監(jiān)理歸檔資料管理辦法一、前言親愛(ài)的同事們，在我們長(zhǎng)期的項(xiàng)目監(jiān)理工作中，監(jiān)理歸檔資料就如同項(xiàng)目的“記憶寶庫(kù)”，它完整記錄了項(xiàng)目從籌備到竣工的每一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要決策。這些資料不僅是我們監(jiān)理工作成果的直觀體現(xiàn)，更是日后項(xiàng)目維護(hù)、改造以及責(zé)任追溯的重要依據(jù)。隨著公司業(yè)務(wù)的不斷拓展，項(xiàng)目數(shù)量增多、規(guī)模增大，規(guī)范監(jiān)理歸檔資料的管理顯得尤為迫切和重要。為了確保我們的工作更加有序、高效，同時(shí)符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，特制定本《監(jiān)理歸檔資料管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)好我們項(xiàng)目資料的完整性和準(zhǔn)確性。二、適用范圍本辦法適用于公司承接的所有監(jiān)理項(xiàng)目涉及的各類歸檔資料管理工作。無(wú)論是大型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目，還是小型的室內(nèi)裝修監(jiān)理項(xiàng)目，只要是公司負(fù)責(zé)監(jiān)理的項(xiàng)目，其資料管理均應(yīng)按照本辦法執(zhí)行。三、管理職責(zé)（一）項(xiàng)目監(jiān)理部1.資料收集：項(xiàng)目監(jiān)理人員在日常工作過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)收集與項(xiàng)目相關(guān)的各類資料。這包括但不限于施工單位提交的施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、工程變更通知，以及監(jiān)理過(guò)程中形成的監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理日志、旁站記錄等。我們鼓勵(lì)大家養(yǎng)成隨時(shí)整理資料的好習(xí)慣，避免資料的遺漏或丟失。2.資料整理：收集到的資料應(yīng)按照類別、時(shí)間等進(jìn)行初步整理。例如，將施工單位提交的資料按照不同施工階段進(jìn)行分類，監(jiān)理自身形成的資料按照文件類型分類。整理后的資料要保證清晰、完整，對(duì)于有破損或字跡模糊的資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或重新抄寫。希望大家在整理資料時(shí)能夠細(xì)致認(rèn)真，為后續(xù)的歸檔工作打好基礎(chǔ)。3.資料審核：項(xiàng)目總監(jiān)或其指定的負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)整理后的資料進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性以及是否符合相關(guān)規(guī)范和要求。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行補(bǔ)充或修正。只有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審核的資料，才能進(jìn)入歸檔流程。（二）公司檔案管理部門1.接收與登記：檔案管理部門負(fù)責(zé)接收項(xiàng)目監(jiān)理部提交的歸檔資料，并進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容應(yīng)包括項(xiàng)目名稱、資料類別、數(shù)量、提交日期等信息。確保每一份資料都能在檔案管理系統(tǒng)中有跡可循。2.分類與存放：根據(jù)資料的性質(zhì)和特點(diǎn)，檔案管理部門對(duì)接收的資料進(jìn)行進(jìn)一步分類，并妥善存放。例如，按照項(xiàng)目類型分為建筑工程、市政工程等大類，再在大類下按照項(xiàng)目名稱細(xì)分。存放時(shí)要注意環(huán)境的適宜性，避免資料受潮、發(fā)霉或遭受蟲(chóng)害。3.保管與維護(hù)：定期對(duì)存放的資料進(jìn)行檢查，確保資料的完整性和安全性。對(duì)于電子資料，要做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)建立相應(yīng)的借閱制度，規(guī)范資料的借閱流程，保證資料的合理使用。四、資料分類與歸檔內(nèi)容（一）項(xiàng)目前期資料1.項(xiàng)目監(jiān)理合同：這是我們開(kāi)展監(jiān)理工作的重要依據(jù)，詳細(xì)記錄了監(jiān)理服務(wù)的范圍、內(nèi)容、期限以及雙方的權(quán)利和義務(wù)等關(guān)鍵信息。在簽訂合同后，應(yīng)及時(shí)將合同原件或清晰的復(fù)印件進(jìn)行歸檔。2.項(xiàng)目相關(guān)批文：如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃許可證等，這些文件體現(xiàn)了項(xiàng)目的合法性和合規(guī)性，是項(xiàng)目開(kāi)展的基礎(chǔ)資料，需完整歸檔。3.建設(shè)單位提供的基礎(chǔ)資料：包括項(xiàng)目所在地的地質(zhì)勘察報(bào)告、地形地貌圖等，有助于我們?nèi)媪私忭?xiàng)目背景和現(xiàn)場(chǎng)情況，應(yīng)妥善保存。（二）監(jiān)理工作文件1.