綠化公司采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購管理工作，確保采購活動(dòng)的高效、有序進(jìn)行，保障公司運(yùn)營所需物資的及時(shí)供應(yīng)，降低采購成本，提高采購質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有綠化項(xiàng)目及日常運(yùn)營所需物資、設(shè)備、服務(wù)等的采購活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益原則：在滿足公司需求的前提下，追求采購成本的最小化和經(jīng)濟(jì)效益的最大化。3.公開公正公平原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有供應(yīng)商享有平等的機(jī)會(huì)參與競(jìng)爭(zhēng)，不偏袒任何一方。4.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購物資和服務(wù)符合公司要求。5.誠實(shí)守信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，廉潔自律，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當(dāng)利益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司成立采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。采購領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目的采購計(jì)劃、采購方式、采購預(yù)算等重要事項(xiàng)，對(duì)采購工作進(jìn)行決策和指導(dǎo)。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)采購部，負(fù)責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作。采購部職責(zé)如下：1.根據(jù)公司需求，編制采購計(jì)劃，明確采購物資、設(shè)備、服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購時(shí)間等。2.收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估、選擇和管理。3.組織采購招標(biāo)、詢價(jià)、談判等采購活動(dòng)，按照規(guī)定的采購方式和程序確定供應(yīng)商。4.簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收工作，確保采購物資符合合同要求和公司標(biāo)準(zhǔn)。6.定期統(tǒng)計(jì)采購數(shù)據(jù)，分析采購成本，提出降低采購成本的建議和措施。7.完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他采購相關(guān)工作。（三）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出物資、設(shè)備、服務(wù)等的采購需求，配合采購部進(jìn)行采購前期的調(diào)研、詢價(jià)等工作，參與采購合同的評(píng)審，負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收和使用過程中的質(zhì)量反饋。（四）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，參與采購合同的評(píng)審，監(jiān)督采購資金的支付，對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析。（五）審計(jì)部門審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，審查采購程序的合規(guī)性、采購合同的合法性、采購資金的使用情況等，確保采購活動(dòng)合法、合規(guī)、透明。三、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.各需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購物資、設(shè)備、服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購用途、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至采購部。2.對(duì)于緊急采購需求，需求部門應(yīng)在申請(qǐng)表中注明“緊急”字樣，并說明緊急原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，可優(yōu)先處理。（二）采購審批1.采購部收到《采購申請(qǐng)表》后，對(duì)采購需求進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。2.對(duì)于預(yù)算內(nèi)的采購申請(qǐng)，采購部根據(jù)采購金額大小進(jìn)行分級(jí)審批：采購金額在[X]元以下的，由采購部經(jīng)理審批。采購金額在[X]元至[X]元之間的，由采購分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購金額在[X]元以上的，由采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.對(duì)于預(yù)算外的采購申請(qǐng)，采購部應(yīng)先會(huì)同財(cái)務(wù)部門對(duì)采購預(yù)算進(jìn)行評(píng)估和追加，然后按照上述審批流程進(jìn)行審批。（三）采購計(jì)劃編制采購部根據(jù)審批通過的《采購申請(qǐng)表》，結(jié)合市場(chǎng)供應(yīng)情況和公司庫存狀況，編制采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資、設(shè)備、服務(wù)的具體規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、采購時(shí)間、采購方式、預(yù)計(jì)采購金額等內(nèi)容，并提交至采購領(lǐng)導(dǎo)小組審核。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商信息收集：采購部通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商主動(dòng)報(bào)名等，建立供應(yīng)商信息庫。2.供應(yīng)商評(píng)估：采購部對(duì)供應(yīng)商信息庫中的供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。評(píng)估方式可采用實(shí)地考察、問卷調(diào)查、查閱資料、與其他合作客戶溝通等。3.供應(yīng)商選擇：根據(jù)采購計(jì)劃和供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，采購部選擇合適的供應(yīng)商參與采購項(xiàng)目。對(duì)于重要物資和設(shè)備的采購，應(yīng)選擇至少[X]家供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)或招標(biāo)。4.供應(yīng)商管理：采購部與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的供貨情況、質(zhì)量表現(xiàn)、售后服務(wù)等進(jìn)行跟蹤和記錄。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、終止合作等措施。（五）采購實(shí)施1.采購方式選擇：根據(jù)采購物資、設(shè)備、服務(wù)的特點(diǎn)和采購金額大小，選擇合適的采購方式，包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)采購、單一來源采購等。