社工機(jī)構(gòu)文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社工機(jī)構(gòu)文件管理，確保文件的規(guī)范生成、妥善保管、高效流轉(zhuǎn)和有效利用，提高機(jī)構(gòu)工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社工機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門及全體員工在工作過(guò)程中所涉及的各類文件的管理，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、郵件、傳真等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：文件管理工作由專門的部門或人員進(jìn)行集中管理，確保文件的整體性和一致性。2.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：明確文件的分類、編號(hào)、格式、處理流程等標(biāo)準(zhǔn)，保證文件管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.安全保密原則：采取有效措施確保文件的安全，防止文件的丟失、損壞、泄露，對(duì)于涉及機(jī)密的文件嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.便捷高效原則：優(yōu)化文件管理流程，提高文件的處理速度和利用效率，便于員工查找和使用文件。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括機(jī)構(gòu)的章程、制度、規(guī)劃、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要等，用于規(guī)范機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)和管理。2.業(yè)務(wù)文件：涉及社工服務(wù)項(xiàng)目的方案、計(jì)劃、評(píng)估報(bào)告、服務(wù)記錄等，反映機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)開展情況。3.財(cái)務(wù)文件：包含預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、報(bào)銷憑證等，與機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)收支相關(guān)。4.人事文件：如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等，用于人事管理。5.合同文件：機(jī)構(gòu)對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議等。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則采用[年份][部門代碼][序號(hào)]的形式。例如，2023年行政部門的第5號(hào)文件編號(hào)為2023XZ05。年份為文件生成年份的后兩位。部門代碼：行政部門（XZ）、業(yè)務(wù)部門（YW）、財(cái)務(wù)部門（CW）、人事部門（RS）、合同管理部門（HT）等，具體代碼根據(jù)機(jī)構(gòu)組織架構(gòu)確定。序號(hào)為各部門文件的順序編號(hào)，從01開始。2.編號(hào)管理文件編號(hào)由專門的文件管理部門或人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編制，確保編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。編號(hào)應(yīng)在文件起草或接收時(shí)及時(shí)賦予，并標(biāo)注在文件首頁(yè)的顯著位置。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，起草人應(yīng)根據(jù)工作需要和機(jī)構(gòu)要求，明確文件的主題、內(nèi)容、格式等。2.起草文件應(yīng)語(yǔ)言規(guī)范、邏輯清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確，引用的數(shù)據(jù)和事實(shí)應(yīng)真實(shí)可靠。3.涉及多個(gè)部門的文件，由牽頭部門組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同起草。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人主要審核文件內(nèi)容是否符合部門工作實(shí)際和機(jī)構(gòu)整體要求，格式是否規(guī)范等。2.對(duì)于重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，需提交機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)審核文件的政策依據(jù)、與機(jī)構(gòu)發(fā)展戰(zhàn)略的契合度、對(duì)機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)和管理的影響等。3.審核人應(yīng)在文件審核意見欄中簽署意見，注明同意、修改意見或不同意等，并簽名及注明審核日期。四、文件發(fā)布（一）發(fā)布形式1.紙質(zhì)文件：對(duì)于需要紙質(zhì)存檔和傳達(dá)的文件，經(jīng)審核通過(guò)后，由文件管理部門統(tǒng)一印制，加蓋機(jī)構(gòu)公章，按照規(guī)定的范圍發(fā)放。2.電子文件：通過(guò)機(jī)構(gòu)內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵箱等方式發(fā)布電子文件。發(fā)布時(shí)應(yīng)確保文件格式清晰、易于閱讀，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，防止文件被誤操作或非法訪問(wèn)。（二）發(fā)布范圍1.根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容確定發(fā)布范圍，一般分為內(nèi)部公開、部分部門可見、特定人員可見等。2.重要文件或涉及機(jī)構(gòu)核心信息的文件應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)布范圍，確保信息安全。3.文件發(fā)布時(shí)應(yīng)明確告知相關(guān)人員文件的適用范圍和傳達(dá)要求，避免信息傳遞不暢。五、文件簽收與登記（一）簽收1.紙質(zhì)文件由接收人在文件發(fā)放登記表上簽字簽收，注明簽收日期。2.電子文件接收人應(yīng)及時(shí)查收，并在相關(guān)記錄中確認(rèn)接收。（二）登記1.文件管理部門應(yīng)對(duì)簽收的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄文件編號(hào)、名稱、起草部門、起草人、審核人、發(fā)布日期、發(fā)布范圍、簽收人等信息。2.