大酒店會議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范大酒店會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本制度。本制度適用于大酒店內(nèi)所有部門組織召開的各類會議，包括但不限于部門例會、專題會議、協(xié)調(diào)會議、工作匯報會議等。（二）會議原則1.精簡高效原則：會議應(yīng)注重實效，精簡會議議程和參會人員，避免冗長繁瑣，確保會議能夠高效解決問題，達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。2.準(zhǔn)備充分原則：會議組織者應(yīng)提前做好會議籌備工作，明確會議主題、目的、議程、時間、地點等，確保參會人員有充分時間準(zhǔn)備相關(guān)資料。3.規(guī)范有序原則：會議應(yīng)按照既定的程序和規(guī)范進(jìn)行，嚴(yán)格遵守會議時間，保證會議秩序，確保會議順利進(jìn)行。4.責(zé)任落實原則：明確會議各項任務(wù)的責(zé)任人，確保會議決策事項能夠得到有效落實和跟進(jìn)，對執(zhí)行不力的情況進(jìn)行責(zé)任追究。二、會議分類及組織（一）部門例會1.召開周期：各部門每周[X]固定時間召開部門例會，如遇特殊情況需調(diào)整時間，應(yīng)提前通知部門內(nèi)所有人員。2.參會人員：部門全體員工。3.會議內(nèi)容：總結(jié)上周工作進(jìn)展，分析存在的問題，安排本周工作計劃；傳達(dá)酒店相關(guān)政策、通知和工作要求；分享工作經(jīng)驗和心得；員工提出工作中的困難和建議，部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。4.組織要求：部門負(fù)責(zé)人作為會議組織者，應(yīng)提前梳理本周工作重點，準(zhǔn)備好會議議程。會議應(yīng)準(zhǔn)時開始，時長控制在[X]小時以內(nèi)。會議過程中，鼓勵員工積極發(fā)言，充分交流，但要注意發(fā)言秩序，避免出現(xiàn)混亂和跑題現(xiàn)象。（二）專題會議1.召開時機：根據(jù)工作需要，針對特定主題或問題召開專題會議。如市場推廣專題會議、服務(wù)質(zhì)量提升專題會議、成本控制專題會議等。2.參會人員：由會議組織者根據(jù)會議主題確定參會人員范圍，一般包括相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及與會議主題相關(guān)的其他人員。3.會議內(nèi)容：深入探討特定主題或問題，分析原因，提出解決方案和措施；明確責(zé)任人和時間節(jié)點，制定詳細(xì)的行動計劃；對專題事項進(jìn)行跟蹤和評估，確保問題得到有效解決。4.組織要求：會議組織者應(yīng)提前收集與會議主題相關(guān)的資料和數(shù)據(jù)，提前[X]天通知參會人員會議主題、時間、地點及相關(guān)要求，以便參會人員做好充分準(zhǔn)備。會議應(yīng)邀請專業(yè)人士或有經(jīng)驗的人員進(jìn)行講解或分享，確保會議內(nèi)容具有專業(yè)性和針對性。會議結(jié)束后，應(yīng)形成會議紀(jì)要，明確會議決策事項和工作安排，并及時發(fā)送給相關(guān)人員。（三）協(xié)調(diào)會議1.召開時機：當(dāng)涉及多個部門之間的工作協(xié)調(diào)、合作或出現(xiàn)工作交叉、矛盾等情況時，召開協(xié)調(diào)會議。2.參會人員：涉及工作協(xié)調(diào)的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及具體工作人員。3.會議內(nèi)容：各部門匯報本部門與其他部門相關(guān)工作的進(jìn)展情況、存在的問題及需要協(xié)調(diào)解決的事項；共同協(xié)商解決方案，明確各部門的職責(zé)和工作界面；制定協(xié)調(diào)工作的時間表和推進(jìn)計劃，確保各項工作順利銜接。4.組織要求：會議組織者應(yīng)提前了解各部門之間的工作協(xié)調(diào)需求，梳理協(xié)調(diào)事項清單。會議過程中，要充分聽取各部門意見，客觀公正地協(xié)調(diào)解決問題，避免部門之間出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。會議結(jié)束后，應(yīng)形成協(xié)調(diào)會議紀(jì)要，明確各方責(zé)任和工作安排，并跟蹤落實情況。（四）工作匯報會議1.召開周期：根據(jù)酒店管理層的要求，定期或不定期召開工作匯報會議。如月度工作匯報會議、季度工作匯報會議等。2.參會人員：酒店高層管理人員、各部門負(fù)責(zé)人。3.會議內(nèi)容：各部門負(fù)責(zé)人匯報本部門近期工作完成情況、重點工作進(jìn)展、存在的問題及下一步工作計劃；酒店高層管理人員對各部門工作進(jìn)行點評，提出工作要求和指導(dǎo)意見；討論和決策酒店重大事項、重要工作安排等。4.