ICS01.140.20CCSA14DB3716SpecificationsforClassificationandSortingofEnterpriseEmployeeRecords濱州市市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布IDB3716/T89—2025 1 22規(guī)范性引用文件 23術(shù)語和定義 24檔案材料范圍 25檔案材料收集鑒別歸檔 36檔案整理 37檔案整理保管、利用服務(wù)及信息化 5附錄A（資料性）檔案材料目錄表 6 8DB3716/T89—20251前本文按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則言第一部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。本文件由濱州市人力資源和社會(huì)保障局提出、歸口并組織實(shí)施。本文件起草單位：濱州市人力資源和社會(huì)保障局、濱州市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心、濱州市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心、濱州市濱城區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心、濱州市濱城區(qū)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心、山東省人才在線有限公司。本文件主要起草人：俞小一、耿為民、牛磊、趙寧、劉雪英、劉濤、王輝、張波、時(shí)芬菲、胡愛軍、馬光健。2DB3716/89—2025企業(yè)職工檔案內(nèi)容分類排序規(guī)范本文件規(guī)定了企業(yè)職工檔案分類的相關(guān)術(shù)語和定義、檔案材料范圍、分類規(guī)范，補(bǔ)充、完善檔案管理文件做法。本文件適用于具有人事檔案管理服務(wù)職能機(jī)構(gòu)和授權(quán)代理從業(yè)人員人事管理服務(wù)的機(jī)構(gòu)。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T32623—2016流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)規(guī)范DA/T31—2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范LD/T04—2020流動(dòng)人員人事檔案安全規(guī)范3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1企業(yè)職工EnterpriseEmployee是指按照企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)，享受企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇的人員。3.2人事檔案Personnelarchive是指在人員的學(xué)習(xí)、培養(yǎng)、選拔和任用等工作中，形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料。3.3企業(yè)職工檔案EnterpriseEmployeeRecords是指本文3.1中所述的企業(yè)職工的人事檔案。3.4流動(dòng)人員人事檔案PersonnelarchiveofthefloatingPopulation是指非公有制經(jīng)濟(jì)組織和社會(huì)組織聘用人員的人事檔案；辭職辭退、解除（終止）聘用（勞動(dòng)）合同、取消錄（聘）用、被開除等與用人單位解除或終止人事（勞動(dòng)）關(guān)系的未就業(yè)的原機(jī)關(guān)公務(wù)員、國有企事業(yè)單位的管理人員和專業(yè)技術(shù)人員、軍隊(duì)文職人員的人事檔案；未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的人事檔案；自費(fèi)出國（境）留學(xué)的高校畢業(yè)生及其他因私出國（境）人員的人事檔案；外國企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的人事檔案；自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的人事檔案；其他流動(dòng)人員的人事檔案。4檔案材料范圍DB3716/T89—20253檔案材料范圍包括：a）履歷材料；c）考察、考核、鑒定材料；d）學(xué)歷、學(xué)位及相關(guān)認(rèn)證材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績等審批材料）；e）培訓(xùn)材料（包括培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表等材料）；f）職業(yè)（任職）資格、評(píng)（聘）專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）、評(píng)定技能（包括各類考績材料）材料；g）反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；h）政治歷史情況的審查材料；i）更改（認(rèn)定）姓名、民族、籍貫、國籍、參加中國共產(chǎn)黨及中