工程業(yè)績(jī)資料管理辦法一、前言親愛的同事們，大家好！在咱們公司長(zhǎng)期的工程實(shí)踐過程中，工程業(yè)績(jī)資料就如同公司的“成長(zhǎng)日記”，記錄著我們每一個(gè)項(xiàng)目的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，見證著公司的發(fā)展與進(jìn)步。這些資料不僅是對(duì)過往工作的總結(jié)，更是我們未來發(fā)展的重要依據(jù)，對(duì)于展示公司實(shí)力、提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力起著關(guān)鍵作用。為了讓這份“成長(zhǎng)日記”更加規(guī)范、有序，便于我們隨時(shí)翻閱、借鑒，特制定本《工程業(yè)績(jī)資料管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守，共同守護(hù)好公司的這份寶貴財(cái)富。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有工程項(xiàng)目業(yè)績(jī)資料的管理工作，涵蓋從項(xiàng)目啟動(dòng)到項(xiàng)目竣工后的資料收集、整理、歸檔、保管及利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。無論是大型的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目，還是小型的技術(shù)改造項(xiàng)目，其業(yè)績(jī)資料的管理均需依照本辦法執(zhí)行。三、職責(zé)分工（一）項(xiàng)目經(jīng)理1.項(xiàng)目經(jīng)理作為項(xiàng)目業(yè)績(jī)資料管理的第一責(zé)任人，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，要時(shí)刻關(guān)注資料的形成與積累。我們鼓勵(lì)項(xiàng)目經(jīng)理從項(xiàng)目開始就制定詳細(xì)的資料收集計(jì)劃，明確每個(gè)階段需要收集的資料內(nèi)容及責(zé)任人。2.負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員按照本辦法的要求，及時(shí)收集、整理項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類原始資料，確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。比如，在項(xiàng)目施工過程中，對(duì)于工程變更通知、施工日志等資料，要及時(shí)督促相關(guān)人員記錄并整理。3.在項(xiàng)目竣工后，負(fù)責(zé)將整理好的項(xiàng)目業(yè)績(jī)資料提交給公司檔案管理部門進(jìn)行審核與歸檔。希望項(xiàng)目經(jīng)理能夠認(rèn)真核對(duì)提交的資料，保證資料的質(zhì)量，為后續(xù)的歸檔工作打下良好基礎(chǔ)。（二）各部門1.工程技術(shù)部：在項(xiàng)目實(shí)施過程中，負(fù)責(zé)提供與工程技術(shù)相關(guān)的資料，如施工圖紙、技術(shù)方案、技術(shù)交底記錄等。這些資料是項(xiàng)目技術(shù)層面的重要體現(xiàn)，希望工程技術(shù)部的同事們能夠嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)待，確保資料的專業(yè)性和準(zhǔn)確性。2.質(zhì)量安全部：要做好項(xiàng)目質(zhì)量與安全方面資料的收集與整理工作，像質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全事故處理記錄等。質(zhì)量與安全是項(xiàng)目的生命線，這些資料對(duì)于追溯項(xiàng)目質(zhì)量與安全情況至關(guān)重要，大家一定要認(rèn)真對(duì)待。3.物資設(shè)備部：負(fù)責(zé)整理項(xiàng)目物資設(shè)備采購(gòu)、租賃等相關(guān)資料，包括物資采購(gòu)合同、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。物資設(shè)備是項(xiàng)目順利進(jìn)行的物質(zhì)基礎(chǔ)，相關(guān)資料的完整保存有助于成本核算和后續(xù)設(shè)備管理。4.財(cái)務(wù)部：要提供項(xiàng)目財(cái)務(wù)方面的資料，如項(xiàng)目預(yù)算、決算報(bào)告、資金往來憑證等。財(cái)務(wù)資料反映了項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況，對(duì)于公司評(píng)估項(xiàng)目效益具有重要意義，財(cái)務(wù)部的同事們要確保資料的真實(shí)可靠。（三）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定工程業(yè)績(jī)資料的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，為各項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供明確的指導(dǎo)。