知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理，規(guī)范知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，有效保護(hù)公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)，促進(jìn)公司創(chuàng)新發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在知識(shí)產(chǎn)權(quán)創(chuàng)造、運(yùn)用、保護(hù)和管理過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類(lèi)管理原則根據(jù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的類(lèi)型、來(lái)源、形成時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)管理，便于查找、利用和保護(hù)。3.保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。4.服務(wù)利用原則充分發(fā)揮知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的作用，為公司的科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)提供有效服務(wù)。二、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.專(zhuān)利檔案包括專(zhuān)利申請(qǐng)文件、專(zhuān)利審批過(guò)程文件、專(zhuān)利證書(shū)、專(zhuān)利年費(fèi)繳納憑證等。2.商標(biāo)檔案包括商標(biāo)注冊(cè)申請(qǐng)文件、商標(biāo)變更文件、商標(biāo)續(xù)展文件、商標(biāo)使用許可合同等。3.著作權(quán)檔案包括作品創(chuàng)作過(guò)程文件、著作權(quán)登記證書(shū)、著作權(quán)轉(zhuǎn)讓合同、著作權(quán)許可使用合同等。4.商業(yè)秘密檔案包括技術(shù)秘密、經(jīng)營(yíng)秘密等相關(guān)文件，如研發(fā)記錄、工藝文件、客戶名單、營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃等。5.其他知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案如集成電路布圖設(shè)計(jì)登記檔案、植物新品種權(quán)檔案等。（二）編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則采用“年份+類(lèi)別代碼+順序號(hào)”的編號(hào)方式。年份為公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字，類(lèi)別代碼根據(jù)上述分類(lèi)確定，順序號(hào)為該類(lèi)檔案的流水號(hào)。例如：2023ZL001表示2023年的第1件專(zhuān)利檔案。2.編號(hào)管理編號(hào)應(yīng)具有唯一性，一經(jīng)確定不得隨意更改。如因檔案內(nèi)容調(diào)整、合并等原因需要變更編號(hào)時(shí)，應(yīng)做好記錄，并在相關(guān)檔案目錄和檢索工具中進(jìn)行標(biāo)注。三、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的收集（一）收集范圍1.公司內(nèi)部形成的知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件，包括但不限于研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究開(kāi)發(fā)記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測(cè)試報(bào)告、技術(shù)總結(jié)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)申請(qǐng)文件等。2.公司與外部機(jī)構(gòu)合作過(guò)程中產(chǎn)生的涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的文件，如合作協(xié)議、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、委托開(kāi)發(fā)合同等。3.公司在知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理活動(dòng)中形成的文件，如知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略規(guī)劃、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理制度、知識(shí)產(chǎn)權(quán)評(píng)估報(bào)告、知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛處理文件等。4.公司獲得的各類(lèi)知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書(shū)、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案應(yīng)在形成后及時(shí)收集，對(duì)于重要的知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件應(yīng)實(shí)行實(shí)時(shí)跟蹤收集，確保不遺漏關(guān)鍵信息。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有復(fù)印件，應(yīng)注明原件存放處，并確保復(fù)印件與原件一致。4.收集的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，去除無(wú)關(guān)的紙張、附件等，確保檔案內(nèi)容清晰、完整。（三）收集流程1.各部門(mén)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案收集人員定期（每月或每季度）對(duì)本部門(mén)形成的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行清理和收集。2.收集人員將收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，填寫(xiě)《知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案收集清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、形成時(shí)間、來(lái)源、保管期限等信息。3.《知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案收集清單》一式兩份，一份由收集人員留存，一份隨檔案一并移交檔案管理部門(mén)。4.檔案管理部門(mén)收到移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案不完整或不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)補(bǔ)充或更正。四、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的整理（一）整理原則1.遵循知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的形成規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用，提高檔案管理工作效率。（二）整理方法1.分類(lèi)整理按照本制度規(guī)定的分類(lèi)方法，將收集到的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行分類(lèi)，同一類(lèi)別的檔案集中存放。2.裝訂成冊(cè)對(duì)于紙張較多的檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，確保檔案的牢固和整齊。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，不得隨意裁剪或損壞檔案。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、形成時(shí)間、來(lái)源、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式多份，分別用于檔案管理部門(mén)內(nèi)部管理、檢索查詢(xún)以及向其他部門(mén)提供利用等。4.數(shù)字化處理對(duì)重要的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于遠(yuǎn)程查詢(xún)和利用。數(shù)字化處理應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理流程1.檔案管理部門(mén)接收各部門(mén)移交的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案后，按照整理原則和方法進(jìn)行分類(lèi)整理。2.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并編制檔案目錄。3.將整理好的檔案按照類(lèi)別和編號(hào)順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。4.對(duì)需要數(shù)字化處理的檔案，按照數(shù)字化處理流程進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。五、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（二）保管期限1.知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案包括公司重要的知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略規(guī)劃、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理制度、知識(shí)產(chǎn)權(quán)評(píng)估報(bào)告、知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛處理文件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書(shū)等。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括公司一般的知識(shí)產(chǎn)權(quán)申請(qǐng)文件、審批過(guò)程文件、合同協(xié)議等，保管期限為10年以上（含10年）。4.短期保管的檔案包括公司一般性的知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件，保管期限為10年以下。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)等受損的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將檔案帶出檔案室。如需借閱，應(yīng)辦理相關(guān)借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案被盜、被搶、被篡改或丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（四）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)于超過(guò)保管期限且已無(wú)保存價(jià)值的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，由檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案銷(xiāo)毀清單》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案徹底銷(xiāo)毀，防止信息泄露。3.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清單歸檔保存。六、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中需要查閱、使用知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的。2.公司外部單位因合作、交流等原因需要查閱、使用公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員根據(jù)利用者的申請(qǐng)，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、標(biāo)注、抽取、撤換檔案材料。2.借閱因工作需要確需借閱知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限、用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，檔案管理人員可提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)公章，與原件具有同等效力。（三）利用流程1.利用者填寫(xiě)《知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案查閱申請(qǐng)表》或《知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案借閱申請(qǐng)表》，提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，利用者持申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱或復(fù)制手續(xù)。4.檔案管理人員根據(jù)審批意見(jiàn)，為利用者提供相應(yīng)的服務(wù)，并做好記錄。5.利用者查閱、借閱或復(fù)制完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在相關(guān)登記表上簽字確認(rèn)。（四）保密要求1.利用知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案時(shí)，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露檔案中涉及的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息。2.如需對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行引用、發(fā)表或公開(kāi)披露，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的信息化管理（一）建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，能夠?qū)n案的全生命周期進(jìn)行管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，如檔案信息變更、保管期限調(diào)整等，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。（三）安全管理1.加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保不同人員只能訪問(wèn)其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，并異地存放。3.采取必要的安全技術(shù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。八、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.監(jiān)督檢查可采用自查、互查、專(zhuān)項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作