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料；j）參加中國共產(chǎn)黨、中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)及民主黨派的材料；k）表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料；l）涉紀(jì)涉法材料；m）錄（聘）用（含勞動(dòng)合同、失業(yè)再就業(yè)、參保審批及結(jié)轉(zhuǎn)等需存入人事檔案的）、任免、調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）、退（離）休（含病退）、辭職辭退等材料；n）工資、待遇材料；o）出國（境）材料；p）中國共產(chǎn)黨黨員代表大會(huì)、人民代表大會(huì)、中國人民政治協(xié)商會(huì)議、人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議及民主黨派代表會(huì)議形成的材料；q）健康檢查和處理工傷事故材料；r）其他有參考價(jià)值的材料。5檔案材料收集鑒別歸檔5.1收集鑒別歸檔要求5.1.1檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)與存檔人員本人、工作單位及相關(guān)部門的聯(lián)系，及時(shí)收集第4章中給出的范圍內(nèi)所列材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。5.1.2收集歸檔材料應(yīng)為辦理完畢的正式材料，完整齊全、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完5.1.3收集歸檔材料應(yīng)使用16開型或A4型的公文用紙，材料左邊應(yīng)留出20mm-25mm裝訂邊，字跡材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。5.1.4收集歸檔材料應(yīng)為原件。證書、證件等特殊情況需用復(fù)印件歸檔的，應(yīng)由材料制作單位注明復(fù)印時(shí)間并加蓋公章。5.2收集鑒別歸檔程序5.2.1檔案管理服務(wù)人員應(yīng)按本文第4章和5.1給出的范圍及要求收集、鑒別檔案材料，具體應(yīng)符合GB/T32623—2016的要求。5.2.2檔案管理服務(wù)人員應(yīng)在收到檔案材料后5個(gè)工作日內(nèi)將材料歸入本人檔案。6檔案整理DB3716/89—202546.1整理要求檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊的要求整理檔案。6.2整理程序6.2.1分類企業(yè)職工檔案分類，應(yīng)根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類別，包括:——履歷類：履歷材料；——自傳類：自傳材料?！己髓b定類：考察、考核、鑒定材料；——學(xué)歷、技術(shù)水平類，包括但不限于：a）學(xué)歷學(xué)位材料（含相關(guān)政審、體檢、實(shí)習(xí)鑒定、委托委培等）；b）培訓(xùn)材料；c）職業(yè)（任職）資格、評(píng)（聘）專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）、評(píng)定技能等級(jí)材料;d）反映科研學(xué)術(shù)水平的材料?！忣悾焊黝愓螝v史情況審查材料和更改（認(rèn)定）材料：包括更改（認(rèn)定）姓名、民族、籍貫、國籍、參加中國共產(chǎn)黨及中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料（含入伍通知書）。——黨派類：參加中國共產(chǎn)黨、中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)及民主黨派材料；——表彰類：表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料；——處分類：涉紀(jì)涉法材料；——職業(yè)生涯、任免類，包括但不限于：a）工資材料；b）任免材料（含入伍退役、招（錄、聘）及再就業(yè)入職等材料）；c）出國（境）材料;d）參加會(huì)議的代表登記表等材料；e）《勞動(dòng)合同》及解除勞動(dòng)合同（含辭職、辭退）等相關(guān)材料；f）失業(yè)登記、失業(yè)金申領(lǐng)等材料；g）個(gè)人參保繳費(fèi)審批及變更、轉(zhuǎn)移等需存入人事檔案的相關(guān)材料；h）辦理企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)退休及相關(guān)材料（含離、退休材料）?！渌悾翰环系谝活愔恋诰蓬悮w檔內(nèi)容，可供參考有保存價(jià)值的材料，包括但不限于：a）各類報(bào)到通知書及派遣證（入伍通知書除外）；b）各類體檢表、殘疾等級(jí)、健康檢查和處理工傷事故等材料；c）民事糾紛判決書，結(jié)婚報(bào)告、離婚結(jié)論，軍人家屬隨軍登記表（審批表干部家屬農(nóng)轉(zhuǎn)非審批表，獨(dú)生子女審批表以及辦理喪事活動(dòng)中形成的訃告、悼詞、生平、死亡證明書，非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況和遺書等材料；d）歷次政治運(yùn)動(dòng)中的思想總結(jié)、個(gè)人檢查等需保留的材料。