監(jiān)理規(guī)劃：它是指導(dǎo)項(xiàng)目監(jiān)理工作的綱領(lǐng)性文件，涵蓋了項(xiàng)目概況、監(jiān)理工作范圍、目標(biāo)、依據(jù)、程序、方法及措施等內(nèi)容。在項(xiàng)目開(kāi)始初期，由項(xiàng)目總監(jiān)組織編寫，經(jīng)公司技術(shù)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后歸檔。2.監(jiān)理細(xì)則：針對(duì)項(xiàng)目中的關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序等制定的具體監(jiān)理工作操作指南。應(yīng)根據(jù)不同專業(yè)和施工特點(diǎn)進(jìn)行編寫，經(jīng)項(xiàng)目總監(jiān)審核后歸檔。3.監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要：記錄了項(xiàng)目監(jiān)理過(guò)程中召開(kāi)的各類會(huì)議的主要內(nèi)容，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論事項(xiàng)及決議等。每次會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理紀(jì)要并歸檔。（三）施工單位報(bào)審資料1.施工組織設(shè)計(jì)：施工單位對(duì)項(xiàng)目施工全過(guò)程的總體安排，包括施工部署、施工進(jìn)度計(jì)劃、施工方法、質(zhì)量保證措施等內(nèi)容。監(jiān)理人員應(yīng)認(rèn)真審核，并將審核通過(guò)的施工組織設(shè)計(jì)及審核意見(jiàn)一并歸檔。2.施工進(jìn)度計(jì)劃：反映了項(xiàng)目施工的時(shí)間安排，監(jiān)理需對(duì)其合理性、可行性進(jìn)行審查，并跟蹤實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度的差異。施工單位提交的進(jìn)度計(jì)劃及監(jiān)理的審查記錄應(yīng)歸檔保存。3.工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)審表：施工單位在使用工程材料、構(gòu)配件及設(shè)備前，需向監(jiān)理報(bào)審。監(jiān)理應(yīng)審查其質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)報(bào)告等，并對(duì)進(jìn)場(chǎng)實(shí)物進(jìn)行檢驗(yàn)。相關(guān)報(bào)審表及檢驗(yàn)記錄應(yīng)及時(shí)歸檔。（四）工程質(zhì)量控制資料1.質(zhì)量檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄：對(duì)分項(xiàng)工程中的每一個(gè)檢驗(yàn)批進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收的記錄，包括主控項(xiàng)目和一般項(xiàng)目的驗(yàn)收情況。監(jiān)理人員應(yīng)按照規(guī)范要求進(jìn)行驗(yàn)收，并簽字確認(rèn)后歸檔。2.分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄：在檢驗(yàn)批驗(yàn)收合格的基礎(chǔ)上，對(duì)分項(xiàng)工程進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收的匯總記錄。由監(jiān)理工程師組織驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后歸檔。3.分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄：對(duì)分部工程所含分項(xiàng)工程質(zhì)量、質(zhì)量控制資料、安全和功能檢驗(yàn)（檢測(cè)）報(bào)告等進(jìn)行綜合驗(yàn)收的記錄?？偙O(jiān)理工程師應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，并將驗(yàn)收記錄歸檔。（五）工程進(jìn)度控制資料1.工程開(kāi)工報(bào)審表：施工單位在具備開(kāi)工條件后，向監(jiān)理報(bào)審開(kāi)工申請(qǐng)。監(jiān)理應(yīng)審核其開(kāi)工條件是否滿足要求，批準(zhǔn)后將報(bào)審表及相關(guān)資料歸檔。2.工程暫停令及復(fù)工報(bào)審表：在項(xiàng)目施工過(guò)程中，如出現(xiàn)需要暫停施工的情況，監(jiān)理應(yīng)及時(shí)下達(dá)工程暫停令；當(dāng)具備復(fù)工條件時(shí)，施工單位應(yīng)提交復(fù)工報(bào)審表，監(jiān)理審核同意后歸檔相關(guān)文件。3.工程進(jìn)度款支付證書：監(jiān)理根據(jù)工程實(shí)際進(jìn)度和合同約定，對(duì)施工單位提交的工程進(jìn)度款申請(qǐng)進(jìn)行審核，并簽署工程進(jìn)度款支付證書。該證書及相關(guān)審核資料應(yīng)歸檔保存。（六）工程安全與文明施工管理資料1.安全專項(xiàng)施工方案：對(duì)于危險(xiǎn)性較大的分部分項(xiàng)工程，施工單位應(yīng)編制專項(xiàng)施工方案，并附具安全驗(yàn)算結(jié)果，經(jīng)專家論證后報(bào)監(jiān)理審核。