監(jiān)理單位資料管理制度一、總則（一）目的為加強監(jiān)理單位資料管理，確保監(jiān)理資料的真實、完整、準確、有效和及時歸檔，提高監(jiān)理工作質量和效率，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本監(jiān)理單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本監(jiān)理單位承擔的各類建設工程項目的資料管理工作，包括項目監(jiān)理部及各相關部門。（三）基本原則1.真實性原則：資料應如實反映監(jiān)理工作的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋監(jiān)理工作全過程的各類文件、記錄、報表等資料應齊全完整。3.準確性原則：資料內容應準確無誤，數(shù)據(jù)計算、文字表述等應符合規(guī)范要求。4.及時性原則：各項資料應隨工作進展及時形成、收集、整理和歸檔，不得積壓延誤。5.保密性原則：涉及工程建設各方商業(yè)秘密和敏感信息的資料應嚴格保密，防止泄露。二、資料管理職責分工（一）項目監(jiān)理部1.負責本項目監(jiān)理資料的收集、整理、審核、保管和移交工作。2.項目總監(jiān)理工程師對監(jiān)理資料的真實性、完整性、準確性和及時性負總責，指定專人負責資料管理具體工作。3.專業(yè)監(jiān)理工程師負責本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、整理和審核，確保資料符合專業(yè)要求和規(guī)范標準。4.監(jiān)理員應及時做好監(jiān)理工作過程中的原始記錄，并交資料員進行整理歸檔。（二）公司職能部門1.技術質量部門負責制定和完善監(jiān)理資料管理制度、規(guī)范和標準。定期對項目監(jiān)理部資料管理工作進行檢查、指導和考核，提出改進意見和建議。參與重大項目監(jiān)理資料的審核和把關。2.綜合管理部門負責監(jiān)理資料的歸檔保管工作，建立健全資料檔案管理制度。提供資料管理所需的設施設備和場地保障。按照規(guī)定辦理資料的借閱、查閱等手續(xù)。三、資料分類及內容（一）監(jiān)理規(guī)劃1.工程項目概況，包括工程名稱、地點、規(guī)模、結構形式、工程特點等。2.監(jiān)理工作范圍、內容、目標，明確監(jiān)理工作的具體任務和質量、進度、造價控制目標。3.監(jiān)理工作依據(jù)，列出相關法律法規(guī)、標準規(guī)范、委托監(jiān)理合同等依據(jù)文件。4.監(jiān)理組織形式、人員配備及進退場計劃、監(jiān)理人員崗位職責，說明監(jiān)理機構的組織架構、人員組成及職責分工。5.監(jiān)理工作程序，繪制監(jiān)理工作流程框圖，明確各項工作的先后順序和相互關系。6.監(jiān)理工作方法及措施，包括質量、進度、造價控制方法和組織協(xié)調措施等。7.監(jiān)理工作制度，如會議制度、旁站監(jiān)理制度、見證取樣送檢制度等。8.安全生產管理的監(jiān)理工作，闡述對工程安全生產監(jiān)理的目標、措施和方法。（二）監(jiān)理實施細則1.專業(yè)工程特點，分析本專業(yè)工程的技術難點、質量要求、施工工藝等特點。2.監(jiān)理工作流程，針對本專業(yè)監(jiān)理工作繪制詳細的流程圖表。3.監(jiān)理工作控制要點及目標值，明確本專業(yè)監(jiān)理工作的關鍵控制點和質量、進度、造價控制目標數(shù)值。4.監(jiān)理工作方法及措施，包括巡視、平行檢驗、旁站、見證取樣等具體方法和相應的控制措施。（三）監(jiān)理月報1.本月工程概況，簡述本月工程形象進度、施工部位等情況。2.本月工程形象進度，以圖表形式直觀反映本月各分項工程的完成情況。3.工程質量情況，包括本月工程質量驗收情況、質量問題及處理結果等。4.工程進度情況，分析本月工程實際進度與計劃進度的對比情況，找出偏差原因及采取的措施。5.工程計量與工程款支付情況，統(tǒng)計本月已完工程量、工程計量審核情況及工程款支付情況。6.合同其他事項的處理情況，如工程變更、索賠、違約等事項的處理進展。