6.2.2排序應(yīng)根據(jù)檔案材料形成時(shí)間或材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序。6.2.3編目6.2.3.1一般要求DB3716/T89—20255應(yīng)根據(jù)檔案材料類別及排列順序編寫檔案材料目錄，格式樣式見附錄A。6.2.3.2編目說明應(yīng)按6.2.1和6.2.2給出的分類和排序要求給每份材料編碼，然后制作每份已編碼材料的檔案目錄。6.2.3.3材料編碼檔案材料均須編碼，用于檔案內(nèi)材料的定位和檢索。材料編碼由順序號(hào)、頁碼兩部分組成，其中順序號(hào)由材料的類號(hào)和份號(hào)組成。類號(hào)按6.2.1分類依次編為1—10十大類，大類內(nèi)子類按順序依次編號(hào)，與大類號(hào)之間以“-”間隔。份號(hào)為每類中每份材料的排序號(hào)，與類號(hào)用“-”隔開。頁碼為每份材料總頁數(shù)。材料編碼應(yīng)用鉛筆標(biāo)在每份材料第一面的外側(cè)上角。順序號(hào)和頁碼間用空格隔開。例：編碼“9-5-38”即代表第九大類中勞動(dòng)合同子類第3份材料，共8頁。6.2.3.4目錄制作企業(yè)職工檔案應(yīng)按規(guī)定格式（見附錄A）制作目錄。目錄可打印或手寫。手寫應(yīng)書寫規(guī)范，不得用圓珠筆、鉛筆、紅色或純藍(lán)墨水填寫目錄。不得涂改、粘貼目錄。目錄每大類第一行填寫大類號(hào)及其名稱，大類號(hào)用漢字一至十表示；第二行按6.2.3.3規(guī)范填寫相應(yīng)順序號(hào)及材料名稱、材料制成時(shí)間、份數(shù)、頁碼等內(nèi)容。每大類材料錄入完畢應(yīng)留出適量的空行，供補(bǔ)充材料時(shí)使用。材料名稱應(yīng)登記全稱，名稱較長的可適當(dāng)簡化；沒有名稱或原標(biāo)題與材料實(shí)際內(nèi)容不相符的，應(yīng)重?cái)M標(biāo)題。材料制成時(shí)間一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間，精確至日期。復(fù)制的材料采用材料復(fù)制時(shí)確認(rèn)的有效時(shí)間。檔案數(shù)字化的，目錄應(yīng)相應(yīng)數(shù)字化。數(shù)字化材料中，目錄編0類。對(duì)有原卷宗目錄、僅有卷袋粗略明細(xì)、有存放協(xié)議中描述概況，或幾種目錄并存等情況，相關(guān)材料均數(shù)字化。按本規(guī)范新編目錄或具有符合卷宗材料記載的準(zhǔn)確目錄，編為0-1類；其他目錄材料視情況及形成時(shí)間編為0-2、0-3，依次往后；卷皮為0-0，卷底為0-11；卷宗存在正本（或主卷材料）、副本及補(bǔ)充材料的，在數(shù)字化時(shí)分別編為：a（正本材料）+編碼、b（副本材料或補(bǔ)充材料）+編碼；檔案存放和管理情況有關(guān)的備查材料可編0-12。6.2.4技術(shù)加工檔案材料載體變質(zhì)或字跡褪色不清時(shí)，應(yīng)采用修復(fù)、復(fù)印等方法進(jìn)行搶救。對(duì)紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)使用折疊、裱糊等方法進(jìn)行加工。加工應(yīng)不影響材料的完整且不損傷字跡。6.2.5裝訂應(yīng)理齊材料，在材料左側(cè)豎直打上裝訂孔，裝訂成卷。6.2.6驗(yàn)收入庫對(duì)裝訂成卷的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，驗(yàn)收合格后入庫保存。7檔案整理保管、利用服務(wù)及信息化檔案整理保管、數(shù)字化及利用服務(wù)等內(nèi)容，應(yīng)符合GB/T32623—2016的要求。DB3716/89—20256（資料性）檔案材料目錄表表A.1給出了企業(yè)職工檔案材料目錄表。A.1檔案材料目錄表類別材料名稱材料制成時(shí)間份數(shù)頁碼情況說明及備注年月日、履歷考核鑒定學(xué)歷職稱技術(shù)水平4-1-1技工學(xué)?？忌怯洷?26134-1-2技工學(xué)?？忌嗡枷肫返驴疾楸?26124-1-3技校招生體檢表8124-1-4山東省技工學(xué)校畢業(yè)生登記、鑒定表716政審黨、團(tuán)DB3716/T89—20257七、獎(jiǎng)勵(lì)八、處分職業(yè)生涯任免9-1工資9-1-1企業(yè)職工實(shí)行年功工資審批表626119-1-2企業(yè)職工技能工資套改表1119-1-3企業(yè)職工實(shí)行崗位技能工資制套改審批表1119-1-4企業(yè)職工調(diào)整崗位技能工資文件審批表1119-1-5濱州一棉職工崗位變更及工資變化審批表48119-1-6企業(yè)職工調(diào)整崗位技能工資文件審批表200068119-5合同及解聘9-5-1勞動(dòng)合同200011189-6失業(yè)登記9-6-1城鎮(zhèn)失業(yè)職工登記、失業(yè)金申領(lǐng)表2006311參考材料畢業(yè)生檔案?jìng)鬟f通知單82911DB3716/89—20258參考文獻(xiàn)[1]中華人民共和國檔案法[2]檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定[3]干部檔案整理工作細(xì)則[4]干部檔