監(jiān)理審核通過(guò)后將方案及審核意見(jiàn)歸檔。2.安全檢查記錄：監(jiān)理定期對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)的安全狀況進(jìn)行檢查，記錄檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患及整改要求。施工單位整改完成后，監(jiān)理應(yīng)復(fù)查并記錄復(fù)查結(jié)果。相關(guān)檢查及復(fù)查記錄應(yīng)歸檔。3.文明施工措施及落實(shí)情況記錄：包括施工現(xiàn)場(chǎng)的圍擋設(shè)置、材料堆放、環(huán)境衛(wèi)生等方面的措施及實(shí)際落實(shí)情況記錄，體現(xiàn)項(xiàng)目的文明施工管理水平，應(yīng)及時(shí)歸檔。（七）工程變更資料1.工程變更通知單：無(wú)論是建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位還是施工單位提出的工程變更，均應(yīng)以工程變更通知單的形式進(jìn)行書面通知。通知單應(yīng)包括變更原因、變更內(nèi)容、對(duì)工程質(zhì)量、進(jìn)度及造價(jià)的影響等內(nèi)容。監(jiān)理收到變更通知單后，應(yīng)及時(shí)歸檔。2.工程變更審批表：施工單位根據(jù)工程變更通知單，編制工程變更預(yù)算，報(bào)監(jiān)理審核。監(jiān)理審核后，提交建設(shè)單位審批。工程變更審批表及相關(guān)審核資料應(yīng)歸檔保存。（八）監(jiān)理日志與旁站記錄1.監(jiān)理日志：由監(jiān)理人員每日填寫，記錄當(dāng)天施工現(xiàn)場(chǎng)的天氣情況、施工進(jìn)展、質(zhì)量安全狀況、監(jiān)理工作內(nèi)容及發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題等。監(jiān)理日志是監(jiān)理工作的日常記錄，應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，項(xiàng)目結(jié)束后統(tǒng)一歸檔。2.旁站記錄：對(duì)于關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序的施工，如混凝土澆筑、基礎(chǔ)灌注樁施工等，監(jiān)理應(yīng)進(jìn)行旁站，并記錄旁站過(guò)程中的施工情況、質(zhì)量控制要點(diǎn)及執(zhí)行情況等。旁站記錄是保證工程質(zhì)量的重要資料，應(yīng)及時(shí)歸檔。（九）工程竣工資料1.工程竣工報(bào)告：施工單位在工程完工后，向建設(shè)單位提交的工程竣工報(bào)告，表明工程已按設(shè)計(jì)要求完成施工任務(wù)，具備竣工驗(yàn)收條件。監(jiān)理應(yīng)對(duì)竣工報(bào)告進(jìn)行審核，并將審核意見(jiàn)及竣工報(bào)告一并歸檔。2.工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告：項(xiàng)目總監(jiān)組織編寫，對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行全面評(píng)估，包括工程概況、施工過(guò)程質(zhì)量控制、工程質(zhì)量驗(yàn)收情況等內(nèi)容。經(jīng)公司技術(shù)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，作為竣工資料歸檔。3.竣工驗(yàn)收記錄：包括單位工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表等，記錄了工程竣工驗(yàn)收的組織、程序、驗(yàn)收意見(jiàn)等內(nèi)容。工程竣工驗(yàn)收合格后，相關(guān)資料應(yīng)及時(shí)歸檔。五、歸檔流程（一）資料整理與組卷1.項(xiàng)目監(jiān)理部在項(xiàng)目竣工后[X]個(gè)月內(nèi)，完成資料的整理與組卷工作。組卷應(yīng)遵循資料的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系。例如，將同一施工部位的質(zhì)量驗(yàn)收資料組成一卷，將同一階段的進(jìn)度控制資料組成一卷等。2.卷內(nèi)資料應(yīng)按照封面、目錄、文件材料、備考表的順序排列。封面應(yīng)注明項(xiàng)目名稱、卷名、編制單位、編制日期等信息；目錄應(yīng)清晰反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容和頁(yè)碼；備考表應(yīng)記錄卷內(nèi)文件的缺損、修改等情況。（二）資料審核與移交1.項(xiàng)目監(jiān)理部整理好的資料，先由項(xiàng)目總監(jiān)進(jìn)行內(nèi)部審核。審核通過(guò)后，填寫《監(jiān)理歸檔資料移交清單》，清單應(yīng)詳細(xì)列出移交資料的名稱、份數(shù)、頁(yè)碼等信息。2.項(xiàng)目監(jiān)理部將審核通過(guò)并填寫好移交清單的資料，移交至公司檔案管理部門。檔案管理部門接收資料時(shí)，應(yīng)按照移交清單進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。（三）檔案驗(yàn)收與入庫(kù)1.公司檔案管理部門接收資料后，組織相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、整理質(zhì)量等方面。