空白管理憑證管理制度總則1.目的為了加強(qiáng)公司空白管理憑證的規(guī)范化管理，確?？瞻坠芾響{證的安全、完整和有效使用，防范潛在風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及空白管理憑證的所有部門和人員，包括但不限于財(cái)務(wù)部門、銷售部門、采購部門等使用和保管空白管理憑證的相關(guān)崗位。3.定義本制度所稱空白管理憑證，是指公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中使用的尚未填寫內(nèi)容或僅填寫部分內(nèi)容的各類具有法律效力或證明作用的票據(jù)、文件、表單等，如發(fā)票、收據(jù)、支票、合同協(xié)議、授權(quán)委托書等。職責(zé)分工1.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定和完善空白管理憑證的財(cái)務(wù)管理制度和操作流程。定期對(duì)空白管理憑證的財(cái)務(wù)核算和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。負(fù)責(zé)空白發(fā)票、收據(jù)等財(cái)務(wù)票據(jù)的統(tǒng)一購買、保管、發(fā)放、核銷和銷毀工作。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門空白管理憑證的日常使用和保管工作，嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行操作。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，向財(cái)務(wù)部提出空白管理憑證的領(lǐng)用申請(qǐng)，并確保使用的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。配合財(cái)務(wù)部做好空白管理憑證的定期盤點(diǎn)和檢查工作。3.行政部門負(fù)責(zé)空白管理憑證相關(guān)文件資料的歸檔和保管工作，確保檔案的完整性和可查閱性。協(xié)助財(cái)務(wù)部做好空白管理憑證的安全保衛(wèi)工作，制定相應(yīng)的安全防范措施。4.審計(jì)部門定期對(duì)空白管理憑證的管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)操作和風(fēng)險(xiǎn)隱患。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。空白管理憑證的購買與驗(yàn)收1.購買財(cái)務(wù)部根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，定期統(tǒng)計(jì)空白管理憑證的用量，提前向稅務(wù)機(jī)關(guān)或其他相關(guān)部門申請(qǐng)購買。購買空白管理憑證時(shí)，必須選擇正規(guī)渠道，確保憑證的真實(shí)性和合法性。購買的空白管理憑證應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或被盜用。2.驗(yàn)收空白管理憑證購買后，由財(cái)務(wù)部專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括憑證的數(shù)量、號(hào)碼、格式、印刷質(zhì)量等是否符合要求，是否有缺頁、錯(cuò)號(hào)、重號(hào)等問題。驗(yàn)收合格后，填寫驗(yàn)收記錄，并將空白管理憑證及時(shí)入庫保管?？瞻坠芾響{證的保管1.保管場(chǎng)所空白管理憑證應(yīng)存放在安全、保密的專用倉庫或保險(xiǎn)柜中，倉庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。存放空白管理憑證的倉庫或保險(xiǎn)柜應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，鑰匙由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.保管方式空白管理憑證應(yīng)按照類別、號(hào)碼順序進(jìn)行存放，便于查找和核對(duì)。對(duì)于重要的空白管理憑證，如發(fā)票、支票等，應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，即由兩人分別保管鑰匙和密碼，共同開啟保險(xiǎn)柜進(jìn)行操作。定期對(duì)空白管理憑證進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。3.安全防范措施加強(qiáng)對(duì)保管場(chǎng)所的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保24小時(shí)監(jiān)控。限制無關(guān)人員進(jìn)入保管場(chǎng)所，如需進(jìn)入，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批手續(xù)，并由專人陪同。定期對(duì)保管場(chǎng)所的安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行?？瞻坠芾響{證的領(lǐng)用1.領(lǐng)用申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用空白管理憑證時(shí)，應(yīng)填寫《空白管理憑證領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用憑證的名稱、數(shù)量、用途等信息?！犊瞻坠芾響{證領(lǐng)用申請(qǐng)表》應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交財(cái)務(wù)部審批。2.審批流程財(cái)務(wù)部收到《空白管理憑證領(lǐng)用申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際需求進(jìn)行審批。對(duì)于金額較大或涉及重要業(yè)務(wù)的空白管理憑證領(lǐng)用申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部在申請(qǐng)表上簽字蓋章，并通知業(yè)務(wù)部門前來領(lǐng)用。3.領(lǐng)用登記業(yè)務(wù)部門憑審批通過的《空白管理憑證領(lǐng)用申請(qǐng)表》到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取空白管理憑證。財(cái)務(wù)部應(yīng)建立《空白管理憑證領(lǐng)用登記簿》，詳細(xì)記錄領(lǐng)用憑證的名稱、數(shù)量、號(hào)碼、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人等信息。