科技會展流程管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司科技會展活動的組織與管理流程，確保會展活動順利進行，提高會展效果，提升公司品牌形象和影響力，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織或參與的各類科技會展活動，包括但不限于產(chǎn)品展示會、技術(shù)交流會、行業(yè)研討會等。（三）基本原則1.目標(biāo)導(dǎo)向原則：會展活動應(yīng)緊密圍繞公司業(yè)務(wù)目標(biāo)和市場需求，明確活動主題和目的，確保活動取得預(yù)期效果。2.精心策劃原則：提前進行充分的策劃和準(zhǔn)備工作，制定詳細的活動方案，合理安排活動流程和資源，確?；顒拥捻樌麑嵤?。3.高效執(zhí)行原則：明確各部門職責(zé)和分工，加強溝通協(xié)作，嚴格按照活動方案執(zhí)行，確?；顒痈咝?、有序進行。4.安全第一原則：高度重視活動安全管理，制定安全預(yù)案，采取有效措施確保活動現(xiàn)場人員和財產(chǎn)安全。5.效果評估原則：活動結(jié)束后及時進行效果評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后的會展活動提供參考和改進依據(jù)。二、會展活動策劃（一）活動需求調(diào)研1.市場部門負責(zé)收集行業(yè)動態(tài)、競爭對手會展活動信息，分析市場需求和趨勢，為活動策劃提供參考。2.與公司內(nèi)部各部門溝通，了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求、產(chǎn)品推廣重點和技術(shù)交流方向，確定活動主題和目標(biāo)。3.通過問卷調(diào)查、客戶訪談等方式收集潛在客戶和合作伙伴的需求和期望，為活動內(nèi)容設(shè)計提供依據(jù)。（二）活動方案制定1.根據(jù)活動需求調(diào)研結(jié)果，由市場部門牽頭，聯(lián)合相關(guān)部門制定活動方案?；顒臃桨笐?yīng)包括活動主題、時間、地點、規(guī)模、議程安排、展示內(nèi)容、宣傳推廣計劃、預(yù)算等內(nèi)容。2.活動議程安排應(yīng)合理緊湊，突出重點，包括開幕式、主題演講、產(chǎn)品展示、技術(shù)交流、互動體驗、閉幕式等環(huán)節(jié)。3.展示內(nèi)容應(yīng)圍繞活動主題和公司業(yè)務(wù)重點，展示公司最新產(chǎn)品、技術(shù)成果、解決方案等，采用多種展示形式，如實物展示、模型演示、多媒體演示、現(xiàn)場操作等，增強展示效果。4.宣傳推廣計劃應(yīng)明確宣傳渠道、宣傳內(nèi)容、宣傳時間節(jié)點等，通過多種渠道進行宣傳推廣，如公司官網(wǎng)、社交媒體、行業(yè)媒體、電子郵件、短信等，吸引目標(biāo)客戶和合作伙伴參加活動。5.預(yù)算編制應(yīng)合理準(zhǔn)確，包括場地租賃、設(shè)備租賃、展品制作、宣傳推廣、嘉賓邀請、餐飲住宿、人員薪酬等費用，確?；顒咏?jīng)費得到合理控制和有效使用。（三）活動方案評審1.活動方案制定完成后，由市場部門組織相關(guān)部門進行評審。評審人員包括公司領(lǐng)導(dǎo)、市場部門、銷售部門、技術(shù)部門、客服部門等負責(zé)人。2.評審內(nèi)容包括活動方案的可行性、合理性、創(chuàng)新性、安全性等方面。評審人員應(yīng)提出意見和建議，對活動方案進行修改完善。3.活動方案經(jīng)評審?fù)ㄟ^后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)活動目標(biāo)和公司資源情況，對活動方案進行最終決策。三、會展活動籌備（一）成立活動籌備小組1.根據(jù)活動規(guī)模和復(fù)雜程度，成立活動籌備小組?；I備小組由市場部門牽頭，成員包括銷售部門、技術(shù)部門、客服部門、行政部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員。2.籌備小組應(yīng)明確各成員的職責(zé)和分工，制定工作進度計劃，確?；I備工作有序進行。（二）場地租賃與布置1.根據(jù)活動規(guī)模和需求，選擇合適的場地進行租賃。場地應(yīng)具備良好的交通條件、設(shè)施設(shè)備和安全保障措施。