管理門店物料管理制度總則1.目的為加強公司門店物料管理，規(guī)范物料的采購、存儲、使用和核銷等流程，確保物料的合理使用與有效控制，降低成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司旗下所有門店的物料管理活動。3.基本原則統(tǒng)一管理原則：公司對門店物料實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配，確保資源的優(yōu)化配置。節(jié)約高效原則：在滿足業(yè)務需求的前提下，盡量節(jié)約物料使用，提高物料使用效率，避免浪費。權(quán)責明確原則：明確各部門及人員在物料管理中的職責和權(quán)限，確保各項工作有序開展。職責分工1.采購部門負責門店物料的市場調(diào)研，尋找合適的供應商，建立供應商檔案。根據(jù)門店需求和庫存情況，制定物料采購計劃，并確保采購的及時性和準確性。負責與供應商簽訂采購合同，跟進采購訂單的執(zhí)行情況，確保物料按時、按質(zhì)、按量到貨。2.倉庫管理部門負責門店物料的驗收、存儲、保管和發(fā)放工作。建立物料庫存臺賬，定期對庫存進行盤點，確保賬實相符。對庫存物料進行分類存放，標識清晰，做好防潮、防蟲、防火等工作，保障物料安全。3.門店運營部門根據(jù)實際業(yè)務需求，提出物料需求申請，并確保申請的合理性。負責門店物料的領(lǐng)用、使用和核銷工作，監(jiān)督物料的合理使用，避免浪費。定期對門店物料使用情況進行統(tǒng)計和分析，向相關(guān)部門反饋物料需求變化情況。4.財務部門負責審核物料采購合同、發(fā)票等相關(guān)財務憑證，確保采購支出的合法性和準確性。對物料采購成本進行核算和控制，定期與采購部門核對采購費用，監(jiān)督采購資金的使用情況。參與門店物料盤點工作，對盤點結(jié)果進行財務處理，確保賬實相符。物料采購管理1.采購計劃制定門店運營部門應每月末根據(jù)次月業(yè)務計劃，結(jié)合當前物料庫存情況，填寫《物料需求申請表》，詳細列出所需物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并提交至上級領(lǐng)導審批。采購部門收到審批后的《物料需求申請表》后，進行匯總分析，結(jié)合庫存周轉(zhuǎn)率、采購周期等因素，制定月度物料采購計劃。采購計劃應包括采購物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購時間、供應商等詳細信息，并根據(jù)實際情況預留一定的彈性空間，以應對可能出現(xiàn)的緊急需求。2.供應商選擇與管理采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等方面。根據(jù)評估結(jié)果，篩選出合格的供應商，并建立供應商檔案。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務等條款。定期對供應商進行考核，考核指標包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、價格合理性、售后服務等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予適當?shù)莫剟睿瑢τ诓环弦蟮墓碳皶r進行調(diào)整或淘汰。3.采購訂單執(zhí)行采購部門根據(jù)批準的采購計劃，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨期、交貨地點等詳細信息，并要求供應商簽字確認。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通，了解訂單進度，確保物料按時、按質(zhì)、按量到貨。如遇供應商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題等異常情況，應及時與供應商協(xié)商解決，并采取相應的措施，如調(diào)整采購計劃、尋求替代供應商等，以減少對門店運營的影響。物料到貨前，采購部門應及時通知倉庫管理部門做好驗收準備工作。倉庫管理部門應根據(jù)采購訂單和相關(guān)標準，對到貨物料進行驗收。物料驗收管理1.驗收準備倉庫管理部門接到采購部門的到貨通知后，應安排專人負責驗收工作。