拍賣公司外部活動場地租賃制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范拍賣公司外部活動場地租賃行為，確保公司能夠高效、合理地獲取合適的活動場地，以滿足各類拍賣及相關(guān)活動的需求，同時保障公司在場地租賃過程中的合法權(quán)益，提高運營效益，維護公司良好形象。2.適用范圍本制度適用于拍賣公司全體員工在為公司組織各類拍賣活動、客戶接待活動、宣傳推廣活動等需要租賃外部場地時的相關(guān)行為及決策。同時，對于涉及場地租賃相關(guān)事宜的合作方、供應(yīng)商等也具有一定的約束和指導(dǎo)作用。3.基本原則-符合公司經(jīng)營理念：場地租賃應(yīng)緊密圍繞公司的經(jīng)營理念，以提升公司品牌形象、服務(wù)客戶為宗旨，選擇與公司文化相符的場地。-注重運營效益：在滿足活動需求的前提下，充分考慮場地租賃成本，力求以合理的價格獲取最佳場地資源，提高資源利用效率。-安全與合規(guī)：租賃場地必須符合安全生產(chǎn)相關(guān)規(guī)定，確保活動期間人員和財產(chǎn)的安全。同時，租賃行為要嚴格遵守法律法規(guī)，確保租賃合同的合法性和有效性。-扁平化管理原則：簡化場地租賃流程，減少不必要的層級審批，提高決策效率，確保信息的快速傳遞和問題的及時解決。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.場地租賃決策小組-組成：由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，市場部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人、行政部門負責(zé)人為成員。-職責(zé)：全面負責(zé)場地租賃的重大決策，包括確定場地租賃預(yù)算、審批租賃方案、協(xié)調(diào)各部門在場地租賃過程中的工作等。確保場地租賃決策符合公司整體戰(zhàn)略和經(jīng)營目標。2.市場部門-職責(zé)：負責(zé)根據(jù)公司活動計劃，進行場地需求調(diào)研和分析。收集市場上各類場地信息，包括場地位置、規(guī)模、設(shè)施、價格等，并進行初步篩選和評估。與潛在場地供應(yīng)商進行溝通洽談，了解場地租賃相關(guān)細節(jié)，向決策小組提交場地租賃方案建議。在活動期間，協(xié)助其他部門進行場地布置和活動現(xiàn)場的協(xié)調(diào)工作，確保活動順利進行。3.財務(wù)部門-職責(zé)：根據(jù)公司經(jīng)營狀況和活動預(yù)算，制定場地租賃預(yù)算計劃。對場地租賃費用進行審核和控制，確保費用支出合理合規(guī)。參與場地租賃談判，從財務(wù)角度對租賃條款進行分析和評估，如租金支付方式、押金退還條件等，保障公司財務(wù)利益。負責(zé)場地租賃費用的結(jié)算和賬務(wù)處理工作。4.行政部門-職責(zé)：作為場地租賃的具體執(zhí)行部門，負責(zé)起草、審核和簽訂場地租賃合同。對租賃場地進行實地考察，檢查場地設(shè)施設(shè)備的完好情況、安全狀況等，確保場地符合公司活動要求。在活動前，協(xié)調(diào)場地的布置和準備工作，包括與供應(yīng)商溝通場地布置細節(jié)、安排人員進行場地清潔等。活動結(jié)束后，負責(zé)場地的清理和交接工作，確保場地恢復(fù)原狀，及時辦理押金退還等手續(xù)。5.其他部門-職責(zé)：根據(jù)活動需求，向市場部門提供場地使用要求和建議。在活動期間，配合行政部門和市場部門完成場地相關(guān)工作，如協(xié)助布置場地、維護活動現(xiàn)場秩序等。三、管理流程1.場地需求提出-各部門根據(jù)公司年度活動計劃或臨時性活動安排，向市場部門提出場地租賃需求。需求內(nèi)容應(yīng)包括活動類型、預(yù)計活動時間、參與人數(shù)、場地基本要求（如場地面積、地理位置、配套設(shè)施等）。-市場部門對各部門提出的場地需求進行匯總和分析，結(jié)合公司活動的優(yōu)先級和預(yù)算情況，確定場地租賃的總體目標和要求。2.場地篩選與調(diào)研-市場部門根據(jù)場地需求，通過多種渠道收集場地信息，如網(wǎng)絡(luò)平臺、中介機構(gòu)、行業(yè)推薦等。對收集到的場地信息進行初步篩選，排除明顯不符合要求的場地。-對初步篩選后的場地進行實地考察，考察內(nèi)容包括場地的實際環(huán)境、設(shè)施設(shè)備狀況、周邊交通條件、安全保障措施等。同時，與場地供應(yīng)商進行溝通，了解租金價格、租賃期限、付款方式、場地使用限制等詳細信息。-市場部門根據(jù)實地考察情況，撰寫場地調(diào)研報告，對每個考察場地的優(yōu)缺點進行分析，并提出推薦意見，提交給場地租賃決策小組。3.租賃方案制定與審批-市場部門根據(jù)場地調(diào)研報告和決策小組的意見，制定詳細的場地租賃方案。租賃方案應(yīng)包括場地選擇理由、租賃價格、租賃期限、場地使用計劃、費用預(yù)算等內(nèi)容。-財務(wù)部門對租賃方案中的費用預(yù)算進行審核，評估租賃成本是否在公司預(yù)算范圍內(nèi)，并從財務(wù)角度提出意見和建議。-場地租賃方案經(jīng)市場部門和財務(wù)部門審核后，提交給場地租賃決策小組進行審批。決策小組根據(jù)公司戰(zhàn)略目標、經(jīng)營狀況和活動需求，對租賃方案進行綜合評估，做出批準或修改的決定。4.租賃合同簽訂-租賃方案獲得批準后，行政部門負責(zé)與場地供應(yīng)商進行租賃合同的談判。談判內(nèi)容包括合同條款的具體細節(jié)，如場地交付時間、場地使用范圍、設(shè)施設(shè)備維護責(zé)任、違約責(zé)任等。