私人公司印章管理辦法一、前言在公司運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中，印章就如同公司的“簽名”，代表著公司的意志與決策，有著舉足輕重的地位。一枚印章所加蓋之處，往往伴隨著重要的合同、文件生效，關(guān)乎公司的重大利益。我們深知，印章管理得當(dāng)與否，直接影響到公司的運(yùn)營(yíng)安全與發(fā)展穩(wěn)定。因此，制定一套完善、嚴(yán)謹(jǐn)且符合實(shí)際需求的印章管理辦法，是公司有序運(yùn)營(yíng)的重要保障。希望大家通過(guò)認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格執(zhí)行本管理辦法，共同守護(hù)公司印章使用的規(guī)范與安全。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有具有法律效力、代表公司行使權(quán)力的印章，包括但不限于公司公章、法人章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章等。涵蓋公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)以及所有涉及印章使用的業(yè)務(wù)場(chǎng)景。三、印章的種類(lèi)與用途1.公司公章公司公章是公司對(duì)外行使權(quán)力的象征，具有最高的法律效力。主要用于公司對(duì)外的重要文件、合同、協(xié)議、證明等，如公司章程的制定與修改、重大項(xiàng)目的合作協(xié)議、向政府部門(mén)提交的各類(lèi)申請(qǐng)報(bào)告等。任何需以公司名義作出的具有法律效力的意思表示，原則上均應(yīng)加蓋公司公章。2.法人章法人章通常與財(cái)務(wù)專(zhuān)用章配合使用，用于銀行預(yù)留印鑒、支票簽發(fā)等涉及財(cái)務(wù)支付的重要環(huán)節(jié)。同時(shí)，在一些特定的文件或手續(xù)中，若明確要求法人簽字蓋章，法人章也可代表法人行使簽字權(quán)。3.合同專(zhuān)用章合同專(zhuān)用章專(zhuān)門(mén)用于各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同的簽訂。公司在開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，與供應(yīng)商、客戶簽訂采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同等各類(lèi)合同文本時(shí)，需加蓋合同專(zhuān)用章。這樣既便于合同管理與識(shí)別，又能突出合同簽訂的專(zhuān)業(yè)性與嚴(yán)肅性。4.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章財(cái)務(wù)專(zhuān)用章主要用于公司財(cái)務(wù)往來(lái)的結(jié)算、票據(jù)處理等。如開(kāi)具發(fā)票、收據(jù)，辦理銀行存款、取款、轉(zhuǎn)賬等業(yè)務(wù)時(shí)，均需加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。它是公司財(cái)務(wù)活動(dòng)合法性與規(guī)范性的重要標(biāo)識(shí)。5.發(fā)票專(zhuān)用章發(fā)票專(zhuān)用章專(zhuān)門(mén)用于公司開(kāi)具發(fā)票時(shí)使用。根據(jù)稅務(wù)相關(guān)規(guī)定，公司在為客戶開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票、普通發(fā)票等各類(lèi)發(fā)票時(shí)，必須在發(fā)票上加蓋發(fā)票專(zhuān)用章，以確保發(fā)票的有效性與合規(guī)性。四、印章的刻制與啟用1.印章刻制申請(qǐng)因公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要刻制新印章時(shí)，由需求部門(mén)填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明需刻制印章的名稱(chēng)、種類(lèi)、用途、使用部門(mén)等信息，并說(shuō)明刻制原因。《印章刻制申請(qǐng)表》需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司行政管理部門(mén)。行政管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初步審查，確認(rèn)申請(qǐng)事項(xiàng)的必要性與合理性。行政管理部門(mén)審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交至公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理根據(jù)公司整體運(yùn)營(yíng)規(guī)劃與實(shí)際需求，作出最終審批意見(jiàn)。只有經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的印章刻制申請(qǐng)，方可進(jìn)入后續(xù)流程。2.印章刻制流程獲得批準(zhǔn)后，行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)聯(lián)系經(jīng)公安機(jī)關(guān)備案的正規(guī)印章刻制單位進(jìn)行印章刻制。在選擇刻制單位時(shí)，應(yīng)綜合考慮其信譽(yù)、資質(zhì)、價(jià)格等因素，確保所刻制印章的質(zhì)量與合法性。