采購流程規(guī)定

一、總則1.目的本采購流程規(guī)定旨在規(guī)范本電影院的采購活動，確保采購工作的高效、透明、合規(guī)，保障影院運營所需物資與服務(wù)的及時供應(yīng)，同時控制采購成本，提高運營效益，維護影院數(shù)據(jù)安全和遵循安全生產(chǎn)原則，踐行影院的企業(yè)文化與經(jīng)營理念。2.適用范圍本規(guī)定適用于影院全體涉及采購工作的員工，包括但不限于采購部門人員、需求部門人員以及審批人員等。同時，也適用于為影院提供物資與服務(wù)的所有供應(yīng)商。3.基本原則-遵循影院扁平化管理理念，簡化采購流程，提高決策效率，減少不必要的層級審批。-以影院經(jīng)營理念為導(dǎo)向，注重物資與服務(wù)的質(zhì)量，確保能夠為觀眾提供優(yōu)質(zhì)的觀影體驗。-堅持成本效益原則，在保證質(zhì)量的前提下，盡可能降低采購成本，提高運營效益。-嚴格遵守數(shù)據(jù)安全規(guī)定，保護影院在采購過程中的各類信息，防止數(shù)據(jù)泄露。-重視安全生產(chǎn)，所采購的物資與服務(wù)必須符合相關(guān)安全標準，保障影院運營安全。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.采購部門-作為采購工作的核心執(zhí)行部門，負責(zé)制定采購計劃，根據(jù)需求部門提交的需求進行市場調(diào)研，尋找合適的供應(yīng)商。-組織采購談判，簽訂采購合同，跟進采購訂單的執(zhí)行情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量到貨。-建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，對供應(yīng)商進行評估和管理，定期更新供應(yīng)商信息，淘汰不合格供應(yīng)商。-負責(zé)采購發(fā)票的審核與支付申請，確保采購費用的準確支付和財務(wù)流程的合規(guī)性。2.需求部門-提出采購需求，詳細說明所需物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間等信息。-協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商的評估和選擇，提供專業(yè)的技術(shù)支持和意見。-參與采購合同的審核，確保合同條款符合本部門的實際需求。-負責(zé)所采購物資的驗收工作，確認物資是否符合采購要求，及時反饋驗收結(jié)果給采購部門。3.審批部門-負責(zé)對采購申請、采購合同等進行審批，確保采購活動符合影院的預(yù)算安排、政策規(guī)定以及相關(guān)法律法規(guī)。-根據(jù)采購金額和重要性，按照扁平化管理原則，明確不同層級的審批權(quán)限，提高審批效率。-監(jiān)督采購流程的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進行及時糾正和處理。4.財務(wù)部門-參與采購預(yù)算的編制，提供財務(wù)方面的專業(yè)意見和建議。-審核采購發(fā)票、合同等財務(wù)文件，確保采購費用的合理性和合規(guī)性。-負責(zé)采購款項的支付，按照合同約定及時、準確地向供應(yīng)商付款。-對采購活動進行財務(wù)分析，為影院的采購決策提供數(shù)據(jù)支持。三、管理流程1.采購需求提出-需求部門根據(jù)影院的運營情況和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫《采購需求申請表》，詳細列出所需物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、預(yù)計使用時間等信息。-將《采購需求申請表》提交給部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人根據(jù)本部門的工作安排和預(yù)算情況進行審批，確保需求的合理性和必要性。-審核通過后，需求部門將《采購需求申請表》發(fā)送至采購部門。2.采購計劃制定-采購部門收到需求部門提交的《采購需求申請表》后，進行匯總和分析。-根據(jù)需求情況和庫存狀況，制定詳細的采購計劃，明確采購的時間節(jié)點、采購方式（如招標、詢價、直接采購等）以及預(yù)算安排。-將采購計劃提交給采購部門負責(zé)人審核，審核通過后報審批部門審批。3.供應(yīng)商選擇與評估-采購部門根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。-對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，收集供應(yīng)商的基本信息，包括公司資質(zhì)、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。-組織需求部門、審批部門等相關(guān)人員對符合條件的供應(yīng)商進行實地考察或要求供應(yīng)商提供樣品進行測試，評估供應(yīng)商的實際能力和產(chǎn)品質(zhì)量。-根據(jù)考察和評估結(jié)果，建立供應(yīng)商評估檔案，對供應(yīng)商進行綜合評分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合作對象。4.采購談判與合同簽訂-采購部門與選定的供應(yīng)商進行采購談判，就物資或服務(wù)的價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)、付款方式等條款進行協(xié)商。-在談判過程中，采購部門要充分考慮影院的利益和需求，爭取最優(yōu)的采購條件。-談判達成一致后，采購部門起草采購合同，合同內(nèi)容要明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、物資或服務(wù)的詳細描述、價格條款、交貨條款、質(zhì)量條款、違約責(zé)任等。