耗材動(dòng)態(tài)維護(hù)管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司耗材的管理，規(guī)范耗材的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等環(huán)節(jié)，確保耗材的合理配置與有效利用，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門(mén)及員工在辦公、生產(chǎn)等活動(dòng)中涉及的各類耗材的管理。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求，合理安排耗材采購(gòu)計(jì)劃，避免浪費(fèi)。2.成本控制原則：在保證耗材質(zhì)量的前提下，通過(guò)優(yōu)化采購(gòu)渠道、合理庫(kù)存管理等措施，降低采購(gòu)成本和庫(kù)存成本。3.規(guī)范管理原則：建立健全耗材管理制度和流程，明確各部門(mén)及人員職責(zé)，確保管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)根據(jù)各部門(mén)提交的耗材需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，制定年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。2.尋找、評(píng)估、選擇合格的耗材供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，跟進(jìn)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)成本的控制與分析，定期對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行比較和評(píng)估，爭(zhēng)取最優(yōu)采購(gòu)價(jià)格。（二）使用部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)耗材需求的統(tǒng)計(jì)與預(yù)測(cè)，每月[具體日期]前向采購(gòu)部門(mén)提交下月耗材需求計(jì)劃。2.嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用耗材，確保耗材的合理利用，避免浪費(fèi)和損壞。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)領(lǐng)用的耗材進(jìn)行日常管理，包括登記、保管等，并定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。4.發(fā)現(xiàn)耗材使用異?；蛸|(zhì)量問(wèn)題時(shí)，及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)反饋，并協(xié)助采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行處理。（三）倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)耗材的驗(yàn)收入庫(kù)、存儲(chǔ)保管、發(fā)放領(lǐng)用等工作。2.建立耗材庫(kù)存臺(tái)賬，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件和要求，妥善保管耗材，防止損壞、變質(zhì)和丟失。4.根據(jù)采購(gòu)部門(mén)的到貨通知，及時(shí)組織驗(yàn)收入庫(kù)，對(duì)驗(yàn)收不合格的耗材，及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)溝通處理。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核耗材采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用情況。2.負(fù)責(zé)對(duì)耗材采購(gòu)、庫(kù)存等相關(guān)費(fèi)用進(jìn)行核算和賬務(wù)處理。3.定期對(duì)耗材成本進(jìn)行分析，為公司成本控制提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（五）質(zhì)量管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)的耗材進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保所采購(gòu)的耗材符合公司規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)耗材使用過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行跟蹤和分析，提出改進(jìn)措施和建議。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)業(yè)務(wù)發(fā)展情況、耗材使用頻率等因素，合理預(yù)測(cè)耗材需求，并于每月[具體日期]前填寫(xiě)《耗材需求計(jì)劃表》，提交至采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)部門(mén)收到各部門(mén)的《耗材需求計(jì)劃表》后，結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行匯總分析，制定年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。3.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。如遇特殊情況需要臨時(shí)采購(gòu)的，應(yīng)填寫(xiě)《臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表》，說(shuō)明采購(gòu)原因、采購(gòu)物品明細(xì)等，按審批流程進(jìn)行審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道尋找潛在的耗材供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量情況、價(jià)格等內(nèi)容。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、售后服務(wù)滿意度等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不合格的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行淘汰，并尋找新的供應(yīng)商替代。（三）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。2.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，如倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等，以便各部門(mén)做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（四）采購(gòu)訂單執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物品的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。如遇供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題等情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)采取措施，如催促供應(yīng)商盡快交貨、要求供應(yīng)商更換產(chǎn)品等，并將相關(guān)情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)在收到采購(gòu)的耗材后，應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的，辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理。四、庫(kù)存管理（一）入庫(kù)管理1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)在收到采購(gòu)的耗材后，應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同一致。2.驗(yàn)收合格的耗材，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《入庫(kù)單》，注明耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的耗材，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《不合格品處理單》，注明不合格原因，并及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理。處理方式包括退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（二）存儲(chǔ)保管1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)耗材的特性和要求，設(shè)置專門(mén)的存儲(chǔ)區(qū)域，并按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件進(jìn)行保管。對(duì)于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)耗材，應(yīng)設(shè)置專門(mén)的危險(xiǎn)品倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)建立耗材庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄耗材的入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存數(shù)量等信息。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門(mén)的賬目進(jìn)行核對(duì)，確保賬賬相符。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)耗材進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期為[具體周期]。盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫(kù)存數(shù)量與庫(kù)存臺(tái)賬記錄是否一致，如有差異應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫(xiě)《盤(pán)點(diǎn)差異表》，報(bào)相關(guān)部門(mén)處理。