監(jiān)理歸檔相關(guān)管理制度一、總則（一）目的為加強公司監(jiān)理項目檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有監(jiān)理項目檔案的管理工作，包括項目前期文件、監(jiān)理過程文件、竣工驗收文件等各類與監(jiān)理項目相關(guān)的資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對監(jiān)理項目檔案進行集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映監(jiān)理項目的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則涵蓋監(jiān)理項目從開始到結(jié)束全過程的各類文件資料，保證檔案的全面性。4.及時性原則文件資料應(yīng)及時收集、整理、歸檔，避免積壓和丟失。5.保密性原則對涉及公司機密和項目相關(guān)方隱私的檔案資料，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司監(jiān)理歸檔相關(guān)管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計公司監(jiān)理項目檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.對檔案進行分類、編號、編目等工作，確保檔案便于查找和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱管理，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識。（二）項目監(jiān)理機構(gòu)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項目監(jiān)理過程中各類文件資料的收集、整理和初步分類。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.在項目結(jié)束后，對本項目檔案管理工作進行總結(jié)。（三）項目總監(jiān)理工程師職責(zé)1.對本項目檔案管理工作負(fù)總責(zé)，確保檔案管理工作與監(jiān)理工作同步進行。2.督促項目監(jiān)理機構(gòu)成員及時整理和歸檔文件資料。3.審核移交檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）監(jiān)理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)各自工作范圍內(nèi)文件資料的形成、積累和保管。2.按照檔案管理要求，及時將工作中產(chǎn)生的文件資料移交至項目監(jiān)理機構(gòu)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、設(shè)計文件等。2.監(jiān)理過程文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則。監(jiān)理月報、監(jiān)理季報、監(jiān)理總結(jié)。會議紀(jì)要、來往文件、函件。工程質(zhì)量檢驗記錄、旁站記錄、平行檢驗記錄。工程進度控制資料，如進度計劃、進度報表等。工程費用控制資料，如費用支付證書、費用索賠文件等。工程安全管理資料，如安全檢查記錄、安全事故處理文件等。3.竣工驗收文件包括工程竣工驗收報告、質(zhì)量評估報告、竣工圖等。（二）收集要求1.項目監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保各類文件資料及時、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于外來文件，如業(yè)主、設(shè)計單位、施工單位等提供的文件，應(yīng)進行簽收登記。（三）整理要求1.分類整理按照檔案的形成階段、性質(zhì)和內(nèi)容，將文件資料分為項目前期文件、監(jiān)理過程文件、竣工驗收文件等類別，再進一步細(xì)分小類。2.編號對每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰準(zhǔn)確，便于查找。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的文件資料進行整理和修補，采用統(tǒng)一的裝訂方式，保證檔案整齊美觀。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.項目監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)在每月底前將當(dāng)月形成的文件資料整理歸檔。2.項目結(jié)束后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將全部檔案資料移交至檔案管理部門。（二）歸檔流程1.項目監(jiān)理機構(gòu)整理好檔案資料后，填寫檔案移交清單，清單應(yīng)注明檔案編號、題名、數(shù)量等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案資料進行核對，核對無誤后在移交清單上簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門將接收的檔案資料按照分類和編號順序進行存放。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管涉及公司重大利益、具有長期查考利用價值的檔案，如公司資質(zhì)文件、重要項目的立項批復(fù)等。2.長期保管保管期限為[X]年的檔案，如一般性項目的監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理總結(jié)等。3.短期保管保管期限為[X]年的檔案，如工程質(zhì)量檢驗記錄、旁站記錄等時效性較強的文件。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器等。3.定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保檔案保管環(huán)境安全可靠。（三）檔案的存放1.按照檔案的類別、保管期限和編號順序進行存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放。六、檔案的利用（一）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。4.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。（二）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可直接到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理部門應(yīng)安排專人在場，提供必要的協(xié)助。3.查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（三）外單位查閱1.外單位因工作需要查閱公司監(jiān)理項目檔案，應(yīng)提前向公司提出申請，說明查閱的目的、范圍和內(nèi)容。2.申請經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.外單位查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，并有專人陪同。4.查閱人員不得將檔案帶離指定地點，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對保管的檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項目總監(jiān)理工程師及相關(guān)專業(yè)人員組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進行綜合評估，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進行銷毀處理。2.檔案銷毀應(yīng)填寫檔案銷毀清單，清單應(yīng)注明檔案編號、題名、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進行，銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案清單應(yīng)永久保存。八、檔案的信息化管理（一）建立檔案數(shù)據(jù)庫1.檔案管理部門應(yīng)利用信息化技術(shù)，建立公司監(jiān)理項目檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進行數(shù)字化錄入。2.檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備檔案信息錄入、查詢、統(tǒng)計、備份等功能，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）電子檔案管理1.對電子檔案應(yīng)進行分類存儲，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的組織有序。2.定期對電子檔案進行備份，備份介質(zhì)應(yīng)分別存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.制定電子檔案的安全管理制度，采取加密、訪問控制等措施，確保電子檔案的安全。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對監(jiān)理項目檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組由公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門人員及相關(guān)部門代表組成。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案管