與刻制單位簽訂刻制合同，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，包括印章的規(guī)格、材質(zhì)、樣式、刻制時(shí)間、費(fèi)用結(jié)算等具體內(nèi)容。同時(shí)，要求刻制單位嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與公司要求進(jìn)行印章制作。在印章刻制過(guò)程中，行政管理部門(mén)應(yīng)與刻制單位保持密切溝通，及時(shí)了解刻制進(jìn)度，確保按時(shí)完成。印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)提供印章印模及相關(guān)備案證明材料。3.印章啟用新印章刻制完成并驗(yàn)收合格后，行政管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《印章啟用申請(qǐng)表》，注明印章名稱(chēng)、種類(lèi)、啟用日期等信息，并附上印章印模?！队≌聠⒂蒙暾?qǐng)表》需經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意后，方可正式啟用。行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將印章啟用信息以正式文件的形式通知公司各部門(mén)及相關(guān)分支機(jī)構(gòu)，同時(shí)在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布公告，明確告知新印章的名稱(chēng)、用途、使用規(guī)范等重要信息，確保全體員工知曉。對(duì)于新啟用的印章，行政管理部門(mén)應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的印章檔案，記錄印章的刻制申請(qǐng)、審批過(guò)程、刻制單位、啟用日期、使用記錄等詳細(xì)信息，以便日后查詢(xún)與管理。五、印章的保管1.保管原則與責(zé)任人印章保管遵循“專(zhuān)人負(fù)責(zé)、分部門(mén)保管、確保安全”的原則。不同種類(lèi)的印章應(yīng)根據(jù)其用途與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性，指定相應(yīng)的部門(mén)與專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。公司公章一般由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)人或其指定的專(zhuān)人保管；法人章由法定代表人或其授權(quán)的專(zhuān)人保管；合同專(zhuān)用章由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人或其指定的專(zhuān)人保管；財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人或其指定的專(zhuān)人保管；發(fā)票專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)票管理的人員保管。印章保管責(zé)任人應(yīng)具備高度的責(zé)任心與保密意識(shí)，熟悉印章管理的相關(guān)規(guī)定與流程，確保印章的安全保管與規(guī)范使用。保管責(zé)任人如有變動(dòng)，應(yīng)提前做好交接手續(xù)，確保印章管理的連續(xù)性與穩(wěn)定性。2.保管設(shè)施與環(huán)境印章保管應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)的保管設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并確保保管設(shè)施具備良好的防盜、防火、防潮等性能。印章應(yīng)放置在保險(xiǎn)柜或文件柜的指定位置，不得隨意擺放。保管印章的場(chǎng)所應(yīng)保持安全、整潔、干燥，避免因環(huán)境因素導(dǎo)致印章?lián)p壞或被盜。同時(shí)，要嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入印章保管場(chǎng)所，防止印章被非法獲取或使用。3.印章保管記錄印章保管責(zé)任人應(yīng)建立詳細(xì)的印章保管記錄，記錄每次印章的使用情況，包括使用日期、使用部門(mén)、使用人、用途、文件名稱(chēng)、批準(zhǔn)人等信息。印章保管記錄應(yīng)使用專(zhuān)門(mén)的登記簿或電子表格進(jìn)行記錄，確保記錄清晰、完整、可追溯。每月末，印章保管責(zé)任人應(yīng)對(duì)當(dāng)月的印章使用記錄進(jìn)行整理與匯總，并提交至行政管理部門(mén)備案。行政管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)印章保管記錄進(jìn)行檢查與審核，確保記錄的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。六、印章的使用1.使用申請(qǐng)公司員工因工作需要使用印章時(shí)，應(yīng)提前填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用印章的種類(lèi)、用途、文件名稱(chēng)、涉及金額（如有）、使用份數(shù)等信息，并附上需蓋章的文件原件或復(fù)印件?！队≌率褂蒙暾?qǐng)表》需經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)使用事項(xiàng)的真實(shí)性、必要性與合規(guī)性。對(duì)于涉及重大業(yè)務(wù)、重要合同或金額較大的事項(xiàng)，還需經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。