百度一下合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同訂立、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的訂立、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策的規(guī)定。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則合同條款應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。4.誠實守信原則合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理部門及職責（一）法務部門1.負責合同文本的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定進行審核。2.參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見和建議。3.處理合同糾紛案件，維護公司合法權(quán)益。4.定期組織合同管理培訓，提高員工的合同法律意識。（二）業(yè)務部門1.負責合同的起草、談判、簽訂工作，確保合同條款符合業(yè)務實際需求。2.負責合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.負責合同資料的整理、歸檔工作。4.配合法務部門處理合同糾紛案件。（三）財務部門1.負責審核合同中的財務條款，確保合同的財務風險可控。2.協(xié)助業(yè)務部門進行合同款項的收付工作，對合同執(zhí)行情況進行財務監(jiān)督。3.參與合同糾紛案件的財務處理工作。（四）行政部門1.負責合同印章的管理，嚴格按照規(guī)定用印。2.負責合同檔案的保管工作，確保合同檔案的安全、完整。三、合同訂立流程（一）合同立項1.業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需要提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、標的、內(nèi)容、金額、履行期限等基本情況。2.合同立項申請經(jīng)部門負責人審核后，報分管領導審批。（二）合同起草1.業(yè)務部門負責合同文本的起草工作。合同文本應使用規(guī)范的格式和語言，明確雙方的權(quán)利義務、違約責任等條款。2.對于重大合同或涉及法律風險較高的合同，業(yè)務部門應會同法務部門共同起草。（三）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務部門應將合同文本提交法務部門進行合法性審查。法務部門應在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。2.法務部門審核通過的合同，業(yè)務部門應將合同文本提交財務部門進行財務條款審核。財務部門應在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。3.業(yè)務部門根據(jù)法務部門和財務部門的審核意見對合同文本進行修改完善，修改后的合同文本再次提交審核，直至審核通過。（四）合同簽訂1.審核通過的合同文本由業(yè)務部門負責與對方當事人進行簽訂。合同簽訂應由法定代表人或其授權(quán)代理人進行，并加蓋公司合同專用章。2.簽訂合同前，業(yè)務部門應確保對方當事人具有合法的主體資格和履約能力。對于重要合同，業(yè)務部門應要求對方當事人提供營業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等相關資料，并進行核實。3.合同簽訂過程中，應認真核對合同條款，確保合同內(nèi)容與雙方協(xié)商一致的結(jié)果相符。如有涂改，應在涂改處加蓋雙方印章或簽字確認。（五）合同備案1.合同簽訂后，業(yè)務部門應將合同文本原件一份送行政部門進行備案。行政部門應建立合同備案臺賬，對合同的基本信息、簽訂時間、履行情況等進行登記。2.對于重大合同或涉及金額較大的合同，行政部門應及時向公司領導報告?zhèn)浒盖闆r。四、合同履行與監(jiān)控（一）合同履行1.合同簽訂后，業(yè)務部門應按照合同約定全面履行自己的義務，確保合同的順利履行。2.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方當事人有違約行為，業(yè)務部門應及時采取措施，要求對方當事人承擔違約責任，并做好相關記錄。（二）合同監(jiān)控1.業(yè)務部門應建立合同履行監(jiān)控臺賬，定期對合同的履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同的履行進度、質(zhì)量、款項收付等情況。2.對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風險，業(yè)務部門應及時向部門負責人和分管領導報告，并提出相應的解決方案。3.法務部門應定期對合同的履行情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促業(yè)務部門整改，并提供法律支持。五、合同變更與解除（一）合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款，業(yè)務部門應及時與對方當事人協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、生效時間、雙方的權(quán)利義務等條款，并按照合同訂立流程進行審核、簽訂和備案。（二）合同解除1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務部門應及時通知對方當事人解除合同，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議應明確解除的原因、時間、雙方的權(quán)利義務等條款，并按照合同訂立流程進行審核、簽訂和備案。3.合同解除后，業(yè)務部門應及時清理合同履行過程中的相關資料，辦理結(jié)算手續(xù)，妥善處理善后事宜。六、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.業(yè)務部門在合同簽訂和履行過程中，應加強與對方當事人的溝通協(xié)調(diào)，及時了解對方當事人的需求和意見，避免因溝通不暢引發(fā)合同糾紛。2.法務部門應定期組織合同管理培訓，提高員工的合同法律意識和風險防范能力，預防合同糾紛的發(fā)生。（二）糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務部門應及時收集相關證據(jù)，分析糾紛產(chǎn)生的原因，制定解決方案，并及時向部門負責人和分管領導報告。2.對于合同糾紛案件，法務部門應根據(jù)業(yè)務部門提供的情況，進行法律分析，制定應對策略，并代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。3.在合同糾紛處理過程中，業(yè)務部門和法務部門應密切配合，共同維護公司的合法權(quán)益。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本原件、合同審批表、對方當事人提供的相關資料等合同檔案資料整理齊全，并送行政部門進行歸檔。2.對于合同履行過程中形成的補充協(xié)議、變更協(xié)議、往來函件、會議紀要、結(jié)算憑證等資料，業(yè)務部門應及時收集整理，并送行政部門一并歸檔。（二）檔案整理1.行政部門應按照合同類別、簽訂時間等順序?qū)贤瑱n案資料進行整理，編制合同檔案目錄，以便于查閱和管理。2.合同檔案資料應分類存放，專柜保管，并建立電子檔案，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案資料，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人和分管領導審批后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱合同檔案資料時，應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復印、抽取、損毀檔案資料。如需復印合同檔案資料，應經(jīng)行政部門同意，并進行登記。3.外部單位或個人因工作需要查閱合同檔案資料，應持單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)公司領導批準后，由行政部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（四）檔案保管期限合同檔案的保管期限應根據(jù)國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案的保管期限為[X]年，重要合同檔案的保管期限為[X]年。（五）檔案銷毀1.合同檔案保管期滿后，行政部門應按照檔案銷毀制度的規(guī)定，對合同檔案進行清理、鑒定，提出銷毀意見。2.合同檔案銷毀意見經(jīng)公司領導批準后，由行政部門負責組織銷毀，并做好銷毀記錄。八、合同印章管理（一）印章保管1.公司合同專用章由行政部門指定專人保管，保管人員應嚴格遵守印章管理制度，妥善保管印章，確保印章的安全。2.印章保管人員不得擅自將印章交予他人使用，如因工作需要需臨時交接印章，應辦理交接手續(xù)，并做好記錄。（二）印章使用1.使用合同專用章時，應填寫《合同專用章使用申請表》，經(jīng)部門負責人、法務部門審核、分管領導審批后，由印章保管人員用印。2.用印時，印章保管人員應認真核對用印文件的內(nèi)容，確保用印文件與審批內(nèi)容一致。用印后，應在《合同專用章使用登記簿》上進行登記，注明用印時間