車輛維護(hù)與保養(yǎng)1.行政部門負(fù)責(zé)制定車輛維護(hù)保養(yǎng)計劃，定期對車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車輛性能良好。2.車輛維修需填寫車輛維修申請表，經(jīng)行政經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到指定的維修廠進(jìn)行維修。維修費(fèi)用由行政部門審核報銷。（四）車輛費(fèi)用管理1.車輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)、保險費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)等。2.行政部門負(fù)責(zé)車輛費(fèi)用的報銷審核工作，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。八、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等。（二）印章保管1.公章由行政總監(jiān)指定專人保管，合同專用章由法務(wù)部門指定專人保管，財務(wù)專用章和法人章由財務(wù)部門指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意將印章交予他人使用。（三）印章使用1.印章使用需填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用人等信息。2.經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，印章保管人員方可蓋章，并做好蓋章登記工作。3.嚴(yán)禁在空白紙張、合同等文件上加蓋印章。九、證照管理（一）證照種類公司證照包括營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書等。（二）證照保管行政部門負(fù)責(zé)公司證照的保管工作，應(yīng)將證照存放在安全可靠的地方。（三）證照使用1.因工作需要使用證照的，需填寫證照使用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政經(jīng)理批準(zhǔn)后，到行政部門領(lǐng)取證照，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。2.使用證照時應(yīng)注意保護(hù)證照安全，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借證照。十、保密管理（一）保密范圍公司保密信息包括商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息、公司內(nèi)部文件等。（二）保密措施1.加強(qiáng)員工保密教育，提高員工保密意識。2.與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務(wù)和責(zé)任。3.對涉及保密信息