7.本月監(jiān)理工作小結，總結本月監(jiān)理工作的成效、存在問題及改進措施。（四）監(jiān)理會議紀要1.會議基本信息，包括會議名稱、時間、地點、主持人、參會人員等。2.會議主要內容，詳細記錄會議討論的各項議題、發(fā)言要點、決議事項等。3.會議決議執(zhí)行情況跟蹤，對會議決議的執(zhí)行情況進行后續(xù)跟蹤記錄，確保決議得到有效落實。（五）旁站監(jiān)理記錄1.旁站監(jiān)理的部位或工序，明確旁站監(jiān)理的具體工程部位和施工工序。2.旁站監(jiān)理開始時間和結束時間，準確記錄旁站監(jiān)理的時間段。3.施工情況，描述施工單位在旁站期間的施工操作、人員配備、材料使用等情況。4.監(jiān)理情況，記錄監(jiān)理人員在旁站過程中的監(jiān)督檢查工作，如發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。（六）見證取樣送檢記錄1.見證取樣送檢項目，列出見證取樣送檢的具體材料、試件等項目。2.取樣部位、數(shù)量，注明取樣的具體工程部位和材料、試件的數(shù)量。3.見證記錄，記錄見證人員對取樣過程的見證情況，包括取樣方法、樣品標識等。4.送檢情況，跟蹤記錄樣品的送檢過程，如送檢時間、送檢單位、檢測結果等。（七）工程質量評估報告1.工程概況，簡述工程基本情況，包括工程名稱、規(guī)模、結構形式等。2.工程參建單位，列出建設單位、施工單位、監(jiān)理單位等參建各方名稱。3.工程質量驗收情況，總結各分部、分項工程及單位工程的質量驗收情況，包括驗收時間、驗收結論等。4.工程質量事故及其處理情況，如有質量事故，詳細說明事故發(fā)生時間、原因、處理過程及結果。5.工程質量評估結論，對工程質量總體情況進行評估，明確工程質量是否符合要求，能否通過驗收等結論。（八）監(jiān)理工作總結1.工程概況，再次簡述工程基本情況。2.監(jiān)理組織機構、監(jiān)理人員和投入的監(jiān)理設施，介紹監(jiān)理機構組織架構、人員數(shù)量及配備情況，以及投入的監(jiān)理設施設備情況。3.監(jiān)理合同履行情況，總結監(jiān)理工作是否按照合同約定完成各項任務。4.監(jiān)理工作成效，闡述在質量、進度、造價控制及合同管理、信息管理、組織協(xié)調等方面取得的成績。5.施工過程中出現(xiàn)的問題及其處理情況，分析施工過程中出現(xiàn)的各類問題，包括質量、安全、進度、造價等方面的問題，以及采取的處理措施和效果。6.經(jīng)驗與建議，總結監(jiān)理工作中的經(jīng)驗教訓，對今后類似工程監(jiān)理工作提出建議。（九）其他資料1.施工單位報審、報驗文件，包括施工組織設計、施工方案、工程開工報審表、工程復工報審表、分項分部工程報驗表等，監(jiān)理單位應進行審核并留存相關記錄。2.工程變更文件，包括工程變更申請、變更審批文件、變更后的圖紙等，記錄工程變更的全過程。3.工程暫停令、工程復工令，當工程出現(xiàn)需要暫停施工或復工的情況時，及時下達相應指令，并記錄相關情況。4.監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單，對施工過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時下達監(jiān)理通知單要求整改，對需要溝通協(xié)調的事項發(fā)送監(jiān)理工作聯(lián)系單，并跟蹤處理結果。5.來往函件，包括與建設單位、施工單位、設計單位等各方的來往信函，記錄工作溝通情況。6.收發(fā)文登記臺賬，詳細記錄文件的收發(fā)日期、文號、來文單位、文件標題、份數(shù)等信息，便于文件管理和查詢。四、資料收集與整理（一）收集要求1.項目監(jiān)理部應安排專人負責資料收集工作，確保資料收集的及時性和完整性。2.在監(jiān)理工作過程中，各崗位監(jiān)理人員應及時將各自工作中形成的資料提交給資料員，不得拖延積壓。3.對于施工單位報審、報驗的文件，應要求施工單位按照規(guī)定格式和內容填寫齊全，隨附相關證明材料，并在規(guī)定時間內報送監(jiān)理單位。（二）整理要求1.