建筑公司工程資料電子簽章使用制度

一、總則1.目的為規(guī)范本建筑公司工程資料電子簽章的使用與管理，確保工程資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和安全性，保障公司運(yùn)營(yíng)效益和合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于建筑公司全體員工在工程建設(shè)項(xiàng)目中涉及工程資料電子簽章的各項(xiàng)活動(dòng)。同時(shí)，對(duì)于與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的顧客、合作方等涉及電子簽章使用場(chǎng)景時(shí)，可參照本制度執(zhí)行。3.原則（1）合法性原則：電子簽章的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定。（2）真實(shí)性原則：確保電子簽章所簽署的工程資料內(nèi)容真實(shí)可靠。（3）完整性原則：保證工程資料在電子簽章使用過(guò)程中信息完整，不被篡改。（4）安全性原則：采取有效措施保障電子簽章的安全使用，防止泄露、冒用等風(fēng)險(xiǎn)。4.企業(yè)文化與經(jīng)營(yíng)理念體現(xiàn)本制度遵循公司“質(zhì)量至上、客戶為本、創(chuàng)新進(jìn)取、合作共贏”的企業(yè)文化和經(jīng)營(yíng)理念。電子簽章的使用要以保障工程質(zhì)量、滿足客戶需求為出發(fā)點(diǎn)，鼓勵(lì)員工積極創(chuàng)新應(yīng)用電子簽章技術(shù)，加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)作與外部合作，提升公司整體運(yùn)營(yíng)效率和效益。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.管理部門公司設(shè)立專門的電子簽章管理小組，由行政主管擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括信息技術(shù)部門、法務(wù)部門、工程管理部門等相關(guān)人員。管理小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督指導(dǎo)電子簽章的使用與管理工作。2.信息技術(shù)部門（1）負(fù)責(zé)電子簽章系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和安全防護(hù)。（2）為員工提供電子簽章系統(tǒng)的技術(shù)培訓(xùn)和技術(shù)支持，解決使用過(guò)程中的技術(shù)問(wèn)題。（3）協(xié)助管理小組制定電子簽章系統(tǒng)的安全策略和應(yīng)急預(yù)案。3.法務(wù)部門（1）審核電子簽章相關(guān)制度和合同條款，確保其符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。（2）處理因電子簽章使用引發(fā)的法律糾紛，提供法律意見(jiàn)和支持。4.工程管理部門（1）負(fù)責(zé)制定工程資料電子簽章使用的業(yè)務(wù)規(guī)范和流程，確保電子簽章在工程資料管理中的合理應(yīng)用。（2）監(jiān)督工程資料電子簽章在工程項(xiàng)目中的實(shí)際使用情況，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行及時(shí)糾正。5.各工程項(xiàng)目部（1）具體負(fù)責(zé)本項(xiàng)目工程資料電子簽章的申請(qǐng)、使用和保管工作。（2）確保本項(xiàng)目工程資料電子簽章的使用符合公司制度和項(xiàng)目要求，對(duì)電子簽章使用的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。三、管理流程1.電子簽章申請(qǐng)（1）員工因工作需要使用電子簽章時(shí)，應(yīng)填寫《電子簽章申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)?jiān)?、使用范圍、預(yù)計(jì)使用期限等信息。（2）申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交至電子簽章管理小組審批。（3）審批通過(guò)后，信息技術(shù)部門為申請(qǐng)人創(chuàng)建電子簽章賬戶，并分配相應(yīng)的權(quán)限。2.電子簽章使用（1）員工登錄電子簽章系統(tǒng)，在需要簽署的工程資料上按照規(guī)定流程進(jìn)行電子簽章操作。操作過(guò)程中應(yīng)確保簽署內(nèi)容與工程實(shí)際情況相符。（2）對(duì)于重要的工程資料，需經(jīng)過(guò)多人審批流程的，相關(guān)審批人員應(yīng)依次進(jìn)行電子簽章確認(rèn)，確保審批流程的完整性。（3）電子簽章簽署完成后，系統(tǒng)自動(dòng)記錄簽署時(shí)間、簽署人等信息，并生成帶有電子簽章的工程資料文件。3.電子簽章保管（1）員工應(yīng)妥善保管個(gè)人的電子簽章賬戶和密碼，不得將其告知他人或轉(zhuǎn)借使用。如發(fā)現(xiàn)賬戶信息泄露，應(yīng)立即向信息技術(shù)部門報(bào)告。（2）信息技術(shù)部門定期對(duì)電子簽章系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的位置，并按照規(guī)定的期限進(jìn)行保存。4.電子簽章變更與注銷（1）當(dāng)員工崗位變動(dòng)或電子簽章使用范圍發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《電子簽章變更申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和電子簽章管理小組審批后，由信息技術(shù)部門進(jìn)行相應(yīng)的變更操作。（2）員工離職或不再需要使用電子簽章時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)通知信息技術(shù)部門，辦理電子簽章注銷手續(xù)。信息技術(shù)部門在確認(rèn)相關(guān)工作交接完成后，刪除該員工的電子簽章賬戶信息。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利（1）員工有權(quán)按照公司制度規(guī)定申請(qǐng)、使用電子簽章，以完成本職工作任務(wù)。（2）員工有權(quán)獲得信息技術(shù)部門提供的電子簽章系統(tǒng)技術(shù)培訓(xùn)和技術(shù)支持。（3）員工對(duì)電子簽章使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題或不合理之處，有權(quán)向電子簽章管理小組提出意見(jiàn)和建議。2.員工義務(wù)（1）員工必須嚴(yán)格遵守本制度的規(guī)定，正確、規(guī)范地使用電子簽章，不得違規(guī)操作。（2）員工有義務(wù)保護(hù)電子簽章賬戶和密碼的安全，防止泄露、被盜用等情況發(fā)生。如因個(gè)人原因?qū)е码娮雍炚卤环欠ㄊ褂?，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（3）員工應(yīng)確保使用電子簽章簽署的工程資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改工程資料內(nèi)容。3.公司權(quán)利（1）公司有權(quán)對(duì)員工電子簽章的申請(qǐng)、使用和保管情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行處理。（2）公司有權(quán)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要，對(duì)電子簽章制度進(jìn)行修訂和完善。4.公司義務(wù)（1）公司應(yīng)為員工提供安全、穩(wěn)定的電子簽章系統(tǒng)，并保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（2）公司應(yīng)組織開(kāi)展電子簽章相關(guān)培訓(xùn)，提高員工的使用技能和安全意識(shí)。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制（1）電子簽章管理小組定期對(duì)電子簽章的使用情況進(jìn)行檢查，包括電子簽章系統(tǒng)的操作記錄、工程資料的簽署情況等。（2）信息技術(shù)部門通過(guò)技術(shù)手段對(duì)電子簽章系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理異常操作行為。（3）鼓勵(lì)員工對(duì)電子簽章使用過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制（1）對(duì)于在電子簽章使用和管理過(guò)程中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，如提出創(chuàng)新性建議并有效提高工作效率、及時(shí)發(fā)現(xiàn)并避免重大風(fēng)險(xiǎn)等，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。（2）獎(jiǎng)勵(lì)方式包括但不限于獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等，具體獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)實(shí)際情況確定。3.懲罰機(jī)制（1）對(duì)于違反本制度規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、降職、辭退等。（2）因違規(guī)使用電子簽章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或法律糾紛的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。六、附則1.制度解釋本制度由電子簽章管理小組負(fù)責(zé)解釋，如有未盡事宜，由管理小組根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)充