我們鼓勵(lì)檔案管理部門定期與其他部門溝通交流，了解實(shí)際工作中的困難，及時(shí)調(diào)整和完善歸檔標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)各項(xiàng)目經(jīng)理提交的項(xiàng)目業(yè)績(jī)資料進(jìn)行審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)于不符合要求的資料，及時(shí)反饋給項(xiàng)目經(jīng)理并協(xié)助其進(jìn)行整改。希望檔案管理部門能夠耐心細(xì)致地做好審核工作，為公司資料的質(zhì)量把關(guān)。3.負(fù)責(zé)工程業(yè)績(jī)資料的歸檔、保管和利用工作，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，確保資料能夠方便快捷地被查詢和使用。同時(shí)，要做好檔案的安全防護(hù)工作，防止資料的損壞、丟失和泄露。四、資料收集（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期資料項(xiàng)目立項(xiàng)文件，如項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告及批復(fù)等，這些文件是項(xiàng)目啟動(dòng)的重要依據(jù)，記錄了項(xiàng)目的最初設(shè)想和決策過程。項(xiàng)目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等，它們反映了項(xiàng)目獲取的競(jìng)爭(zhēng)過程和公司的投標(biāo)策略。項(xiàng)目合同文件，涵蓋與業(yè)主簽訂的工程承包合同、與分包商簽訂的分包合同等，合同明確了各方的權(quán)利和義務(wù)，是項(xiàng)目實(shí)施的重要準(zhǔn)則。2.項(xiàng)目實(shí)施過程資料工程技術(shù)資料：施工圖紙（包括設(shè)計(jì)變更圖紙）是工程建設(shè)的藍(lán)圖，技術(shù)方案詳細(xì)闡述了工程的施工方法和工藝，技術(shù)交底記錄則將技術(shù)要求傳達(dá)給一線施工人員。質(zhì)量安全資料：質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告用于證明工程質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，安全檢查記錄反映了項(xiàng)目施工過程中的安全管理情況，安全培訓(xùn)記錄體現(xiàn)了對(duì)施工人員安全意識(shí)的培養(yǎng)。物資設(shè)備資料：物資采購(gòu)清單明確了項(xiàng)目所需物資的種類和數(shù)量，設(shè)備運(yùn)行記錄記錄了設(shè)備的使用情況，有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)備問題并進(jìn)行維護(hù)。施工進(jìn)度資料：施工進(jìn)度計(jì)劃是項(xiàng)目進(jìn)度的總體安排，進(jìn)度報(bào)表則實(shí)時(shí)反映項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展情況，便于及時(shí)調(diào)整進(jìn)度偏差。工程變更資料：工程變更通知記錄了項(xiàng)目實(shí)施過程中對(duì)原設(shè)計(jì)或施工方案的調(diào)整，變更簽證則確認(rèn)了變更所涉及的工程量和費(fèi)用變化。3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收資料竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是對(duì)項(xiàng)目整體質(zhì)量和完成情況的總結(jié)，由建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等共同簽署。竣工圖紙是項(xiàng)目最終狀態(tài)的圖紙記錄，與實(shí)際施工情況相符，是后續(xù)維護(hù)和改造的重要依據(jù)。質(zhì)量保修書明確了項(xiàng)目在質(zhì)保期內(nèi)施工單位的保修責(zé)任和義務(wù)。（二）收集要求1.及時(shí)性：資料收集要與項(xiàng)目進(jìn)展同步進(jìn)行，各責(zé)任人要在資料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成收集工作。比如，施工日志要每天記錄，當(dāng)天完成收集；工程變更通知在發(fā)布后24小時(shí)內(nèi)收集歸檔。這樣可以避免因時(shí)間過長(zhǎng)導(dǎo)致資料遺漏或丟失。2.真實(shí)性：收集的資料必須如實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)際情況，不得弄虛作假。例如，質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告的數(shù)據(jù)要真實(shí)可靠，不得篡改；施工日志要準(zhǔn)確記錄每天的施工情況，不得事后編造。3.完整性：要確保資料的完整無缺，涵蓋項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)和方面。