驗收人員應熟悉物料的驗收標準和方法，具備相關(guān)的專業(yè)知識和技能。準備好驗收所需的工具和設(shè)備，如量具、檢驗儀器、驗收記錄表格等，并確保其準確性和可靠性。根據(jù)采購訂單和相關(guān)標準，對驗收場地進行清理和布置，確保驗收工作的順利進行。2.數(shù)量驗收驗收人員應按照采購訂單和送貨單，對到貨物料的數(shù)量進行逐一核對，確保數(shù)量準確無誤。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺或溢余，應及時與供應商溝通，并做好記錄。對于貴重物料或數(shù)量較大的物料，可采用抽檢的方式進行驗收，但抽檢比例應符合相關(guān)標準和規(guī)定。3.質(zhì)量驗收驗收人員應根據(jù)物料的質(zhì)量標準和檢驗規(guī)范，對到貨物料的質(zhì)量進行檢驗。檢驗內(nèi)容包括外觀、尺寸、性能、包裝等方面。對于需要進行理化檢驗或功能性測試的物料，應委托專業(yè)機構(gòu)或具備相應資質(zhì)的人員進行檢驗，并出具檢驗報告。如發(fā)現(xiàn)物料質(zhì)量不符合要求，應及時與供應商溝通，要求供應商采取更換、退貨等措施，并做好記錄。4.驗收記錄驗收人員應在驗收過程中做好記錄，記錄內(nèi)容包括物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應商、到貨時間、驗收情況等信息。驗收記錄應真實、準確、完整，并由驗收人員簽字確認。驗收合格的物料，驗收人員應在送貨單上簽字確認，并填寫《物料驗收單》，將物料移交倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的物料，驗收人員應填寫《不合格物料處理單》，注明不合格原因，并及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理。物料存儲管理1.倉庫規(guī)劃與布局根據(jù)物料的種類、特性、用途等因素，對倉庫進行合理規(guī)劃和布局。倉庫應劃分為不同的區(qū)域，如存儲區(qū)、分揀區(qū)、包裝區(qū)、退貨區(qū)等，并設(shè)置明顯的標識牌。按照物料的類別和存儲要求，對存儲區(qū)進行進一步細分，如按照A、B、C分類法進行分類存儲，將常用物料、貴重物料和特殊物料分別存放在不同的區(qū)域，以便于管理和查找。合理安排物料的存放位置，遵循先進先出、方便取放的原則，確保物料存儲安全、有序。2.庫存管理倉庫管理部門應建立物料庫存臺賬，詳細記錄物料的出入庫情況，包括物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫時間、出庫時間、庫存余額等信息。庫存臺賬應定期進行核對和更新，確保賬實相符。定期對庫存進行盤點，盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。盤點應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等內(nèi)容。在盤點過程中，應認真核對物料的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置，如實記錄盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并編制《盤點差異報告》，提出處理意見，報上級領(lǐng)導審批后進行調(diào)整。3.物料保管根據(jù)物料的特性和存儲要求，采取相應的保管措施，確保物料質(zhì)量不受影響。對于易受潮、易變質(zhì)的物料，應存放在干燥、通風的環(huán)境中，并做好防潮、防蟲、防火等工作。對庫存物料進行定期檢查，查看物料的存儲狀況、質(zhì)量變化等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理。對于有保質(zhì)期要求的物料，應建立保質(zhì)期臺賬，定期檢查保質(zhì)期情況，對臨近保質(zhì)期的物料及時進行標識和處理，避免過期使用。加強倉庫的安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保倉庫安全。嚴禁在倉庫內(nèi)吸煙、明火作業(yè)等，防止火災和爆炸事故的發(fā)生。物料使用管理1.