監(jiān)管文件臺(tái)賬管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司監(jiān)管文件的規(guī)范化管理，確保文件的有效收集、整理、保管和利用，提高工作效率，防范風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在監(jiān)管文件管理工作中的操作規(guī)范。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保文件信息準(zhǔn)確無(wú)誤，如實(shí)反映監(jiān)管要求和公司實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋各類監(jiān)管文件，保證文件收集不遺漏，內(nèi)容完整無(wú)缺失。3.及時(shí)性原則：及時(shí)更新和維護(hù)文件臺(tái)賬，保證文件信息的時(shí)效性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的監(jiān)管文件嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、監(jiān)管文件的分類與編號(hào)（一）分類1.法律法規(guī)類：國(guó)家及地方政府頒布的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件等。2.監(jiān)管政策類：行業(yè)主管部門發(fā)布的監(jiān)管政策、指引、通知等。3.內(nèi)部制度類：公司為符合監(jiān)管要求制定的內(nèi)部管理制度、流程、辦法等。4.檢查報(bào)告類：外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)對(duì)公司進(jìn)行檢查后出具的檢查報(bào)告、整改意見(jiàn)等。5.其他文件類：不屬于上述分類的其他監(jiān)管相關(guān)文件。（二）編號(hào)1.采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，編號(hào)格式為：[年份][分類代碼][順序號(hào)]。2.年份：文件發(fā)布年份的后兩位數(shù)字，如“23”代表2023年。3.分類代碼：根據(jù)上述分類，分別用不同的兩位字母表示，如“FL”代表法律法規(guī)類，“JG”代表監(jiān)管政策類，“NZ”代表內(nèi)部制度類，“JC”代表檢查報(bào)告類，“QT”代表其他文件類。4.順序號(hào)：按照文件獲取的先后順序依次編號(hào)，從01開(kāi)始。例如：23FL05表示2023年獲取的第5份法律法規(guī)類文件。三、監(jiān)管文件的收集（一）收集渠道1.官方網(wǎng)站：關(guān)注國(guó)家及地方政府部門、行業(yè)主管部門的官方網(wǎng)站，及時(shí)獲取最新發(fā)布的監(jiān)管文件。2.政策訂閱平臺(tái)：利用專業(yè)的政策訂閱平臺(tái)，定制與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的監(jiān)管政策推送服務(wù)。3.行業(yè)協(xié)會(huì)：加入相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)，獲取協(xié)會(huì)轉(zhuǎn)發(fā)的監(jiān)管文件及行業(yè)動(dòng)態(tài)信息。4.監(jiān)管機(jī)構(gòu)：主動(dòng)與公司業(yè)務(wù)涉及的監(jiān)管機(jī)構(gòu)溝通，獲取其直接下發(fā)的文件資料。5.內(nèi)部溝通：加強(qiáng)公司內(nèi)部各部門之間的溝通協(xié)作，及時(shí)收集各部門在工作中收到的監(jiān)管文件。（二）收集要求1.各部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)管文件的收集工作，確保文件收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.收集的文件應(yīng)包括正式文本、相關(guān)解讀材料以及配套的實(shí)施細(xì)則等，保證文件內(nèi)容的完整性。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保文件格式清晰、可正常打開(kāi)閱讀，并按照規(guī)定的分類和編號(hào)進(jìn)行命名保存。4.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行原件收集，并確保文件內(nèi)容清晰、無(wú)破損、無(wú)缺失。四、監(jiān)管文件臺(tái)賬的建立與維護(hù)（一）臺(tái)賬內(nèi)容1.文件編號(hào)：按照上述編號(hào)規(guī)則填寫(xiě)文件的唯一編號(hào)。2.文件名稱：填寫(xiě)文件的全稱。3.分類：注明文件所屬的類別。4.發(fā)布部門：填寫(xiě)文件的發(fā)布單位或部門。5.發(fā)布日期：記錄文件的發(fā)布時(shí)間。6.生效日期：如有明確的生效日期，填寫(xiě)生效時(shí)間；如無(wú)，則填寫(xiě)發(fā)布日期。7.文件內(nèi)容摘要：簡(jiǎn)要概括文件的核心內(nèi)容和主要要求。8.涉及部門：明確文件涉及的公司內(nèi)部相關(guān)部門。9.文件狀態(tài)：分為“有效”“失效”“廢止”等，根據(jù)文件實(shí)際情況進(jìn)行標(biāo)注。10.備注：記錄文件的特殊說(shuō)明或其他需要關(guān)注的事項(xiàng)。（二）臺(tái)賬建立1.公司人事部門負(fù)責(zé)監(jiān)管文件臺(tái)賬的統(tǒng)一建立工作，在收到文件后及時(shí)進(jìn)行編號(hào)，并按照臺(tái)賬內(nèi)容要求進(jìn)行詳細(xì)登記。2.對(duì)于新收集的文件，應(yīng)在臺(tái)賬中新增記錄；對(duì)于已有的文件，如發(fā)生內(nèi)容更新、版本修訂等情況，應(yīng)及時(shí)更新臺(tái)賬信息。（三）臺(tái)賬維護(hù)1.定期對(duì)監(jiān)管文件臺(tái)賬進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保臺(tái)賬信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.每季度對(duì)臺(tái)賬中的文件狀態(tài)進(jìn)行梳理，對(duì)于已失效、廢止的文件及時(shí)進(jìn)行標(biāo)注，并從臺(tái)賬中刪除或進(jìn)行單獨(dú)存檔管理。