以項(xiàng)目合同文件為例，不僅要收集主合同，還要收集相關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議等。4.準(zhǔn)確性：資料的內(nèi)容要準(zhǔn)確無誤，文字表述清晰，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。像工程計(jì)量數(shù)據(jù)、合同金額等關(guān)鍵信息，必須反復(fù)核對(duì)，確保準(zhǔn)確。五、資料整理（一）分類1.按照項(xiàng)目階段進(jìn)行分類，分為項(xiàng)目前期資料、項(xiàng)目實(shí)施過程資料、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收資料三大類。這樣分類便于按照項(xiàng)目的時(shí)間順序進(jìn)行查找和管理。2.在每一大類下再按照資料的性質(zhì)進(jìn)一步細(xì)分。例如，在項(xiàng)目實(shí)施過程資料中，可細(xì)分為工程技術(shù)資料、質(zhì)量安全資料、物資設(shè)備資料等。通過這種分層分類的方式，使資料更加條理清晰。（二）編號(hào)1.為每份資料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)規(guī)則要簡(jiǎn)單明了且易于識(shí)別。比如，可以采用“項(xiàng)目編號(hào)資料類別代碼順序號(hào)”的方式。項(xiàng)目編號(hào)可以根據(jù)項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)的編號(hào)確定，資料類別代碼可以用字母或數(shù)字表示不同的資料類別，順序號(hào)則按照資料收集的先后順序依次編排。2.在資料的顯著位置標(biāo)注編號(hào)，方便查詢和管理。同時(shí)，建立編號(hào)索引表，記錄編號(hào)對(duì)應(yīng)的資料名稱、所屬項(xiàng)目等信息，便于快速定位資料。（三）組卷1.根據(jù)資料的分類和編號(hào)，將相關(guān)資料組成案卷。案卷的厚度要適中，一般以不超過200頁(yè)為宜，便于裝訂和查閱。2.每個(gè)案卷要編寫卷內(nèi)目錄，目錄內(nèi)容包括資料編號(hào)、資料名稱、頁(yè)碼等信息。卷內(nèi)目錄要放在案卷的首頁(yè)，方便查閱卷內(nèi)資料。3.在案卷的封面標(biāo)注項(xiàng)目名稱、案卷名稱、編制單位、編制日期等信息，使案卷的基本信息一目了然。六、資料歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目竣工后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)在[X]個(gè)月內(nèi)將整理好的項(xiàng)目業(yè)績(jī)資料提交給檔案管理部門進(jìn)行歸檔。這個(gè)時(shí)間要求是為了保證資料能夠及時(shí)得到妥善保管，同時(shí)也便于公司對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行整體總結(jié)和評(píng)估。2.對(duì)于一些特殊情況，如項(xiàng)目審計(jì)尚未完成等，經(jīng)檔案管理部門同意，可適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間，但最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)月。希望各項(xiàng)目經(jīng)理能夠合理安排時(shí)間，確保資料按時(shí)歸檔。（二）歸檔流程1.項(xiàng)目經(jīng)理提交項(xiàng)目業(yè)績(jī)資料時(shí)，要填寫《工程業(yè)績(jī)資料歸檔申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出提交的資料清單，并注明資料的整理情況和完整性承諾。2.檔案管理部門收到申請(qǐng)表和資料后，按照歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括資料的收集范圍、整理質(zhì)量、編號(hào)和組卷情況等。3.對(duì)于審核通過的資料，檔案管理部門辦理歸檔手續(xù)，將資料正式納入公司檔案管理系統(tǒng)，并為其分配檔案保管編號(hào)。對(duì)于審核不通過的資料，檔案管理部門要明確指出問題所在，并要求項(xiàng)目經(jīng)理在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整改，重新提交審核。（三）歸檔要求1.歸檔的資料應(yīng)為原件，如確實(shí)無法提供原件，需提供經(jīng)相關(guān)責(zé)任人簽字蓋章確認(rèn)的復(fù)印件，并注明與原件相符。2.資料的載體應(yīng)符合檔案保管要求，一般應(yīng)為紙質(zhì)資料。對(duì)于電子資料，要進(jìn)行備份并按照規(guī)定的格式存儲(chǔ)，同時(shí)注明電子資料的存儲(chǔ)位置和讀取方式。3.歸檔的案卷要裝訂整齊，采用線裝或膠裝等方式，確保案卷在保管過程中不易散落。七、資料保管（一）保管環(huán)境1.公司要設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房要保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。