公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的項(xiàng)目。邀請(qǐng)招標(biāo)適用于具有特定資格要求、供應(yīng)商數(shù)量有限的項(xiàng)目。競(jìng)爭(zhēng)性談判適用于技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的項(xiàng)目，或者招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)、沒有合格標(biāo)的或重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目。詢價(jià)采購適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的項(xiàng)目。單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購、必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項(xiàng)目。2.采購文件編制：采購部根據(jù)選定的采購方式編制采購文件，采購文件應(yīng)包括采購公告（招標(biāo)書、談判文件、詢價(jià)通知書等）、采購合同草案、技術(shù)規(guī)格要求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。采購文件應(yīng)明確采購項(xiàng)目的要求、供應(yīng)商的資格條件、采購程序、報(bào)價(jià)要求、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等事項(xiàng)。3.采購活動(dòng)組織：采購部按照采購文件規(guī)定的程序和時(shí)間，組織供應(yīng)商報(bào)名、投標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、談判等采購活動(dòng)。在采購活動(dòng)過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保采購活動(dòng)的公平、公正、公開。4.采購合同簽訂：采購部根據(jù)采購結(jié)果，與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資、設(shè)備、服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)提交至法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同的合法性和合規(guī)性。（六）采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購物資到貨前，采購部應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收人員。2.初步驗(yàn)收：采購物資到貨后，需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照合同要求和公司標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購物資進(jìn)行初步驗(yàn)收，檢查物資的數(shù)量、規(guī)格、外觀等是否符合要求。對(duì)于數(shù)量較多的物資，可采用抽檢的方式進(jìn)行驗(yàn)收。3.詳細(xì)驗(yàn)收：對(duì)于重要物資和設(shè)備，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)驗(yàn)收。詳細(xì)驗(yàn)收可由質(zhì)量檢驗(yàn)部門組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行，或委托具有資質(zhì)的第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行。詳細(xì)驗(yàn)收應(yīng)包括物資的性能測(cè)試、質(zhì)量檢驗(yàn)、運(yùn)行調(diào)試等內(nèi)容，確保物資符合合同要求和公司標(biāo)準(zhǔn)。4.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《采購驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收地點(diǎn)、驗(yàn)收人員、采購物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量情況、驗(yàn)收結(jié)論等內(nèi)容。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，提交至采購部和相關(guān)部門存檔。5.驗(yàn)收不合格處理：如采購物資驗(yàn)收不合格，采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。如因供應(yīng)商原因?qū)е买?yàn)收不合格給公司造成損失的，采購部應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（七）采購付款1.付款申請(qǐng)：采購部根據(jù)采購合同約定和驗(yàn)收情況，填寫《采購付款申請(qǐng)表》，附上采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至財(cái)務(wù)部門。2.付款審批：財(cái)務(wù)部門對(duì)《采購付款申請(qǐng)表》及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，核實(shí)采購事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性以及付款金額的準(zhǔn)確性。對(duì)于符合付款條件的申請(qǐng)，按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行審批：付款金額在[X]元以下的，由財(cái)務(wù)經(jīng)理審批。付款金額在[X]元至[X]元之間的，由財(cái)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。付款金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。3.付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的《采購付款申請(qǐng)表》，按照合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理采購付款手續(xù)。對(duì)于采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款的，應(yīng)確保付款信息的準(zhǔn)確無誤；對(duì)于采用支票、匯票等方式付款的，應(yīng)做好票據(jù)的保管和跟蹤工作。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部每年年底根據(jù)公司下一年度的工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，編制采購預(yù)算草案，明確采購物資、設(shè)備、服務(wù)的種類、數(shù)量、金額等信息。2.采購預(yù)算草案應(yīng)提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算和資金狀況，對(duì)采購預(yù)算草案進(jìn)行調(diào)整和平衡，形成年度采購預(yù)算方案。3.年度采購預(yù)算方案經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后，報(bào)公司董事會(huì)審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，確保采購支出控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.