局做好檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本局檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門及全體工作人員在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。本局檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則。檔案應(yīng)如實反映本局各項工作活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.實用性原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、查閱和利用，滿足本局各項工作的實際需要。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門本局設(shè)立專門的檔案管理部門，負責全局檔案的集中管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理工作流程和標準。3.對檔案進行安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。4.負責檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時催還檔案。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，報經(jīng)批準后組織實施。7.協(xié)助各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，提供業(yè)務(wù)指導和培訓。8.完成領(lǐng)導交辦的其他有關(guān)檔案管理的工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍本局各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于以下幾類：1.上級機關(guān)下發(fā)的與本局工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.本局召開的重要會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。4.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.本局的人事檔案，包括干部職工的履歷表、考核材料、任免文件、工資待遇等。6.本局的財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等。7.本局的業(yè)務(wù)檔案，如各類項目申報材料、審批文件、驗收報告等。8.本局的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。9.本局的實物檔案，如榮譽證書、獎杯、獎牌等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對重要文件材料應(yīng)進行備份，防止丟失。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類。按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類、財務(wù)管理類等。2.編號。對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目。編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項目，以便于查閱和統(tǒng)計。4.裝訂。對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。四、檔案的保管（一）保管場所本局應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對珍貴檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復制、縮微等。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴禁無關(guān)人員進入檔案庫房。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供必要的協(xié)助，確保查閱工作的順利進行。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。5.查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.本局工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、范圍、期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。2.檔案管理部門負責人應(yīng)根據(jù)借閱申請，嚴格審查借閱人的資格和借閱期限，批準后方可借閱。3.借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取《檔案借閱登記簿》，并按照登記簿上的要求填寫相關(guān)信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。5.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人應(yīng)按時歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。7.檔案管理部門應(yīng)定期對借閱檔案進行催還，對逾期未還的檔案，應(yīng)及時采取措施追回。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織本局成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成，負責對本局檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否真實、完整、準確，是否反映本局的主要工作活動。2.檔案的保存價值，包括現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的保存價值和重要程度，確定保管期限為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。（四）鑒定程序1.檔案管理部門按照鑒定內(nèi)容，對本局檔案進行初步審查，提出初步鑒定意見。2.檔案鑒定工作小組對檔案管理部門提出的初步鑒定意見進行審核，形成鑒定報告。3.鑒定報告報經(jīng)本局領(lǐng)導批準后，作為檔案鑒定和銷毀的依據(jù)。（五）銷毀規(guī)定1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照鑒定報告的意見進行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，經(jīng)檔案管理部門負責人和本局領(lǐng)導簽字同意后，方可銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、規(guī)范進行。5.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期、方式、監(jiān)銷人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標本局應(yīng)積極推進檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對本局重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能的自動化管理。3.檔案信息安全保障。加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負責檔案信息化管理工作，確保信息化系統(tǒng)的正常運行。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理技能，按照信息化管理要求進行檔案的收集、整