建筑公司出差費用報銷審核管理規(guī)定

一、總則本公司秉持“品質(zhì)至上、高效協(xié)作、創(chuàng)新進(jìn)取、以人為本”的企業(yè)文化，以提升運營效益、為客戶提供優(yōu)質(zhì)建筑服務(wù)為經(jīng)營理念。為規(guī)范公司員工出差費用報銷審核管理，有效控制差旅成本，確保公司資源合理利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于建筑公司全體員工。出差費用報銷審核工作遵循合法性、真實性、合理性、合規(guī)性原則，確保每一筆報銷費用都符合公司規(guī)定及相關(guān)法律法規(guī)要求。同時，公司實行扁平化管理，旨在簡化流程、提高效率，讓報銷審核工作能夠快速、準(zhǔn)確地完成，減少不必要的層級審批，為員工提供便捷高效的服務(wù)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分-員工：出差員工有責(zé)任在出差前填寫出差申請，詳細(xì)說明出差目的、行程安排、預(yù)計費用等信息，并提交給上級主管審批。出差結(jié)束后，及時整理、粘貼報銷憑證，填寫出差費用報銷單，確保報銷信息的真實性和完整性，并按照規(guī)定流程提交報銷申請。-部門主管：負(fù)責(zé)審核本部門員工的出差申請，從工作需求角度判斷出差的必要性和行程安排的合理性。對員工提交的出差費用報銷單進(jìn)行初步審核，檢查報銷憑證的真實性、完整性，費用支出的合理性，以及是否符合公司相關(guān)規(guī)定。確保報銷事項與出差任務(wù)相符，對報銷內(nèi)容的真實性和合理性負(fù)責(zé)。-財務(wù)部門：作為報銷審核的核心部門，負(fù)責(zé)對所有提交的出差費用報銷單進(jìn)行全面審核。審核報銷憑證的合法性、合規(guī)性，包括發(fā)票的真實性、有效性，報銷標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況，費用計算的準(zhǔn)確性等。對不符合規(guī)定的報銷憑證提出整改意見，對存在疑問的報銷事項進(jìn)行調(diào)查核實。根據(jù)審核結(jié)果進(jìn)行賬務(wù)處理，確保公司財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。-審計部門：不定期對出差費用報銷情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查報銷流程的執(zhí)行情況、報銷標(biāo)準(zhǔn)的遵守情況以及財務(wù)處理的合規(guī)性。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改建議，并對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。通過審計監(jiān)督，防范公司內(nèi)部的財務(wù)風(fēng)險，保障公司資產(chǎn)的安全和有效使用。三、管理流程-出差申請：員工因工作需要出差，應(yīng)至少提前[X]個工作日填寫出差申請表，詳細(xì)列出出差地點、出差時間、出差目的、預(yù)計費用等信息。將申請表提交給部門主管審批，部門主管需結(jié)合工作任務(wù)和團(tuán)隊整體安排，判斷出差的必要性和行程的合理性，如無異議，簽字批準(zhǔn)后提交至分管領(lǐng)導(dǎo)（如有需要）。分管領(lǐng)導(dǎo)從公司整體業(yè)務(wù)層面進(jìn)行審核，審批通過后，員工方可執(zhí)行出差任務(wù)。出差行程如有變更，員工應(yīng)及時提交出差申請變更表，說明變更原因和變更后的行程安排，按照原審批流程進(jìn)行審批。-費用預(yù)支（如有需要）：員工如需預(yù)支出差費用，應(yīng)在出差申請獲批后，填寫借款單，注明借款金額、用途、預(yù)計還款日期等信息。借款單經(jīng)部門主管簽字確認(rèn)后，提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)公司資金狀況和員工借款需求進(jìn)行審核，審核通過后，按照公司財務(wù)流程辦理借款手續(xù)，將預(yù)支款項發(fā)放至員工指定賬戶。員工在出差結(jié)束后，應(yīng)及時到財務(wù)部門辦理還款或報銷沖賬手續(xù)。-報銷準(zhǔn)備：出差結(jié)束后，員工應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)整理出差期間產(chǎn)生的各類報銷憑證，包括但不限于機票、火車票、汽車票、住宿費發(fā)票、餐飲發(fā)票、市內(nèi)交通費發(fā)票等。確保憑證真實、有效、完整，并按照費用類別進(jìn)行分類粘貼。填寫出差費用報銷單，詳細(xì)記錄各項費用的發(fā)生日期、金額、事由等信息，同時注明出差實際行程、出差天數(shù)等。報銷單填寫應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，不得涂改。如涉及多項費用報銷，應(yīng)分別列出明細(xì)。-部門初審：員工將整理好的報銷憑證和填寫完整的報銷單提交給部門主管進(jìn)行初審。部門主管應(yīng)認(rèn)真核對報銷憑證與出差行程的一致性，檢查費用支出的合理性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與員工溝通核實。對符合要求的報銷申請，部門主管簽字確認(rèn)后提交至財務(wù)部門；對不符合規(guī)定的報銷申請，部門主管應(yīng)明確指出問題所在，并要求員工進(jìn)行整改。-財務(wù)審核：財務(wù)部門收到員工提交的報銷申請后，對報銷憑證的合法性、合規(guī)性進(jìn)行全面審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真?zhèn)巍l(fā)票信息的完整性、報銷標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況、費用計算的準(zhǔn)確性等。對于發(fā)票不符合要求、超標(biāo)準(zhǔn)報銷等問題，財務(wù)部門應(yīng)及時通知員工補充或更換憑證。對于存在疑問的報銷事項，財務(wù)部門有權(quán)要求員工提供詳細(xì)說明或補充證明材料。