2.審批流程部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將《印章使用申請(qǐng)表》提交至印章保管責(zé)任人。印章保管責(zé)任人對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審核申請(qǐng)事項(xiàng)是否符合公司規(guī)定、文件內(nèi)容是否完整準(zhǔn)確、簽字手續(xù)是否齊全等。對(duì)于一般性的印章使用申請(qǐng)，印章保管責(zé)任人審核無(wú)誤后，即可予以蓋章。對(duì)于重大事項(xiàng)或特殊情況的印章使用申請(qǐng)，印章保管責(zé)任人應(yīng)及時(shí)提交至公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理根據(jù)公司實(shí)際情況與相關(guān)規(guī)定，作出最終審批意見(jiàn)。審批通過(guò)后，印章保管責(zé)任人應(yīng)在《印章使用申請(qǐng)表》上簽署審批意見(jiàn)與姓名，并注明蓋章日期。未經(jīng)審批或?qū)徟掷m(xù)不全的，印章保管責(zé)任人有權(quán)拒絕蓋章。3.使用規(guī)范印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照審批通過(guò)的申請(qǐng)內(nèi)容與用途進(jìn)行，不得擅自更改或擴(kuò)大使用范圍。印章應(yīng)清晰、完整地加蓋在文件規(guī)定的位置，不得模糊、重疊或加蓋在空白處。在加蓋公司公章、合同專(zhuān)用章等重要印章時(shí)，應(yīng)同時(shí)加蓋騎縫章，確保文件的完整性與不可篡改性。對(duì)于多頁(yè)文件，應(yīng)逐頁(yè)加蓋騎縫章，使印章的一部分印在每一頁(yè)上，形成連續(xù)的印記。印章使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容有誤或存在其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)人及相關(guān)部門(mén)溝通，暫停蓋章，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。待問(wèn)題解決并重新獲得審批后，方可繼續(xù)蓋章。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等空白文件上加蓋印章。如因特殊情況確需在空白文件上蓋章，必須經(jīng)公司總經(jīng)理特別批準(zhǔn)，并在空白文件上注明用途、有效期限等限制條件。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將蓋章后的文件交回印章保管責(zé)任人，由其核對(duì)文件內(nèi)容與批準(zhǔn)事項(xiàng)是否一致，并將相關(guān)文件存檔。七、印章的外借與攜帶外出1.外借規(guī)定原則上，公司印章不得外借。如因特殊業(yè)務(wù)需要，必須將印章外借使用的，應(yīng)填寫(xiě)《印章外借申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明外借原因、外借對(duì)象、外借期限、預(yù)計(jì)使用用途等信息，并附上相關(guān)業(yè)務(wù)文件或說(shuō)明材料?！队≌峦饨枭暾?qǐng)表》需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理三級(jí)審批。審批通過(guò)后，印章保管責(zé)任人與外借人簽訂《印章外借承諾書(shū)》，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，特別是外借人對(duì)外借印章的安全保管與規(guī)范使用責(zé)任。外借印章期間，外借人應(yīng)確保印章始終處于其本人的有效控制之下，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自改變使用用途。外借人應(yīng)定期向公司匯報(bào)印章使用情況，如有異常應(yīng)及時(shí)告知公司。印章外借期限屆滿或使用完畢后，外借人應(yīng)及時(shí)將印章歸還至印章保管責(zé)任人。印章保管責(zé)任人應(yīng)對(duì)歸還的印章進(jìn)行檢查，確認(rèn)印章完好無(wú)損、使用記錄完整后，在《印章外借申請(qǐng)表》上注明歸還日期，并將相關(guān)資料存檔。2.攜帶外出規(guī)定因工作需要攜帶印章外出使用的，應(yīng)填寫(xiě)《印章攜帶外出申請(qǐng)表》，說(shuō)明攜帶外出原因、目的地、預(yù)計(jì)使用時(shí)間、使用事項(xiàng)等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意。攜帶印章外出時(shí)，必須由兩人以上共同負(fù)責(zé)，其中一人為印章保管責(zé)任人或其指定的專(zhuān)人。在攜帶過(guò)程中，應(yīng)采取必要的安全措施，確保印章的安全，如使用專(zhuān)門(mén)的印章盒、隨身攜帶保險(xiǎn)柜等。印章攜帶外出使用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照審批的用途與范圍使用，不得隨意變更。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將印章帶回公司，交回印章保管責(zé)任人，并填寫(xiě)使用記錄。八、印章的停用與銷(xiāo)毀1.停用申請(qǐng)當(dāng)公司名稱(chēng)變更、印章?lián)p壞、印章樣式更新或因業(yè)務(wù)調(diào)整不再使用某枚印章時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印章停用手續(xù)。