紙質(zhì)檔案入庫(kù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司紙質(zhì)檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類紙質(zhì)檔案的入庫(kù)管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司紙質(zhì)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）主要職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善紙質(zhì)檔案入庫(kù)管理制度，并組織實(shí)施。2.接收、整理、分類、編號(hào)、裝訂公司各部門移交的紙質(zhì)檔案。3.對(duì)入庫(kù)檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保檔案符合歸檔要求。4.建立紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，包括檔案的存放、保管、安全防護(hù)等。6.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查詢、借閱、歸還等手續(xù)。7.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案賬實(shí)相符。8.對(duì)損壞、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。9.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與移交（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、合同、協(xié)議等紙質(zhì)材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄等。5.員工的人事檔案材料，包括入職登記表、勞動(dòng)合同、考核材料、獎(jiǎng)懲材料等。6.公司的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。7.公司的工程檔案，包括項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料等。8.其他具有保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、完整。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對(duì)收集的檔案進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的材料，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。（三）移交程序1.各部門應(yīng)定期將整理好的紙質(zhì)檔案移交至檔案管理部門。一般情況下，每季度末移交一次，特殊情況可隨時(shí)移交。2.移交時(shí)，填寫《紙質(zhì)檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息。3.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后，雙方在《紙質(zhì)檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。四、檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）整理方法1.對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類，按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行劃分。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.去除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)。4.按照一定的順序?qū)n案進(jìn)行排列，如年度、保管期限、類別等。5.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。（三）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理類：包括公司的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、發(fā)文、收文等。2.人事管理類：包括員工的人事檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、考核材料、獎(jiǎng)懲材料等。3.財(cái)務(wù)管理類：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：包括公司的銷售合同、采購(gòu)合同、項(xiàng)目合同、客戶資料等。5.工程管理類：包括項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.其他類：不屬于上述分類的其他檔案。五、檔案的編號(hào)與編目（一）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度保管期限類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：由檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表公司的檔案全宗。3.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”。4.保管期限：分為“永久”、“長(zhǎng)期”（16年至50年）、“短期”（15年以下），分別用“Y”、“C”、“D”表示。5.類別：按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示行政管理類。6.順序號(hào)：按照檔案整理后的排列順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。（二）編目要求1.編制《紙質(zhì)檔案目錄》，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、形成時(shí)間、保管期限、密級(jí)等信息。2.目錄應(yīng)打印或書寫清晰、工整，一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)。3.建立紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，將目錄信息錄入計(jì)算機(jī)，便于檢索和查詢。六、檔案的入庫(kù)與保管（一）入庫(kù)要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列上架，存放整齊有序，便于查找。3.不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。4.對(duì)重要的、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（二）保管期限1.檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。4.做好檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案被盜、被搶、被毀等事故的發(fā)生。七、檔案的查詢與借閱（一）查詢程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案的，填寫《紙質(zhì)檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息。2.《紙質(zhì)檔案查詢申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)查詢申請(qǐng)，在檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行檢索，找到相關(guān)檔案后，提供檔案復(fù)印件或允許在檔案查閱室查閱。4.查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案查閱室查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，填寫《紙質(zhì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱檔案名稱及數(shù)量等信息。2.《紙質(zhì)檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，填寫《紙質(zhì)檔案借閱登記薄》，注明借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱及數(shù)量、借閱期限、歸還日期等信息。4.借閱人員憑《紙質(zhì)檔案借閱登記薄》到檔案庫(kù)房領(lǐng)取檔案，檔案管理人員應(yīng)將檔案當(dāng)面清點(diǎn)交給借閱人員，并提醒借閱人員妥善保管，按時(shí)歸還。5.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無(wú)誤后，在《紙質(zhì)檔案借閱登記薄》上注明歸還日期。（三）特殊情況借閱1.因工作需要必須借出檔案原件的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.借出的檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借出檔案期間，檔案管理人員應(yīng)定期進(jìn)行跟蹤檢查，確保檔案安全。八、檔案的歸還與銷毀（一）歸還1.借閱人員應(yīng)按照約定的時(shí)間和方式將借閱的檔案歸還檔案管理部門。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量、完整性和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通解決。3.歸還的檔案應(yīng)按照原排列順序上架存放。（二）銷毀1.對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見(jiàn)，填寫《紙質(zhì)檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.《紙質(zhì)檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程符合規(guī)定要求。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《紙質(zhì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。5.《紙質(zhì)檔案銷毀申請(qǐng)表》、《紙質(zhì)檔案銷毀清冊(cè)》等相關(guān)資料應(yīng)長(zhǎng)期保存。九、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫《紙質(zhì)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表》。2.《紙質(zhì)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表》應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。（二）移交1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)