資料應分類整理，按照本制度規(guī)定的資料類別進行分類存放，便于查找和使用。2.每份資料應編號清晰，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.資料內容應齊全完整，簽字蓋章手續(xù)應完備，不得缺頁、漏項。4.對紙質資料應進行裝訂成冊，保持頁面整潔，裝訂應牢固整齊。對于電子資料應進行分類存儲，建立清晰的文件夾結構，文件命名應規(guī)范準確。五、資料審核與審批（一）審核流程1.監(jiān)理員形成的原始資料由專業(yè)監(jiān)理工程師進行審核，審核內容包括資料的真實性、準確性和完整性。2.專業(yè)監(jiān)理工程師審核后的資料提交給項目總監(jiān)理工程師進行審批，總監(jiān)理工程師應對資料的規(guī)范性、邏輯性以及與監(jiān)理工作的關聯(lián)性進行審查。3.對于重要資料或涉及工程重大問題的資料，應提交公司技術質量部門進行審核把關，技術質量部門審核后提出審核意見，項目監(jiān)理部根據(jù)審核意見進行修改完善。（二）審核要點1.資料內容是否符合相關法律法規(guī)、標準規(guī)范及合同要求。2.數(shù)據(jù)計算是否準確，邏輯關系是否清晰。3.簽字蓋章是否齊全有效，簽字人是否具備相應資格。4.資料是否能夠真實反映監(jiān)理工作實際情況，是否與工程實際進度、質量等情況相符。六、資料保管與歸檔（一）保管要求1.項目監(jiān)理部應設置專門的資料保管場所，配備必要的檔案柜、防潮、防火、防蟲等設施設備，確保資料的安全保管。2.資料應分類存放，標識清晰，便于查找和取用。對于電子資料應進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對資料進行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)資料損壞、丟失等情況應及時采取措施進行處理。（二）歸檔要求1.工程竣工后，項目監(jiān)理部應在規(guī)定時間內將整理好的監(jiān)理資料移交公司綜合管理部門進行歸檔。2.歸檔資料應編制歸檔清單，清單內容包括資料名稱、編號、份數(shù)、歸檔日期等，雙方簽字確認。3.公司綜合管理部門應按照檔案管理規(guī)定對歸檔資料進行分類整理、編目上架，建立健全檔案檢索系統(tǒng)，便于日后查閱利用。七、資料借閱與查閱（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱監(jiān)理資料的，應填寫借閱申請表，注明借閱資料名稱、借閱原因、借閱時間等信息，經(jīng)部門負責人批準后，到公司綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、損壞、丟失。如發(fā)生上述情況，應承擔相應責任。4.借閱人員歸還資料時，應確保資料完整無損，由綜合管理部門管理人員進行核對簽收。（二）查閱規(guī)定1.外單位人員查閱監(jiān)理資料的，應持有單位介紹信，經(jīng)公司領導批準后，在綜合管理部門指定人員陪同下查閱。2.查閱人員只能查閱規(guī)定范圍內的資料，不得擅自摘抄、復制。如需摘抄、復制，應經(jīng)公司同意并辦理相關手續(xù)。3.查閱過程中應遵守資料保管場所的相關規(guī)定，愛護資料，保持安靜整潔。八、資料保密（一）保密范圍1.涉及建設單位、施工單位、設計單位等各方商業(yè)秘密的資料。2.工程尚未公開的技術資料、數(shù)據(jù)、方案等。3.其他按規(guī)定應保密的資料。（二）保密措施1.對涉及保密的資料應進行標識，明確保密等級和保密期限。2.資料管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露保密資料內容。3.借閱、查閱保密資料的人員應簽訂保密協(xié)議，承諾對資料內容保密。4.在資料傳輸、存儲過程中，應采取加密等安全措施，防止保密資料被竊取或泄露。九、考核與獎懲（一）考核內容1.資料管理工作的及時性、完整性、準確性、規(guī)范性。2.資料歸檔的及時性和歸檔質量。3.資料保密制度的執(zhí)行情況。（二）考核方式1.公司技術質量部門定期對項目監(jiān)理部資料管理工作進行檢查考核，檢查結果以書