（三）發(fā)放領(lǐng)用1.使用部門(mén)因工作需要領(lǐng)用耗材時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)審批后的《領(lǐng)用申請(qǐng)表》，核實(shí)庫(kù)存情況后，發(fā)放相應(yīng)的耗材，并填寫(xiě)《出庫(kù)單》。出庫(kù)單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交領(lǐng)用部門(mén)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放耗材，避免耗材積壓過(guò)期。對(duì)于貴重耗材或限量領(lǐng)用的耗材，應(yīng)實(shí)行專人專管，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量。五、使用管理（一）使用規(guī)范1.各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，使其熟悉各類耗材的使用方法和操作規(guī)程，確保正確使用耗材，避免因操作不當(dāng)造成浪費(fèi)和損壞。2.員工在使用耗材時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要合理領(lǐng)用，不得隨意多領(lǐng)、浪費(fèi)。對(duì)于可回收利用的耗材，應(yīng)進(jìn)行回收再利用。3.如發(fā)現(xiàn)耗材使用過(guò)程中出現(xiàn)異常情況，如質(zhì)量問(wèn)題、性能下降等，應(yīng)及時(shí)停止使用，并向相關(guān)部門(mén)報(bào)告。（二）使用監(jiān)督1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)耗材使用情況的監(jiān)督檢查，定期統(tǒng)計(jì)本部門(mén)耗材的使用量和使用情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。2.公司行政部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)各部門(mén)的耗材使用情況進(jìn)行抽查，對(duì)浪費(fèi)嚴(yán)重、違規(guī)使用耗材的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令其限期整改。六、成本控制與分析（一）成本控制措施1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)與供應(yīng)商談判、招標(biāo)等方式，爭(zhēng)取最優(yōu)采購(gòu)價(jià)格。定期對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行比較和分析，尋找價(jià)格更優(yōu)的供應(yīng)商。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)合理控制庫(kù)存水平，避免庫(kù)存積壓或缺貨。根據(jù)耗材的使用頻率和采購(gòu)周期，制定合理的安全庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)，并定期進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)和清理，及時(shí)處理積壓和過(guò)期的耗材。3.使用部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)耗材的管理，提高耗材的使用效率，減少浪費(fèi)。鼓勵(lì)員工采用節(jié)能、環(huán)保的耗材使用方式，降低耗材消耗成本。（二）成本分析1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)耗材成本進(jìn)行核算和分析，包括采購(gòu)成本、庫(kù)存成本、使用成本等方面。分析耗材成本的構(gòu)成和變化趨勢(shì)，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問(wèn)題。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析，評(píng)估采購(gòu)價(jià)格的合理性和采購(gòu)效益。分析采購(gòu)過(guò)程中存在的問(wèn)題，如供應(yīng)商選擇不當(dāng)、采購(gòu)合同執(zhí)行不力等，并提出改進(jìn)措施和建議。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存成本進(jìn)行分析，評(píng)估庫(kù)存管理的效果。分析庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、庫(kù)存積壓情況等指標(biāo)，找出庫(kù)存管理中存在的問(wèn)題，并提出優(yōu)化庫(kù)存管理的措施和建議。七、盤(pán)點(diǎn)與清查（一）盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)制定年度盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)的范圍、時(shí)間、人員安排等內(nèi)容。盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃需經(jīng)倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.年度盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)涵蓋公司內(nèi)所有的耗材庫(kù)存，包括原材料、輔助材料、辦公用品等。盤(pán)點(diǎn)時(shí)間應(yīng)選擇在業(yè)務(wù)相對(duì)清淡的時(shí)期，以減少對(duì)正常工作的影響。（二）盤(pán)點(diǎn)實(shí)施1.盤(pán)點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)盤(pán)點(diǎn)區(qū)域進(jìn)行清理和整理，確保庫(kù)存物品擺放整齊、標(biāo)識(shí)清晰。同時(shí)，準(zhǔn)備好盤(pán)點(diǎn)所需的工具和表格，如盤(pán)點(diǎn)表、計(jì)算器等。2.盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)按照盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，對(duì)庫(kù)存耗材進(jìn)行逐一清點(diǎn)，并記錄實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息。盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)注意賬實(shí)相符情況，如有差異應(yīng)及時(shí)記錄并查明原因。3.對(duì)于貴重耗材或數(shù)量較大的耗材，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果匯總填寫(xiě)在《盤(pán)點(diǎn)表》上，并簽字確認(rèn)。（三）清查結(jié)果處理1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，編制《盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明盤(pán)點(diǎn)情況、賬實(shí)差異及原因分析等內(nèi)容?！侗P(pán)點(diǎn)報(bào)告》需經(jīng)倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對(duì)于賬實(shí)相符的情況，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果與庫(kù)存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，確保賬目準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于賬實(shí)不符的情況，應(yīng)根據(jù)差異原因進(jìn)行分類處理：屬于正常損耗的，經(jīng)審批后調(diào)整庫(kù)存賬目；屬于保管不善造成的損失，應(yīng)查明責(zé)任，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償；屬于其他原因造成的差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。八、信息化管理（一）建立耗材管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立完善的耗材管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)耗材采購(gòu)、庫(kù)存、使用等環(huán)節(jié)的信息化管理。耗材管理系統(tǒng)應(yīng)具備采購(gòu)計(jì)劃制定、供應(yīng)商管理、采購(gòu)訂單執(zhí)行、入庫(kù)管理、庫(kù)存管理、發(fā)放領(lǐng)用、成本核算、盤(pán)點(diǎn)清查等功能模塊。2.各部門(mén)應(yīng)通過(guò)耗材管理系統(tǒng)提交耗材需求計(jì)劃、領(lǐng)用申請(qǐng)等信息，采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)等應(yīng)通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行采購(gòu)訂單下達(dá)、入庫(kù)出庫(kù)操作等，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行成本核算和賬務(wù)處理。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)耗材管理系統(tǒng)中的庫(kù)存數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保庫(kù)存信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。如遇庫(kù)存數(shù)量變化、耗材信息變更等情況，應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄和調(diào)整。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)耗材管理系統(tǒng)中的供應(yīng)商信息進(jìn)行維護(hù)和更新，包括供