由相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)《印章停用申請(qǐng)表》，說(shuō)明停用原因、停用印章的名稱(chēng)、種類(lèi)等信息，并附上需停用印章的印模?！队≌峦Ｓ蒙暾?qǐng)表》需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政管理部門(mén)。行政管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)印章停用的必要性與合理性，并報(bào)公司總經(jīng)理審批。2.停用執(zhí)行經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)布印章停用通知，告知公司各部門(mén)及相關(guān)分支機(jī)構(gòu)該印章已停用，停止使用該印章辦理任何業(yè)務(wù)。同時(shí)，在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等顯著位置張貼停用公告，確保全體員工知曉。印章保管責(zé)任人應(yīng)將停用印章妥善封存，放置在專(zhuān)門(mén)的保管設(shè)施中，并在印章保管記錄中注明停用日期與原因。對(duì)于已停用的印章，不得再擅自使用。3.銷(xiāo)毀處理對(duì)于長(zhǎng)期停用且無(wú)保留價(jià)值的印章，應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。由行政管理部門(mén)填寫(xiě)《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，說(shuō)明銷(xiāo)毀印章的名稱(chēng)、種類(lèi)、停用時(shí)間、銷(xiāo)毀原因等信息，并附上停用印章的印模?！队≌落N(xiāo)毀申請(qǐng)表》需經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。印章銷(xiāo)毀應(yīng)選擇具有專(zhuān)業(yè)資質(zhì)的銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行，確保銷(xiāo)毀過(guò)程符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定與環(huán)保要求。在銷(xiāo)毀印章前，行政管理部門(mén)應(yīng)與銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)簽訂銷(xiāo)毀協(xié)議，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，特別是銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)對(duì)印章銷(xiāo)毀的保密責(zé)任與銷(xiāo)毀證明的提供義務(wù)。銷(xiāo)毀完成后，銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)應(yīng)提供銷(xiāo)毀證明文件，行政管理部門(mén)應(yīng)將銷(xiāo)毀證明文件及相關(guān)申請(qǐng)資料存檔備案。九、監(jiān)督與檢查1.定期檢查公司行政管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)印章管理情況進(jìn)行檢查，檢查周期為每季度一次。檢查內(nèi)容包括印章的保管情況、使用記錄、審批手續(xù)、外借與攜帶外出管理、停用與銷(xiāo)毀處理等方面。在檢查過(guò)程中，行政管理部門(mén)應(yīng)查閱印章保管記錄、相關(guān)申請(qǐng)表格、審批文件等資料，實(shí)地查看印章保管設(shè)施與環(huán)境，與印章保管責(zé)任人及相關(guān)使用人員進(jìn)行溝通了解，確保檢查全面、深入、細(xì)致。每次檢查結(jié)束后，行政管理部門(mén)應(yīng)形成詳細(xì)的檢查報(bào)告，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行梳理與分析，提出整改建議，并及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)與責(zé)任人。2.不定期抽查除定期檢查外，公司審計(jì)部門(mén)、紀(jì)檢部門(mén)有權(quán)對(duì)印章管理情況進(jìn)行不定期抽查。抽查內(nèi)容與方式可根據(jù)實(shí)際情況靈活確定，重點(diǎn)關(guān)注印章使用的合規(guī)性、安全性以及管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門(mén)、紀(jì)檢部門(mén)應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)與責(zé)任人限期整改。整改完成后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)向?qū)徲?jì)部門(mén)、紀(jì)檢部門(mén)提交整改報(bào)告，審計(jì)部門(mén)、紀(jì)檢部門(mén)應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。3.違規(guī)處理對(duì)于違反本印章管理辦法的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。對(duì)于情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育、責(zé)令改正；對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，將追究相關(guān)責(zé)任人