審核通過的報銷申請，財務(wù)部門簽字確認(rèn)后提交至審批領(lǐng)導(dǎo)；審核不通過的報銷申請，財務(wù)部門應(yīng)書面告知員工審核意見，要求員工在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行整改并重新提交審核。-領(lǐng)導(dǎo)審批：財務(wù)審核通過的報銷申請?zhí)峤恢翆徟I(lǐng)導(dǎo)（一般為公司總經(jīng)理或授權(quán)負(fù)責(zé)人）進(jìn)行最終審批。審批領(lǐng)導(dǎo)從公司整體費用控制和業(yè)務(wù)需求角度進(jìn)行審核，如無異議，簽字批準(zhǔn)報銷申請。如審批領(lǐng)導(dǎo)對報銷事項有疑問或認(rèn)為存在不合理之處，可將報銷申請退回財務(wù)部門或相關(guān)部門進(jìn)一步核實處理。-報銷支付：報銷申請經(jīng)審批領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，財務(wù)部門按照公司財務(wù)流程進(jìn)行報銷支付。對于已預(yù)支款項的員工，財務(wù)部門將在報銷金額中扣除預(yù)支部分，將剩余款項支付至員工指定賬戶；對于未預(yù)支款項的員工，財務(wù)部門將報銷金額直接支付至員工指定賬戶。四、權(quán)利與義務(wù)-員工權(quán)利：員工有權(quán)按照公司規(guī)定申請出差，并在出差期間享受相應(yīng)的差旅待遇。員工有權(quán)了解公司出差費用報銷的標(biāo)準(zhǔn)和流程，在符合規(guī)定的情況下，獲得及時、足額的費用報銷。員工對報銷審核過程中存在的疑問或不合理的處理結(jié)果，有權(quán)向財務(wù)部門或上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行咨詢和申訴，公司應(yīng)給予明確的答復(fù)和合理的解決。-員工義務(wù)：員工有義務(wù)在出差前按照規(guī)定提交出差申請，如實說明出差目的、行程安排等信息。出差期間，員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司各項規(guī)章制度，確保工作任務(wù)的順利完成。員工有義務(wù)妥善保管出差期間產(chǎn)生的各類報銷憑證，按照規(guī)定及時整理、粘貼，并填寫準(zhǔn)確的報銷單。員工應(yīng)保證報銷信息的真實性、完整性，不得虛報、冒領(lǐng)出差費用，否則將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。-公司權(quán)利：公司有權(quán)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和實際情況，制定和調(diào)整出差費用報銷標(biāo)準(zhǔn)和審核流程。公司有權(quán)對員工的出差申請進(jìn)行審核，決定是否批準(zhǔn)出差以及出差的相關(guān)安排。公司有權(quán)對員工的報銷申請進(jìn)行嚴(yán)格審核，對于不符合規(guī)定的報銷申請，有權(quán)要求員工進(jìn)行整改或拒絕報銷。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)報銷行為，公司有權(quán)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。-公司義務(wù)：公司有義務(wù)為員工提供明確的出差費用報銷標(biāo)準(zhǔn)和審核流程說明，確保員工了解相關(guān)規(guī)定。公司應(yīng)及時審核員工的報銷申請，在規(guī)定時間內(nèi)給予報銷支付，保障員工的合法權(quán)益。公司應(yīng)加強對報銷審核工作的管理和監(jiān)督，確保審核過程公正、公平、公開，不斷優(yōu)化報銷流程，提高工作效率。五、監(jiān)督與獎懲機制-監(jiān)督機制：審計部門定期對公司出差費用報銷情況進(jìn)行內(nèi)部審計，檢查報銷憑證的真實性、合法性，報銷流程的執(zhí)行情況，以及報銷標(biāo)準(zhǔn)的遵守情況。審計部門有權(quán)調(diào)閱相關(guān)文件、資料和賬目，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。公司鼓勵員工對違規(guī)報銷行為進(jìn)行舉報，對于舉報屬實的員工，公司將給予一定的獎勵，并為舉報人保密。同時，公司設(shè)立意見箱和舉報電話，接受員工和外部監(jiān)督。財務(wù)部門在日常審核過程中，如發(fā)現(xiàn)異常報銷情況或疑似違規(guī)行為，應(yīng)及時向?qū)徲嫴块T通報，共同進(jìn)行調(diào)查核實。對于涉及金額較大或情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。-獎勵機制：對于嚴(yán)格遵守公司出差費用報銷規(guī)定，在出差期間合理控制費用，為公司節(jié)約成本的員工，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于現(xiàn)金獎勵、榮譽證書、晉升優(yōu)先考慮等。對在報銷審核工作中表現(xiàn)出色，認(rèn)真負(fù)責(zé)，有效防范公司財務(wù)風(fēng)險的部門或個人，公司將給予相應(yīng)的獎勵，以激勵員工積極履行職責(zé)，提高工作質(zhì)量和效率。-懲罰機制：對于虛報、冒領(lǐng)出差費用的員工，公司將追回違規(guī)報銷的費用，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等不同程度的處罰。對于在報銷憑證上弄虛作假，如偽造發(fā)票、篡改行程等行為，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。部門主管對本部門員工的報銷申請審核不嚴(yán)，導(dǎo)致出現(xiàn)違規(guī)報銷情況的，公司將視情節(jié)輕重對部門主管進(jìn)行批評教育、扣減績效分?jǐn)?shù)等處罰。財務(wù)部門和審計部門工作人員在審核和監(jiān)督過程中，如存在失職、瀆職行為，或與報銷人員串通作弊的，公司將給予嚴(yán)肅處理，直至解除勞動合同，并依法追究法律責(zé)任。六、附則本規(guī)定自發(fā)布之