登記可采用紙質(zhì)臺(tái)賬或電子表格形式，確保登記信息的準(zhǔn)確性和完整性，便于文件的查詢和追溯。六、文件傳閱（一）傳閱范圍根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要確定傳閱范圍，一般包括相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人及具體承辦人員等。（二）傳閱流程1.文件管理部門將需要傳閱的文件放置在專門的傳閱夾中，并按照規(guī)定的傳閱順序依次傳遞。2.傳閱人應(yīng)在文件傳閱記錄單上簽字，注明傳閱日期和意見，如有需要對(duì)文件進(jìn)行批示或處理，應(yīng)及時(shí)反饋給文件管理部門。3.文件傳閱完畢后，文件管理部門應(yīng)及時(shí)收回文件，檢查文件是否完整，傳閱意見是否得到妥善處理。七、文件存檔（一）存檔范圍機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的各類具有保存價(jià)值的文件均應(yīng)進(jìn)行存檔，包括紙質(zhì)文件和電子文件。（二）存檔期限1.根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度確定存檔期限，一般分為短期（13年）、中期（35年）、長(zhǎng)期（5年以上）。2.重要文件和涉及機(jī)構(gòu)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的文件應(yīng)長(zhǎng)期存檔，一般性文件可根據(jù)實(shí)際情況確定存檔期限。（三）存檔方式1.紙質(zhì)文件：按照年度、類別、保管期限等要素進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，放入檔案盒或檔案柜中妥善保管。2.電子文件：按照分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案庫(kù)，確保電子文件的可讀性和可檢索性。同時(shí)，定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、文件借閱（一）借閱范圍因工作需要，機(jī)構(gòu)內(nèi)部員工可借閱相關(guān)文件，但必須遵守借閱規(guī)定。（二）借閱流程1.借閱人填寫文件借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)文件管理部門備案。3.文件管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供文件，并在文件借閱登記本上記錄借閱人姓名、部門、文件名稱、編號(hào)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件，如需延期歸還，應(yīng)提前向文件管理部門申請(qǐng)并說(shuō)明原因。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞文件。2.借閱文件僅限在機(jī)構(gòu)內(nèi)部使用，如需帶出機(jī)構(gòu)，需經(jīng)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)。3.文件歸還時(shí)，文件管理部門應(yīng)檢查文件是否完好無(wú)損，如有損壞或遺失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。九、文件保密（一）保密范圍涉及機(jī)構(gòu)商業(yè)秘密、服務(wù)對(duì)象隱私、機(jī)構(gòu)戰(zhàn)略規(guī)劃、重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等文件屬于保密文件范疇。（二）保密措施1.對(duì)保密文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，明確保密等級(jí)，如“絕密”“機(jī)密”“秘密”等。2.存放保密文件的場(chǎng)所應(yīng)具備安全保密設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、密碼鎖等。3.嚴(yán)格控制保密文件的傳閱范圍，必須閱讀保密文件的人員應(yīng)進(jìn)行登記，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。4.在處理保密文件過(guò)程中，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，防止文件泄露。5.對(duì)于不再使用或已過(guò)保密期限的保密文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，確保信息安全。十、文件清理與銷毀（一）清理1.文件管理部門定期對(duì)存檔文件進(jìn)行清理，檢查文件的保存狀況，對(duì)于已過(guò)存檔期限或確無(wú)保存價(jià)值的文件進(jìn)行清理。2.清理文件時(shí)應(yīng)填寫文件清理清單，注明文件名稱、編號(hào)、清理原因等信息。（二）銷毀1.經(jīng)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)清理出來(lái)需要銷毀的文件進(jìn)行銷毀處理。2.紙質(zhì)文件可采用粉碎、焚燒等方式銷毀，確保文件內(nèi)容無(wú)法還原。電子文件應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行徹底刪除，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。3.文件銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀日期、文件名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。十一、文件管理信息化（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的文件管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的在線起草、審核、發(fā)布、簽收、傳閱、存檔、查詢等功能。2.確保信息化系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，保證文件信息的安全保密。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對(duì)文件管理信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證文件管理工作的正常進(jìn)行。十二、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文件管理部門定期對(duì)文件管理工作進(jìn)行自查，檢查文件管理流程是否規(guī)范、文件是否妥善保管等。2.機(jī)構(gòu)內(nèi)部審計(jì)部門不定期對(duì)文件管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見。（二）考核機(jī)制1.將文件管理工作納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)文件起草、審核、發(fā)布、保