領(lǐng)用人在領(lǐng)取空白管理憑證時(shí)，應(yīng)在登記簿上簽字確認(rèn)?？瞻坠芾響{證的使用1.使用規(guī)范業(yè)務(wù)部門在使用空白管理憑證時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行填寫，確保憑證的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。填寫空白管理憑證時(shí)，應(yīng)使用黑色或藍(lán)色墨水筆，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆。憑證上的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)填寫清晰、工整，不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。如填寫錯(cuò)誤，應(yīng)按照規(guī)定的方法進(jìn)行作廢處理，并重新填寫。2.作廢處理對(duì)于填寫錯(cuò)誤或因其他原因不再使用的空白管理憑證，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行作廢處理。作廢的空白管理憑證應(yīng)加蓋“作廢”戳記，并將其所有聯(lián)次完整保存。定期對(duì)作廢的空白管理憑證進(jìn)行整理和歸檔，以備查核。3.監(jiān)督檢查財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對(duì)業(yè)務(wù)部門空白管理憑證的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括憑證的填寫是否規(guī)范、使用是否合規(guī)、作廢處理是否及時(shí)等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)要求業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改落實(shí)情況?？瞻坠芾響{證的交接1.交接原因因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因，涉及空白管理憑證保管或使用的人員需要進(jìn)行交接。2.交接流程交接人員應(yīng)填寫《空白管理憑證交接清單》，詳細(xì)列出交接的憑證名稱、數(shù)量、號(hào)碼、起止日期等信息。交接雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)，并由監(jiān)交人見證。監(jiān)交人一般由部門負(fù)責(zé)人或財(cái)務(wù)部指定人員擔(dān)任。交接完成后，交接清單應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，財(cái)務(wù)部留存一份。3.責(zé)任界定交接前的空白管理憑證使用和保管責(zé)任由原交接人負(fù)責(zé)，交接后的責(zé)任由新交接人負(fù)責(zé)。如因交接不清導(dǎo)致空白管理憑證出現(xiàn)問題，由交接雙方共同承擔(dān)責(zé)任?？瞻坠芾響{證的盤點(diǎn)1.盤點(diǎn)周期財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對(duì)空白管理憑證進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期一般為每月一次。在每年年末，應(yīng)進(jìn)行一次全面的盤點(diǎn)，確保全年空白管理憑證的賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)方法盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)根據(jù)《空白管理憑證領(lǐng)用登記簿》和庫存實(shí)物進(jìn)行逐一核對(duì)，檢查憑證的數(shù)量、號(hào)碼是否一致。對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《空白管理憑證盤點(diǎn)差異表》。3.差異處理對(duì)于盤點(diǎn)差異，應(yīng)根據(jù)不同情況進(jìn)行處理。如屬于正常損耗或業(yè)務(wù)操作失誤，應(yīng)說明原因并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行調(diào)整；如屬于違規(guī)行為或被盜用等情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行調(diào)查處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任?？瞻坠芾響{證的銷毀1.銷毀條件空白管理憑證因過期、作廢、改版等原因不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。銷毀空白管理憑證應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進(jìn)行。2.銷毀流程由使用部門提出空白管理憑證銷毀申請(qǐng)，填寫《空白管理憑證銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀憑證的名稱、數(shù)量、號(hào)碼、銷毀原因等信息。《空白管理憑證銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交財(cái)務(wù)部審批。財(cái)務(wù)部審批通過后，會(huì)同行政部門等相關(guān)人員對(duì)擬銷毀的空白管理憑證進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行集中銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷人在《空白管理憑證銷毀清單》上簽字確認(rèn)。銷毀清單應(yīng)一式三份，使用部門、財(cái)務(wù)部、行政部門各留存一份。3.記錄保存空白管理憑證銷毀后，相關(guān)部門應(yīng)將銷毀申請(qǐng)、審批文件、銷毀清單等資料進(jìn)行整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定任何部門和人員不得擅自購買、印制、偽造、變?cè)?、轉(zhuǎn)讓、出借、出租空白管理憑證。不得擅自擴(kuò)大空白管理憑證的使用范圍或更改憑證內(nèi)容。不得擅自銷毀空白管理憑證或不按規(guī)定進(jìn)行銷毀。不得在空白管理憑證上預(yù)留印鑒或密碼。不得將空白管理憑證用于與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的事項(xiàng)。