小規(guī)模采購管理制度一、總則（一）目的為加強公司小規(guī)模采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購活動的合規(guī)性、高效性和經(jīng)濟性，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門發(fā)生的金額較小的采購活動。所稱“小規(guī)模采購”是指采購金額在[具體金額上限]以下的采購行為。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購過程合法合規(guī)。2.經(jīng)濟性原則：在滿足公司需求的前提下，充分考慮性價比，降低采購成本。3.高效性原則：簡化采購流程，提高采購效率，確保及時滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要。4.透明性原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購職責(zé)分工（一）需求部門1.負(fù)責(zé)提出采購需求，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。2.對采購需求的合理性和必要性負(fù)責(zé)，并配合采購部門進行供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂及驗收等工作。（二）采購部門1.負(fù)責(zé)根據(jù)需求部門提交的采購需求，制定采購計劃，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。2.與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和要求。3.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同審核，對合同中的付款條款進行把關(guān)。3.負(fù)責(zé)采購款項的支付審核與結(jié)算工作，確保資金支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。（四）審計部門1.對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況和合規(guī)性。2.對采購項目進行專項審計，提出審計意見和建議，促進采購管理水平的提高。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《小規(guī)模采購申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購金額、用途、交貨時間等信息。2.申請表由需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到申請表后，對采購需求的合理性、必要性及預(yù)算情況進行初步審核。2.對于預(yù)算內(nèi)且金額較小的常規(guī)采購申請，采購部門負(fù)責(zé)人審批后即可進入采購環(huán)節(jié)；對于預(yù)算外或金額較大（雖在小規(guī)模采購限額內(nèi)但對公司影響較大）的采購申請，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道（如供應(yīng)商庫、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦等）尋找潛在供應(yīng)商。2.對潛在供應(yīng)商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽狀況、價格水平等方面。3.選擇至少[X]家符合要求的供應(yīng)商，向其發(fā)送詢價單，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價。4.采購部門對供應(yīng)商的報價進行比較分析，綜合考慮價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。（四）采購合同簽訂1.確定供應(yīng)商后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同由采購部門起草，經(jīng)財務(wù)部門審核合同付款條款后，提交公司法律顧問審核合同的合法性和合規(guī)性。審核通過后，由采購部門負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋公司合同專用章。（五）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購物品或服務(wù)的具體要求和交貨時間等信息。2.供應(yīng)商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)或提供服務(wù)，并在規(guī)定時間內(nèi)將貨物送達指定交貨地點或完成服務(wù)交付。3.采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決可能出現(xiàn)的問題，確保采購任務(wù)按時完成。（六）驗收1.采購物品或服務(wù)到貨后，需求部門負(fù)責(zé)組織驗收。驗收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行仔細(xì)核對。2.對于驗收合格的采購物品或服務(wù)，需求部門填寫《小規(guī)模采購驗收單》（以下簡稱“驗收單”），由驗收人員簽字確認(rèn)；對于驗收不合格的，需求部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等，并在驗收單上注明不合格情況及處理意見。（七）付款1.采購物品或服務(wù)驗收合格后，供應(yīng)商憑采購合同、發(fā)票、驗收單等相關(guān)憑證向財務(wù)部門申請付款。2.財務(wù)部門對付款申請進行審核，核對采購合同條款、發(fā)票金額、驗收情況等，確保付款信息準(zhǔn)確無誤。審核通過后，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)本部門年度工作計劃和業(yè)務(wù)需求，編制小規(guī)模采購預(yù)算，明確采購項目、金額、時間等內(nèi)容。2.采購預(yù)算應(yīng)與公司年度預(yù)算相銜接，確保采購資金的合理安排。預(yù)算編制應(yīng)遵循實事求是、勤儉節(jié)約的原則，避免盲目采購和浪費。（二）預(yù)算審批1.采購預(yù)算由需求部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司財務(wù)部門進行匯總審核。2.財務(wù)部門根據(jù)公司整體預(yù)算情況，對各部門采購預(yù)算進行綜合平衡，提出審核意見。審核通過后的采購預(yù)算報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算審批程序進行申請和審批。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控，定期對采購支出進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正預(yù)算執(zhí)行過程中的偏差。五、采購風(fēng)險管理（一）供應(yīng)商風(fēng)險1.建立供應(yīng)商評估機制，定期對供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨能力等進行評估，及時發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險。2.與重要供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低因供應(yīng)商變動帶來的風(fēng)險。3.分散采購渠道，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低因供應(yīng)商問題導(dǎo)致的供應(yīng)中斷風(fēng)險。（二）合同風(fēng)險1.采購合同簽訂前，應(yīng)進行嚴(yán)格的審核，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰，避免合同糾紛。2.加強合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和管理，及時跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決，確保合同有效履行。3.建立合同檔案管理制度，對采購合同進行分類歸檔，妥善保管，以備查閱。（三）價格風(fēng)險1.關(guān)注市場價格動態(tài)，定期收集、分析市場價格信息，為采購決策提供參考。2.在采購過程中，通過與供應(yīng)商談判、招標(biāo)、詢價等方式，爭取合理的采購價格。3.對于價格波動較大的物資，可采用套期保值等方式進行價格風(fēng)險管理。（四）質(zhì)量風(fēng)險1.在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，確保采購物品或服務(wù)符合公司要求。2.加強采購過程中的質(zhì)量控制，要求供應(yīng)商提供樣品進行檢驗，對原材料、生產(chǎn)過程等進行監(jiān)督檢查。3.驗收環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進行檢驗，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，確保不合格產(chǎn)品不進入公司。六、采購監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.公司內(nèi)部設(shè)立舉報郵箱和舉報電話，接受員工對采購活動中違規(guī)行為的舉報。對舉報屬實的，給予舉報人一定獎勵，并對違規(guī)人員進行嚴(yán)肅處理。（二）采購考核1.建立采購考核指標(biāo)體系，對采購部門和采購人員的工作業(yè)績進行考核?？己酥笜?biāo)包括采購成本控制、采購質(zhì)量、交貨期、供應(yīng)商管理、合同執(zhí)行情況等方面。