領(lǐng)用流程門店運營部門員工根據(jù)工作需要，填寫《物料領(lǐng)用申請表》，詳細注明所需物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并提交至上級領(lǐng)導審批。審批通過后的《物料領(lǐng)用申請表》交倉庫管理部門，倉庫管理人員根據(jù)申請表發(fā)放物料。發(fā)放時應核對物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確保準確無誤，并在申請表上簽字確認。倉庫管理部門應按照審批后的數(shù)量發(fā)放物料，如遇特殊情況需要超量領(lǐng)用，必須經(jīng)上級領(lǐng)導再次審批同意后方可發(fā)放。2.使用監(jiān)督門店運營部門負責人應加強對員工物料使用情況的監(jiān)督，確保物料的合理使用，避免浪費。發(fā)現(xiàn)員工有浪費物料的行為，應及時進行制止和糾正，并對相關(guān)責任人進行批評教育。定期對門店物料使用情況進行統(tǒng)計和分析，對比實際使用量與預算情況，查找原因，采取措施進行改進。對于物料使用量異常的門店或部門，應進行重點關(guān)注和調(diào)查。3.核銷管理門店運營部門應在物料使用完畢后，及時填寫《物料核銷申請表》，并附上相關(guān)的使用記錄和憑證，如工作記錄、客戶反饋等，提交至上級領(lǐng)導審批。審批通過后的《物料核銷申請表》交財務部門進行審核。財務部門應根據(jù)物料采購成本、使用情況等因素，對核銷申請進行審核，確保核銷金額的準確性和合理性。財務部門審核通過后，倉庫管理部門根據(jù)核銷結(jié)果調(diào)整庫存臺賬，確保賬實相符。同時，財務部門對物料采購和使用情況進行賬務處理，記錄相關(guān)成本和費用。物料盤點管理1.盤點計劃制定財務部門應定期組織門店物料盤點工作，并制定詳細的盤點計劃。盤點計劃應包括盤點時間、范圍、方法、人員分工等內(nèi)容。盤點時間應根據(jù)業(yè)務情況和實際需要確定，一般選擇在業(yè)務相對清淡的時間段進行，以減少對正常運營的影響。盤點范圍應涵蓋公司旗下所有門店的物料庫存。盤點方法可采用實地盤點法、永續(xù)盤存法等，根據(jù)物料的特點和管理要求選擇合適的盤點方法。盤點人員應包括倉庫管理人員、門店運營人員、財務人員等，確保盤點工作的全面性和準確性。2.盤點實施盤點人員應按照盤點計劃，對庫存物料進行逐一清點和核對。在盤點過程中，應認真記錄物料的實際數(shù)量、質(zhì)量、存放位置等信息，確保記錄真實、準確、完整。對于貴重物料和關(guān)鍵物料，應進行重點盤點，確保數(shù)量準確、質(zhì)量合格。對于盤點中發(fā)現(xiàn)的賬實不符情況，應及時查明原因，并編制《盤點差異報告》，詳細說明差異情況、原因分析及處理建議。3.盤點結(jié)果處理盤點結(jié)束后，盤點負責人應將盤點結(jié)果匯總整理，形成《盤點報告》，報告內(nèi)容應包括盤點時間、范圍、方法、結(jié)果、差異情況及處理建議等。根據(jù)《盤點報告》和《盤點差異報告》，財務部門對盤點結(jié)果進行審核和分析，提出處理意見，報上級領(lǐng)導審批。對于盤盈或盤虧的物料，應按照相關(guān)規(guī)定進行賬務處理，調(diào)整庫存賬目和財務報表。針對盤點中發(fā)現(xiàn)的問題和漏洞，相關(guān)部門應及時采取措施進行改進，完善物料管理制度和流程，加強物料管理工作，避免類似問題再次發(fā)生。物料報廢管理1.報廢申請門店運營部門或倉庫管理部門發(fā)現(xiàn)物料存在損壞、變質(zhì)、過期等情況，無法繼續(xù)使用時，應填寫《物料報廢申請表》，詳細注明物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、報廢原因等信息，并提交至上級領(lǐng)導審批。審批通過后的《物料報廢申請表》交財務部門進行審核。財務部門應根據(jù)物料的賬面價值和報廢情況，對報廢申請進行審核，確保報廢金額的合理性。2.報廢鑒定對于價值較高或報廢原因較為復雜的物料，財務部門可會同相關(guān)技術(shù)人員或?qū)I(yè)機構(gòu)進行報廢鑒定，以確定物料是否確實無法使用，并出具鑒定報告。報廢鑒定應根據(jù)物料的特性和行業(yè)標準，采用科學合理的方法進行，確保鑒定結(jié)果