-將采購合同提交給需求部門、法務(wù)部門（如有）、審批部門等進行審核，確保合同條款符合影院的利益和法律法規(guī)要求。-審核通過后，由采購部門負責(zé)人代表影院與供應(yīng)商簽訂采購合同。5.采購訂單執(zhí)行與跟蹤-采購合同簽訂后，采購部門根據(jù)合同條款向供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購的具體內(nèi)容、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息。-采購部門要定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，了解物資的生產(chǎn)進度和運輸情況，確保物資按時到貨。-如遇供應(yīng)商無法按時交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問題等情況，采購部門要及時采取措施，如要求供應(yīng)商給出解決方案、調(diào)整交貨時間、更換供應(yīng)商等，并將相關(guān)情況及時反饋給需求部門和審批部門。6.物資驗收與入庫-物資到貨前，采購部門通知需求部門做好驗收準備工作。-物資到貨時，需求部門按照采購合同和相關(guān)標準對物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行驗收。-驗收合格后，需求部門填寫《物資驗收單》，并將物資移交倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)。-如驗收發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，需求部門要及時通知采購部門，采購部門負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。7.發(fā)票審核與付款-供應(yīng)商在物資交付或服務(wù)完成后，按照合同約定向影院開具發(fā)票。-采購部門收到發(fā)票后，對發(fā)票的真實性、合法性、準確性進行審核，確保發(fā)票內(nèi)容與采購合同、物資驗收單等相符。-將審核通過的發(fā)票連同《付款申請單》一并提交給財務(wù)部門，財務(wù)部門再次審核后，按照合同約定的付款方式和時間安排付款。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)了解采購流程和相關(guān)政策，對采購工作提出合理的建議和意見。-需求部門員工有權(quán)要求采購部門及時采購符合本部門需求的物資與服務(wù)，在采購過程中獲得采購部門的支持和協(xié)助。-采購部門員工有權(quán)根據(jù)工作需要，自主選擇合適的采購方式和供應(yīng)商，但需遵循相關(guān)規(guī)定和審批流程。-員工有權(quán)對采購過程中的違規(guī)行為進行舉報，影院將對舉報者進行保護和獎勵。2.員工義務(wù)-全體員工有義務(wù)遵守本采購流程規(guī)定，積極配合采購工作的開展。-需求部門員工有義務(wù)準確、及時地提出采購需求，提供詳細的技術(shù)要求和相關(guān)信息，協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商評估和物資驗收。-采購部門員工有義務(wù)嚴格按照采購流程進行操作，確保采購工作的合規(guī)性和高效性，保護影院的商業(yè)機密和數(shù)據(jù)安全。-審批部門員工有義務(wù)認真履行審批職責(zé)，確保采購活動符合影院的利益和相關(guān)規(guī)定。3.供應(yīng)商權(quán)利-供應(yīng)商有權(quán)要求影院按照合同約定及時支付貨款，獲得公平的商業(yè)待遇。-供應(yīng)商有權(quán)了解影院的采購需求和相關(guān)標準，在合理范圍內(nèi)對采購條款提出意見和建議。4.供應(yīng)商義務(wù)-供應(yīng)商有義務(wù)按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標準提供物資或服務(wù)，確保所提供的物資或服務(wù)符合相關(guān)法律法規(guī)和安全標準。-供應(yīng)商有義務(wù)保護影院的商業(yè)機密和數(shù)據(jù)安全，不得將影院的采購信息泄露給第三方。-供應(yīng)商有義務(wù)接受影院的監(jiān)督和檢查，對存在的問題及時整改。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-建立內(nèi)部監(jiān)督體系，由審批部門、財務(wù)部門等對采購流程進行定期檢查和不定期抽查，確保采購活動符合規(guī)定。-設(shè)立舉報郵箱和電話，接受員工和供應(yīng)商對采購過程中違規(guī)行為的舉報，對舉報內(nèi)容進行及時調(diào)查和處理。-定期對采購工作進行審計，審查采購合同、發(fā)票、付款記錄等文件，評估采購工作的合規(guī)性和效益性。2.獎勵機制-對在采購工作中表現(xiàn)出色，為影院節(jié)約成本、提高物資質(zhì)量或服務(wù)水平的員工，給予表彰和獎勵，包括獎金、榮譽證書、晉升機會等。-對積極配合影院采購工作，提供優(yōu)質(zhì)物資或服務(wù)的供應(yīng)商，給予一定的獎勵，如優(yōu)先合作、增加采購份額等。3.懲罰機制-對違反本采購流程規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)處理。-對違反采購合同約定的供應(yīng)商，根據(jù)合同條款追究其違約責(zé)任，如扣除貨款、解除合同等；情節(jié)嚴重的，列入供應(yīng)商黑名單，禁止與其再次合作。六、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起