密碼傳真室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司密碼傳真室的管理，規(guī)范密碼傳真的接收、發(fā)送、存儲(chǔ)等操作流程，確保公司信息的安全與準(zhǔn)確傳遞，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門通過密碼傳真室進(jìn)行的各類信息傳遞工作。（三）基本原則1.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保密碼傳真信息不泄露，保障公司商業(yè)機(jī)密和敏感信息的安全。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：準(zhǔn)確接收、發(fā)送密碼傳真，確保信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，避免因延誤或錯(cuò)誤導(dǎo)致工作失誤。3.規(guī)范操作原則：明確密碼傳真室的操作流程和職責(zé)分工，規(guī)范工作人員的行為，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。二、管理職責(zé)（一）密碼傳真室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)密碼傳真設(shè)備的日常維護(hù)和管理：定期檢查設(shè)備運(yùn)行狀況，確保設(shè)備正常使用；及時(shí)處理設(shè)備故障，保障設(shè)備的穩(wěn)定運(yùn)行。2.接收和發(fā)送密碼傳真：按照規(guī)定的操作流程，準(zhǔn)確接收、發(fā)送密碼傳真，并做好記錄；對接收的傳真進(jìn)行及時(shí)登記和分類整理，確保傳真不丟失、不遺漏。3.保管密碼傳真資料：妥善保管密碼傳真室的各類文件、資料和記錄，定期進(jìn)行整理和歸檔；嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。4.協(xié)助相關(guān)部門查詢密碼傳真記錄：根據(jù)工作需要，及時(shí)為相關(guān)部門提供密碼傳真的查詢服務(wù)，確保工作的順利開展。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作：積極配合公司其他部門的工作，完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的各項(xiàng)任務(wù)。（二）使用部門職責(zé)1.明確專人負(fù)責(zé)密碼傳真工作：各部門應(yīng)指定一名專人負(fù)責(zé)與密碼傳真室的聯(lián)系，確保密碼傳真工作的順利進(jìn)行。2.規(guī)范密碼傳真的使用：使用部門應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和內(nèi)容要求發(fā)送密碼傳真，確保傳真信息的準(zhǔn)確、完整；在發(fā)送密碼傳真前，應(yīng)認(rèn)真核對傳真內(nèi)容，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏。3.及時(shí)領(lǐng)取和處理密碼傳真：使用部門應(yīng)及時(shí)到密碼傳真室領(lǐng)取本部門的密碼傳真，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行處理；對重要的傳真文件，應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并按照領(lǐng)導(dǎo)的批示進(jìn)行妥善處理。4.遵守保密規(guī)定：使用部門應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，妥善保管從密碼傳真室領(lǐng)取的文件資料，不得隨意泄露或轉(zhuǎn)借他人；在工作結(jié)束后，應(yīng)將不再使用的傳真文件及時(shí)歸還密碼傳真室。三、密碼傳真室工作流程（一）接收流程1.傳真接收：密碼傳真室管理人員應(yīng)隨時(shí)關(guān)注傳真設(shè)備的接收情況，及時(shí)接收外來密碼傳真。2.記錄登記：收到傳真后，管理人員應(yīng)立即在傳真登記表上詳細(xì)記錄傳真的發(fā)送日期、時(shí)間、發(fā)送方號碼、接收方號碼、傳真頁數(shù)等信息。3.分類整理：根據(jù)傳真內(nèi)容的性質(zhì)和部門歸屬，對接收的傳真進(jìn)行分類整理。對于重要文件或緊急傳真，應(yīng)在文件上標(biāo)注“重要”或“緊急”字樣，并及時(shí)通知相關(guān)部門領(lǐng)取。4.通知領(lǐng)取：整理好傳真后，管理人員應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門到密碼傳真室領(lǐng)取傳真。通知方式可采用電話、郵件或內(nèi)部通訊工具等，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)收到通知。（二）發(fā)送流程1.填寫傳真申請表：使用部門如需發(fā)送密碼傳真，應(yīng)填寫傳真申請表，詳細(xì)注明傳真的發(fā)送日期、時(shí)間、接收方號碼、傳真內(nèi)容、頁數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.提交申請表：將填寫好的傳真申請表提交至密碼傳真室管理人員。3.審核傳真內(nèi)容：管理人員收到傳真申請表后，應(yīng)認(rèn)真審核傳真內(nèi)容，確保傳真信息符合公司規(guī)定和保密要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通并要求修改。4.發(fā)送傳真：審核通過后，管理人員按照申請表上的信息進(jìn)行傳真發(fā)送操作。在發(fā)送過程中，應(yīng)確保傳真設(shè)備正常運(yùn)行，傳真內(nèi)容清晰、完整。5.記錄存檔：傳真發(fā)送成功后，管理人員應(yīng)在傳真登記表上記錄發(fā)送日期、時(shí)間、發(fā)送方號碼、接收方號碼、傳真頁數(shù)等信息，并將傳真申請表與傳真發(fā)送記錄一并存檔。（三）查詢流程1.提出查詢申請：相關(guān)部門因工作需要查詢密碼傳真記錄時(shí)，應(yīng)填寫查詢申請表，注明查詢的日期范圍、傳真號碼、查詢內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.提交查詢申請：將填寫好的查詢申請表提交至密碼傳真室管理人員。3.審核查詢申請：管理人員收到查詢申請表后，應(yīng)認(rèn)真審核申請內(nèi)容，確保查詢申請符合公司規(guī)定和工作需要。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與申請部門溝通并說明原因。4.提供查詢服務(wù)：審核通過后，管理人員根據(jù)查詢申請表上的信息，在密碼傳真室的存檔記錄中查找相關(guān)傳真記錄，并將查詢結(jié)果提供給申請部門。查詢結(jié)果可采用打印、復(fù)印或提供電子文檔等方式。5.記錄查詢情況：管理人員應(yīng)在查詢申請表上記錄查詢?nèi)掌?、查詢?nèi)容、查詢結(jié)果等信息，并將查詢申請表與查詢記錄一并存檔。四、密碼傳真設(shè)備管理（一）設(shè)備配備1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，配備必要的密碼傳真設(shè)備，包括傳真機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等。2.