倉(cāng)儲(chǔ)帳卡簿管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司倉(cāng)儲(chǔ)帳卡簿的管理，確保倉(cāng)儲(chǔ)物資信息的準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，提高倉(cāng)儲(chǔ)管理效率，保障公司資產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)及涉及倉(cāng)儲(chǔ)物資管理的相關(guān)部門(mén)和人員。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：帳卡簿記錄應(yīng)如實(shí)反映倉(cāng)儲(chǔ)物資的實(shí)際收、發(fā)、存情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。2.及時(shí)性原則：及時(shí)記錄物資的出入庫(kù)等業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)，保證信息的時(shí)效性。3.完整性原則：涵蓋倉(cāng)儲(chǔ)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，全面記錄物資的各類(lèi)信息。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、流程和方法進(jìn)行帳卡簿的設(shè)置與登記。二、帳卡簿設(shè)置（一）倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬1.物資明細(xì)帳按物資類(lèi)別、品種、規(guī)格等詳細(xì)設(shè)置，記錄每種物資的收發(fā)存數(shù)量、批次、出入庫(kù)時(shí)間等信息。采用活頁(yè)式賬簿，便于增刪記錄。2.庫(kù)存總賬匯總反映倉(cāng)庫(kù)各類(lèi)物資的庫(kù)存總量及變動(dòng)情況。定期與物資明細(xì)帳核對(duì)，保證賬賬相符。（二）卡片1.物資卡片懸掛或放置在對(duì)應(yīng)物資存儲(chǔ)位置，標(biāo)明物資名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、批次、出入庫(kù)記錄等。隨著物資的收發(fā)實(shí)時(shí)更新卡片信息。2.貨位卡片對(duì)應(yīng)每個(gè)貨位設(shè)置，記錄該貨位存放物資的種類(lèi)、數(shù)量、出入庫(kù)動(dòng)態(tài)等。（三）賬簿1.出入庫(kù)登記簿詳細(xì)記錄物資出入庫(kù)的日期、憑證號(hào)、物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、出入庫(kù)方向、經(jīng)手人等信息。分為入庫(kù)登記簿和出庫(kù)登記簿，便于分類(lèi)查詢(xún)。2.盤(pán)點(diǎn)登記簿記錄每次倉(cāng)庫(kù)盤(pán)點(diǎn)的時(shí)間、范圍、實(shí)際盤(pán)點(diǎn)數(shù)量、賬存數(shù)量、差異情況及處理結(jié)果等。三、帳卡簿登記（一）登記依據(jù)1.物資入庫(kù)時(shí)，以驗(yàn)收單、采購(gòu)發(fā)票等相關(guān)憑證為依據(jù)進(jìn)行登記。2.物資出庫(kù)時(shí)，以領(lǐng)料單、發(fā)貨單等有效單據(jù)為依據(jù)登記。（二）登記要求1.字跡清晰：帳卡簿記錄應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書(shū)寫(xiě)，不得使用鉛筆、圓珠筆（銀行復(fù)寫(xiě)賬簿除外），保證字跡清晰、工整。2.內(nèi)容完整：按照規(guī)定的項(xiàng)目如實(shí)填寫(xiě)，不得遺漏重要信息。如日期應(yīng)填寫(xiě)年、月、日；物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤；數(shù)量應(yīng)填寫(xiě)實(shí)際收發(fā)數(shù)量；經(jīng)手人應(yīng)簽字確認(rèn)等。3.及時(shí)登記：物資出入庫(kù)業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)在當(dāng)天或規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)登記帳卡簿，不得拖延積壓。4.連續(xù)登記：帳卡簿應(yīng)按頁(yè)次順序連續(xù)登記，不得跳行、隔頁(yè)。如果發(fā)生跳行、隔頁(yè)，應(yīng)將空行、空頁(yè)劃線注銷(xiāo)，或者注明“此行空白”“此頁(yè)空白”字樣，并由記賬人員簽名或者蓋章。（三）登記方法1.倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬物資明細(xì)帳：根據(jù)出入庫(kù)憑證逐筆登記物資的收發(fā)存情況。收入時(shí)在借方登記增加數(shù)量，發(fā)出時(shí)在貸方登記減少數(shù)量，結(jié)存欄記錄期末庫(kù)存數(shù)量。庫(kù)存總賬：根據(jù)物資明細(xì)帳的匯總數(shù)據(jù)定期登記，反映各類(lèi)物資的總賬情況。2.卡片物資卡片：在物資入庫(kù)時(shí)填寫(xiě)物資基本信息及入庫(kù)記錄，物資發(fā)出時(shí)相應(yīng)減少數(shù)量記錄，實(shí)時(shí)反映物資庫(kù)存動(dòng)態(tài)。貨位卡片：根據(jù)貨位上物資的出入庫(kù)情況及時(shí)更新貨位存儲(chǔ)物資信息。3.賬簿出入庫(kù)登記簿：按照物資出入庫(kù)的先后順序依次登記各項(xiàng)內(nèi)容，確保記錄的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。盤(pán)點(diǎn)登記簿：在每次盤(pán)點(diǎn)工作完成后，及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄盤(pán)點(diǎn)相關(guān)信息。四、帳卡簿核對(duì)（一）賬賬核對(duì)1.倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬中的物資明細(xì)帳與庫(kù)存總賬定期核對(duì)，每月至少一次。核對(duì)內(nèi)容包括各類(lèi)物資的期初余額、本期收發(fā)額、期末余額是否一致。2.倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬與貨位卡片核對(duì)，確保物資在倉(cāng)庫(kù)中的實(shí)際存放位置與賬卡記錄相符。（二）賬實(shí)核對(duì)1.倉(cāng)庫(kù)管理人員定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行實(shí)地盤(pán)點(diǎn)，并與倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬記錄進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期根據(jù)物資的重要性和流動(dòng)性確定，一般重要物資每月盤(pán)點(diǎn)一次，普通物資每季度盤(pán)點(diǎn)一次。2.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，編制盤(pán)盈盤(pán)虧報(bào)告，報(bào)相關(guān)部門(mén)審批后進(jìn)行賬務(wù)處理。（三）核對(duì)記錄每次核對(duì)工作完成后，應(yīng)將核對(duì)結(jié)果詳細(xì)記錄在專(zhuān)門(mén)的核對(duì)記錄表中，包括核對(duì)時(shí)間、核對(duì)項(xiàng)目、核對(duì)結(jié)果、差異情況及處理措施等。核對(duì)記錄表應(yīng)妥善保存，以備查詢(xún)。五、帳卡簿保管（一）保管期限1.倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬、出入庫(kù)登記簿、盤(pán)點(diǎn)登記簿等賬簿保存期限為[X]年，期滿后按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.物資卡片和貨位卡片在物資報(bào)廢或調(diào)出倉(cāng)庫(kù)后，繼續(xù)保存[X]年，以備追溯。（二）保管要求1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案柜存放帳卡簿，保持存放環(huán)境干燥、通風(fēng)，防止帳卡簿受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.對(duì)帳卡簿進(jìn)行分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。3.嚴(yán)格限制非授權(quán)人員接觸帳卡簿，確需查閱的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。4.定期對(duì)帳卡簿進(jìn)行檢查，確保帳卡簿的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)帳卡簿損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。六、帳卡簿變更（一）物資信息變更1.當(dāng)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、批次等基本信息發(fā)生變更時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)更新倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬、物資卡片及相關(guān)賬簿記錄。2.變更依據(jù)為物資供應(yīng)商提供的變更通知、產(chǎn)品質(zhì)量證明文件或公司內(nèi)部審批文件等。3.更新時(shí)應(yīng)注明變更日期、變更內(nèi)容及變更原因，并確保相關(guān)部門(mén)和人員及時(shí)獲取最新信息。（二）人員變動(dòng)交接1.倉(cāng)庫(kù)管理人員崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理帳卡簿交接手續(xù)。交接內(nèi)容包括倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬、物資卡片、出入庫(kù)登記簿、盤(pán)點(diǎn)登記簿等所有帳卡簿資料，以及尚未處理完畢的業(yè)務(wù)單據(jù)和相關(guān)記錄。2.交接雙方應(yīng)在監(jiān)交人的監(jiān)督下，逐一對(duì)帳卡簿進(jìn)行核對(duì)，確保賬賬、賬實(shí)相符。核對(duì)無(wú)誤后，交接雙方及監(jiān)交人在交接清單上簽字確認(rèn)。3.交接清單應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)帳卡簿管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括帳卡簿的設(shè)置、登記、核對(duì)、保管等是否符合本制度規(guī)定。2.倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)不定期對(duì)本部門(mén)帳卡簿管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。（二）考核指標(biāo)1.帳卡簿記錄準(zhǔn)確性：以賬賬相符率、賬實(shí)相符率作為考核指標(biāo)，要求達(dá)到[X]%以上。2.信息更新及時(shí)性：物資出入庫(kù)后，帳卡簿登記的及時(shí)率達(dá)到[X]%以上。3.保管合規(guī)性：檢查帳卡簿保管是否符合要求，有無(wú)丟失、損壞等情況。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.將帳卡簿管理考核結(jié)果納入員工績(jī)效考核體系，與員工的績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤。2.對(duì)于帳卡簿管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致帳卡簿管理出現(xiàn)問(wèn)題的員工，視情節(jié)輕重