房地產(chǎn)銷售公司合同備案管理規(guī)定?

一、總則1.目的本規(guī)定旨在規(guī)范房地產(chǎn)銷售公司銷售合同備案管理工作，確保合同的合法性、有效性和完整性，保障公司與客戶的合法權(quán)益，維護(hù)公司正常運(yùn)營(yíng)秩序，提升運(yùn)營(yíng)效益，同時(shí)體現(xiàn)公司以客戶為中心、誠信經(jīng)營(yíng)的企業(yè)文化和經(jīng)營(yíng)理念。2.適用范圍本規(guī)定適用于房地產(chǎn)銷售公司全體員工以及涉及銷售合同備案相關(guān)事宜的客戶。3.原則-合法性原則：合同備案工作必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。-真實(shí)性原則：備案信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映合同簽訂情況。-及時(shí)性原則：按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成合同備案工作，避免因延誤導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。-保密性原則：對(duì)合同備案過程中涉及的公司商業(yè)機(jī)密和客戶隱私嚴(yán)格保密。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.銷售部門-負(fù)責(zé)銷售合同的初步擬定與洽談，確保合同條款符合公司銷售政策和客戶需求。-收集客戶備案所需資料，如客戶身份證明、購房資格證明等，并進(jìn)行初步審核。-將審核通過的合同及資料提交給備案管理部門。2.備案管理部門-作為合同備案工作的核心部門，負(fù)責(zé)對(duì)銷售部門提交的合同及資料進(jìn)行全面審核。-按照相關(guān)規(guī)定和流程，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成合同的網(wǎng)上備案操作，并及時(shí)跟蹤備案進(jìn)度。-對(duì)備案過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)與銷售部門、客戶或相關(guān)政府部門溝通協(xié)調(diào)解決。-整理、歸檔備案合同及相關(guān)資料，建立合同備案檔案庫，方便查詢與管理。3.法務(wù)部門-對(duì)銷售合同的條款進(jìn)行合法性審查，確保合同內(nèi)容不違反法律法規(guī)，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。-在合同備案過程中，為備案管理部門和銷售部門提供法律咨詢和支持，處理涉及法律問題的備案事項(xiàng)。4.財(cái)務(wù)部門-負(fù)責(zé)核對(duì)銷售合同中的款項(xiàng)信息，確保合同金額、付款方式等準(zhǔn)確無誤，保障公司的財(cái)務(wù)利益。-協(xié)助備案管理部門確認(rèn)客戶是否按照合同約定支付款項(xiàng)，對(duì)于未按時(shí)付款的情況及時(shí)反饋，以便采取相應(yīng)措施。三、管理流程1.合同擬定與洽談階段-銷售代表與客戶就房屋銷售事宜進(jìn)行洽談，明確客戶需求和意向房屋信息。-根據(jù)公司銷售政策和客戶需求，銷售代表擬定銷售合同初稿，經(jīng)銷售經(jīng)理審核后與客戶進(jìn)一步溝通確認(rèn)合同條款。-在合同擬定過程中，銷售代表應(yīng)向客戶詳細(xì)解釋合同條款，確?？蛻衾斫獠⑼庀嚓P(guān)內(nèi)容。2.資料收集與初審階段-銷售代表負(fù)責(zé)收集客戶備案所需資料，如身份證、戶口本、結(jié)婚證（已婚客戶）、購房資格證明等，并對(duì)資料的完整性和真實(shí)性進(jìn)行初步審核。-銷售代表將審核通過的合同及資料提交給銷售經(jīng)理進(jìn)行二次審核，確保合同條款無異議且資料齊全。-銷售經(jīng)理審核通過后，將合同及資料移交備案管理部門。3.備案審核階段-備案管理部門收到銷售部門提交的合同及資料后，進(jìn)行全面審核。審核內(nèi)容包括合同條款的完整性、準(zhǔn)確性，資料的真實(shí)性、合法性等。-備案管理部門如有疑問或發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與銷售部門溝通核實(shí)，必要時(shí)要求銷售部門補(bǔ)充或修改相關(guān)資料。-法務(wù)部門對(duì)合同進(jìn)行法律審查，確保合同不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。如發(fā)現(xiàn)法律問題，及時(shí)提出修改意見，由銷售部門與客戶協(xié)商調(diào)整合同條款。-財(cái)務(wù)部門對(duì)合同中的款項(xiàng)信息進(jìn)行核對(duì)，確保金額、付款方式等準(zhǔn)確無誤。4.