-行政部門起草租賃合同，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司利益。合同起草完成后，提交給公司法律顧問進行審核，確保合同的合法性和有效性。-經(jīng)法律顧問審核通過后，行政部門代表公司與場地供應(yīng)商簽訂租賃合同。合同簽訂后，行政部門負責(zé)將合同副本分發(fā)給市場部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作準備。5.場地準備與使用-在活動前，行政部門根據(jù)租賃合同和活動需求，與場地供應(yīng)商協(xié)調(diào)場地的交付時間和交付狀態(tài)。組織人員對場地進行布置和準備工作，包括擺放桌椅、安裝展示設(shè)備、布置宣傳物料等。-市場部門根據(jù)活動策劃方案，在場地內(nèi)進行活動現(xiàn)場的組織和協(xié)調(diào)工作，確保活動按照預(yù)定流程順利進行。其他相關(guān)部門按照職責(zé)分工，配合市場部門和行政部門做好活動現(xiàn)場的服務(wù)和保障工作。-在場地使用過程中，公司員工應(yīng)遵守場地使用規(guī)定，愛護場地設(shè)施設(shè)備，如有損壞應(yīng)及時通知行政部門與場地供應(yīng)商協(xié)商解決。6.場地交接與費用結(jié)算-活動結(jié)束后，行政部門組織人員對場地進行清理和整理，確保場地恢復(fù)到交付時的狀態(tài)。與場地供應(yīng)商進行場地交接，經(jīng)供應(yīng)商驗收確認后，辦理相關(guān)手續(xù)。-財務(wù)部門根據(jù)租賃合同和實際使用情況，與場地供應(yīng)商進行費用結(jié)算。結(jié)算內(nèi)容包括租金支付、押金退還等事項。在結(jié)算過程中，嚴格審核費用明細，確保費用支付準確無誤。四、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利-有權(quán)要求場地供應(yīng)商按照合同約定提供符合要求的場地及相關(guān)設(shè)施設(shè)備，并保證場地在租賃期間的正常使用。-對場地供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進行監(jiān)督和評估，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未履行合同義務(wù)，有權(quán)要求其整改或承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。-在租賃場地內(nèi)按照活動計劃進行合法合規(guī)的活動，不受場地供應(yīng)商的無理干涉。2.公司義務(wù)-按照租賃合同約定的時間和方式支付租金及其他相關(guān)費用。-遵守場地使用規(guī)定，愛護場地設(shè)施設(shè)備，合理使用場地資源，不得擅自改變場地用途或進行損壞場地結(jié)構(gòu)和設(shè)施的行為。-在活動結(jié)束后，按照合同約定將場地恢復(fù)原狀，并及時辦理場地交接手續(xù)。3.場地供應(yīng)商權(quán)利-按照租賃合同約定收取租金及其他相關(guān)費用。-對公司在場地內(nèi)的活動進行監(jiān)督，確保公司的活動符合場地使用規(guī)定和法律法規(guī)要求。-在公司違反租賃合同約定時，有權(quán)要求公司承擔(dān)違約責(zé)任。4.場地供應(yīng)商義務(wù)-按照合同約定的時間和條件向公司交付符合要求的場地及相關(guān)設(shè)施設(shè)備，并在租賃期間提供必要的維護和保養(yǎng)服務(wù)。-為公司在場地內(nèi)的活動提供必要的協(xié)助和支持，如協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)、提供場地周邊信息等。-對公司在場地內(nèi)的商業(yè)活動和信息予以保密，不得泄露公司的商業(yè)機密。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-建立內(nèi)部監(jiān)督體系，由行政部門定期對場地租賃過程進行檢查和評估，包括場地選擇、合同簽訂、費用支付、場地使用等環(huán)節(jié)，確保租賃行為符合公司制度和法律法規(guī)要求。-財務(wù)部門對場地租賃費用進行監(jiān)控，定期對費用支出情況進行分析和審核，防止出現(xiàn)費用超支或不合理支出的情況。-鼓勵員工對場地租賃過程中的違規(guī)行為進行舉報，公司對舉報信息進行核實和處理，并對舉報人予以保密和適當獎勵。2.獎勵機制-對于在場地租賃工作中表現(xiàn)出色的部門或個人，如成功以較低成本租賃到優(yōu)質(zhì)場地、在場地租賃過程中為公司節(jié)省大量費用、積極協(xié)調(diào)解決場地租賃問題等，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括獎金、榮譽證書、晉升機會等。-對提出創(chuàng)新性場地租賃方案或建議，并為公司帶來顯著經(jīng)濟效益或提升公司品牌形象的部門或個人，給予特別獎勵。3.懲罰機制-對于在場地租賃過程中違反公司制度或法律法規(guī)的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括警告、罰款、降職、辭退等。-因個人原因?qū)е鹿驹趫龅刈赓U過程中遭受經(jīng)濟損失或法律糾紛的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。-對于在場地租賃工作中存在弄虛作假、謀取私利等行為的員工，公司將嚴肅處理，依法追究其法律責(zé)任。六、附則1.制度解釋權(quán)本制度的解