船舶采購合同管理制度一、總則1.目的為加強公司船舶采購合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司與供應商簽訂的船舶采購合同，包括新建船舶、二手船舶的采購合同。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同簽訂與履行應遵守國家法律法規(guī)和政策規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上協(xié)商一致簽訂合同。公平公正原則：合同條款應公平合理，保障雙方合法權益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同義務。二、合同簽訂管理1.合同簽訂流程需求調(diào)研：相關部門根據(jù)公司業(yè)務需求，開展船舶采購需求調(diào)研，明確船舶規(guī)格、性能、數(shù)量、交付時間等要求。供應商選擇：采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，進行資質(zhì)審查、實地考察、報價比較等，選擇合適的供應商。合同談判：采購部門與選定的供應商進行合同條款談判，明確雙方權利義務、價格、質(zhì)量標準、交付方式、驗收標準、售后服務等內(nèi)容。合同起草：法務部門根據(jù)談判結果起草合同文本，確保合同條款合法合規(guī)、準確清晰。合同審核：合同文本提交相關部門審核，包括采購部門、技術部門、財務部門、法務部門等，各部門從專業(yè)角度提出審核意見，對合同風險進行評估。合同審批：審核通過的合同提交公司領導審批，公司領導根據(jù)公司利益和風險狀況做出審批決定。合同簽訂：經(jīng)審批同意的合同，由授權代表與供應商簽訂合同，合同應加蓋公司公章或合同專用章。2.合同簽訂注意事項合同主體資格審查：確保供應商具有合法的經(jīng)營資格和履約能力，核實其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等文件。合同條款明確：合同條款應具體、明確、無歧義，避免模糊不清或容易引起爭議的表述。特別是價格條款、質(zhì)量條款、交付條款、驗收條款等關鍵條款應詳細約定。違約責任約定：明確雙方的違約責任，包括違約情形、違約賠償方式和金額等，以約束雙方履行合同義務。爭議解決方式：約定合同爭議的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟，選擇合適的爭議解決途徑。合同份數(shù)與存檔：明確合同份數(shù)，確保雙方各執(zhí)一份，并及時將合同原件交公司檔案室存檔。三、合同履行管理1.合同執(zhí)行部門職責采購部門：負責跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)供應商按時交付船舶，處理交付過程中的問題，如交貨延遲、質(zhì)量不符等。技術部門：協(xié)助采購部門對船舶進行技術驗收，提供技術支持和指導，確保船舶符合技術要求。財務部門：負責審核合同款項支付申請，按照合同約定及時支付貨款，對合同執(zhí)行過程中的財務情況進行監(jiān)督。使用部門：參與船舶驗收，提出使用需求和意見，配合相關部門做好船舶接收和后續(xù)使用工作。2.供應商交付管理交付通知：供應商應按照合同約定的時間和方式向公司發(fā)出交付通知，明確船舶交付的具體時間、地點和相關要求。交付驗收：公司在收到交付通知后，組織采購部門、技術部門、使用部門等相關人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括船舶外觀、數(shù)量、規(guī)格、性能、質(zhì)量等方面，確保船舶符合合同要求。驗收合格后，出具驗收報告。交付延遲處理：如供應商未能按時交付船舶，應承擔違約責任。采購部門應及時與供應商溝通，了解延遲原因，并要求供應商采取措施盡快交付。如因延遲交付給公司造成損失的，公司有權要求供應商賠償損失。3.合同款項支付管理支付申請：供應商按照合同約定提交付款申請，提供相關發(fā)票、驗收報告等證明文件。采購部門對付款申請進行審核，確保申請內(nèi)容與合同約定相符。財務審核：財務部門對采購部門審核通過的付款申請進行財務審核，重點審核發(fā)票真實性、金額準確性、付款條件是否滿足等。領導審批：審核通過的付款申請?zhí)峤还绢I導審批，公司領導根據(jù)公司資金狀況和合同執(zhí)行情況做出審批決定。款項支付：經(jīng)領導審批同意后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間及時支付貨款。四、合同變更管理1.變更情形在合同履行過程中，如因市場變化、技術要求調(diào)整、不可抗力等原因需要變更合同內(nèi)容的，經(jīng)雙方協(xié)商一致，可以變更合同。2.變更流程變更申請：合同一方提出變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容和對合同履行的影響。變更協(xié)商：雙方就變更事項進行協(xié)商，達成一致意見后簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。變更審批：變更協(xié)議提交相關部門審核和公司領導審批，審批流程與合同簽訂審批流程相同。變更執(zhí)行：經(jīng)審批同意的變更協(xié)議生效后，雙方按照變更后的合同內(nèi)容履行各自義務。五、合同終止管理1.終止情形合同履行完畢，雙方權利義務終止。合同解除，包括雙方協(xié)商一致解除、一方行使解除權解除等情形。因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行，經(jīng)雙方協(xié)商一致可以終止合同。合同被確認無效或被撤銷。2.終止流程終止通知：合同一方提出終止合同的通知，說明終止的原因和時間。協(xié)商處理：雙方就合同終止后的相關事宜進行協(xié)商，如結算貨款、清理貨物、返還財產(chǎn)等。終止協(xié)議簽訂：協(xié)商一致后簽訂終止協(xié)議，明確雙方在合同終止后的權利義務。資料歸檔：將合同終止相關資料整理歸檔，包括終止協(xié)議、結算憑證、貨物交接清單等。六、合同風險管理1.風險識別與評估采購部門、法務部門等相關人員定期對船舶采購合同進行風險識別和評估，分析合同履行過程中可能存在的風險，如供應商違約風險、質(zhì)量風險、價格波動風險、法律風險等。根據(jù)風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施，明確風險責任人和應對期限。2.風險應對措施供應商管理：加強對供應商的管理和監(jiān)督，建立供應商評價機制，定期對供應商進行考核，對表現(xiàn)不佳的供應商及時采取措施，如警告、減少訂單量、終止合作等。合同條款審查：在合同簽訂前，仔細審查合同條款，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理，避免合同漏洞和風險。履約跟蹤：加強對合同履行過程的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保合同順利履行。法律風險防范：法務部門定期對合同進行法律審查，提供法律咨詢和建議，防范法律風險。如發(fā)生合同糾紛，及時啟動法律程序，維護公司合法權益。七、合同檔案管理1.檔案內(nèi)容船舶采購合同檔案包括合同文本、談判記錄、審批文件、驗收報告、變更協(xié)議、終止協(xié)議、往來函件、發(fā)票等與合同相關的資料。2.檔案整理與歸檔合同簽訂后，采購部門應及時將合同及相關資料整理齊全，按照檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂，移交公司檔案室歸檔。檔案室應建立合同檔案臺賬，對合同檔案進行詳細登記和管理。3.檔案查閱與借閱因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表或借閱申請表，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可查閱或借閱。查閱或借閱人員應遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復制、涂改、損毀檔案資料。查閱或借閱完畢后，應及時歸還檔案。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司定期對船舶采購合同管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，合同風險防范措施的落實情況，合同檔案管理情況等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，督促相關部門進行整改。2.考核評價建立合同管理考核評價機制，對合同管理部門和相關人員的工作進行考核評價。考核評價指標