組織要求：部門負(fù)責(zé)人應(yīng)提前準(zhǔn)備好詳細(xì)的工作匯報材料，內(nèi)容應(yīng)包括工作成果、數(shù)據(jù)分析、問題分析及改進(jìn)措施等。匯報材料應(yīng)簡潔明了、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、重點突出。會議應(yīng)嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，各部門匯報時間應(yīng)嚴(yán)格控制，避免出現(xiàn)匯報超時或不完整的情況。酒店高層管理人員應(yīng)認(rèn)真聽取匯報，及時給予反饋和指導(dǎo)，確保會議能夠有效推動酒店整體工作的開展。三、會議籌備（一）會議申請1.各部門如需召開會議，應(yīng)提前填寫《會議申請表》，詳細(xì)說明會議主題、目的、時間、地點、參會人員、會議議程、預(yù)計時長等信息。2.《會議申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至酒店行政部進(jìn)行審核。行政部根據(jù)酒店工作安排和會議室使用情況，對會議申請進(jìn)行審批，并及時反饋審批結(jié)果。（二）會議通知1.會議申請獲得批準(zhǔn)后，會議組織者應(yīng)及時發(fā)出會議通知。會議通知應(yīng)采用書面、郵件或酒店內(nèi)部通訊工具等多種方式，確保所有參會人員能夠及時收到通知。2.會議通知內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、注意事項等。對于重要會議，還應(yīng)附上相關(guān)會議資料，如匯報材料、議題文件等，以便參會人員提前準(zhǔn)備。3.如參會人員因特殊原因無法參加會議，應(yīng)提前向會議組織者請假，并說明請假原因。會議組織者應(yīng)及時統(tǒng)計參會人員情況，對于未請假且未參加會議的人員，應(yīng)進(jìn)行記錄并按照酒店相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）會議資料準(zhǔn)備1.根據(jù)會議主題和議程，會議組織者應(yīng)準(zhǔn)備相關(guān)的會議資料，如會議文件、報告、數(shù)據(jù)圖表、演示文稿等。會議資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、重點突出，能夠支持會議討論和決策。2.會議資料應(yīng)提前發(fā)放給參會人員，以便參會人員有足夠時間進(jìn)行閱讀和思考。對于重要會議資料，應(yīng)要求參會人員提前簽字確認(rèn)收到，并妥善保管。3.在會議過程中，會議組織者應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)展情況，及時提供必要的補充資料或參考文件，確保會議討論能夠圍繞主題深入進(jìn)行。（四）會議室安排1.行政部負(fù)責(zé)根據(jù)會議申請和參會人員數(shù)量，合理安排會議室。會議室應(yīng)提前進(jìn)行清潔、整理，確保會議設(shè)備正常運行，如投影儀、音響、麥克風(fēng)、空調(diào)等。2.會議室應(yīng)配備足夠的桌椅、文具、飲用水等基本設(shè)施，以滿足會議需要。對于重要會議或有特殊要求的會議，還應(yīng)根據(jù)會議需求提供其他必要的設(shè)備和服務(wù)，如白板、綠植、茶歇等。3.在會議開始前，會議組織者應(yīng)提前到達(dá)會議室，檢查會議準(zhǔn)備情況，確保會議能夠按時順利召開。如發(fā)現(xiàn)會議室設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障或其他問題，應(yīng)及時通知行政部進(jìn)行維修和處理。四、會議主持與記錄（一）會議主持1.會議主持人一般由部門負(fù)責(zé)人或指定的會議召集人擔(dān)任。主持人應(yīng)熟悉會議主題和議程，具備良好的組織協(xié)調(diào)能力和溝通能力，能夠有效地引導(dǎo)會議進(jìn)程，確保會議順利進(jìn)行。2.會議開始前，主持人應(yīng)簡要介紹會議目的、議程和參會人員，強調(diào)會議紀(jì)律和注意事項。在會議過程中，主持人應(yīng)把控會議節(jié)奏，引導(dǎo)參會人員圍繞主題進(jìn)行發(fā)言和討論，避免出現(xiàn)跑題、爭論不休等情況。3.主持人應(yīng)鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分發(fā)表自己的意見和建議，但要注意控制發(fā)言時間，確保每個議題都能得到充分討論，同時又不浪費過多時間。對于偏離主題或發(fā)言時間過長的情況，主持人應(yīng)及時進(jìn)行引導(dǎo)和提醒。4.在會議討論結(jié)束后，主持人應(yīng)進(jìn)行會議總結(jié)，明確會議達(dá)成的共識、決策事項和下一步工作安排，并對會議效果進(jìn)行簡要評價。（二）會議記錄1.會議記錄人員由會議組織者指定，負(fù)責(zé)記錄會議全過程。