對(duì)于驗(yàn)收不合格的資料，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知項(xiàng)目監(jiān)理部進(jìn)行整改。2.驗(yàn)收合格的資料，檔案管理部門按照分類方案進(jìn)行存放，并錄入檔案管理系統(tǒng)，方便后續(xù)的查詢和利用。六、資料保管期限與銷毀（一）保管期限1.永久保存：項(xiàng)目監(jiān)理合同、工程竣工報(bào)告、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、竣工驗(yàn)收記錄等重要資料應(yīng)永久保存。這些資料是項(xiàng)目的核心成果和重要見(jiàn)證，對(duì)于項(xiàng)目的長(zhǎng)期維護(hù)、改造以及責(zé)任追溯具有不可替代的作用。2.長(zhǎng)期保存：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、施工組織設(shè)計(jì)、工程變更資料等資料的保管期限為項(xiàng)目使用壽命期。這些資料記錄了項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的重要決策和變更情況，對(duì)項(xiàng)目的后續(xù)管理具有重要參考價(jià)值。3.短期保存：監(jiān)理日志、旁站記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄等資料的保管期限為[X]年。這些資料反映了項(xiàng)目施工過(guò)程中的日常管理和質(zhì)量控制情況，在一定期限內(nèi)具有參考意義。（二）銷毀1.對(duì)于超過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的資料，由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，說(shuō)明銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)擬銷毀資料進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息，確保資料銷毀的安全性和合規(guī)性。七、資料借閱與利用（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱監(jiān)理歸檔資料的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱項(xiàng)目名稱、資料名稱、借閱用途、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，審核是否符合借閱條件。（二）借閱審批1.一般資料的借閱，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。對(duì)于涉及項(xiàng)目核心機(jī)密或重要信息的資料借閱，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理部門應(yīng)在收到借閱申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果通知借閱申請(qǐng)人。（三）借閱登記與歸還1.經(jīng)審批同意借閱的，檔案管理部門應(yīng)在《檔案借閱登記冊(cè)》上進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱人姓名、部門、借閱資料名稱、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料。如需延期，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)同意后方可延期。歸還資料時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并按照相關(guān)規(guī)定處理。（四）資料利用1.借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照借閱用途使用資料，不得擅自將資料轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。希望大家能夠珍惜和保護(hù)好這些資料，合理利用它們?yōu)楣镜陌l(fā)展服務(wù)。2.在利用資料過(guò)程中，如需摘錄、復(fù)制相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。摘錄、復(fù)制的資料同樣應(yīng)妥善保管，不得隨意擴(kuò)散。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門定期對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理部的資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、審核、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保資料管理工作符合本辦法的要求。2.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，公司質(zhì)量安全管理部門也應(yīng)將監(jiān)理資料管理情況納入檢查范圍，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促項(xiàng)目監(jiān)理部進(jìn)行改進(jìn)。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立監(jiān)理歸檔資料管