運輸公司采購比價評審流程管理規(guī)定

一、總則1.目的：為加強運輸公司采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購物資及服務(wù)的質(zhì)量，降低采購成本，提高公司運營效益，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于運輸公司所有物資采購、服務(wù)采購等涉及比價評審的相關(guān)活動，參與人員包括公司全體員工涉及采購業(yè)務(wù)的相關(guān)崗位，以及與公司有采購業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商。3.企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)：秉持公司“高效、誠信、共贏”的企業(yè)文化，在采購過程中堅持公平、公正、公開原則，追求與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實現(xiàn)互利共贏。以“客戶至上，服務(wù)第一”的經(jīng)營理念為指導，確保采購的物資和服務(wù)能夠滿足運輸業(yè)務(wù)需求，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的運輸服務(wù)。4.扁平化管理原則：簡化采購流程中的不必要層級，鼓勵信息的快速傳遞和決策的高效執(zhí)行。采購相關(guān)信息在各個崗位和部門之間及時共享，減少溝通成本，提高工作效率。二、組織架構(gòu)與職責劃分1.采購部門-職責：負責采購需求的收集、整理和匯總；尋找、篩選和評估供應(yīng)商；組織采購比價、議價工作；簽訂采購合同并跟蹤合同執(zhí)行情況。-體現(xiàn)扁平化管理：采購人員直接與需求部門溝通需求，減少中間環(huán)節(jié)。同時，采購部門內(nèi)部定期進行信息分享會，確保采購信息在部門內(nèi)快速傳遞。2.需求部門-職責：提出采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求；參與供應(yīng)商的評估和采購評審工作；對采購物資或服務(wù)進行驗收。-體現(xiàn)扁平化管理：需求部門負責人直接與采購部門對接，及時反饋需求變化。需求部門員工也可通過內(nèi)部溝通平臺直接向采購部門提出改進建議。3.評審小組-組成：由采購部門、需求部門、財務(wù)部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員組成，必要時可邀請公司高層領(lǐng)導或外部專家參與。-職責：對供應(yīng)商的報價、資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等進行綜合評審，確定最終供應(yīng)商；對采購合同條款進行審核。-體現(xiàn)扁平化管理：評審小組采用項目制，針對每個采購項目臨時組建，成員之間直接溝通協(xié)作，共同完成評審任務(wù)。三、管理流程1.采購需求提出-需求部門根據(jù)運輸業(yè)務(wù)開展情況，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計使用時間等信息，提交至采購部門。-采購部門對需求進行初步審核，如發(fā)現(xiàn)需求不明確或不合理，及時與需求部門溝通確認。2.供應(yīng)商尋找與篩選-采購人員通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。-對收集到的供應(yīng)商信息進行初步篩選，評估供應(yīng)商的基本資質(zhì)，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證等，剔除不符合要求的供應(yīng)商。3.比價環(huán)節(jié)-采購部門向篩選后的供應(yīng)商發(fā)送《采購詢價單》，明確采購物資或服務(wù)的詳細要求，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提供報價。-收到供應(yīng)商報價后，采購人員對各供應(yīng)商的報價進行整理和對比，分析價格差異原因。同時，對供應(yīng)商的交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款進行比較。4.評審流程-采購部門組織評審小組召開評審會議，向評審小組介紹采購項目情況、供應(yīng)商報價及相關(guān)資料。-評審小組成員根據(jù)各自專業(yè)角度，對供應(yīng)商進行綜合評審，包括價格合理性、產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)商信譽、售后服務(wù)等方面。-評審小組采用打分或投票等方式確定最終供應(yīng)商推薦名單，并形成《采購評審報告》，詳細記錄評審過程和結(jié)果。5.合同簽訂與執(zhí)行-采購部門根據(jù)評審結(jié)果與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購物資或服務(wù)的詳細條款、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等內(nèi)容。-采購人員跟蹤合同執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)，服務(wù)按要求提供。6.驗收環(huán)節(jié)-物資到貨或服務(wù)完成后，需求部門負責組織驗收工作。驗收人員按照合同要求對采購物資或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行檢驗。-驗收合格后，驗收人員填寫《驗收報告》；如驗收不合格，采購部門及時與供應(yīng)商溝通處理，要求供應(yīng)商采取整改、換貨、補貨等措施。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)對采購流程中發(fā)現(xiàn)的問題提出意見和建議，通過正規(guī)渠道反饋給相關(guān)部門。-參與采購評審的員工有權(quán)獲取與評審項目相關(guān)的完整信息，以便做出準確的評審判斷。-員工有權(quán)對供應(yīng)商的不良行為進行舉報，公司將對舉報信息進行保密和調(diào)查處理。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)嚴格遵守公司采購管理制度，不得違反規(guī)定干預采購流程。-參與采購工作的員工有義務(wù)保守公司采購信息和供應(yīng)商商業(yè)機密，不得泄露給外部人員。-員工有義務(wù)配合公司完成采購相關(guān)工作，如提供需求信息、參與驗收等。3.供應(yīng)商權(quán)利-供應(yīng)商有權(quán)獲取公司明確的采購需求信息，以便準確報價和提供服務(wù)。-供應(yīng)商有權(quán)對公司的采購評審結(jié)果提出質(zhì)疑，并要求公司給予合理的解釋。4.供應(yīng)商義務(wù)-供應(yīng)商應(yīng)按照公司要求提供真實、準確的報價和產(chǎn)品或服務(wù)信息。-供應(yīng)商應(yīng)嚴格履行采購合同條款，按時、按質(zhì)、按量提供物資或服務(wù)。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-公司內(nèi)部審計部門定期對采購流程進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)。-設(shè)立舉報郵箱和電話，接受公司員工和供應(yīng)商對采購過程中違規(guī)行為的舉報。審計部門對舉報信息進行調(diào)查核實，如情況屬實，將嚴肅處理。2.獎勵機制-對于在采購工作中為公司節(jié)約成本、提高采購質(zhì)量做出突出貢獻的員工，公司將給予物質(zhì)獎勵和精神表彰。-對于長期合作且表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司將給予增加訂單量、優(yōu)先合作等獎勵措施。3.懲罰機制-對違反公司采購管理制度的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)處理。-對違反采購合同約定的供應(yīng)商，公司將按照合同條款追究其違約責任，情節(jié)嚴重的，取消其供應(yīng)商資格。六、附則