宣傳部門資料管理辦法總則目的為了加強(qiáng)公司宣傳部門資料的科學(xué)管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高資料的利用效率，更好地服務(wù)于公司的宣傳工作和整體發(fā)展，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司宣傳部門所有資料的管理，包括但不限于文字資料、圖片資料、音像資料、電子文檔等。管理原則1.集中管理原則：宣傳部門資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專人負(fù)責(zé)資料的收集、整理、存儲(chǔ)和保管，確保資料管理的規(guī)范性和一致性。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司的保密制度，采取必要的安全措施，確保資料的安全保密，防止資料的泄露、丟失和損壞。3.科學(xué)分類原則：按照資料的性質(zhì)、用途和時(shí)間等因素，對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)分類，便于資料的查找、利用和管理。4.有效利用原則：充分發(fā)揮資料的價(jià)值，為公司的宣傳工作和決策提供有力的支持，提高資料的利用效率。資料的分類與范圍文字資料1.宣傳文案：包括公司宣傳稿、新聞稿、產(chǎn)品介紹、活動(dòng)策劃方案、演講稿等。2.報(bào)告總結(jié)：如宣傳工作年度報(bào)告、季度總結(jié)、專題報(bào)告等。3.合同協(xié)議：與宣傳業(yè)務(wù)相關(guān)的各類合同、協(xié)議，如廣告投放合同、媒體合作協(xié)議等。4.規(guī)章制度：宣傳部門內(nèi)部的管理制度、工作流程等文件。圖片資料1.公司形象圖片：包括公司外觀、辦公環(huán)境、團(tuán)隊(duì)活動(dòng)等照片。2.產(chǎn)品圖片：公司產(chǎn)品的外觀、功能展示等圖片。3.活動(dòng)圖片：公司舉辦或參與的各類活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)照片。4.宣傳圖片素材：用于制作宣傳海報(bào)、廣告等的圖片素材。音像資料1.視頻資料：公司宣傳視頻、活動(dòng)錄像、產(chǎn)品演示視頻等。2.音頻資料：公司宣傳音頻、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)音頻等。電子文檔1.辦公文檔：如Word、Excel、PowerPoint等格式的文件。2.設(shè)計(jì)文件：如Photoshop、Illustrator等設(shè)計(jì)軟件制作的文件。3.數(shù)據(jù)庫(kù)文件：包含宣傳數(shù)據(jù)、客戶信息等的數(shù)據(jù)庫(kù)文件。資料的收集與整理收集要求1.全面性：宣傳部門各崗位人員應(yīng)及時(shí)、全面地收集與宣傳工作相關(guān)的各類資料，確保資料的完整性。2.真實(shí)性：收集的資料應(yīng)真實(shí)可靠，不得偽造、篡改資料內(nèi)容。3.及時(shí)性：在資料形成或獲取后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，及時(shí)將資料提交給資料管理人員。收集流程1.日常收集：宣傳部門員工在日常工作中，將產(chǎn)生的各類資料進(jìn)行初步整理，并按照分類要求進(jìn)行存放。2.定期提交：每月末，員工將本月收集的資料統(tǒng)一提交給資料管理人員。3.特殊情況收集：對(duì)于重要活動(dòng)、項(xiàng)目等產(chǎn)生的資料，相關(guān)人員應(yīng)在活動(dòng)或項(xiàng)目結(jié)束后的一周內(nèi)將資料提交給資料管理人員。整理方法1.分類整理：資料管理人員按照本辦法規(guī)定的資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理。2.編號(hào)標(biāo)注：對(duì)整理好的資料進(jìn)行編號(hào)，并標(biāo)注資料的名稱、日期、來(lái)源等信息，以便于查找和管理。3.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并制作封面和目錄。資料的存儲(chǔ)與保管存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)資料存儲(chǔ)：應(yīng)存放在專門的文件柜或檔案室中，按照分類編號(hào)的順序進(jìn)行排列，確保資料的整齊有序。2.電子資料存儲(chǔ)：應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。保管要求1.安全防護(hù)：資料存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護(hù)措施，確保資料的安全。2.定期檢查：資料管理人員應(yīng)定期對(duì)資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.保密管理：對(duì)于涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的保密制度進(jìn)行管理，限制資料的訪問權(quán)限，確保資料的保密安全。資料的借閱與使用借閱流程1.借閱申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要借閱資料時(shí)，應(yīng)填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.資料借閱：資料管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的《資料借閱申請(qǐng)表》，將資料提供給借閱人，并辦理借閱登記手續(xù)。3.資料歸還：借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)將資料歸還資料管理人員，資料管理人員應(yīng)進(jìn)行檢查，確認(rèn)資料完好無(wú)損后，辦理歸還登記手續(xù)。使用要求1.合理使用：借閱人應(yīng)按照申請(qǐng)的用途合理使用資料，不得將資料用于其他用途。2.保密義務(wù)：借閱人對(duì)借閱的資料負(fù)有保密義務(wù)，不得將資料泄露給他人。3.愛護(hù)資料：借閱人應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上隨意涂改、標(biāo)記或損壞資料。資料的銷毀與清理銷毀條件1.資料過期：資料已超過保存期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值。2.資料錯(cuò)誤：資料內(nèi)容存在嚴(yán)重錯(cuò)誤，且無(wú)法修正。3.資料冗余：資料存在重復(fù)、冗余情況，且無(wú)保留必要。銷毀流程1.銷毀申請(qǐng)：資料管理人員定期對(duì)資料進(jìn)行清理，對(duì)于符合銷毀條件的資料，應(yīng)填寫《資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.銷毀執(zhí)行：經(jīng)批準(zhǔn)后，資料管理人員應(yīng)按照規(guī)定的方式對(duì)資料進(jìn)行銷毀，確保資料無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀記錄：資料管理人員應(yīng)做好資料銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀資料清單等信息。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.宣傳部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)資料管理工作進(jìn)行檢查，確保資料管理工作符合本辦法的要求。2.公司審計(jì)部門有權(quán)對(duì)宣傳部門資料管理工作進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見?？己宿k法1.將資料管理工作納入宣傳部門員工的績(jī)效考核體系，對(duì)資料管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反資料管理規(guī)定的員工進(jìn)