2.與場地供應(yīng)商簽訂租賃合同，明確租賃期限、租金支付方式、場地使用規(guī)定等條款。3.根據(jù)活動主題和展示內(nèi)容，進行場地布置。場地布置應(yīng)注重整體效果，營造良好的活動氛圍。布置內(nèi)容包括舞臺搭建、展板制作、展品擺放、音響燈光設(shè)備調(diào)試等。（三）展品準(zhǔn)備與運輸1.根據(jù)活動展示內(nèi)容，準(zhǔn)備相關(guān)展品。展品應(yīng)確保質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定，能夠充分展示公司產(chǎn)品和技術(shù)優(yōu)勢。2.對展品進行分類整理、編號標(biāo)識，制定展品清單。展品清單應(yīng)包括展品名稱、型號、數(shù)量、規(guī)格、存放位置等信息。3.安排專人負責(zé)展品的運輸和保管工作。展品運輸過程中應(yīng)采取必要的防護措施，確保展品安全無損。展品到達活動現(xiàn)場后，應(yīng)按照展品清單進行清點和擺放。（四）宣傳推廣實施1.根據(jù)宣傳推廣計劃，開展宣傳推廣工作。宣傳推廣工作應(yīng)注重針對性和實效性，突出活動亮點和特色，吸引目標(biāo)客戶和合作伙伴參加活動。2.制作活動宣傳資料，如宣傳冊、海報、邀請函、電子資料等。宣傳資料應(yīng)設(shè)計精美、內(nèi)容準(zhǔn)確，能夠有效傳達活動信息。3.通過公司官網(wǎng)、社交媒體、行業(yè)媒體、電子郵件、短信等渠道發(fā)布活動宣傳信息。及時更新活動動態(tài)和相關(guān)信息，保持與潛在客戶和合作伙伴的溝通和互動。4.邀請行業(yè)專家、媒體記者、重要客戶和合作伙伴等作為活動嘉賓。提前與嘉賓溝通活動議程和相關(guān)安排，發(fā)送邀請函和活動資料，確保嘉賓按時參加活動。（五）人員培訓(xùn)與分工1.對參與活動的工作人員進行培訓(xùn)，使其熟悉活動流程、工作職責(zé)和服務(wù)規(guī)范。培訓(xùn)內(nèi)容包括活動方案解讀、接待禮儀、展品介紹、技術(shù)講解、應(yīng)急處理等方面。2.根據(jù)活動籌備工作需要，對工作人員進行分工。工作人員應(yīng)包括活動主持人、禮儀人員、展品講解員、技術(shù)支持人員、后勤保障人員等。明確各人員的工作職責(zé)和工作要求，確?；顒蝇F(xiàn)場各項工作有序進行。（六）活動安全保障1.制定活動安全預(yù)案，明確安全責(zé)任人和安全措施。安全預(yù)案應(yīng)包括活動現(xiàn)場安全管理、消防安全、食品安全、人員疏散等方面的內(nèi)容。2.對活動現(xiàn)場進行安全檢查，消除安全隱患。檢查內(nèi)容包括場地設(shè)施設(shè)備安全、電氣安全、消防安全、展品安全等方面。3.配備必要的安全保障設(shè)備和人員，如滅火器、急救箱、安保人員等。確?；顒蝇F(xiàn)場人員和財產(chǎn)安全。4.在活動現(xiàn)場設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)識，提醒參會人員注意安全事項。加強對活動現(xiàn)場的巡邏和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。四、會展活動執(zhí)行（一）活動現(xiàn)場布置與準(zhǔn)備1.活動前一天，組織工作人員進行活動現(xiàn)場布置和準(zhǔn)備工作。按照活動方案要求，完成舞臺搭建、展板擺放、展品陳列、音響燈光調(diào)試等工作。2.檢查活動現(xiàn)場各項設(shè)施設(shè)備是否正常運行，確?；顒禹樌M行。對活動現(xiàn)場進行清潔和整理，營造良好的活動環(huán)境。（二）活動簽到與接待1.在活動現(xiàn)場設(shè)置簽到臺，安排專人負責(zé)簽到工作。簽到人員應(yīng)熱情接待參會人員，引導(dǎo)其簽到并發(fā)放活動資料和禮品。2.對參會人員進行身份核實和登記，收集參會人員的名片和聯(lián)系方式。建立參會人員信息數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)的客戶跟進和市場調(diào)研提供依據(jù)。3.安排禮儀人員在活動現(xiàn)場入口處迎接參會人員，引導(dǎo)其就座，并提供必要的服務(wù)和幫助。（三）活動議程執(zhí)行1.按照活動議程安排，準(zhǔn)時開始活動?