藥業(yè)公司證照管理制度一、總則（一）目的為加強公司證照管理，規(guī)范證照的申請、審批、使用、保管、年檢、變更、注銷等流程，確保公司證照的安全、有效，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及下屬各分支機構、子公司涉及的所有證照管理。（三）定義1.證照：指公司在生產經營活動中依法取得的各類資質證書、許可證、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關證件。2.證照管理部門：指負責公司證照歸口管理的部門，本公司指定[具體部門名稱]為證照管理部門。二、職責分工（一）證照管理部門職責1.負責制定和完善公司證照管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)一辦理公司各類證照的申請、審批、領取、保管、年檢、變更、注銷等工作。3.建立公司證照管理臺賬，詳細記錄證照的基本信息、辦理情況、使用記錄、年檢情況等。4.定期對公司證照進行清查盤點，確保證照的安全、完整。5.負責協(xié)調與政府相關部門的溝通與聯(lián)系，及時了解證照管理政策的變化。6.對違反證照管理制度的行為進行糾正和處理。（二）相關部門職責1.業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需要，及時向證照管理部門提出辦理證照的申請，并提供相關資料。在證照使用過程中，嚴格按照規(guī)定用途使用，不得擅自轉借、涂改、偽造證照。配合證照管理部門完成證照的年檢、變更、注銷等工作。2.財務部門負責繳納證照辦理及年檢所需的費用。對證照管理部門提供的費用支出進行審核和監(jiān)督。3.法務部門對證照辦理、使用、變更等過程中的法律問題提供咨詢和指導。審核證照相關合同、協(xié)議等法律文件。三、證照的申請與審批（一）申請1.業(yè)務部門根據(jù)工作需要，填寫《證照申請表》，詳細說明申請證照的名稱、原因、所需資料等信息，并提交至證照管理部門。2.申請資料應真實、準確、完整，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照副本復印件、法定代表人身份證明、公司章程、資質證明文件、業(yè)績證明材料等。（二）審批1.證照管理部門收到《證照申請表》及相關資料后，進行初步審核，對資料的完整性、準確性進行審查。2.初審通過后，提交公司分管領導進行審批。分管領導根據(jù)實際情況簽署審批意見。3.對于涉及重大事項的證照申請，需提交公司總經理辦公會審議通過。四、證照的領取與保管（一）領取1.經審批同意后，證照管理部門安排專人前往政府相關部門領取證照。2.領取證照時，應仔細核對證照內容，確保與申請內容一致，并檢查證照的完整性，如有問題及時與相關部門溝通解決。3.領取證照后，填寫《證照領取登記表》，記錄領取時間、證照名稱、編號、有效期等信息。（二）保管1.證照管理部門應設立專門的證照保管專柜，配備必要的安全設施，如保險柜、防潮箱等，確保證照的安全存放。2.對各類證照進行分類存放，并建立電子檔案，詳細記錄證照的基本信息、掃描件等，便于查詢和管理。3.實行證照保管專人負責制，保管人員應具備較強的責任心，嚴格遵守證照保管制度，不得擅自將證照帶出保管場所。4.定期對證照保管情況進行檢查，確保證照無遺失、損壞、過期等情況。五、證照的使用（一）使用范圍1.公司內部各部門因業(yè)務開展需要使用證照原件的，應嚴格按照規(guī)定用途使用，如用于投標、資質審查、項目申報、合同簽訂等。2.嚴禁將證照用于與公司業(yè)務無關的活動。（二）使用流程1.使用部門填寫《證照使用申請表》，注明使用證照的名稱、用途、使用期限等信息，并提交至部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，簽署意見并提交至證照管理部門。3.證照管理部門對《證照使用申請表》進行審核，確認無誤后，按照規(guī)定辦理證照借出手續(xù)。4.保管人員將證照原件借出時，應在《證照使用登記表》上詳細記錄借出時間、歸還時間、使用部門、使用人等信息，并要求使用人簽字確認。5.使用人在使用證照過程中，應妥善保管，不得擅自涂改、復印、轉借他人。如因特殊情況需要轉借的，須經證照管理部門批準，并辦理相關手續(xù)。6.使用完畢后，使用人應及時將證照原件歸還至證照管理部門。保管人員在收回證照時，應檢查證照的完整性和使用情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。六、證照的年檢（一）年檢通知1.證照管理部門應及時關注政府相關部門發(fā)布的證照年檢通知，獲取年檢信息和要求。2.在年檢期限前[X]個工作日，向相關業(yè)務部門發(fā)送《證照年檢通知》，明確告知年檢的時間、內容、所需資料等事項。（二）年檢準備1.業(yè)務部門按照年檢通知要求，準備相關年檢資料，確保資料真實、準確、完整。2.資料準備完畢后，提交至證照管理部門進行初審。（三）年檢辦理1.證照管理部門對初審通過的年檢資料進行整理和匯總，在規(guī)定的年檢期限內前往政府相關部門辦理年檢手續(xù)。2.如遇年檢過程中出現(xiàn)問題或需要補充資料的情況，證照管理部門應及時與相關部門溝通協(xié)調，確保年檢工作順利完成。3.年檢完成后，及時更新公司證照管理臺賬和電子檔案，記錄年檢結果和有效期等信息。七、證照的變更與注銷（一）變更1.當公司名稱、法定代表人、經營范圍、注冊資本等事項發(fā)生變更時，證照管理部門應及時向政府相關部門申請證照變更手續(xù)。2.變更申請前，相關部門應根據(jù)公司實際情況，準備好變更所需的資料，如公司決議、章程修正案、營業(yè)執(zhí)照副本復印件等。3.變更申請流程與證照申請流程相同，經審批通過后，證照管理部門前往相關部門辦理變更手續(xù)，并領取變更后的證照。4.變更手續(xù)辦理完成后，及時更新公司證照管理臺賬和電子檔案，確保信息的準確性和一致性。（二）注銷1.公司因破產、解散、撤銷等原因需要注銷證照的，證照管理部門應按照相關法律法規(guī)和政府部門要求，及時辦理注銷手續(xù)。2.注銷申請前，相關部門應完成公司清算等相關工作，并準備好注銷所需的資料，如注銷申請書、清算報告、營業(yè)執(zhí)照正副本原件等。3.注銷申請流程與證照申請流程相同，經審批通過后，證照管理部門前往相關部門辦理注銷手續(xù)，并將注銷情況記錄在公司證照管理臺賬中。八、證照的遺失與補辦（一）遺失報告1.如發(fā)現(xiàn)證照遺失，使用部門或保管人員應立即向證照管理部門報告，并說明遺失的時間、地點、可能遺失的原因等情況。2.證照管理部門接到報告后，應及時向公司分管領導匯報，并啟動遺失補辦程序。（二）補辦流程1.證照管理部門根據(jù)遺失證照的類型和相關規(guī)定，準備補辦所需的資料，如登報聲明、補辦申請書、身份證明等。2.補辦申請流程與證照申請流程相同，經審批通過后，前往政府相關部門辦理補辦手續(xù)。3.在補辦期間，如需使用遺失證照的相關信息，可由證照管理部門出具相關證明文件。九、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對證照管理情況進行審計，檢查證照管理制度的執(zhí)行情況、證照的保管與使用情況、費用支出情況等。2.對審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）外部監(jiān)督1.積極配合政府相關部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供公司證照管理的相關資料和情況。2.根據(jù)政府部門的要求，及時整改存在的問題，不斷完善公司證照管理制度。十、違規(guī)處理（一）對違反本制度，擅自轉借、涂改、偽造證照的部門或個人，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處理。（二