記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和歸納總結(jié)能力，能夠準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容。2.會議記錄應(yīng)包括會議基本信息（會議名稱、時間、地點、參會人員等）、會議議程、會議討論內(nèi)容、會議決策事項、責(zé)任人和時間節(jié)點等。記錄內(nèi)容應(yīng)客觀、真實、準(zhǔn)確，不得隨意增減或篡改。3.會議記錄應(yīng)采用電子文檔或紙質(zhì)文檔的形式進(jìn)行保存，保存期限按照酒店檔案管理規(guī)定執(zhí)行。會議記錄應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便日后查閱和參考。4.在會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)突出會議重點，語言簡潔明了，決策事項明確，責(zé)任人和時間節(jié)點清晰。會議紀(jì)要經(jīng)主持人審核后，發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門，并跟蹤會議決策事項的執(zhí)行情況。五、會議紀(jì)律（一）參會人員紀(jì)律1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退。如有特殊情況需要請假，應(yīng)提前按照規(guī)定程序辦理請假手續(xù)。2.參會人員應(yīng)遵守會議秩序，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意接聽電話、收發(fā)短信或進(jìn)行其他與會議無關(guān)的活動。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與會議討論，不得交頭接耳、打瞌睡或做其他與會議無關(guān)的事情。如有意見或建議，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)言，不得打斷他人發(fā)言。4.參會人員應(yīng)尊重他人的發(fā)言和觀點，不得進(jìn)行人身攻擊或惡意詆毀。對于不同意見，應(yīng)通過理性溝通和協(xié)商解決，共同營造良好的會議氛圍。（二）會議組織者紀(jì)律1.會議組織者應(yīng)提前做好會議籌備工作，確保會議按時召開。如因特殊原因需要變更會議時間、地點或議程，應(yīng)提前通知參會人員，并說明變更原因。2.會議組織者應(yīng)嚴(yán)格按照會議議程進(jìn)行組織，合理控制會議時間，確保會議高效進(jìn)行。不得隨意延長會議時間或增加無關(guān)議題。3.會議組織者應(yīng)認(rèn)真組織會議討論，引導(dǎo)參會人員圍繞主題進(jìn)行發(fā)言，充分聽取各方意見和建議，客觀公正地協(xié)調(diào)解決問題。不得偏袒某一方或壓制不同意見。4.會議組織者應(yīng)及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要，并按照規(guī)定程序發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。對會議決策事項的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和督促，確保會議精神得到有效落實。六、會議跟進(jìn)與反饋（一）會議決策事項跟進(jìn)1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要，明確會議決策事項的責(zé)任人和時間節(jié)點，制定詳細(xì)的跟進(jìn)計劃。2.責(zé)任人應(yīng)按照跟進(jìn)計劃，認(rèn)真落實會議決策事項，確保工作按時推進(jìn)。在工作過程中，如遇到困難或問題，應(yīng)及時向會議組織者或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，尋求支持和幫助。3.會議組織者應(yīng)定期對會議決策事項的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和督促，及時掌握工作進(jìn)展情況。對于執(zhí)行不力的責(zé)任人，應(yīng)進(jìn)行提醒和督促，如仍未改進(jìn)，應(yīng)按照酒店相關(guān)規(guī)定進(jìn)行責(zé)任追究。（二）會議效果評估與反饋1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時收集參會人員對會議的反饋意見，了解參會人員對會議組織、議程安排、會議內(nèi)容等方面的滿意度和建議。2.根據(jù)參會人員的反饋意見，會議組織者應(yīng)對會議效果進(jìn)行評估，總結(jié)會議成功經(jīng)驗和不足之處。針對存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議，為今后召開類似會議提供參考。3.酒店行政部應(yīng)定期對酒店內(nèi)各類會議的組織情況進(jìn)行