網(wǎng)上備案階段-經(jīng)各部門審核通過后，備案管理部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)登錄相關(guān)政府部門指定的合同備案系統(tǒng)，錄入合同信息進(jìn)行網(wǎng)上備案。-備案管理部門在備案過程中，仔細(xì)核對(duì)錄入信息，確保與紙質(zhì)合同一致。備案成功后，及時(shí)打印備案證明文件，并將相關(guān)信息反饋給銷售部門。-如網(wǎng)上備案過程中遇到問題，備案管理部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)政府部門溝通協(xié)調(diào)解決，并記錄備案進(jìn)度和問題處理情況。5.資料歸檔階段-備案完成后，備案管理部門將備案合同及相關(guān)資料進(jìn)行整理、歸檔。按照項(xiàng)目、客戶等分類建立檔案庫，便于查詢和管理。-對(duì)已歸檔的合同及資料，應(yīng)妥善保管，確保資料的完整性和安全性。如需查閱或調(diào)閱檔案，應(yīng)按照公司檔案管理制度辦理相關(guān)手續(xù)。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-有權(quán)了解合同備案管理規(guī)定的詳細(xì)內(nèi)容和操作流程，公司應(yīng)提供相關(guān)培訓(xùn)和指導(dǎo)。-在合同備案工作中，如遇到困難或問題，有權(quán)向相關(guān)部門或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)尋求支持和幫助。-對(duì)于合同備案工作中的不合理規(guī)定或流程，有權(quán)提出改進(jìn)建議和意見。2.員工義務(wù)-嚴(yán)格遵守合同備案管理規(guī)定，按照流程和要求認(rèn)真完成本職工作，確保合同備案工作的順利進(jìn)行。-對(duì)在合同備案過程中知悉的公司商業(yè)機(jī)密和客戶隱私予以保密，不得泄露給任何第三方。-積極配合其他部門的工作，如銷售部門配合備案管理部門提供資料、法務(wù)部門協(xié)助處理法律問題等。3.客戶權(quán)利-有權(quán)了解合同備案的流程、時(shí)間和相關(guān)要求，銷售公司應(yīng)提供清晰明確的信息。-對(duì)合同備案過程中存在的疑問，有權(quán)向銷售公司相關(guān)部門咨詢，銷售公司應(yīng)及時(shí)給予解答。-有權(quán)要求銷售公司按照規(guī)定的時(shí)間和要求完成合同備案工作，保障自身合法權(quán)益。4.客戶義務(wù)-按照銷售公司要求提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的備案所需資料，如因資料問題導(dǎo)致備案延誤或無法備案，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。-積極配合銷售公司完成合同備案工作，如在規(guī)定時(shí)間內(nèi)簽署相關(guān)文件、辦理相關(guān)手續(xù)等。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-公司建立內(nèi)部監(jiān)督體系，由行政主管部門定期對(duì)合同備案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括備案流程的執(zhí)行情況、資料的完整性和準(zhǔn)確性、備案進(jìn)度等。-鼓勵(lì)員工和客戶對(duì)合同備案工作中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。-定期收集員工和客戶對(duì)合同備案管理工作的意見和建議，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-對(duì)于在合同備案管理工作中表現(xiàn)突出的員工，如嚴(yán)格遵守規(guī)定、工作效率高、為公司避免重大風(fēng)險(xiǎn)等，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等。-對(duì)提出合理建議和意見，有效改進(jìn)合同備案管理工作流程和效率的員工，給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)。3.懲罰機(jī)制-對(duì)于違反合同備案管理規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括警告、罰款、降職、辭退等。-如因員工違規(guī)操作導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失或法律風(fēng)險(xiǎn)的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。-對(duì)于客戶提供虛假資料或不配合備案工作，導(dǎo)致備案無法完成或給公司造成損失的，公司有權(quán)追究客戶的法律責(zé)任，并按照合同約定處理。六、附則1.解釋權(quán)本規(guī)定的