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和監(jiān)管要求的變化，及時(shí)調(diào)整臺(tái)賬的分類和編號(hào)規(guī)則，確保臺(tái)賬管理的適應(yīng)性。五、監(jiān)管文件的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)文件：設(shè)立專門的文件檔案室，按照文件類別和年份進(jìn)行分類存放，建立紙質(zhì)文件目錄索引，便于查找和借閱。2.電子文件：建立電子文件存儲(chǔ)服務(wù)器，按照文件編號(hào)和分類進(jìn)行文件夾結(jié)構(gòu)設(shè)置，對(duì)電子文件進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，定期對(duì)電子文件進(jìn)行清理和維護(hù)，刪除過(guò)期或無(wú)用的文件。（二）保管期限1.法律法規(guī)類文件、監(jiān)管政策類文件以及涉及公司重大合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的文件應(yīng)長(zhǎng)期保管。2.內(nèi)部制度類文件根據(jù)制度有效期確定保管期限，有效期屆滿后，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀或存檔。3.檢查報(bào)告類文件按照公司與監(jiān)管機(jī)構(gòu)約定的保存期限進(jìn)行保管，一般不少于規(guī)定年限。4.其他文件類根據(jù)文件性質(zhì)和實(shí)際需要確定保管期限。（三）保管要求1.文件檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)等良好環(huán)境條件，確保紙質(zhì)文件的安全保存。2.電子文件存儲(chǔ)服務(wù)器應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止文件被非法訪問(wèn)、篡改或丟失。3.定期對(duì)保管的文件進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并記錄相關(guān)情況。六、監(jiān)管文件的借閱與使用（一）借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱監(jiān)管文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《監(jiān)管文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件名稱、編號(hào)、借閱用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.《監(jiān)管文件借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至人事部門。3.人事部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，在臺(tái)賬中登記借閱信息，并通知借閱人到文件檔案室辦理借閱手續(xù)。4.借閱人憑有效證件到文件檔案室領(lǐng)取文件，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的監(jiān)管文件，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借他人或帶出公司指定場(chǎng)所。2.在借閱文件使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)向人事部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.借閱人使用完畢后，應(yīng)按時(shí)歸還文件，人事部門在收到歸還文件后，對(duì)文件進(jìn)行檢查核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在臺(tái)賬中注銷借閱記錄。（三）特殊情況處理1.如因工作需要對(duì)監(jiān)管文件進(jìn)行復(fù)印或掃描，應(yīng)填寫(xiě)《監(jiān)管文件復(fù)印/掃描申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人事部門審批后，在文件檔案室進(jìn)行操作。復(fù)印件或掃描件應(yīng)注明用途，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的監(jiān)管文件，如需借閱或使用，應(yīng)按照公司保密制度的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)格控制知悉范圍，并采取必要的保密措施。七、監(jiān)管文件的更新與廢止（一）更新1.當(dāng)監(jiān)管文件發(fā)生修訂、補(bǔ)充或更新時(shí)，文件收集責(zé)任人應(yīng)及時(shí)獲取最新版本，并提交至人事部門。2.人事部門對(duì)新文件進(jìn)行編號(hào)、登記，更新臺(tái)賬信息，并通知相關(guān)部門。3.各部門應(yīng)組織員工對(duì)涉及本部門工作的更新文件進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，確保員工了解和掌握最新監(jiān)管要求。（二）廢止1.對(duì)于已失效、廢止的監(jiān)管文件，人事部門應(yīng)及時(shí)在臺(tái)賬中標(biāo)注，并從文件檔案室中清理下架（如需單獨(dú)存檔的除外）。2.通知相關(guān)部門停止使用廢止文件，并對(duì)涉及廢止文件的工作流程、制度等進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。3.定期對(duì)已廢止文件進(jìn)行清查，防止誤使用或繼續(xù)留存。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.人事部門定期對(duì)各部門監(jiān)管文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件收集的及時(shí)性、臺(tái)賬建立與維護(hù)的準(zhǔn)確性、文件保管的規(guī)范性、借閱與使用的合規(guī)性等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制1.將監(jiān)管文件管理工作納入公司內(nèi)部績(jī)效考核體系，對(duì)各部門及相關(guān)責(zé)任人在文件管理方面的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括文件收集的完整性和及時(shí)性、臺(tái)賬信息的準(zhǔn)確性和更新情況、文件保管的安全性、借閱