；顒又鞒秩藨?yīng)具備良好的主持能力和現(xiàn)場把控能力，能夠引導(dǎo)活動順利進行。2.主題演講環(huán)節(jié)應(yīng)邀請行業(yè)專家、公司領(lǐng)導(dǎo)等進行精彩演講，演講內(nèi)容應(yīng)緊扣活動主題，具有前瞻性和實用性。3.產(chǎn)品展示和技術(shù)交流環(huán)節(jié)應(yīng)安排專業(yè)的展品講解員和技術(shù)支持人員，為參會人員提供詳細的產(chǎn)品介紹和技術(shù)講解。鼓勵參會人員進行互動交流，解答其疑問。4.互動體驗環(huán)節(jié)應(yīng)設(shè)置有趣的互動體驗項目，如產(chǎn)品試用、技術(shù)演示、游戲互動等，增強參會人員的參與感和體驗感。5.閉幕式應(yīng)總結(jié)活動成果，對優(yōu)秀合作伙伴和參會人員進行表彰和感謝。宣布活動圓滿結(jié)束，并邀請參會人員合影留念。（四）活動現(xiàn)場管理1.安排專人負責(zé)活動現(xiàn)場管理工作，維護活動現(xiàn)場秩序。及時處理活動現(xiàn)場出現(xiàn)的問題和突發(fā)情況，確?；顒禹樌M行。2.加強對活動現(xiàn)場的環(huán)境衛(wèi)生管理，保持活動現(xiàn)場整潔干凈。及時清理活動現(xiàn)場的垃圾和雜物，確保活動環(huán)境良好。3.對活動現(xiàn)場的設(shè)備設(shè)施進行實時監(jiān)控，確保其正常運行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備設(shè)施出現(xiàn)故障，應(yīng)及時安排維修人員進行維修。4.加強對活動現(xiàn)場的安全管理，確保人員和財產(chǎn)安全。如發(fā)生安全事故，應(yīng)立即啟動安全預(yù)案，采取有效措施進行處理，并及時向上級報告。（五）活動餐飲與住宿安排1.根據(jù)活動規(guī)模和參會人員數(shù)量，合理安排活動餐飲和住宿。餐飲應(yīng)提供豐富多樣、營養(yǎng)可口的飯菜，滿足參會人員的需求。2.與餐飲供應(yīng)商簽訂餐飲服務(wù)合同，明確餐飲標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)質(zhì)量、結(jié)算方式等條款。加強對餐飲供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，確保餐飲服務(wù)質(zhì)量。3.為外地參會人員提供住宿安排，選擇交通便利、環(huán)境舒適的酒店。與酒店簽訂住宿服務(wù)合同，明確住宿標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量、結(jié)算方式等條款。提前與酒店溝通參會人員的入住時間和退房時間，確保住宿服務(wù)順利進行。五、會展活動后續(xù)工作（一）客戶跟進與反饋收集1.活動結(jié)束后，市場部門和銷售部門應(yīng)及時對參會人員進行跟進。通過電話、郵件、短信等方式與參會人員保持聯(lián)系，了解其對活動的滿意度和意見建議。2.收集參會人員的反饋信息，對活動效果進行評估。反饋信息包括活動內(nèi)容、組織安排、展示效果、服務(wù)質(zhì)量等方面的評價。根據(jù)反饋信息，總結(jié)活動經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后的會展活動提供參考和改進依據(jù)。3.對潛在客戶進行重點跟進，將活動中收集到的客戶信息進行整理和分析，制定客戶跟進計劃。通過與潛在客戶的進一步溝通和交流，促進業(yè)務(wù)合作。（二）活動資料整理與歸檔1.活動結(jié)束后，組織工作人員對活動資料進行整理和歸檔?；顒淤Y料包括活動方案、宣傳資料、嘉賓名單、簽到表、活動照片、視頻等。2.對活動資料進行分類整理，建立電子和紙質(zhì)檔案。檔案應(yīng)妥善保管，以便日后查閱和使用。3.將活動照片和視頻進行編輯和制作，形成活動宣傳資料。通過公司官網(wǎng)、社交媒體等渠道進行發(fā)布，擴大活動影響力。（三）活動效果評估與總結(jié)1.市場部門負責(zé)組織相關(guān)部門對活動效果進行評估。評估內(nèi)容包括活動目標(biāo)達成情況、參會人員數(shù)量和質(zhì)量、宣傳推廣效果、展示效果、客戶反饋等方面。2.根據(jù)活動效果