確保密碼傳真設(shè)備的性能穩(wěn)定、功能齊全，能夠滿足公司日常工作的需要。（二）設(shè)備維護(hù)1.定期對密碼傳真設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，包括清潔設(shè)備表面、檢查設(shè)備連接線路、更換墨盒和硒鼓等耗材。2.按照設(shè)備使用說明書的要求，定期對設(shè)備進(jìn)行軟件升級和系統(tǒng)維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.建立設(shè)備維護(hù)檔案，記錄設(shè)備的維護(hù)情況、維修記錄、更換耗材等信息，以便于設(shè)備的管理和維護(hù)。（三）設(shè)備故障處理1.當(dāng)密碼傳真設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行排查和處理。如遇無法解決的問題，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修人員進(jìn)行維修。2.在設(shè)備維修期間，應(yīng)采取臨時(shí)替代措施，確保密碼傳真工作的正常進(jìn)行，避免因設(shè)備故障影響工作效率。3.對設(shè)備故障的原因、處理過程和結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，并將維修記錄存檔，以便于后續(xù)的設(shè)備管理和維護(hù)。五、密碼傳真資料管理（一）資料分類1.按照傳真內(nèi)容的性質(zhì)和用途，將密碼傳真資料分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等類別。2.對每一類別的傳真資料進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分，如行政文件可分為公司通知、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等；業(yè)務(wù)文件可分為合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、市場調(diào)研報(bào)告等。（二）資料歸檔1.定期對密碼傳真資料進(jìn)行歸檔整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。歸檔時(shí)間為每月末或每季度末，具體時(shí)間根據(jù)公司實(shí)際情況確定。2.按照資料分類和時(shí)間順序，將傳真資料裝訂成冊或存入電子文檔，并建立相應(yīng)的檔案目錄，便于查詢和檢索。3.對重要的傳真資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，以防止資料丟失或損壞。備份存儲(chǔ)方式可采用光盤、硬盤或云存儲(chǔ)等。（三）資料保管1.密碼傳真室應(yīng)設(shè)置專門的資料保管區(qū)域，確保資料存放安全、有序。2.嚴(yán)格限制非密碼傳真室管理人員進(jìn)入資料保管區(qū)域，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)密碼傳真室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。3.定期對資料保管區(qū)域進(jìn)行檢查，確保資料無損壞、無丟失、無霉變等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（四）資料查閱1.因工作需要查閱密碼傳真資料時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱的資料名稱、日期范圍、查閱原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將填寫好的查閱申請表提交至密碼傳真室管理人員。管理人員根據(jù)申請內(nèi)容，在資料保管區(qū)域查找相關(guān)資料，并提供給查閱人員。3.查閱人員應(yīng)在密碼傳真室指定的區(qū)域內(nèi)查閱資料，不得將資料帶出密碼傳真室。如需復(fù)印或摘抄資料，應(yīng)經(jīng)密碼傳真室管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將查閱的資料歸還密碼傳真室管理人員，并在查閱申請表上簽字確認(rèn)查閱情況。六、保密管理（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司的保密制度，對密碼傳真室涉及的各類信息予以保密。2.密碼傳真室管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.加強(qiáng)對密碼傳真室工作人員的保密教育，提高保密意識，防止因人員疏忽導(dǎo)致信息泄露。（二）保密措施1.對密碼傳真設(shè)備設(shè)置密碼保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的人員使用設(shè)備。2.在密碼傳真室安裝監(jiān)控設(shè)備，對進(jìn)入密碼傳真室的人員和設(shè)備操作情況進(jìn)行監(jiān)控，確保信息安全。3.對密碼傳真資料進(jìn)行加密存儲(chǔ)，采用加密軟件或密碼鎖等方式對重要資料進(jìn)行加密處理，防止資料被非法獲取。4.嚴(yán)格控制密碼傳真資料的傳閱范圍，禁止無關(guān)人員接觸和傳閱密碼傳真文件。如需傳閱，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期對密碼傳真室的保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對違反保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、人員培訓(xùn)（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.根據(jù)密碼傳真室工作需要和人員實(shí)際情況，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋密碼傳真設(shè)備操作技能、保密知識、工作流程等方面，確保工作人員能夠熟練掌握密碼傳真室的各項(xiàng)工作技能。（二）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：定期組織密碼傳真室工作人員進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)，由經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員或?qū)I(yè)技術(shù)人員擔(dān)任培訓(xùn)講師，對相關(guān)知識和技能進(jìn)行講解和演示。2.外部培訓(xùn)：根據(jù)工作需要，選派密碼傳真室工作人員參加外部專業(yè)培訓(xùn)課程或研討會(huì)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)知識，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平。3.在線學(xué)習(xí)：利用網(wǎng)絡(luò)平臺提供的在線學(xué)習(xí)資源，組織工作人員進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，拓寬知識面，提升工作能力。（三）培訓(xùn)考核1.對參加培訓(xùn)的工作人員進(jìn)行考核，考核方式可采用理論考試、實(shí)際操作、工作表現(xiàn)評估等多種形式。2.考核結(jié)果作為工作人員績效評估和晉升的重要依據(jù)之一