對(duì)于預(yù)算內(nèi)的采購項(xiàng)目，采購部應(yīng)按照規(guī)定的采購流程進(jìn)行操作；對(duì)于預(yù)算外的采購項(xiàng)目，應(yīng)按照公司預(yù)算追加程序進(jìn)行審批。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如因市場(chǎng)變化、公司業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，說明調(diào)整的原因、內(nèi)容、金額等情況。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司實(shí)際情況對(duì)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估和審核，提出審核意見。3.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后，報(bào)公司董事會(huì)審批。預(yù)算調(diào)整后，采購部應(yīng)按照新的預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購部應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)因素，采購部應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，以降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。（二）市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解采購物資、設(shè)備、服務(wù)的價(jià)格波動(dòng)情況，通過與多家供應(yīng)商談判、簽訂長(zhǎng)期合同、套期保值等方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購成本的影響。2.加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，掌握行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)和新技術(shù)、新產(chǎn)品信息，為公司采購決策提供參考依據(jù)，避免因市場(chǎng)變化導(dǎo)致采購物資或服務(wù)過時(shí)或淘汰。（三）供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.建立供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，嚴(yán)格審查供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商進(jìn)行合作。2.與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約束供應(yīng)商的行為，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)采取措施進(jìn)行更換或淘汰。（四）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，加強(qiáng)對(duì)采購物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保采購物資符合質(zhì)量要求。2.對(duì)于重要物資和設(shè)備，可要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證期，在質(zhì)量保證期內(nèi)，如出現(xiàn)質(zhì)量問題，由供應(yīng)商負(fù)責(zé)免費(fèi)維修、更換或退貨。3.建立采購物資質(zhì)量追溯機(jī)制，對(duì)采購物資的質(zhì)量問題進(jìn)行跟蹤和處理，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（五）合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.采購合同簽訂前，應(yīng)提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同的合法性和合規(guī)性。2.加強(qiáng)合同執(zhí)行過程的監(jiān)控和管理，跟蹤合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同的順利執(zhí)行。3.建立合同檔案管理制度，對(duì)采購合同進(jìn)行分類歸檔，妥善保管合同相關(guān)資料，以備查閱和審計(jì)。（六）付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間辦理付款手續(xù)，確保付款的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.加強(qiáng)對(duì)付款憑證的審核，核實(shí)采購事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性以及付款金額的準(zhǔn)確性，防止出現(xiàn)付款錯(cuò)誤或欺詐行為。3.建立付款風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)可能存在的付款風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提前預(yù)警，及時(shí)采取措施進(jìn)行防范和化解。六、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，審查采購程序的合規(guī)性、采購合同的合法性、采購資金的使用情況等，確保采購活動(dòng)合法、合規(guī)、透明。2.公司內(nèi)部設(shè)立投訴舉報(bào)渠道，接受員工對(duì)采購活動(dòng)中違規(guī)行為的投訴舉報(bào)。對(duì)于投訴舉報(bào)事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。（二）供應(yīng)商監(jiān)督1.采購部定期對(duì)供應(yīng)商的供貨情況、質(zhì)量表現(xiàn)、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，將考核結(jié)果作為供應(yīng)商選擇、合作關(guān)系調(diào)整的重要依據(jù)。2.鼓勵(lì)供應(yīng)商對(duì)公司采購人員的行為進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)于供應(yīng)商反映的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。（三）考核指標(biāo)與方法1.采購成本控制：考核采購物資、設(shè)備、服務(wù)的采購價(jià)格是否合理，是否達(dá)到預(yù)算控制目標(biāo)。考核方法為對(duì)比采購實(shí)際支出與預(yù)算金額，計(jì)算節(jié)約率或超支率。2.采購質(zhì)量：考核采購物資、設(shè)備、服務(wù)的質(zhì)量是否符合合同要求和公司標(biāo)準(zhǔn)。考核方法為檢查驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等，統(tǒng)計(jì)驗(yàn)收合格率。3.采購及時(shí)性：考核采購物資、設(shè)備、服務(wù)是否按時(shí)交付，是否影響公司正常運(yùn)營?？己朔椒閷?duì)比實(shí)際交貨時(shí)間與合同約定時(shí)間，計(jì)算延遲交貨率。4.供應(yīng)商管理：考核供應(yīng)商的選擇、評(píng)估、管理等工作是否規(guī)范有效?？己朔椒闄z查供應(yīng)商檔案、合作協(xié)議、評(píng)價(jià)考核記錄等。5.采購合規(guī)性：考核采購活動(dòng)是否符合國家法律法規(guī)及公