這樣的環(huán)境有助于延長(zhǎng)資料的保存壽命，防止資料因受潮、發(fā)霉等原因損壞。2.檔案庫(kù)房要配備防火、防盜、防蟲、防鼠等設(shè)施。例如，安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、防盜門窗，定期投放防蟲、防鼠藥物等，確保資料的安全。（二）保管期限1.根據(jù)工程業(yè)績(jī)資料的重要性和性質(zhì)，確定不同的保管期限。一般分為短期（15年）、中期（510年）、長(zhǎng)期（10年以上）和永久保存。項(xiàng)目前期的一些一般性資料，如項(xiàng)目招投標(biāo)過程中的一些輔助文件等，可設(shè)定為短期保管。項(xiàng)目實(shí)施過程中的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、施工日志等資料，設(shè)定為中期保管。項(xiàng)目合同文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等重要資料，設(shè)定為長(zhǎng)期或永久保存。2.保管期限從項(xiàng)目竣工之日起計(jì)算。檔案管理部門要定期對(duì)到期的資料進(jìn)行鑒定，對(duì)于確無保存價(jià)值的資料，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（三）保管登記1.檔案管理部門要建立詳細(xì)的檔案保管登記制度，對(duì)每一份歸檔的資料進(jìn)行登記，記錄資料的名稱、編號(hào)、歸檔時(shí)間、保管期限、存放位置等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)資料有缺失、損壞等情況，要及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的措施。八、資料利用（一）查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱工程業(yè)績(jī)資料的，需填寫《工程業(yè)績(jī)資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、預(yù)計(jì)查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可查閱。2.檔案管理部門要為查閱人員提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，查閱人員要在指定的場(chǎng)所內(nèi)查閱資料，不得將資料帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄部分資料內(nèi)容，需另行申請(qǐng)并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱人員要愛護(hù)資料，不得在資料上涂改、圈劃、批注、污損等。查閱完畢后，要及時(shí)歸還資料，由檔案管理部門工作人員檢查資料的完整性。（二）借閱1.因特殊工作需要，需借閱工程業(yè)績(jī)資料的，借閱人要填寫《工程業(yè)績(jī)資料借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，需提前向檔案管理部門申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)。借閱人員要妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人。3.借閱人員歸還資料時(shí)，檔案管理部門要認(rèn)真檢查資料的完整性和完好性。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，要按照相關(guān)規(guī)定追究借閱人員的責(zé)任。（三）對(duì)外提供1.公司以外的單位或個(gè)人因業(yè)務(wù)往來等需要查閱或獲取公司工程業(yè)績(jī)資料的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意后，方可按照規(guī)定的程序提供。2.對(duì)外提供資料時(shí)，要嚴(yán)格控制提供的范圍和內(nèi)容，確保公司商業(yè)秘密和敏感信息的安全。對(duì)于涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)機(jī)密等重要資料，一般不得對(duì)外提供。九、監(jiān)督與考核1.公司成立工程業(yè)績(jī)資料管理監(jiān)督小組，定期對(duì)各項(xiàng)目的資料管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。2.對(duì)在工程業(yè)績(jī)資料管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門或個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。例如，在資料收集過程中及時(shí)、準(zhǔn)確，整理規(guī)范，為公司資料管理工作做出突出貢獻(xiàn)的，公司將頒發(fā)榮譽(yù)證書并給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。3.對(duì)于在資料管理工作中存在問題的部門或個(gè)人，監(jiān)督小組要及